Ghidul utilizatorului

Backup, restaurare, export și import bancar

Salvează tot într-un fișier ZIP sau JSON, mută-l pe un telefon nou, importă un extras bancar pentru a marca facturi plătite și exportă pentru Xero sau 1C.

Actualizat: 2026-09-09

Invoice Flow păstrează fiecare client, factură, plată și chitanță chiar pe telefon. Nu există niciun cont în care să te autentifici și niciun server care să țină o copie pentru tine, ceea ce este bine pentru confidențialitate și rău pentru ziua în care telefonul cade în chiuvetă. Ecranul Backup & restaurare este modul în care te protejezi: scrie întreaga bază de date într-un fișier pe care îl poți pune oriunde și citește acel fișier înapoi pe același telefon sau pe unul nou.

Acest ghid o urmărește pe Nadia Brennan, care conduce Brennan Bookkeeping dintr-un birou mic din Cork și facturează lunar în euro o duzină de afaceri locale. Este pe cale să își schimbe telefonul, așa că are nevoie de o copie completă a doi ani de facturi înainte ca vechiul aparat să ajungă într-un sertar. După ce noul telefon este configurat, vrea de asemenea să reconcilieze extrasul bancar de săptămâna trecută cu facturile încă deschise și să îi trimită propriului contabil o listă compatibilă cu Xero a tot ce a emis anul acesta.

Ce vezi pe ecran

Deschide fila Setări și derulează până la secțiunea Date. Singurul rând de acolo, Backup & restaurare cu subtitlul Exportă sau importă datele, deschide ecranul. Dacă perioada ta de probă s-a încheiat, butonul Exportă datele din fereastra de plată te duce în același loc, pentru că îți poți lua întotdeauna datele cu tine.

Ecranul are sus un card de reamintire, Datele tale sunt stocate local pe acest dispozitiv. Backup-uri regulate sunt recomandate., și două grupuri de dale.

Copie de rezervă în cloud conține trei dale. Salvați în cloud construiește arhiva completă și apoi deschide dialogul Android de „salvare fișier”, ca să poți pune ZIP-ul într-un folder Google Drive, Dropbox sau OneDrive, ori oriunde altundeva pe telefon. Restaurați din cloud și Importă datele sunt aceeași acțiune cu două denumiri: ambele deschid un selector de fișiere pentru un backup .json sau .zip și îl restaurează.

Export și partajare conține două dale. Arhivă completă (ZIP) creează arhiva completă și o predă foii de partajare Android. Doar date (JSON) scrie un fișier mai ușor, cu toate tabelele, dar fără PDF-uri sau imagini, și îl partajează pe acela.

Cât timp rulează oricare dintre ele, sub cardul informativ apar un mic indicator de progres și o linie de stare (de exemplu Se creează arhiva…, Se exportă… sau Se importă…), iar toate dalele sunt dezactivate până când operațiunea se încheie.

Un lucru pe care ecranul nu îl oferă este o programare. În aplicație nu există backup automat sau planificat; o copie de rezervă există doar când atingi una dintre aceste dale. Cuvântul „cloud” înseamnă aici folderul pe care îl alegi în selectorul de sistem. Aplicația nu se autentifică niciodată în Google, Dropbox sau Microsoft în numele tău, deci nu ai de configurat nicio conectare și nu rulează nicio sincronizare în fundal.

Cum faci un backup complet înainte de a schimba telefonul

Nadia face asta pe telefonul vechi, în seara de dinaintea sosirii celui nou. ZIP-ul este alegerea potrivită aici, pentru că duce cu el PDF-urile, siglele, chitanțele și semnăturile, alături de baza de date.

1. Deschide Setări, derulează până la Date și atinge Backup & restaurare.
2. Atinge Salvați în cloud. Linia de stare parcurge Se exportă baza de date..., Se exportă profilurile..., Se exportă clienții..., apoi câte o linie pentru fiecare factură, precum Factura 7/40: BB-2026-0107, apoi cheltuielile, semnăturile și Se finalizează....
3. Când starea se schimbă în Alegeți unde să salvați..., se deschide dialogul Android de salvare, cu numele fișierului deja completat, în forma InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Alege folderul tău din Drive, Dropbox sau OneDrive, ori un folder de pe telefon, și confirmă.
4. Așteaptă mesajul Copie de rezervă salvată!.

Dacă preferi să trimiți fișierul direct undeva, folosește în schimb Arhivă completă (ZIP). Construiește același fișier și deschide foaia de partajare, așa că îl poți trimite pe e-mail către tine, îl poți pune într-o conversație cu contabilul tău sau îl poți trimite oricărei aplicații care acceptă fișiere. Doar date (JSON) funcționează la fel, dar produce un fișier mult mai mic, suficient pentru a restaura toate înregistrările; doar că nu va duce cu el fotografiile facturilor sau imaginile chitanțelor.

Cum restaurezi pe telefonul nou

Instalează Invoice Flow pe telefonul nou, adu fișierul de backup pe el (deschide-l din Drive, descarcă-l din e-mail sau copiază-l prin USB) și apoi importă-l. Nadia face asta înainte de a introduce orice altceva, pentru că o restaurare înlocuiește tot ce se află deja în aplicație.

1. Deschide Setări > Backup & restaurare și atinge Importă datele (sau Restaurați din cloud; fac același lucru).
2. Citește dialogul Importă datele. Acesta spune că importul va ÎNLOCUI toate datele curente și nu poate fi anulat. Atinge OK pentru a continua sau Anulează pentru a renunța.
3. În selectorul de fișiere intitulat Alegeți fișierul de backup, selectează fișierul .zip sau .json.
4. Așteaptă cât timp linia de stare arată Se importă.... Când se termină, primești un mesaj de tipul Importate: profiluri: 1, clienți: 12, facturi: 40, ..., care listează câte rânduri de fiecare fel au intrat.

Restaurarea rulează ca o singură tranzacție de bază de date. Aplicația golește mai întâi fiecare tabel, apoi inserează rândurile din backup, atribuind identificatori noi și refăcând fiecare legătură (factură–client, articol–factură, etapă–proiect și așa mai departe) pe măsură ce avansează. Dacă ceva din fișier nu se încarcă, întreaga tranzacție este anulată, iar datele tale anterioare rămân neatinse; nu vei rămâne cu o bază de date pe jumătate goală. Mesajul de eroare afișează Importul a eșuat: urmat doar de tipul erorii, nu de conținutul ei, așa că nimic din fișier sau din baza de date nu este afișat pe ecran.

Cum imporți un extras bancar și marchezi facturile ca plătite

După o săptămână din lună, Nadia descarcă un CSV al contului ei de afaceri din banking-ul online. În loc să deschidă cinci facturi una câte una, lasă aplicația să potrivească transferurile primite cu facturile deschise, după numerele acestora.

Ecranul se află la Setări > Setări factură > Importă extras bancar.

1. Atinge Alege fișier CSV și alege extrasul (.csv sau .txt).
2. La Mapează coloanele, verifică cele trei liste derulante Coloana datei, Coloana sumei și Coloana referință / descriere. Aplicația le preselectează din rândul de antet atunci când recunoaște denumirile; dacă o listă este goală, alege tu coloana potrivită.
3. Setează Format dată ca să se potrivească băncii tale. Implicit este yyyy-MM-dd; banca irlandeză a Nadiei scrie 04/09/2026, așa că ea introduce dd/MM/yyyy.
4. Atinge Găsește potriviri. Butonul rămâne dezactivat până când toate cele trei coloane sunt mapate.
5. Analizează lista de sub N factură(i) potrivită(e) găsită(e). Fiecare card arată numărul facturii, suma din extras și data tranzacției.
6. Atinge Marchează N factură(i) ca plătită(e). Mesajul S-au aplicat N plată(ăți) confirmă, iar ecranul se închide.

În extrasul Nadiei au intrat șapte rânduri. Două erau plăți ieșite (o debitare directă pentru electricitate și o achiziție cu cardul) și au fost sărite, pentru că sumele lor sunt negative. Un transfer făcea referire la BB-2026-0139, care era deja plătită, așa că a fost ignorat. Un transfer scria „INV 0143” în loc de numărul complet al facturii și, prin urmare, nu s-a potrivit; ea înregistrează acea plată manual. Celelalte trei s-au potrivit și au devenit plăți.

Pentru fiecare potrivire, aplicația inserează o plată cu metoda bank_transfer, suma din extras, data din extras și o notă care spune Bank import: urmată de descrierea completă, apoi setează starea facturii pe paid. Plata apare în istoricul de plăți al facturii ca oricare alta.

Cum exporți pentru programul contabilului tău

Ecranul Integrări se află la Setări > Automatizare > Integrări (subtitlu Conectați servicii externe). În ciuda numelui, nimic de aici nu se conectează nicăieri: fiecare card produce un fișier pe care îl partajezi. Nu există autentificări, tokenuri sau sincronizare.

1. Atinge cardul pachetului tău de contabilitate: QuickBooks, Xero sau 1C. Cardul se extinde și arată o descriere de un rând și un buton.
2. Atinge Exportă pentru Xero (sau Exportă pentru QuickBooks / Exportă pentru 1C).
3. Alege destinația în foaia de partajare: e-mail, un folder în cloud, o aplicație de mesagerie.

Toate trei includ fiecare factură din aplicație, în orice stare. Nu există filtru pe interval de date sau pe profil, așa că, dacă vrei doar un trimestru, filtrează fișierul într-un program de calcul tabelar după export.

Reguli și detalii

Ce conține un backup. Fișierul app_backup.json (care este și conținutul exportului Doar date (JSON)) este un backup de versiunea 3 și conține: profilurile de afaceri cu adresele, telefoanele, e-mailurile, linkurile, codurile fiscale, termenii de plată și seriile de numere de factură; clienții, grupurile de clienți și apartenențele la grupuri; produsele și tranzacțiile de inventar; facturile, articolele de factură, plățile, notele de credit, avizele de însoțire, instantaneele facturilor și evenimentele de penalizare de întârziere; estimările și contractele; cheltuielile; înregistrările de timp; proiectele și etapele; programările recurente; cursurile de schimb; regulile de automatizare și alertele generate de ele; șabloanele de e-mail; șabloanele PDF personalizate și legăturile lor cu profilurile; suprascrierile de cote de taxare; semnăturile și profilurile de semnătură; și mementourile în așteptare. Siglele și imaginile semnăturilor sunt încorporate în JSON ca base64, așa că supraviețuiesc chiar și pe calea exclusiv JSON.

Două lucruri nu sunt în JSON. Fotografiile facturilor și chitanțele de cheltuieli sunt stocate ca fișiere, iar JSON-ul păstrează doar căile lor; imaginile fizice călătoresc doar în interiorul ZIP-ului, la invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ și receipts/. Iar dintre setările proprii ale aplicației, doar configurația de automatizare a inventarului este scrisă în blocul settings al backupului și restaurată odată cu el. Preferințele tale de notificare (dacă mementourile pentru facturi sunt active și valorile „zile înainte de scadență” / „zile după scadență”), limba aplicației, tema, setările de font pentru PDF și starea de inițiere nu sunt salvate; setează-le din nou pe telefonul nou. Nici mementourile care s-au declanșat deja nu sunt exportate, ci doar cele care încă așteaptă să fie trimise.

Ce adaugă ZIP-ul. Pe lângă app_backup.json, arhiva conține business_profiles/<id>_<name>/profile.json cu siglele ca fișiere imagine, clients/clients.json și clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf pentru fiecare factură randată cu șablonul, paleta și fonturile alese de tine și fără filigran de perioadă de probă, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ ca fișiere PNG și un README.txt care explică structura. Numele fișierului este InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. La restaurare se citește doar app_backup.json; PDF-urile și CSV-ul sunt pentru tine și pentru contabilul tău.

Reguli de restaurare. Selectorul acceptă .json și .zip. Un ZIP fără app_backup.json eșuează cu mesajul app_backup.json nu a fost găsit în arhivă. Un backup al cărui număr de versiune este mai mare decât înțelege aplicația este refuzat, cu un mesaj care îți cere să actualizezi mai întâi aplicația; backupurile mai vechi sunt acceptate. Restaurarea înlocuiește întotdeauna: nu există opțiune de îmbinare, iar dialogul de confirmare este singurul tău punct de control. Restaurarea nu este niciodată limitată la Pro.

Ce este Pro. Salvați în cloud, Arhivă completă (ZIP) și toate cele trei exporturi din Integrări trec prin verificarea de acces și deschid fereastra de plată atunci când perioada de probă s-a încheiat și nu există abonament. Doar date (JSON), ambele dale de restaurare și importul bancar sunt mereu disponibile.

Reguli de potrivire la importul bancar. Separatorul este detectat automat: punct și virgulă dacă primul rând conține unul, altfel virgulă. Denumirile din antet sunt comparate fără a ține cont de majuscule cu o listă scurtă de cuvinte-cheie (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, plus echivalentele rusești și germane); orice altceva mapezi manual. Din sume se elimină spațiile, iar virgulele devin puncte, și rândurile cu o sumă zero sau mai mică sunt sărite. O dată care nu se potrivește formatului revine la data de azi în loc să provoace o eroare. Un rând se potrivește cu prima factură a cărei stare nu este plătită și al cărei număr exact apare undeva în textul de referință, ținând cont de majuscule. Suma din extras este înregistrată ca plată chiar dacă diferă de totalul facturii, iar factura este trecută pe plătită indiferent de asta; nu există tratare a plăților parțiale, nicio verificare de monedă și nicio protecție împotriva importării aceluiași extras de două ori. MT940, BAI2 și alte formate bancare nu sunt acceptate; exportă CSV din banca ta.

Siguranța datelor. Fișierele de backup sunt JSON sau ZIP simple, necriptate, și conțin numele, adresele, codurile fiscale și adresele de e-mail ale clienților tăi. Tratează-le ca pe echivalentul lor pe hârtie: ține-le într-un folder pe care doar tu îl poți deschide și șterge copiile vechi de care nu mai ai nevoie.

Sfaturi

Ghiduri conexe

• Plăți și sumă datorată pentru înregistrarea plăților parțiale și manuale pe care importul bancar nu le poate gestiona.
• Mementouri și reguli de automatizare pentru a-ți configura din nou preferințele de notificare după o restaurare.
• Setări, navigare și Pro pentru ce deblochează perioada de probă și abonamentul.