Mwongozo wa mtumiaji

Nakala rudufu, urejeshaji, uhamishaji na uingizaji wa benki

Fanya nakala rudufu ya kila kitu kwa faili la ZIP au JSON, lihamishie kwenye simu mpya, ingiza taarifa ya benki kuweka ankara alama ya kulipwa, na uhamishe kwa Xero, QuickBooks au 1C.

Imesasishwa: 2026-09-09

Invoice Flow huweka kila mteja, ankara, malipo na risiti kwenye simu yenyewe. Hakuna akaunti ya kuingia na hakuna seva inayoshikilia nakala kwa niaba yako, jambo zuri kwa faragha na baya siku simu inapoanguka kwenye sinki. Skrini ya Hifadhi nakala na Rejesha ndiyo njia ya kujilinda: huandika hifadhidata nzima kwenye faili unaloweza kuweka popote, na hulisoma faili hilo tena kwenye simu ile ile au simu mpya.

Mwongozo huu unamfuata Nadia Brennan, anayeendesha Brennan Bookkeeping kutoka ofisi ndogo mjini Cork na kutoza ankara kwa biashara kumi na mbili za eneo hilo kwa euro kila mwezi. Anakaribia kubadilisha simu yake, hivyo anahitaji nakala kamili ya miaka miwili ya ankara kabla simu ya zamani haijawekwa droo. Simu mpya ikishawekwa tayari, anataka pia kulinganisha taarifa ya benki ya wiki iliyopita dhidi ya ankara ambazo bado hazijalipwa, na kumtumia mhasibu wake mwenyewe orodha inayofaa Xero ya kila kitu alichotoa mwaka huu.

Unachokiona kwenye skrini

Fungua kichupo cha Mipangilio na sogeza chini hadi sehemu ya Data. Safu moja iliyopo hapo, Hifadhi nakala na Rejesha yenye kichwa kidogo Hamisha au ingiza data yako, inafungua skrini. Ikiwa muda wako wa majaribio umeisha, kitufe cha Hamisha Data kwenye ukuta wa malipo kinakupeleka mahali pale pale, kwa sababu unaweza kuchukua data yako pamoja nawe wakati wowote.

Skrini ya Hifadhi nakala na Rejesha ya programu ya Invoice Flow yenye kadi ya taarifa, sehemu ya Nakala Rudufu ya Wingu yenye vigae Hifadhi kwenye Wingu, Rejesha kutoka Wingu na Ingiza Data, na sehemu ya Hamisha na Shiriki yenye vigae Kumbukumbu Kamili (ZIP) na Data Pekee (JSON) — Kila kitu kwenye skrini hii kinafanya kazi kupitia faili: unaunda moja, unahifadhi au kushiriki, kisha baadaye unalichagua kurejesha.

Skrini ina kadi ya ukumbusho juu, Data yako imehifadhiwa kwenye kifaa hiki pekee. Nakala rudufu za mara kwa mara zinapendekezwa., na makundi mawili ya vigae.

Nakala Rudufu ya Wingu ina vigae vitatu. Hifadhi kwenye Wingu hujenga kumbukumbu kamili kisha hufungua kisanduku cha mazungumzo cha Android cha “hifadhi faili” ili uweze kuweka ZIP kwenye folda ya Google Drive, Dropbox au OneDrive, au mahali pengine popote kwenye simu. Rejesha kutoka Wingu na Ingiza Data ni kitendo kile kile chenye majina mawili: vyote viwili hufungua kichaguzi cha faili kwa nakala rudufu ya .json au .zip na kuirejesha.

Hamisha na Shiriki ina vigae viwili. Kumbukumbu Kamili (ZIP) huunda kumbukumbu kamili na kuikabidhi kwa orodha ya kushiriki ya Android. Data Pekee (JSON) huandika faili nyepesi zaidi lenye kila jedwali lakini bila PDF au picha na kulishiriki badala yake.

Wakati chochote kati ya hivi kinaendeshwa, kizunguzungu kidogo na mstari wa hali huonekana chini ya kadi ya taarifa (kwa mfano Inaunda kumbukumbu…, Inahamisha… au Inaingiza…), na vigae vyote vinazuiwa hadi kazi ikamilike.

Kitu kimoja ambacho skrini haitoi ni ratiba. Hakuna nakala rudufu ya kiotomatiki au ya wakati maalum katika programu; nakala rudufu ipo tu unapogusa mojawapo ya vigae hivi. Neno “wingu” hapa lina maana ya folda unayochagua kwenye kichaguzi cha mfumo. Programu haiingii kamwe kwenye Google, Dropbox au Microsoft kwa niaba yako, hivyo hakuna kuingia kwa kusanidi na hakuna usawazishaji unaoendeshwa nyuma ya pazia.

Picha za skrini katika mwongozo huu zilipigwa kwenye mfumo wa majaribio wa kompyuta ya mezani. Kichaguzi cha faili cha Android na orodha ya kushiriki ni visanduku vya mazungumzo vya mfumo ambavyo havipo hapo, hivyo picha zinaonyesha skrini za programu hadi wakati visanduku hivyo vingefunguka.

Jinsi ya kufanya nakala rudufu kamili kabla ya kubadilisha simu

Nadia hufanya hivi kwenye simu ya zamani jioni kabla simu mpya haijafika. ZIP ndicho chaguo sahihi hapa kwa sababu inabeba PDF, nembo, risiti na sahihi pamoja na hifadhidata.

Fungua Mipangilio, sogeza hadi Data na gusa Hifadhi nakala na Rejesha.
Gusa Hifadhi kwenye Wingu. Mstari wa hali unapitia Inahamisha hifadhidata..., Inahamisha wasifu..., Inahamisha wateja..., kisha mstari mmoja kwa kila ankara kama Ankara 7/40: BB-2026-0107, kisha matumizi, sahihi na Inakamilisha....
Hali inapobadilika kuwa Chagua mahali pa kuhifadhi..., kisanduku cha kuhifadhi cha Android kinafunguka kikiwa tayari kimejaza jina la faili, katika muundo InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Chagua folda yako ya Drive, Dropbox au OneDrive, au folda kwenye simu, na uthibitishe.
Subiri ujumbe wa Nakala rudufu imehifadhiwa!.

Ikiwa ungependa kutuma faili moja kwa moja mahali fulani, tumia Kumbukumbu Kamili (ZIP) badala yake. Hujenga faili lile lile na kufungua orodha ya kushiriki, hivyo unaweza kulituma kwa barua pepe kwako mwenyewe, kuliweka kwenye mazungumzo na mhasibu wako au kulisukuma kwenye programu yoyote inayokubali faili. Data Pekee (JSON) hufanya kazi vivyo hivyo lakini hutoa faili dogo zaidi linalotosha kurejesha rekodi zote; halibebi tu picha za ankara wala picha za risiti.

Jinsi ya kurejesha kwenye simu mpya

Sakinisha Invoice Flow kwenye simu mpya, weka faili la nakala rudufu ndani yake (lifungue kutoka Drive, lipakue kutoka barua pepe yako, au liakili kupitia USB), kisha uliingize. Nadia hufanya hivi kabla ya kuingiza chochote kingine, kwa sababu urejeshaji hubadilisha chochote kilichopo tayari kwenye programu.

Fungua Mipangilio > Hifadhi nakala na Rejesha na gusa Ingiza Data (au Rejesha kutoka Wingu; hufanya kitu kile kile).
Soma kisanduku cha mazungumzo cha Ingiza Data. Kinasema kuingiza kutaBADILISHA data zote za sasa na haiwezi kutenduliwa. Gusa Sawa kuendelea au Ghairi kurudi nyuma.
Katika kichaguzi cha faili chenye kichwa Chagua faili la nakala rudufu, chagua faili la .zip au .json.
Subiri wakati mstari wa hali unaonyesha Inaingiza.... Ikimaliza utapata ujumbe kama Zimeingizwa: wasifu: 1, wateja: 12, ankara: 40, ... ukiorodhesha safu ngapi za kila aina zimeingia.

Kisanduku cha mazungumzo cha Ingiza Data cha programu ya Invoice Flow juu ya skrini ya Hifadhi nakala na Rejesha, kikionya kuwa kuingiza kutaBADILISHA data zote za sasa, kufuta rekodi zilizopo na haiwezi kutenduliwa, kikiwa na vitufe vya Ghairi na Sawa — Uthibitisho unaonekana kabla ya kichaguzi cha faili, hivyo bado unaweza kubadili nia bila gharama.

Urejeshaji unaendeshwa kama muamala mmoja wa hifadhidata. Programu kwanza husafisha kila jedwali, kisha huingiza safu za nakala rudufu, ikitoa vitambulisho vipya na kuunganisha kila kiungo (ankara kwa mteja, bidhaa kwa ankara, hatua muhimu kwa mradi na kadhalika) inapoendelea. Ikiwa kitu chochote kwenye faili kitashindwa kupakiwa, muamala mzima hurudishwa nyuma na data yako ya awali haibadiliki; hutabaki na hifadhidata nusu-tupu. Ujumbe wa kushindwa husoma Kuingiza kumeshindikana: ukifuatiwa na aina ya hitilafu tu, si maudhui yake, hivyo hakuna kinachoonyeshwa kwenye skrini kutoka kwenye faili au hifadhidata.

Jinsi ya kuingiza taarifa ya benki na kuweka ankara alama ya kulipwa

Wiki moja ndani ya mwezi Nadia hupakua CSV ya akaunti yake ya biashara kutoka benki mtandaoni. Badala ya kufungua ankara tano moja baada ya nyingine, huiacha programu ilinganishe uhamishaji unaoingia na ankara zilizo wazi kwa nambari zake.

Skrini iko chini ya Mipangilio > Mipangilio ya Ankara > Ingiza taarifa ya benki.

Gusa Chagua faili ya CSV na chagua taarifa (.csv au .txt).
Chini ya Panga safuwima, angalia vichaguzi vitatu vya kudondosha Safuwima ya tarehe, Safuwima ya kiasi na Safuwima ya rejeleo / maelezo. Programu huvichagua tayari kutoka safu ya kichwa inapotambua majina; kichaguzi kikiwa tupu, chagua safuwima sahihi mwenyewe.
Weka Muundo wa tarehe ulingane na benki yako. Chaguo-msingi ni yyyy-MM-dd; benki ya Nadia ya Ireland huandika 04/09/2026, hivyo anaandika dd/MM/yyyy.
Gusa Tafuta zinazolingana. Kitufe kinabaki kimezuiwa hadi safuwima zote tatu zipangwe.
Kagua orodha chini ya Ankara N zinazolingana zimepatikana. Kila kadi huonyesha nambari ya ankara, kiasi kutoka taarifa na tarehe ya muamala.
Gusa Weka alama ankara N kuwa zimelipwa. Ujumbe wa Malipo N yametumika unathibitisha na skrini inafunga.

Skrini ya Ingiza taarifa ya benki ya programu ya Invoice Flow yenye aikoni ya kupakia, maandishi Chagua CSV iliyohamishwa kutoka benki yako kulinganisha malipo na ankara zisizolipwa, na kitufe cha Chagua faili ya CSV — Uingizaji huanza kutoka uhamishaji wa CSV wa kawaida wa akaunti yako ya biashara.

Skrini ya Ingiza taarifa ya benki ya programu ya Invoice Flow kwenye hatua ya Panga safuwima ikiwa na Tarehe, Kiasi na Maelezo vimechaguliwa kiotomatiki katika vichaguzi vitatu vya kudondosha, uga wa Muundo wa tarehe umewekwa dd/MM/yyyy, na vitufe vya Tafuta zinazolingana na Ghairi — Taarifa ya Nadia ina safuwima za Tarehe, Maelezo, Kiasi na Salio; programu ilichagua tatu sahihi peke yake.

Skrini ya Ingiza taarifa ya benki ya programu ya Invoice Flow ikionyesha ankara 3 zinazolingana zimepatikana, kadi tatu za BB-2026-0140, BB-2026-0141 na BB-2026-0142 zenye viasi na tarehe na alama za tiki za kijani, na kitufe cha Weka alama ankara 3 kuwa zimelipwa — Uhamishaji tatu wa SEPA ulibeba nambari za ankara katika maelezo yao, hivyo ankara tatu ziko tayari kuwekwa alama ya kulipwa kwa mgusano mmoja.

Katika taarifa ya Nadia safu saba ziliingia. Mbili zilikuwa malipo ya kutoka (deni la moja kwa moja la umeme na ununuzi wa kadi) na ziliruka kwa sababu viasi vyake ni hasi. Uhamishaji mmoja ulirejelea BB-2026-0139, ambayo ilikwisha kulipwa, hivyo ulipuuzwa. Uhamishaji mmoja ulisema “INV 0143” badala ya nambari kamili ya ankara na hivyo haukuoana; anarekodi malipo hayo kwa mkono. Uhamishaji watatu waliobaki waliolingana wakawa malipo.

Kwa kila mfano linaolingana programu huingiza malipo yenye njia bank_transfer, kiasi cha taarifa, tarehe ya taarifa na dokezo linalosoma Uingizaji wa benki: likifuatiwa na maelezo kamili, kisha huweka hali ya ankara kuwa imelipwa. Malipo huonekana katika historia ya malipo ya ankara kama malipo mengine yoyote.

Jinsi ya kuhamisha kwa programu ya mhasibu wako

Skrini ya Muunganisho iko chini ya Mipangilio > Otomatiki > Muunganisho (kichwa kidogo Unganisha huduma za nje). Licha ya jina, hakuna kinachounganisha popote hapa: kila kadi hutoa faili unaloshiriki. Hakuna kuingia, tokeni au usawazishaji.

Gusa kadi ya programu yako ya uhasibu: QuickBooks, Xero au 1C. Kadi hupanuka kuonyesha maelezo ya mstari mmoja na kitufe.
Gusa Hamisha kwa Xero (au Hamisha kwa QuickBooks / Hamisha kwa 1C).
Chagua mahali pa kupeleka kwenye orodha ya kushiriki: barua pepe, folda ya wingu, programu ya ujumbe.

Skrini ya Muunganisho ya programu ya Invoice Flow chini ya kichwa cha Uhamishaji wa Uhasibu ikiwa na kadi za QuickBooks, Xero na 1C; kadi ya Xero imepanuliwa na inaonyesha kitufe cha Hamisha kwa Xero — Kila kadi ni uhamishaji wa faili; ipanue na gusa kitufe kushiriki faili.

Kadi	Faili	Muundo	Safuwima / maudhui
QuickBooks	`invoices_quickbooks.iif`	IIF iliyotenganishwa kwa tab kwa QuickBooks Desktop	Mstari mmoja wa TRNS kwenda Akaunti Zinazodaiwa na mstari mmoja wa SPL kwenda Mapato ya Mauzo kwa kila ankara, dokezo “Invoice NNN”
Xero	`invoices_xero.csv`	CSV iliyotenganishwa kwa koma	ContactName, EmailAddress, InvoiceNumber, InvoiceDate, DueDate, Total, TaxTotal, Currency, Status
1C	`invoices_1c.csv`	CSV iliyotenganishwa kwa nusukoloni yenye vichwa vya Kirusi	Nambari ya ankara, tarehe ya kutolewa, tarehe ya mwisho, mshirika wa biashara, barua pepe, jumla, VAT, sarafu, hali

Zote tatu zinajumuisha kila ankara katika programu, katika kila hali. Hakuna kichujio cha kipindi cha tarehe au wasifu, hivyo ukitaka robo moja tu, chuja faili kwenye lahajedwali baada ya kuhamisha.

Kanuni na maelezo

Kinachomo kwenye nakala rudufu. Faili la app_backup.json (ambalo pia ni maudhui ya uhamishaji wa Data Pekee (JSON)) ni nakala rudufu ya toleo la 3 na hubeba: wasifu za biashara pamoja na anwani zake, simu, barua pepe, viungo, nambari za kodi, masharti ya malipo na mfululizo wa nambari za ankara; wateja, makundi ya wateja na uanachama wa makundi; bidhaa na miamala ya hesabu; ankara, bidhaa za ankara, malipo, dokezo za mkopo, dokezo za usafirishaji, picha za ankara na matukio ya ada za kuchelewa; makadirio na mikataba; matumizi; kumbukumbu za muda; miradi na hatua muhimu; ratiba zinazojirudia; viwango vya ubadilishaji; kanuni za otomatiki na arifa zilizoibua; vigezo vya barua pepe; vigezo maalum vya PDF na viungo vyake vya wasifu; upitishaji wa kiwango cha kodi; sahihi na wasifu za sahihi; na vikumbusho vinavyosubiri. Nembo na picha za sahihi zimewekwa ndani ya JSON kama base64, hivyo huendelea kuwepo hata kwenye njia ya JSON pekee.

Vitu viwili havimo kwenye JSON. Picha za ankara na risiti za matumizi zimehifadhiwa kama faili, na JSON huhifadhi tu njia zake; picha halisi husafiri ndani ya ZIP tu, chini ya invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ na receipts/. Na kati ya mipangilio ya programu yenyewe, ni usanidi wa otomatiki wa hesabu tu unaoandikwa kwenye kizuizi cha settings cha nakala rudufu na kurejeshwa nacho. Mapendeleo yako ya arifa (kama vikumbusho vya ankara vimewashwa, na thamani za “siku kabla ya tarehe ya mwisho” / “siku baada ya tarehe ya mwisho”), lugha ya programu, mandhari, mipangilio ya fonti ya PDF na hali ya kuanzishwa hazihifadhiwi; ziweke tena kwenye simu mpya. Vikumbusho ambavyo tayari vimefyatuka pia havihamishwi, ni vile tu vinavyosubiri kutumwa.

Kinachoongezwa na ZIP. Mbali na app_backup.json, kumbukumbu ina business_profiles/<id>_<name>/profile.json yenye nembo kama faili za picha, clients/clients.json na clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf kwa kila ankara iliyochorwa kwa kigezo, palette na fonti ulizochagua na bila alama ya maji ya majaribio, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ kama PNG na README.txt ikieleza mpangilio. Jina la faili ni InvoiceFlow_Export_<muda>.zip. Ni app_backup.json pekee inayosomwa wakati wa kurejesha; PDF na CSV ni kwa ajili yako na mhasibu wako.

Kanuni za kurejesha. Kichaguzi kinakubali .json na .zip. ZIP isiyo na app_backup.json inashindwa na app_backup.json haikupatikana kwenye kumbukumbu. Nakala rudufu ambayo nambari yake ya toleo ni kubwa kuliko programu inavyoelewa inakataliwa na ujumbe unaokuomba usasishe programu kwanza; nakala rudufu za zamani zaidi zinakubaliwa. Kurejesha kila mara hubadilisha: hakuna chaguo la kuunganisha, na kisanduku cha uthibitisho ndiyo cheki chako pekee. Kurejesha si cha Pro kamwe.

Kinachohitaji Pro. Hifadhi kwenye Wingu, Kumbukumbu Kamili (ZIP) na uhamishaji zote tatu za Muunganisho hupitia ukaguzi wa ufikiaji na kufungua ukuta wa malipo wakati muda wa majaribio umeisha na hakuna usajili. Data Pekee (JSON), vigae vyote viwili vya kurejesha na uingizaji wa benki vinapatikana kila wakati.

Kanuni za kulinganisha uingizaji wa benki. Kitenganishi hutambuliwa kiotomatiki: nusukoloni ikiwa mstari wa kwanza una moja, vinginevyo koma. Majina ya vichwa yanalinganishwa bila kujali herufi kubwa/ndogo dhidi ya orodha fupi ya maneno muhimu (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, pamoja na sawa zake za Kirusi na Kijerumani); kingine chochote unapanga kwa mkono. Viasi vinaondolewa nafasi na koma zinageuzwa kuwa nukta, na safu zenye kiasi cha sifuri au chini yake huruka. Tarehe isiyolingana na muundo hurudi kwenye tarehe ya leo badala ya kushindwa. Safu inaoana na ankara ya kwanza ambayo hali yake si imelipwa na ambayo nambari yake kamili inaonekana popote katika maandishi ya rejeleo, ikijali herufi kubwa/ndogo. Kiasi cha taarifa kinarekodiwa kama malipo hata kikitofautiana na jumla ya ankara, na ankara inawekwa kuwa imelipwa bila kujali; hakuna ushughulikiaji wa malipo ya sehemu, hakuna ukaguzi wa sarafu na hakuna kinga dhidi ya kuingiza taarifa ile ile mara mbili. MT940, BAI2 na miundo mingine ya benki haisaidiwi; hamisha CSV kutoka benki yako.

Usalama wa data. Faili za nakala rudufu ni JSON au ZIP wazi, zisizosimbwa, na zina majina ya wateja wako, anwani, nambari za kodi na anwani za barua pepe. Zishughulikie kama sawa yake ya karatasi: ziweke kwenye folda ambayo wewe pekee unaweza kufungua na futa nakala za zamani usizohitaji tena.

Vidokezo

Fanya nakala rudufu baada ya kila siku ya shughuli nyingi za kutoza ankara, si tu unapobadilisha simu. Hifadhi kwenye Wingu kwenye folda ile ile ya Drive kila wakati; muda ulioandikwa kwenye jina la faili huweka nakala tofauti, na unaweza kufuta za zamani mara moja kwa mwezi.

Waombe wateja waweke nambari ya ankara kwenye rejeleo la uhamishaji kama ilivyochapishwa, kiambishi awali na yote. Uingizaji wa benki hulinganisha kwa nambari kamili kama sehemu ya maandishi, hivyo "BB-2026-0143" hulingana lakini "0143" au "bb-2026-0143" havilingani.

Kabla ya kurejesha kwenye simu ambayo tayari ina data, chukua kwanza nakala rudufu ya JSON ya simu hiyo. Kurejesha hubadilisha kila kitu, na njia pekee ya kurudi nyuma ni faili lingine.

Ikiwa kurejesha kunashindwa na ujumbe wa toleo, sasisha Invoice Flow kwenye simu mpya kabla ya kujaribu tena. Faili liko sawa; liliandikwa na programu mpya zaidi kuliko ile inayolisoma.

Miongozo inayohusiana

Malipo na kiasi kinachodaiwa kwa kurekodi malipo ya sehemu na ya mkono ambayo uingizaji wa benki hauwezi kushughulikia.
Vikumbusho na kanuni za otomatiki kuweka tena mapendeleo yako ya arifa baada ya kurejesha.
Mipangilio, urambazaji na Pro kwa kile ambacho majaribio na usajili hufungua.