Panduan pengguna

Cadangan, pemulihan, ekspor, dan impor bank

Cadangkan semua data ke file ZIP atau JSON, pindahkan ke HP baru, impor rekening koran bank untuk menandai faktur lunas, dan ekspor untuk Xero, QuickBooks atau 1C.

Diperbarui: 2026-09-09

Invoice Flow menyimpan setiap klien, faktur, pembayaran, dan struk langsung di HP itu sendiri. Tidak ada akun untuk masuk dan tidak ada server yang menyimpan salinan untuk Anda, yang bagus untuk privasi tapi buruk pada hari HP jatuh ke wastafel. Layar Cadangkan & pulihkan (Backup & Restore) adalah cara Anda melindungi diri: layar ini menulis seluruh database ke sebuah file yang bisa Anda simpan di mana saja, dan membacanya kembali di HP yang sama atau yang baru.

Panduan ini mengikuti Nadia Brennan, yang menjalankan Brennan Bookkeeping dari kantor kecil di Cork dan menagih selusin bisnis lokal dalam euro setiap bulan. Ia akan mengganti HP-nya, jadi ia butuh salinan lengkap dua tahun faktur sebelum HP lama masuk laci. Setelah HP baru siap, ia juga ingin mencocokkan rekening koran minggu lalu dengan faktur yang masih terbuka, dan mengirim akuntannya sendiri daftar ramah-Xero dari semua yang telah ia terbitkan tahun ini.

Yang Anda lihat di layar

Buka tab Pengaturan (Settings) dan gulir ke bagian Data. Satu baris di sana, Cadangkan & pulihkan dengan subjudul Ekspor atau impor data Anda (Export or import your data), membuka layar tersebut. Jika masa uji coba Anda telah berakhir, tombol Export Data pada paywall akan membawa Anda ke tempat yang sama, karena data Anda selalu bisa Anda bawa pergi.

Layar Backup & Restore aplikasi Invoice Flow dengan kartu info, bagian Cloud Backup berisi ubin Save to Cloud, Restore from Cloud dan Import Data, serta bagian Export & Share berisi ubin Full Archive (ZIP) dan Data Only (JSON) — Semua di layar ini bekerja dengan file: Anda membuat satu, menyimpan atau membagikannya, lalu memilihnya nanti untuk memulihkan.

Layar ini punya kartu pengingat di atas, Your data is stored locally on this device. Regular backups are recommended. (data Anda disimpan secara lokal di perangkat ini, cadangan rutin disarankan), dan dua kelompok ubin.

Cloud Backup berisi tiga ubin. Simpan ke Cloud (Save to Cloud) membangun arsip lengkap lalu membuka dialog “simpan file” Android sehingga Anda bisa menaruh ZIP-nya ke folder Google Drive, Dropbox, atau OneDrive, atau di mana saja di HP. Pulihkan dari Cloud (Restore from Cloud) dan Impor data (Import Data) adalah tindakan yang sama dengan dua label: keduanya membuka pemilih file untuk cadangan .json atau .zip dan memulihkannya.

Export & Share berisi dua ubin. Arsip Lengkap (ZIP) (Full Archive (ZIP)) membuat arsip lengkap dan menyerahkannya ke lembar bagikan Android. Hanya Data (JSON) (Data Only (JSON)) menulis file yang lebih ringan berisi setiap tabel tanpa PDF atau gambar dan membagikannya sebagai gantinya.

Selama salah satu proses ini berjalan, spinner kecil dan baris status muncul di bawah kartu info (misalnya Creating archive…, Exporting… atau Importing…), dan semua ubin dinonaktifkan hingga prosesnya selesai.

Satu hal yang tidak ditawarkan layar ini adalah jadwal. Tidak ada cadangan otomatis atau terjadwal di aplikasi; cadangan hanya ada saat Anda mengetuk salah satu ubin ini. Kata “cloud” di sini berarti folder yang Anda pilih di pemilih sistem. Aplikasi tidak pernah masuk ke Google, Dropbox, atau Microsoft atas nama Anda, jadi tidak ada login untuk dikonfigurasi dan tidak ada sinkronisasi yang berjalan di latar belakang.

Tangkapan layar dalam panduan ini diambil pada rig uji desktop. Pemilih file Android dan lembar bagikan adalah dialog sistem yang tidak ada di sana, sehingga bingkai menunjukkan layar aplikasi hingga saat dialog tersebut seharusnya terbuka.

Cara membuat cadangan lengkap sebelum ganti HP

Nadia melakukan ini di HP lama malam sebelum HP baru tiba. ZIP adalah pilihan yang tepat di sini karena membawa PDF, logo, struk, dan tanda tangan bersama databasenya.

Buka Pengaturan, gulir ke Data dan ketuk Cadangkan & pulihkan.
Ketuk Simpan ke Cloud. Baris status berjalan melalui Exporting database..., Exporting profiles..., Exporting clients..., lalu satu baris per faktur seperti Invoice 7/40: BB-2026-0107, lalu pengeluaran, tanda tangan dan Finalizing....
Saat status berubah menjadi Choose where to save..., dialog simpan Android terbuka dengan nama file yang sudah terisi, dalam bentuk InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Pilih folder Drive, Dropbox atau OneDrive Anda, atau folder di HP, lalu konfirmasi.
Tunggu snackbar Backup saved!.

Jika Anda lebih suka mengirim file langsung ke suatu tempat, gunakan Arsip Lengkap (ZIP) sebagai gantinya. Ini membangun file yang sama dan membuka lembar bagikan, sehingga Anda bisa mengirimkannya ke email sendiri, meletakkannya di obrolan dengan akuntan Anda, atau mendorongnya ke aplikasi apa pun yang menerima file. Hanya Data (JSON) bekerja dengan cara yang sama tapi menghasilkan file yang jauh lebih kecil, cukup untuk memulihkan semua catatan; hanya saja tidak akan membawa foto faktur atau gambar struk.

Cara memulihkan di HP baru

Instal Invoice Flow di HP baru, dapatkan file cadangan ke dalamnya (buka dari Drive, unduh dari email, atau salin lewat USB), lalu bawa masuk. Nadia melakukan ini sebelum memasukkan apa pun yang lain, karena pemulihan menggantikan apa pun yang sudah ada di aplikasi.

Buka Pengaturan > Cadangkan & pulihkan dan ketuk Impor data (atau Pulihkan dari Cloud; keduanya melakukan hal yang sama).
Baca dialog Impor data. Dialog ini menyatakan bahwa impor akan MENGGANTI semua data saat ini dan tidak dapat dibatalkan. Ketuk OK untuk melanjutkan atau Cancel untuk membatalkan.
Pada pemilih file berjudul Choose backup file, pilih file .zip atau .json.
Tunggu selama baris status menampilkan Importing.... Ketika selesai, Anda mendapat snackbar seperti Imported: profiles: 1, clients: 12, invoices: 40, ... yang mencantumkan berapa baris dari setiap jenis yang masuk.

Dialog Import Data aplikasi Invoice Flow di atas layar Backup & Restore, memperingatkan bahwa impor akan MENGGANTI semua data saat ini, menghapus catatan yang ada dan tidak dapat dibatalkan, dengan tombol Cancel dan OK — Konfirmasi muncul sebelum pemilih file, jadi Anda masih bisa berubah pikiran tanpa biaya apa pun.

Pemulihan berjalan sebagai satu transaksi database. Aplikasi pertama-tama mengosongkan setiap tabel, lalu memasukkan baris-baris dari cadangan, memberikan ID baru dan menyambungkan kembali setiap tautan (faktur ke klien, item ke faktur, tonggak ke proyek dan seterusnya) sambil berjalan. Jika ada bagian file yang gagal dimuat, seluruh transaksi dibatalkan dan data Anda sebelumnya tidak tersentuh; Anda tidak akan ditinggalkan dengan database setengah kosong. Snackbar kegagalan berbunyi Import failed: diikuti hanya oleh jenis kesalahan, bukan isinya, jadi tidak ada apa pun dari file atau database yang ditampilkan di layar.

Cara mengimpor rekening koran bank dan menandai faktur lunas

Seminggu setelah awal bulan, Nadia mengunduh CSV rekening bisnisnya dari perbankan daring. Alih-alih membuka lima faktur satu per satu, ia membiarkan aplikasi mencocokkan transfer masuk dengan faktur terbuka berdasarkan nomornya.

Layar ini berada di Pengaturan > Pengaturan faktur > Import bank statement.

Ketuk Pilih file CSV dan pilih rekening koran (.csv atau .txt).
Di bawah Petakan kolom, periksa tiga dropdown Kolom tanggal, Kolom jumlah dan Reference / description column. Aplikasi memilihnya lebih dulu dari baris header saat mengenali namanya; jika sebuah dropdown kosong, pilih sendiri kolom yang benar.
Atur Date format agar sesuai dengan bank Anda. Standarnya adalah yyyy-MM-dd; bank Irlandia Nadia menulis 04/09/2026, jadi ia mengetik dd/MM/yyyy.
Ketuk Cari kecocokan. Tombol ini tetap nonaktif hingga ketiga kolom dipetakan.
Tinjau daftar di bawah N matching invoice(s) found. Setiap kartu menunjukkan nomor faktur, jumlah dari rekening koran, dan tanggal transaksi.
Ketuk Mark N invoice(s) as paid. Snackbar Applied N payment(s) mengonfirmasi dan layar tertutup.

Layar Import bank statement aplikasi Invoice Flow dengan ikon unggah, teks Pick a CSV exported from your bank to match payments against unpaid invoices, dan tombol Choose CSV file — Impor dimulai dari ekspor CSV biasa rekening bisnis Anda.

Layar Import bank statement aplikasi Invoice Flow pada langkah Map columns dengan Date, Amount dan Description terpilih otomatis di tiga dropdown, kolom Date format diatur ke dd/MM/yyyy, dan tombol Find matches serta Cancel — Rekening koran Nadia memiliki kolom Date, Description, Amount dan Balance; aplikasi memilih tiga kolom yang tepat dengan sendirinya.

Layar Import bank statement aplikasi Invoice Flow menunjukkan 3 matching invoice(s) found, tiga kartu untuk BB-2026-0140, BB-2026-0141 dan BB-2026-0142 dengan jumlah dan tanggal serta tanda centang hijau, dan tombol Mark 3 invoice(s) as paid — Tiga transfer SEPA membawa nomor faktur dalam deskripsinya, jadi tiga faktur siap ditandai lunas dalam satu ketukan.

Pada rekening koran Nadia, tujuh baris masuk. Dua adalah pembayaran keluar (debit langsung listrik dan pembelian kartu) dan dilewati karena jumlahnya negatif. Satu transfer merujuk BB-2026-0139, yang sudah lunas, jadi diabaikan. Satu transfer bertuliskan “INV 0143” alih-alih nomor faktur lengkap dan karena itu tidak cocok; ia mencatat pembayaran itu secara manual. Sisa tiga cocok dan menjadi pembayaran.

Untuk setiap kecocokan, aplikasi memasukkan pembayaran dengan metode bank_transfer, jumlah dari rekening koran, tanggal rekening koran, dan catatan berbunyi Bank import: diikuti deskripsi lengkap, lalu mengatur status faktur menjadi paid. Pembayaran muncul di riwayat pembayaran faktur seperti pembayaran lainnya.

Cara mengekspor untuk perangkat lunak akuntan Anda

Layar Integrasi (Integrations) berada di Pengaturan > Otomatisasi > Integrasi (subjudul Hubungkan layanan eksternal). Meski begitu namanya, tidak ada yang tersambung ke mana pun di sini: setiap kartu menghasilkan file yang Anda bagikan. Tidak ada login, token, atau sinkronisasi.

Ketuk kartu untuk paket akuntansi Anda: QuickBooks, Xero atau 1C. Kartu berkembang untuk menunjukkan deskripsi satu baris dan sebuah tombol.
Ketuk Ekspor untuk Xero (atau Ekspor untuk QuickBooks / Ekspor untuk 1C).
Pilih tujuan di lembar bagikan: email, folder cloud, aplikasi perpesanan.

Layar Integrations aplikasi Invoice Flow di bawah judul Accounting Export dengan kartu QuickBooks, Xero dan 1C; kartu Xero terbuka dan menampilkan tombol Export for Xero — Setiap kartu adalah ekspor file; buka kartunya dan ketuk tombolnya untuk membagikan file.

Kartu	File	Format	Kolom / isi
QuickBooks	`invoices_quickbooks.iif`	IIF dengan pemisah tab untuk QuickBooks Desktop	Satu baris TRNS ke Accounts Receivable dan satu baris SPL ke Sales Income per faktur, memo “Invoice NNN”
Xero	`invoices_xero.csv`	CSV dengan pemisah koma	ContactName, EmailAddress, InvoiceNumber, InvoiceDate, DueDate, Total, TaxTotal, Currency, Status
1C	`invoices_1c.csv`	CSV dengan pemisah titik koma dan header bahasa Rusia	Nomor faktur, tanggal terbit, tanggal jatuh tempo, mitra dagang, email, total, PPN, mata uang, status

Ketiganya menyertakan semua faktur di aplikasi, dalam semua status. Tidak ada filter rentang tanggal atau profil, jadi jika Anda hanya ingin satu kuartal, saring filenya di spreadsheet setelah diekspor.

Aturan dan detail

Yang ada di dalam cadangan. File app_backup.json (yang juga merupakan isi dari ekspor Hanya Data (JSON)) adalah cadangan versi 3 dan memuat: profil bisnis dengan alamat, telepon, email, tautan, NPWP, syarat pembayaran, dan seri nomor fakturnya; klien, grup klien, dan keanggotaan grup; produk dan transaksi inventaris; faktur, item faktur, pembayaran, nota kredit, surat jalan, snapshot faktur, dan kejadian denda keterlambatan; estimasi dan kontrak; pengeluaran; entri waktu; proyek dan tonggak; jadwal berulang; nilai tukar; aturan otomatisasi dan peringatan yang dimunculkannya; template email; template PDF kustom dan tautan profilnya; penggantian tarif pajak; tanda tangan dan profil tanda tangan; dan pengingat tertunda. Logo dan gambar tanda tangan disematkan dalam JSON sebagai base64, sehingga tetap ada bahkan pada jalur JSON saja.

Dua hal yang tidak ada di JSON. Foto faktur dan struk pengeluaran disimpan sebagai file, dan JSON hanya menyimpan jalurnya; gambar fisiknya hanya ikut di dalam ZIP, di bawah invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ dan receipts/. Dan dari pengaturan aplikasi sendiri, hanya konfigurasi otomatisasi inventaris yang ditulis ke blok settings cadangan dan dipulihkan bersamanya. Preferensi notifikasi Anda (apakah pengingat faktur aktif, dan nilai “hari sebelum jatuh tempo” / “hari setelah jatuh tempo”), bahasa aplikasi, tema, pengaturan font PDF dan status onboarding tidak dicadangkan; atur ulang di HP baru. Pengingat yang sudah terkirim juga tidak diekspor, hanya yang masih menunggu untuk dikirim.

Yang ditambahkan ZIP. Selain app_backup.json, arsip ini memiliki business_profiles/<id>_<name>/profile.json dengan logo sebagai file gambar, clients/clients.json dan clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf untuk setiap faktur yang dirender dengan template, palet, dan font pilihan Anda dan tanpa watermark uji coba, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ sebagai PNG, dan sebuah README.txt yang menjelaskan tata letaknya. Nama filenya adalah InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. Hanya app_backup.json yang dibaca saat pemulihan; PDF dan CSV untuk Anda dan akuntan Anda.

Aturan pemulihan. Pemilih file menerima .json dan .zip. ZIP tanpa app_backup.json gagal dengan pesan app_backup.json not found in archive. Cadangan yang nomor versinya lebih tinggi dari yang dipahami aplikasi akan ditolak dengan pesan yang meminta Anda memperbarui aplikasi terlebih dahulu; cadangan yang lebih lama diterima. Pemulihan selalu menggantikan: tidak ada opsi gabung, dan dialog konfirmasi adalah satu-satunya titik pemeriksaan Anda. Pemulihan tidak pernah dibatasi Pro.

Yang termasuk Pro. Simpan ke Cloud, Arsip Lengkap (ZIP), dan ketiga ekspor Integrasi melalui pemeriksaan akses dan membuka paywall saat masa uji coba berakhir dan tidak ada langganan. Hanya Data (JSON), kedua ubin pulihkan, dan impor bank selalu tersedia.

Aturan pencocokan impor bank. Pemisah dideteksi otomatis: titik koma jika baris pertama mengandungnya, jika tidak koma. Nama header dicocokkan tanpa memandang huruf besar/kecil terhadap daftar kata kunci singkat (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, ditambah padanan bahasa Rusia dan Jerman); selain itu Anda petakan sendiri. Jumlah dihapus spasinya dan koma diubah menjadi titik, dan baris dengan jumlah nol atau kurang dilewati. Tanggal yang tidak sesuai format kembali ke tanggal hari ini alih-alih gagal. Sebuah baris cocok dengan faktur pertama yang statusnya bukan paid dan nomornya yang persis muncul di mana pun dalam teks referensi, peka huruf besar/kecil. Jumlah rekening koran dicatat sebagai pembayaran meskipun berbeda dari total faktur, dan faktur diatur lunas tanpa syarat; tidak ada penanganan pembayaran sebagian, tidak ada pemeriksaan mata uang, dan tidak ada perlindungan terhadap pengimporan rekening koran yang sama dua kali. Format bank MT940, BAI2, dan lainnya tidak didukung; ekspor CSV dari bank Anda.

Keamanan data. File cadangan adalah JSON atau ZIP biasa yang tidak dienkripsi dan berisi nama, alamat, NPWP, dan email klien Anda. Perlakukan seperti setara kertasnya: simpan di folder yang hanya bisa Anda buka dan hapus salinan lama yang sudah tidak Anda perlukan.

Tips

Buat cadangan setelah setiap hari sibuk membuat faktur, bukan hanya saat berganti HP. Simpan ke Cloud ke folder Drive yang sama setiap kali; stempel waktu pada nama file memisahkan salinannya, dan Anda bisa menghapus yang lama sebulan sekali.

Minta klien mencantumkan nomor faktur pada referensi transfer persis seperti tercetak, termasuk awalannya. Impor bank mencocokkan pada nomor lengkap sebagai substring, jadi "BB-2026-0143" cocok sedangkan "0143" atau "bb-2026-0143" tidak.

Sebelum memulihkan di HP yang sudah punya data, buat cadangan JSON dari HP itu dulu. Pemulihan menggantikan semuanya, dan satu-satunya jalan kembali adalah file lain.

Jika pemulihan gagal dengan pesan versi, perbarui Invoice Flow di HP baru sebelum mencoba lagi. Filenya baik-baik saja; file itu ditulis oleh aplikasi yang lebih baru dari yang membacanya.

Panduan terkait

Pembayaran dan jumlah jatuh tempo untuk mencatat pembayaran parsial dan manual yang tidak dapat ditangani impor bank.
Pengingat dan aturan otomatisasi untuk mengatur ulang preferensi notifikasi Anda setelah pemulihan.
Pengaturan, navigasi, dan Pro untuk mengetahui apa yang dibuka oleh uji coba dan langganan.