Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Hướng dẫn sử dụng

Sao lưu, khôi phục, xuất dữ liệu và nhập sao kê ngân hàng

Sao lưu toàn bộ dữ liệu sang tệp ZIP hoặc JSON, chuyển sang điện thoại mới, nhập sao kê ngân hàng để đánh dấu hóa đơn đã thanh toán, và xuất cho Xero, QuickBooks hoặc 1C.

Cập nhật: 2026-09-09

Invoice Flow lưu giữ mọi khách hàng, hóa đơn, khoản thanh toán và biên lai ngay trên điện thoại. Không có tài khoản để đăng nhập và không có máy chủ nào giữ bản sao thay bạn, điều này tốt cho quyền riêng tư nhưng lại tệ vào ngày điện thoại rơi xuống bồn rửa. Màn hình Sao lưu & khôi phục chính là cách bạn tự bảo vệ mình: nó ghi toàn bộ cơ sở dữ liệu vào một tệp bạn có thể đặt ở bất cứ đâu, và đọc lại tệp đó trên cùng một điện thoại hoặc một điện thoại mới.

Hướng dẫn này theo chân Nadia Brennan, người điều hành Brennan Bookkeeping từ một văn phòng nhỏ ở Cork và xuất hóa đơn bằng euro cho hàng chục doanh nghiệp địa phương mỗi tháng. Cô sắp thay điện thoại mới, nên cần một bản sao đầy đủ của hai năm hóa đơn trước khi chiếc máy cũ được cất vào ngăn kéo. Sau khi thiết lập điện thoại mới, cô cũng muốn đối chiếu sao kê ngân hàng tuần trước với các hóa đơn còn mở, và gửi cho kế toán riêng của mình một danh sách tương thích Xero của mọi thứ đã xuất trong năm nay.

Những gì bạn thấy trên màn hình

Mở tab Cài đặt và cuộn xuống mục Data. Dòng duy nhất ở đó, Sao lưu & khôi phục với phụ đề Xuất hoặc nhập dữ liệu của bạn, sẽ mở màn hình này. Nếu bản dùng thử đã kết thúc, nút Xuất dữ liệu trên màn hình trả phí cũng đưa bạn đến đúng nơi này, vì bạn luôn có thể mang dữ liệu của mình đi theo.

Màn hình Sao lưu & khôi phục của Invoice Flow với một thẻ thông tin, mục Sao lưu đám mây gồm các ô Lưu lên đám mây, Khôi phục từ đám mây và Nhập dữ liệu, và mục Xuất & chia sẻ gồm các ô Kho lưu trữ đầy đủ (ZIP) và Chỉ dữ liệu (JSON)
Mọi thứ trên màn hình này đều làm việc với tệp: bạn tạo một tệp, lưu hoặc chia sẻ nó, rồi sau này chọn nó để khôi phục.

Màn hình có một thẻ nhắc nhở ở trên cùng, Dữ liệu của bạn được lưu trữ cục bộ trên thiết bị này. Nên sao lưu thường xuyên., và hai nhóm ô.

Sao lưu đám mây có ba ô. Lưu lên đám mây tạo bản lưu trữ đầy đủ rồi mở hộp thoại “lưu tệp” của Android để bạn có thể đặt tệp ZIP vào một thư mục Google Drive, Dropbox, OneDrive hoặc bất cứ đâu khác trên điện thoại. Khôi phục từ đám mây và Nhập dữ liệu là cùng một hành động với hai tên gọi: cả hai đều mở trình chọn tệp cho một bản sao lưu .json hoặc .zip và khôi phục nó.

Xuất & chia sẻ có hai ô. Kho lưu trữ đầy đủ (ZIP) tạo bản lưu trữ hoàn chỉnh rồi đưa cho bảng chia sẻ của Android. Chỉ dữ liệu (JSON) ghi một tệp nhẹ hơn với mọi bảng dữ liệu nhưng không có PDF hay hình ảnh, rồi chia sẻ tệp đó.

Trong lúc bất kỳ thao tác nào ở trên đang chạy, một vòng xoay nhỏ và một dòng trạng thái xuất hiện dưới thẻ thông tin (ví dụ Đang tạo bản lưu trữ…, Đang xuất… hoặc Đang nhập…), và tất cả các ô bị vô hiệu hóa cho đến khi công việc hoàn tất.

Một điều màn hình này không có là lịch trình. Không có sao lưu tự động hay hẹn giờ trong ứng dụng; một bản sao lưu chỉ tồn tại khi bạn chạm vào một trong các ô này. Từ “đám mây” ở đây có nghĩa là thư mục bạn chọn trong trình chọn hệ thống. Ứng dụng không bao giờ đăng nhập vào Google, Dropbox hay Microsoft thay bạn, nên không cần cấu hình đăng nhập và không có đồng bộ nào chạy nền.

Các ảnh chụp màn hình trong hướng dẫn này được chụp trên một bộ máy kiểm thử desktop. Trình chọn tệp và bảng chia sẻ của Android là các hộp thoại hệ thống không tồn tại ở đó, nên các khung hình chỉ hiển thị màn hình ứng dụng đến đúng thời điểm các hộp thoại đó lẽ ra sẽ mở.

Cách tạo bản sao lưu đầy đủ trước khi đổi điện thoại

Nadia làm việc này trên điện thoại cũ vào buổi tối trước khi máy mới đến. ZIP là lựa chọn đúng ở đây vì nó mang theo cả PDF, logo, biên lai và chữ ký cùng với cơ sở dữ liệu.

  1. Mở Cài đặt, cuộn tới Data và chạm Sao lưu & khôi phục.
  2. Chạm Lưu lên đám mây. Dòng trạng thái lần lượt hiển thị Đang xuất database..., Đang xuất hồ sơ..., Đang xuất khách hàng..., rồi một dòng cho mỗi hóa đơn như Hóa đơn 7/40: BB-2026-0107, sau đó chi phí, chữ ký và Đang hoàn tất....
  3. Khi trạng thái chuyển sang Chọn nơi lưu..., hộp thoại lưu của Android mở ra với tên tệp đã điền sẵn, theo dạng InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Chọn thư mục Drive, Dropbox hoặc OneDrive của bạn, hoặc một thư mục trên điện thoại, rồi xác nhận.
  4. Chờ thanh thông báo Đã lưu bản sao lưu!.

Nếu bạn muốn gửi tệp trực tiếp đi đâu đó, hãy dùng Kho lưu trữ đầy đủ (ZIP) thay thế. Nó tạo cùng một tệp và mở bảng chia sẻ, để bạn có thể gửi email cho chính mình, thả vào một cuộc trò chuyện với kế toán, hoặc đẩy sang bất kỳ ứng dụng nào chấp nhận tệp. Chỉ dữ liệu (JSON) hoạt động tương tự nhưng cho ra một tệp nhỏ hơn nhiều, đủ để khôi phục mọi bản ghi; chỉ là nó sẽ không mang theo ảnh hóa đơn hay ảnh biên lai.

Cách khôi phục trên điện thoại mới

Cài đặt Invoice Flow trên điện thoại mới, đưa tệp sao lưu vào máy (mở nó từ Drive, tải về từ email, hoặc chép qua USB), rồi đưa vào ứng dụng. Nadia làm việc này trước khi nhập bất cứ thứ gì khác, vì việc khôi phục sẽ thay thế mọi thứ đã có trong ứng dụng.

  1. Mở Cài đặt > Sao lưu & khôi phục và chạm Nhập dữ liệu (hoặc Khôi phục từ đám mây; hai nút làm cùng một việc).
  2. Đọc hộp thoại Nhập dữ liệu. Hộp thoại nói rằng việc nhập sẽ THAY THẾ toàn bộ dữ liệu hiện tại và không thể hoàn tác. Chạm OK để tiếp tục hoặc Cancel để hủy.
  3. Trong trình chọn tệp có tiêu đề Chọn tệp sao lưu, chọn tệp .zip hoặc .json.
  4. Chờ trong khi dòng trạng thái hiển thị Đang nhập.... Khi hoàn tất, bạn sẽ thấy thanh thông báo như Đã nhập: hồ sơ: 1, khách hàng: 12, hóa đơn: 40, ... liệt kê số dòng đã nhập của mỗi loại.
Hộp thoại Nhập dữ liệu của Invoice Flow đè trên màn hình Sao lưu & khôi phục, cảnh báo rằng việc nhập sẽ THAY THẾ toàn bộ dữ liệu hiện tại, xóa các bản ghi hiện có và không thể hoàn tác, với các nút Cancel và OK
Xác nhận xuất hiện trước trình chọn tệp, để bạn vẫn có thể đổi ý mà không mất gì.

Việc khôi phục chạy như một giao dịch cơ sở dữ liệu duy nhất. Ứng dụng trước tiên xóa mọi bảng, sau đó chèn các dòng của bản sao lưu, gán ID mới và nối lại mọi liên kết (hóa đơn tới khách hàng, mục tới hóa đơn, mốc tới dự án, v.v.) trong quá trình đó. Nếu bất kỳ phần nào trong tệp không tải được, toàn bộ giao dịch sẽ được hoàn tác và dữ liệu trước đó của bạn không bị ảnh hưởng; bạn sẽ không bị bỏ lại với một cơ sở dữ liệu nửa vời. Thanh thông báo lỗi hiển thị Import failed: kèm theo chỉ loại lỗi, không phải nội dung của nó, nên không có gì trong tệp hay cơ sở dữ liệu bị hiển thị trên màn hình.

Cách nhập sao kê ngân hàng và đánh dấu hóa đơn đã thanh toán

Một tuần vào tháng, Nadia tải về một tệp CSV sao kê tài khoản doanh nghiệp từ ngân hàng trực tuyến. Thay vì mở từng hóa đơn một trong năm hóa đơn, cô để ứng dụng khớp các khoản chuyển khoản đến với các hóa đơn còn mở theo số hóa đơn của chúng.

Màn hình này nằm trong Cài đặt > Cài đặt hóa đơn > Nhập sao kê ngân hàng.

  1. Chạm Chọn tệp CSV và chọn sao kê (.csv hoặc .txt).
  2. Trong mục Ánh xạ cột, kiểm tra ba menu thả xuống Cột ngày, Cột số tiền và Cột tham chiếu / mô tả. Ứng dụng sẽ chọn sẵn dựa trên dòng tiêu đề khi nhận ra tên cột; nếu một menu thả xuống trống, hãy tự chọn đúng cột.
  3. Đặt Định dạng ngày khớp với ngân hàng của bạn. Mặc định là yyyy-MM-dd; ngân hàng Ireland của Nadia ghi 04/09/2026, nên cô nhập dd/MM/yyyy.
  4. Chạm Tìm kết quả khớp. Nút này vẫn bị vô hiệu hóa cho đến khi cả ba cột được ánh xạ.
  5. Xem lại danh sách dưới mục Tìm thấy N hóa đơn khớp. Mỗi thẻ hiển thị số hóa đơn, số tiền từ sao kê và ngày giao dịch.
  6. Chạm Đánh dấu N hóa đơn là đã thanh toán. Thanh thông báo Đã áp dụng N khoản thanh toán xác nhận và màn hình đóng lại.
Màn hình Nhập sao kê ngân hàng của Invoice Flow với biểu tượng tải lên, dòng chữ Chọn một tệp CSV xuất ra từ ngân hàng của bạn để đối chiếu thanh toán với các hóa đơn chưa thanh toán, và nút Chọn tệp CSV
Việc nhập bắt đầu từ một tệp CSV thuần túy xuất ra từ tài khoản doanh nghiệp của bạn.
Màn hình Nhập sao kê ngân hàng của Invoice Flow ở bước Ánh xạ cột với Ngày, Số tiền và Mô tả được tự động chọn trong ba menu thả xuống, trường Định dạng ngày đặt là dd/MM/yyyy, và các nút Tìm kết quả khớp và Cancel
Sao kê của Nadia có các cột Ngày, Mô tả, Số tiền và Số dư; ứng dụng đã tự chọn đúng ba cột cần thiết.
Màn hình Nhập sao kê ngân hàng của Invoice Flow hiển thị tìm thấy 3 hóa đơn khớp, ba thẻ cho BB-2026-0140, BB-2026-0141 và BB-2026-0142 với số tiền, ngày và dấu tích xanh, cùng nút Đánh dấu 3 hóa đơn là đã thanh toán
Ba khoản chuyển khoản SEPA có số hóa đơn trong mô tả, nên ba hóa đơn đã sẵn sàng để đánh dấu đã thanh toán chỉ trong một lần chạm.

Trong sao kê của Nadia có bảy dòng. Hai dòng là các khoản chi ra (một khoản ghi nợ tự động tiền điện và một giao dịch thẻ) và bị bỏ qua vì số tiền của chúng âm. Một khoản chuyển khoản tham chiếu tới BB-2026-0139, vốn đã được thanh toán, nên bị bỏ qua. Một khoản chuyển khoản ghi “INV 0143” thay vì số hóa đơn đầy đủ nên không khớp; cô ghi lại khoản thanh toán đó bằng tay. Ba khoản còn lại khớp và trở thành các khoản thanh toán.

Với mỗi khoản khớp, ứng dụng chèn một khoản thanh toán với phương thức bank_transfer, số tiền trên sao kê, ngày trên sao kê và một ghi chú đọc là Bank import: kèm theo toàn bộ mô tả, sau đó đặt trạng thái hóa đơn thành paid. Khoản thanh toán xuất hiện trong lịch sử thanh toán của hóa đơn như bất kỳ khoản nào khác.

Cách xuất dữ liệu cho phần mềm kế toán của bạn

Màn hình Tích hợp nằm trong Cài đặt > Tự động hóa > Tích hợp (phụ đề Kết nối dịch vụ bên ngoài). Mặc dù có tên như vậy, không có gì ở đây thực sự kết nối đến đâu cả: mỗi thẻ tạo ra một tệp để bạn chia sẻ. Không có đăng nhập, mã token hay đồng bộ nào.

  1. Chạm vào thẻ của phần mềm kế toán bạn dùng: QuickBooks, Xero hoặc 1C. Thẻ mở rộng để hiển thị một dòng mô tả và một nút.
  2. Chạm Xuất cho Xero (hoặc Xuất cho QuickBooks / Xuất cho 1C).
  3. Chọn nơi đến trong bảng chia sẻ: email, một thư mục đám mây, một ứng dụng nhắn tin.
Màn hình Tích hợp của Invoice Flow dưới mục Xuất kế toán với các thẻ QuickBooks, Xero và 1C; thẻ Xero đang mở rộng và hiển thị nút Xuất cho Xero
Mỗi thẻ là một lần xuất tệp; mở rộng nó và chạm nút để chia sẻ tệp.
ThẻTệpĐịnh dạngCột / nội dung
QuickBooksinvoices_quickbooks.iifIIF phân tách bằng tab cho QuickBooks DesktopMột dòng TRNS vào Accounts Receivable và một dòng SPL vào Sales Income cho mỗi hóa đơn, ghi chú “Invoice NNN”
Xeroinvoices_xero.csvCSV phân tách bằng dấu phẩyContactName, EmailAddress, InvoiceNumber, InvoiceDate, DueDate, Total, TaxTotal, Currency, Status
1Cinvoices_1c.csvCSV phân tách bằng dấu chấm phẩy với tiêu đề tiếng NgaSố hóa đơn, ngày phát hành, ngày đến hạn, đối tác, email, tổng tiền, VAT, tiền tệ, trạng thái

Cả ba đều bao gồm mọi hóa đơn trong ứng dụng, ở mọi trạng thái. Không có bộ lọc theo khoảng thời gian hay theo hồ sơ, nên nếu bạn chỉ muốn một quý, hãy lọc tệp trong bảng tính sau khi xuất.

Quy tắc và chi tiết

Bản sao lưu chứa những gì. Tệp app_backup.json (cũng chính là nội dung của bản xuất Chỉ dữ liệu (JSON)) là bản sao lưu phiên bản 3 và mang theo: các hồ sơ doanh nghiệp cùng địa chỉ, số điện thoại, email, liên kết, mã số thuế, điều khoản thanh toán và loạt số hóa đơn; khách hàng, nhóm khách hàng và thành viên nhóm; sản phẩm và các giao dịch tồn kho; hóa đơn, mục hóa đơn, khoản thanh toán, giấy báo có, phiếu giao hàng, ảnh chụp hóa đơn và sự kiện phí trễ hạn; báo giá và hợp đồng; chi phí; các mục thời gian; dự án và mốc; lịch định kỳ; tỷ giá hối đoái; quy tắc tự động hóa và các cảnh báo chúng đã tạo ra; mẫu email; mẫu PDF tùy chỉnh và liên kết hồ sơ của chúng; mức thuế tùy chỉnh; chữ ký và hồ sơ chữ ký; và các nhắc nhở đang chờ. Logo và ảnh chữ ký được nhúng trong JSON dưới dạng base64, nên chúng vẫn còn ngay cả với đường dẫn chỉ JSON.

Hai thứ không có trong JSON. Ảnh hóa đơn và biên lai chi phí được lưu dưới dạng tệp, và JSON chỉ giữ đường dẫn của chúng; các ảnh vật lý chỉ đi kèm bên trong ZIP, tại invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ và receipts/. Và trong các cài đặt riêng của ứng dụng, chỉ có cấu hình tự động hóa tồn kho được ghi vào khối settings của bản sao lưu và được khôi phục cùng nó. Tùy chọn thông báo của bạn (có bật nhắc nhở hóa đơn hay không, và các giá trị “số ngày trước khi đến hạn” / “số ngày sau khi đến hạn”), ngôn ngữ ứng dụng, chủ đề, cài đặt phông chữ PDF và trạng thái hướng dẫn ban đầu không được sao lưu; hãy đặt lại chúng trên điện thoại mới. Các nhắc nhở đã được gửi cũng không được xuất, chỉ những nhắc nhở còn đang chờ gửi.

ZIP thêm những gì. Ngoài app_backup.json, kho lưu trữ còn có business_profiles/<id>_<name>/profile.json với các logo dưới dạng tệp ảnh, clients/clients.json và clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf cho mọi hóa đơn được kết xuất bằng mẫu, bảng màu và phông chữ bạn đã chọn và không có dấu mờ dùng thử, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ dưới dạng PNG và một tệp README.txt giải thích cấu trúc. Tên tệp là InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. Chỉ app_backup.json được đọc khi khôi phục; PDF và CSV là dành cho bạn và kế toán của bạn.

Quy tắc khôi phục. Trình chọn chấp nhận .json và .zip. Một tệp ZIP không có app_backup.json sẽ báo lỗi app_backup.json not found in archive. Một bản sao lưu có số phiên bản cao hơn số mà ứng dụng hiểu sẽ bị từ chối kèm thông báo yêu cầu bạn cập nhật ứng dụng trước; các bản sao lưu cũ hơn được chấp nhận. Khôi phục luôn thay thế: không có tùy chọn hợp nhất, và hộp thoại xác nhận là điểm dừng duy nhất của bạn. Khôi phục không bao giờ bị giới hạn bởi Pro.

Những gì thuộc về Pro. Lưu lên đám mây, Kho lưu trữ đầy đủ (ZIP) và cả ba mục xuất Tích hợp đều đi qua kiểm tra quyền truy cập và mở màn hình trả phí khi bản dùng thử đã kết thúc và không có gói đăng ký. Chỉ dữ liệu (JSON), cả hai ô khôi phục và việc nhập sao kê ngân hàng luôn khả dụng.

Quy tắc khớp khi nhập sao kê ngân hàng. Dấu phân tách được tự động phát hiện: dấu chấm phẩy nếu dòng đầu tiên chứa nó, ngược lại là dấu phẩy. Tên tiêu đề được khớp không phân biệt hoa thường với một danh sách từ khóa ngắn (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, cùng các từ tương đương tiếng Nga và tiếng Đức); mọi thứ khác bạn tự ánh xạ bằng tay. Số tiền được loại bỏ khoảng trắng và dấu phẩy được đổi thành dấu chấm, các dòng có số tiền bằng không hoặc âm bị bỏ qua. Một ngày không khớp định dạng sẽ mặc định về ngày hôm nay thay vì báo lỗi. Một dòng khớp với hóa đơn đầu tiên có trạng thái không phải paid và có số hóa đơn chính xác xuất hiện ở bất kỳ đâu trong văn bản tham chiếu, phân biệt hoa thường. Số tiền trên sao kê được ghi làm khoản thanh toán ngay cả khi khác với tổng hóa đơn, và hóa đơn được đặt là đã thanh toán bất kể; không có xử lý thanh toán một phần, không kiểm tra tiền tệ và không có bảo vệ chống nhập cùng một sao kê hai lần. Các định dạng MT940, BAI2 và các định dạng ngân hàng khác không được hỗ trợ; hãy xuất CSV từ ngân hàng của bạn.

An toàn dữ liệu. Các tệp sao lưu là JSON hoặc ZIP thuần túy, không mã hóa, và chứa tên, địa chỉ, mã số thuế và email của khách hàng bạn. Hãy đối xử với chúng như bản giấy tương đương: giữ chúng trong một thư mục chỉ mình bạn có thể mở và xóa các bản cũ mà bạn không còn cần nữa.

Mẹo

Hãy tạo một bản sao lưu sau mỗi ngày bận rộn lập hóa đơn, không chỉ khi bạn đổi điện thoại. Lưu lên đám mây vào cùng một thư mục Drive mỗi lần; dấu thời gian trong tên tệp giữ các bản sao tách biệt nhau, và bạn có thể xóa các bản cũ mỗi tháng một lần.
Yêu cầu khách hàng ghi số hóa đơn vào phần tham chiếu chuyển khoản đúng như in ra, kể cả tiền tố. Việc nhập sao kê ngân hàng khớp theo số đầy đủ như một chuỗi con, nên "BB-2026-0143" khớp còn "0143" hay "bb-2026-0143" thì không.
Trước khi khôi phục trên một điện thoại đã có sẵn dữ liệu, hãy sao lưu JSON của điện thoại đó trước. Khôi phục sẽ thay thế mọi thứ, và cách duy nhất để quay lại là một tệp khác.
Nếu việc khôi phục thất bại với thông báo về phiên bản, hãy cập nhật Invoice Flow trên điện thoại mới trước khi thử lại. Tệp không có vấn đề gì; nó chỉ được viết bởi một phiên bản ứng dụng mới hơn phiên bản đang đọc nó.

Hướng dẫn liên quan