Guide d’utilisation

Sauvegarde, restauration, export et import bancaire

Sauvegardez tout dans un fichier ZIP ou JSON, transférez-le sur un nouveau téléphone, importez un relevé bancaire pour marquer les factures payées et exportez vers Xero, QuickBooks ou 1C.

Mis à jour: 2026-09-09

Invoice Flow conserve chaque client, facture, paiement et reçu sur le téléphone lui-même. Il n’y a aucun compte auquel se connecter et aucun serveur qui garde une copie pour vous, ce qui est bon pour la confidentialité et mauvais le jour où le téléphone tombe dans l’évier. L’écran Sauvegarde et restauration (Backup & Restore) est votre protection : il écrit toute la base de données dans un fichier que vous pouvez déposer n’importe où, et il relit ce fichier sur le même téléphone ou sur un nouveau.

Ce guide suit Nadia Brennan, qui dirige Brennan Bookkeeping depuis un petit bureau à Cork et facture chaque mois une douzaine d’entreprises locales en euros. Elle s’apprête à remplacer son téléphone et a donc besoin d’une copie complète de deux années de factures avant que l’ancien appareil ne finisse dans un tiroir. Une fois le nouveau téléphone configuré, elle veut aussi rapprocher le relevé bancaire de la semaine dernière des factures encore ouvertes, et envoyer à son propre comptable une liste compatible Xero de tout ce qu’elle a émis cette année.

Ce que vous voyez à l’écran

Ouvrez l’onglet Paramètres (Settings) et faites défiler jusqu’à la section Données (Data). L’unique ligne qui s’y trouve, Sauvegarde et restauration avec le sous-titre Exporter ou importer vos données, ouvre l’écran. Si votre essai est terminé, le bouton Exporter les données (Export Data) de l’écran d’abonnement mène au même endroit, car vous pouvez toujours emporter vos données avec vous.

L’écran comporte une carte de rappel en haut, Vos données sont stockées localement sur cet appareil. Des sauvegardes régulières sont recommandées., et deux groupes de tuiles.

Sauvegarde cloud (Cloud Backup) contient trois tuiles. Enregistrer dans le cloud (Save to Cloud) construit l’archive complète puis ouvre la boîte de dialogue Android « enregistrer le fichier » pour que vous puissiez déposer le ZIP dans un dossier Google Drive, Dropbox ou OneDrive, ou n’importe où ailleurs sur le téléphone. Restaurer depuis le cloud (Restore from Cloud) et Importer les données (Import Data) sont la même action sous deux libellés : les deux ouvrent un sélecteur de fichier pour une sauvegarde .json ou .zip et la restaurent.

Exporter et partager (Export & Share) contient deux tuiles. Archive complète (ZIP) (Full Archive (ZIP)) crée l’archive complète et la transmet à la feuille de partage Android. Données uniquement (JSON) (Data Only (JSON)) écrit un fichier plus léger avec toutes les tables mais sans PDF ni images, et le partage à la place.

Pendant qu’une de ces opérations s’exécute, un petit indicateur et une ligne d’état apparaissent sous la carte d’information (par exemple Création de l’archive…, Export en cours… ou Importation…), et toutes les tuiles sont désactivées jusqu’à la fin de la tâche.

Ce que l’écran ne propose pas, c’est une planification. Il n’y a pas de sauvegarde automatique ou programmée dans l’application ; une sauvegarde n’existe que lorsque vous touchez l’une de ces tuiles. Le mot « cloud » désigne ici le dossier que vous choisissez dans le sélecteur système. L’application ne se connecte jamais à Google, Dropbox ou Microsoft en votre nom : il n’y a donc aucune connexion à configurer et aucune synchronisation en arrière-plan.

Comment faire une sauvegarde complète avant de changer de téléphone

Nadia le fait sur l’ancien téléphone la veille de l’arrivée du nouveau. Le ZIP est le bon choix ici car il emporte les PDF, logos, reçus et signatures avec la base de données.

1. Ouvrez Paramètres, faites défiler jusqu'à Données et touchez Sauvegarde et restauration.
2. Touchez Enregistrer dans le cloud. La ligne d'état passe par Exporting database..., Exporting profiles..., Exporting clients..., puis une ligne par facture telle que Invoice 7/40: BB-2026-0107, puis les dépenses, les signatures et Finalizing....
3. Lorsque l'état passe à Choisir où enregistrer... (Choose where to save...), la boîte de dialogue d'enregistrement Android s'ouvre avec le nom de fichier déjà rempli, sous la forme InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Choisissez votre dossier Drive, Dropbox ou OneDrive, ou un dossier sur le téléphone, et confirmez.
4. Attendez la notification Sauvegarde enregistrée ! (Backup saved!).

Si vous préférez envoyer le fichier directement quelque part, utilisez plutôt Archive complète (ZIP). Elle construit le même fichier et ouvre la feuille de partage, pour que vous puissiez vous l’envoyer par e-mail, le déposer dans une conversation avec votre comptable ou le transmettre à toute application qui accepte des fichiers. Données uniquement (JSON) fonctionne de la même manière mais produit un fichier beaucoup plus petit, suffisant pour restaurer tous les enregistrements ; il ne transportera simplement pas les photos de factures ni les images de reçus.

Comment restaurer sur le nouveau téléphone

Installez Invoice Flow sur le nouveau téléphone, récupérez-y le fichier de sauvegarde (ouvrez-le depuis Drive, téléchargez-le depuis votre messagerie ou copiez-le par USB), puis importez-le. Nadia le fait avant de saisir quoi que ce soit d’autre, car une restauration remplace tout ce qui se trouve déjà dans l’application.

1. Ouvrez Paramètres > Sauvegarde et restauration et touchez Importer les données (ou Restaurer depuis le cloud ; les deux font la même chose).
2. Lisez la boîte de dialogue Importer les données. Elle indique que l'import REMPLACERA toutes les données actuelles et est irréversible. Touchez OK pour continuer ou Annuler (Cancel) pour renoncer.
3. Dans le sélecteur de fichier intitulé Choisir le fichier de sauvegarde (Choose backup file), sélectionnez le fichier .zip ou .json.
4. Patientez pendant que la ligne d'état affiche Importation.... À la fin, vous recevez une notification du type Imported: profiles: 1, clients: 12, invoices: 40, ... qui liste le nombre de lignes de chaque type importées.

La restauration s’exécute en une seule transaction de base de données. L’application vide d’abord chaque table, puis insère les lignes de la sauvegarde en attribuant de nouveaux identifiants et en recâblant chaque lien (facture vers client, article vers facture, jalon vers projet, etc.) au fur et à mesure. Si quelque chose dans le fichier échoue au chargement, toute la transaction est annulée et vos données précédentes restent intactes ; vous ne vous retrouverez pas avec une base à moitié vide. La notification d’échec indique Échec de l’import : suivi uniquement du type d’erreur, pas de son contenu, si bien que rien du fichier ni de la base de données n’apparaît à l’écran.

Comment importer un relevé bancaire et marquer des factures payées

Une semaine après le début du mois, Nadia télécharge un CSV de son compte professionnel depuis sa banque en ligne. Plutôt que d’ouvrir cinq factures une à une, elle laisse l’application rapprocher les virements entrants des factures ouvertes grâce à leurs numéros.

L’écran se trouve sous Paramètres > Paramètres de facturation (Invoice Settings) > Importer un relevé bancaire (Import bank statement).

1. Touchez Choisir un fichier CSV (Choose CSV file) et sélectionnez le relevé (.csv ou .txt).
2. Sous Mapper les colonnes (Map columns), vérifiez les trois listes déroulantes Colonne de date, Colonne de montant et Colonne référence / description. L'application les présélectionne à partir de la ligne d'en-tête lorsqu'elle reconnaît les noms ; si une liste est vide, choisissez vous-même la bonne colonne.
3. Réglez Format de date (Date format) pour correspondre à votre banque. La valeur par défaut est yyyy-MM-dd ; la banque irlandaise de Nadia écrit 04/09/2026, elle saisit donc dd/MM/yyyy.
4. Touchez Trouver les correspondances (Find matches). Le bouton reste désactivé tant que les trois colonnes ne sont pas mappées.
5. Passez en revue la liste sous N facture(s) correspondante(s) trouvée(s). Chaque carte montre le numéro de facture, le montant du relevé et la date de la transaction.
6. Touchez Marquer N facture(s) comme payée(s). La notification N paiement(s) appliqué(s) confirme et l'écran se ferme.

Dans le relevé de Nadia, sept lignes sont arrivées. Deux étaient des paiements sortants (un prélèvement d’électricité et un achat par carte) et ont été ignorées car leurs montants sont négatifs. Un virement faisait référence à BB-2026-0139, déjà payée, et a donc été ignoré. Un virement indiquait « INV 0143 » plutôt que le numéro de facture complet et n’a donc pas trouvé de correspondance ; elle enregistre ce paiement à la main. Les trois restants ont correspondu et sont devenus des paiements.

Pour chaque correspondance, l’application insère un paiement avec la méthode bank_transfer, le montant du relevé, la date du relevé et une note indiquant Bank import: suivi du libellé complet, puis passe le statut de la facture à paid (payée). Le paiement apparaît dans l’historique des paiements de la facture comme n’importe quel autre.

Comment exporter pour le logiciel de votre comptable

L’écran Intégrations (Integrations) se trouve sous Paramètres > Automatisation (Automation) > Intégrations (sous-titre Connecter des services externes). Malgré le nom, rien ici ne se connecte nulle part : chaque carte produit un fichier que vous partagez. Il n’y a ni identifiants, ni jetons, ni synchronisation.

1. Touchez la carte de votre logiciel comptable : QuickBooks, Xero ou 1C. La carte se déplie pour afficher une description d'une ligne et un bouton.
2. Touchez Exporter pour Xero (Export for Xero) (ou Exporter pour QuickBooks / Exporter pour 1C).
3. Choisissez la destination dans la feuille de partage : e-mail, dossier cloud, application de messagerie.

Les trois incluent toutes les factures de l’application, quel que soit leur statut. Il n’y a pas de filtre par plage de dates ni par profil : si vous ne voulez qu’un trimestre, filtrez le fichier dans un tableur après l’export.

Règles et détails

Ce que contient une sauvegarde. Le fichier app_backup.json (qui est aussi le contenu de l’export Données uniquement (JSON)) est une sauvegarde de version 3 et contient : les profils d’entreprise avec leurs adresses, téléphones, e-mails, liens, identifiants fiscaux, conditions de paiement et séries de numéros de facture ; les clients, groupes de clients et appartenances aux groupes ; les produits et mouvements de stock ; les factures, lignes de facture, paiements, avoirs, bons de livraison, instantanés de facture et événements de pénalité de retard ; les devis et contrats ; les dépenses ; les entrées de temps ; les projets et jalons ; les plannings récurrents ; les taux de change ; les règles d’automatisation et les alertes qu’elles ont générées ; les modèles d’e-mail ; les modèles PDF personnalisés et leurs liens avec les profils ; les remplacements de taux de taxe ; les signatures et profils de signature ; et les rappels en attente. Les logos et images de signature sont intégrés au JSON en base64, si bien qu’ils survivent même à la voie JSON seul.

Deux choses ne sont pas dans le JSON. Les photos de factures et les reçus de dépenses sont stockés sous forme de fichiers, et le JSON ne contient que leurs chemins ; les images physiques ne voyagent que dans le ZIP, sous invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ et receipts/. Et parmi les réglages propres à l’application, seule la configuration d’automatisation du stock est écrite dans le bloc settings de la sauvegarde et restaurée avec elle. Vos préférences de notification (rappels de facture activés ou non, et les valeurs « jours avant échéance » / « jours après échéance »), la langue de l’application, le thème, les réglages de police PDF et l’état d’intégration ne sont pas sauvegardés ; réglez-les à nouveau sur le nouveau téléphone. Les rappels déjà envoyés ne sont pas exportés non plus, seulement ceux qui attendent encore d’être envoyés.

Ce que le ZIP ajoute. Outre app_backup.json, l’archive contient business_profiles/<id>_<name>/profile.json avec les logos sous forme de fichiers image, clients/clients.json et clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf pour chaque facture rendue avec le modèle, la palette et les polices de votre choix et sans filigrane d’essai, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ en PNG et un README.txt expliquant l’organisation. Le fichier se nomme InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. Seul app_backup.json est lu lors de la restauration ; les PDF et le CSV sont pour vous et votre comptable.

Règles de restauration. Le sélecteur accepte .json et .zip. Un ZIP sans app_backup.json échoue avec app_backup.json not found in archive. Une sauvegarde dont le numéro de version est supérieur à ce que l’application comprend est refusée avec un message vous demandant de mettre d’abord l’application à jour ; les sauvegardes plus anciennes sont acceptées. La restauration remplace toujours : il n’y a pas d’option de fusion, et la boîte de dialogue de confirmation est votre seul point de contrôle. La restauration n’est jamais réservée à Pro.

Ce qui est Pro. Enregistrer dans le cloud, Archive complète (ZIP) et les trois exports d’Intégrations passent par le contrôle d’accès et ouvrent l’écran d’abonnement lorsque l’essai est terminé et qu’il n’y a pas d’abonnement. Données uniquement (JSON), les deux tuiles de restauration et l’import bancaire sont toujours disponibles.

Règles de rapprochement de l’import bancaire. Le séparateur est détecté automatiquement : un point-virgule si la première ligne en contient un, sinon une virgule. Les noms d’en-tête sont comparés sans tenir compte de la casse à une courte liste de mots-clés (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, plus les équivalents russes et allemands) ; tout le reste se mappe à la main. Les montants voient leurs espaces supprimés et leurs virgules converties en points, et les lignes avec un montant nul ou négatif sont ignorées. Une date qui ne correspond pas au format se rabat sur la date du jour plutôt que d’échouer. Une ligne correspond à la première facture dont le statut n’est pas paid et dont le numéro exact apparaît n’importe où dans le texte de référence, en respectant la casse. Le montant du relevé est enregistré comme paiement même s’il diffère du total de la facture, et la facture est passée à payée dans tous les cas ; il n’y a pas de gestion des paiements partiels, pas de vérification de devise et aucune protection contre l’import du même relevé deux fois. MT940, BAI2 et les autres formats bancaires ne sont pas pris en charge ; exportez un CSV depuis votre banque.

Sécurité des données. Les fichiers de sauvegarde sont des JSON ou ZIP en clair, non chiffrés, et contiennent les noms, adresses, identifiants fiscaux et adresses e-mail de vos clients. Traitez-les comme leur équivalent papier : gardez-les dans un dossier que vous seul pouvez ouvrir et supprimez les anciennes copies dont vous n’avez plus besoin.

Conseils

Guides associés

• Paiements et montant dû pour enregistrer les paiements partiels et manuels que l’import bancaire ne peut pas gérer.
• Rappels et règles d’automatisation pour reconfigurer vos préférences de notification après une restauration.
• Paramètres, navigation et Pro pour savoir ce que l’essai et l’abonnement débloquent.