Mwongozo wa mtumiaji

Uchanganuzi, kadi za dashibodi na ripoti

Soma kadi za fedha za dashibodi, chagua kipindi katika Uchanganuzi kuona mapato, kiwango cha ukusanyaji na wateja bora, na tumia Ripoti kwa muhtasari rahisi wa miezi sita.

Imesasishwa: 2026-09-09

Invoice Flow inaweka mitazamo mitatu tofauti ya data ile ile ya ankara, na kila mmoja hujibu swali tofauti. Dashibodi inakuambia ni nini kinahitaji uangalifu leo: ni kiasi gani hakijalipwa, ni kiasi gani kimechelewa, na ni nini kimeingia mwezi huu. Uchanganuzi inaangalia nyuma kipindi unachochagua na kueleza mapato yalitoka wapi, wateja wako bora ni akina nani na wanachukua muda gani kulipa. Ripoti ni toleo rahisi la miezi sita iliyopita, bila vichujio na bila kuhamisha faili. Hakuna hata moja inayohitaji muunganisho wa intaneti; kila nambari inakokotolewa kwenye simu kutoka kwa ankara, malipo na matumizi uliyokwisha kurekodi.

Mwongozo huu unamfuata Priya Raman, mbunifu wa UX wa kujitegemea mjini Portland, Oregon. Anatoza ankara kwa wateja wanne wa Marekani kwa dola za Marekani na studio mbili za Ulaya kwa euro, na ana mwaka mmoja wa ankara nyuma yake, hivyo kila chati kwenye skrini zake ina kitu cha kuonyesha.

Unachokiona kwenye skrini

Dashibodi ni kichupo cha kwanza cha urambazaji wa chini. Kichwa chake ni jina la wasifu wako wa biashara uliochaguliwa kama msingi. Kwenye kona ya juu kulia kuna aikoni mbili: kalenda (Chuja kwa tarehe) na gridi yenye alama ya kuongeza (Vidirisha vya Dashibodi). Chini yake kuna kadi za takwimu, mbili kwa safu kwenye simu, zikifuatiwa na kadi nyingine ulizowasha. Kitufe kikubwa cha Ankara Mpya kinaelea chini.

Dashibodi ya programu ya Invoice Flow yenye kichwa Priya Raman UX na kadi nne za takwimu, Ambayo Hayajalipwa $7,300, Yaliyochelewa $5,700, Yaliyolipwa Mwezi Huu $5,500 na Jumla ya Ankara 31, juu ya orodha ya Ankara za Hivi Karibuni yenye safu za rasimu, zilizotumwa na zilizolipwa
Dashibodi ya kawaida: kadi nne za fedha na ankara tano za hivi karibuni zaidi.

Kwa chaguo-msingi dashibodi inaonyesha vidirisha vitano: Ambayo Hayajalipwa (Outstanding), Yaliyochelewa (Overdue), Yaliyolipwa Mwezi Huu (Paid This Month), Jumla ya Ankara (Total Invoices) na Ankara za Hivi Karibuni (Recent Invoices). Kadi ya Ankara za Hivi Karibuni inaorodhesha ankara tano mpya zaidi zikiwa na kibandiko cha hali, mteja, tarehe ya kutolewa na jumla katika sarafu ya ankara yenyewe; Tazama Zote inakupeleka kwenye orodha ya ankara.

Uchanganuzi (Analytics) inapatikana chini ya kichupo cha Zana (Tools), katika sehemu ya Takwimu za Biashara (Business Intelligence), kama kadi ya kijani ya Uchanganuzi. Skrini inafunguka na safu ya vichujio vya kipindi (Mwezi huu kimechaguliwa kwa chaguo-msingi) na safu ndefu ya kadi za kusogeza: Muhtasari wa Mapato, Faida na Hasara, Mwenendo wa Mapato (miezi 12), Wateja 5 Bora, Mchanganuo wa Matumizi, Hali ya Ankara, Madeni kwa umri, Kodi iliyokusanywa kwa nchi, Utabiri wa mtiririko wa fedha, Siku za Wastani za Malipo (DSO), Mapato yanayojirudia, Faida kwa kila mteja na Ubadilishaji wa nukuu. Aikoni ya PDF kwenye upau wa juu ni Hamisha PDF.

Ripoti inafikiwa kutoka Mipangilio, katika sehemu ya Mipangilio ya Ankara, kupitia kigae cha Ripoti. Ina kadi tatu tu: Mapato (miezi 6 iliyopita), Wateja wakuu na Wastani wa siku hadi malipo.

Jinsi ya kusoma kadi za dashibodi

Kadi nne za takwimu ni jumla za fedha zilizobadilishwa kuwa sarafu chaguo-msingi ya wasifu wako. Ankara katika sarafu nyingine inajumuishwa tu ikiwa ina kiwango cha ubadilishaji au jumla ya sarafu ya msingi; vinginevyo huachwa nje badala ya kuongezwa kwa thamani yake halisi. Makadirio na nukuu hazihesabiwi kamwe.

KadiKinachojumuishwa
Ambayo HayajalipwaJumla za ankara zenye hali Zilizotumwa
YaliyochelewaSehemu ya Ambayo Hayajalipwa ambayo tarehe yake ya mwisho imepita leo
Yaliyolipwa Mwezi HuuJumla za ankara Zilizolipwa ambazo tarehe yake ya malipo iko ndani ya mwezi huu
Jumla ya AnkaraIdadi ya ankara (hali yoyote) zilizoweza kubadilishwa

Yaliyochelewa si hali tofauti unayoweka wewe mwenyewe. Ankara iliyotumwa inakuwa imechelewa siku moja baada ya tarehe yake ya mwisho na kibandiko katika Ankara za Hivi Karibuni hubadilika kuwa Imechelewa peke yake. Kwenye skrini ya Priya, $5,700 kati ya $7,300 zisizolipwa zimechelewa: ankara mbili za Julai na Agosti ambazo zimepita tarehe zake za mwisho.

  1. Fungua kichupo cha Dashibodi.
  2. Soma Ambayo Hayajalipwa kwa jumla unayosubiri, na Yaliyochelewa kwa sehemu unayopaswa kufuatilia.
  3. Gusa aikoni ya kalenda (Chuja kwa tarehe) kupunguza kadi za fedha kwa ankara zilizotolewa ndani ya kipindi fulani, kisha gusa Onyesha.
  4. Kibandiko chenye kipindi ulichochagua kinaonekana juu ya kadi; gusa aikoni yake ya kufunga kurudi kwenye takwimu za muda wote.

Kipindi kinatumika kwa kadi za takwimu na kwa Ankara za Hivi Karibuni, na kinachuja kwa tarehe ya kutolewa. Ukiwa umeweka kipindi, Yaliyolipwa Mwezi Huu maana yake inabadilika kuwa “yaliyolipwa ndani ya kipindi”. Kichujio hakihifadhiwi; kinarudi kama kawaida unapowasha upya programu.

Jinsi ya kubinafsisha dashibodi

Zaidi ya vidirisha vitano vya chaguo-msingi kuna kadi kumi na saba zaidi. Baadhi ni mitazamo ya fedha (Zilizolipwa muda wote, Zilizolipwa robo hii ya mwaka, Zilizolipwa miezi minne hii, Mapato ya Wiki, Wastani wa Ankara, Faida ya Mwezi Huu), baadhi ni orodha (Ankara Zilizobandikwa, Wadaiwa Wakuu, Wateja wa Hivi Karibuni, Mikataba Inayokaribia Kuisha, Arifa za Stoku Ndogo), na baadhi ni vihesabu au njia za mkato (Rasimu, Ratiba Zilizochelewa, Matumizi ya Mwezi Huu, Kipima muda amilifu, Vitendo vya haraka, Arifa).

  1. Gusa aikoni ya Vidirisha vya Dashibodi kwenye kona ya juu kulia.
  2. Katika laha ya Vidirisha vya Dashibodi, buruta safu kwa mpini wake chini ya Vinavyotumika (buruta ili kupanga upya) kubadilisha mpangilio kwenye dashibodi.
  3. Gusa aikoni nyekundu ya kutoa ili kuficha kadi; itahamia kwenye orodha ya Vilivyofichwa.
  4. Gusa aikoni ya kuongeza karibu na kadi iliyofichwa kuiongeza mwishoni mwa orodha inayotumika.
  5. Telezesha laha chini ili kuifunga; dashibodi husasishwa mara moja na mpangilio unakumbukwa.
Laha ya chini ya Vidirisha vya Dashibodi ya programu ya Invoice Flow ikionyesha kadi tano zinazotumika zenye mipini ya kuburuta na aikoni za kuondoa, na sehemu ya Vilivyofichwa yenye Zilizolipwa muda wote, Zilizolipwa robo hii ya mwaka, Zilizolipwa miezi minne hii na Ankara Zilizobandikwa zenye aikoni za kuongeza
Laha ya Vidirisha vya Dashibodi: kadi zinazotumika juu, kadi zilizofichwa chini.
Dashibodi ya programu ya Invoice Flow yenye Zilizolipwa robo hii ya mwaka $23,151, Faida ya Mwezi Huu $4,915.01 yenye kichwa kidogo cha mapato na matumizi, Wadaiwa Wakuu wakiorodhesha wateja watatu kwa rangi nyekundu, Wastani wa Ankara $3,186 kutoka 25 zilizolipwa, na Rasimu 2 ankara zisizotumwa
Data ile ile ikiwa na Zilizolipwa robo hii ya mwaka, Faida ya Mwezi Huu, Wadaiwa Wakuu, Wastani wa Ankara na Rasimu zikiwashwa.

Kadi za takwimu zinazofuatana zinapangwa kwenye gridi moja, hivyo weka kadi ndogo za fedha pamoja juu na kadi za orodha chini yake. Kadi nyingi za orodha hupotea kabisa zisipokuwa na kitu cha kuonyesha: Wadaiwa Wakuu hujificha bila ankara zisizolipwa, Rasimu hujificha zikiwa sifuri, Mikataba Inayokaribia Kuisha inaonekana tu wakati mkataba unamalizika ndani ya siku 30.

Faida ya Mwezi Huu ni takwimu rahisi zaidi ya faida katika programu: malipo yaliyopokelewa mwezi huu ukitoa matumizi ya tarehe za mwezi huu, na nambari mbili zikielezwa chini yake. Wadaiwa Wakuu inaorodhesha wateja kwa kiasi kinachodaiwa bado kwenye ankara zao zilizotumwa, na kugusa hufungua orodha ya wateja. Wastani wa Ankara ni wastani wa jumla ya kila ankara iliyolipwa, ikiwa na idadi kwenye kichwa kidogo.

Jinsi ya kuchanganua kipindi katika Uchanganuzi

Vichujio vya kipindi ndivyo ufunguo wa skrini ya Uchanganuzi. Mwezi huu, Mwezi uliopita, Robo hii na Mwaka huu ni vipindi vya kalenda; Muda wote huondoa kichujio. Kipindi huchagua ankara kwa tarehe ya kutolewa na matumizi kwa tarehe ya matumizi. Kadi tatu hupuuza vichujio kwa makusudi kwa sababu zinahusu hali ya sasa badala ya dirisha la muda: mwenendo wa miezi kumi na miwili, Madeni kwa umri na Utabiri wa mtiririko wa fedha.

  1. Fungua Zana na gusa Uchanganuzi katika sehemu ya Takwimu za Biashara.
  2. Telezesha safu ya vichujio kushoto ikihitajika na gusa Mwaka huu (au kipindi kingine chochote).
  3. Soma Muhtasari wa Mapato: Zilizotozwa ankara, Zilizolipwa, Ambayo Hayajalipwa na kiwango cha Ukusanyaji.
  4. Angalia Faida na Hasara na kibandiko cha mshale, ambacho hulinganisha faida halisi na kipindi kilichopita cha urefu sawa.
  5. Sogeza chini kwa chati ya mwenendo, upangaji wa wateja, matumizi, idadi za hali na kadi za madeni.
Skrini ya Uchanganuzi ya programu ya Invoice Flow ikiwa na kichujio Mwaka huu kimechaguliwa, kadi ya Muhtasari wa Mapato ikionyesha Zilizotozwa ankara $72,700, Zilizolipwa $57,700, Ambayo Hayajalipwa $7,300 na Ukusanyaji 79.4% kwa rangi ya kijani, kadi ya Faida na Hasara yenye kibandiko cha 148.1% juu, mapato, matumizi, faida halisi $49,787.09 na pato la 86.3%, na mwanzo wa chati ya Mwenendo wa Mapato
Mwaka huu kwa Priya: kiwango cha ukusanyaji cha 79.4% na faida halisi imepanda kwa 148% ikilinganishwa na mwaka uliopita.

Muhtasari wa Mapato hujumlisha kila ankara iliyotolewa ndani ya kipindi, ikijumuisha rasimu, kama Zilizotozwa ankara. Zilizolipwa ni jumla ya ankara zilizowekwa alama ya kulipwa, Ambayo Hayajalipwa ni kiasi kinachodaiwa bado kwenye ankara zilizotumwa, na Ukusanyaji ni Zilizolipwa gawanya kwa Zilizotozwa ankara. Kiwango kinakuwa kijani kikiwa 75% na zaidi na nyekundu chini ya hapo. Kwa kuwa rasimu ni sehemu ya Zilizotozwa ankara, mwezi wenye rasimu kadhaa zisizotumwa unaonyesha kiwango cha chini kuliko unavyotarajia; badilisha kwenda kipindi kirefu zaidi kwa picha ya haki zaidi.

Faida na Hasara hutoa matumizi ya kipindi kutoka mapato yaliyolipwa na kuonyesha pato. Kibandiko cha tofauti kinaonekana tu wakati kipindi cha awali kipo (kamwe kwa Muda wote) na wakati faida halisi ya awali haikuwa sifuri.

Mwenendo wa Mapato (miezi 12) huchora malipo kwa mwezi yalipopokelewa, kwa miezi kumi na miwili ya kalenda iliyopita, na hubadilisha ankara za sarafu za kigeni kuwa sarafu yako ya msingi. Inahitaji tarehe ya malipo kwenye kila ankara iliyolipwa, ambayo programu hurekodi wakati malipo yaliyorekodiwa yanapokamilisha ankara. Wateja 5 Bora huorodhesha wateja kwa jumla za malipo katika kipindi, ikiwa na idadi ya ankara kwenye mabano na mstari ukilinganishwa na kiongozi.

Uchanganuzi wa programu ya Invoice Flow ukiwa umesogezwa kwenye chati ya mstari ya Mwenendo wa Mapato ya miezi 12 ikifikia kilele Juni, kadi ya Wateja 5 Bora ikipanga Cascade Credit Union, Lumen Health, Fieldnote Software, Klarwerk GmbH na Tulp Digital kwa mistari ya maendeleo, na sehemu ya juu ya chati ya duara ya Mchanganuo wa Matumizi
Miezi kumi na miwili ya mapato yaliyokusanywa na wateja watano waliochangia.

Chini zaidi, Mchanganuo wa Matumizi ni chati ya duara ya matumizi kwa jamii ikiwa na kiashiria, Hali ya Ankara huhesabu ankara katika kipindi kwa hali zake zilizohifadhiwa, na Madeni kwa umri hupanga kila ankara isiyolipwa ambayo tarehe yake ya mwisho imepita katika makundi ya siku 0–30, 31–60, 61–90 na 90+ ikiwa na idadi na kiasi cha kila kundi. Ankara ambazo bado hazijafikia tarehe yake ya mwisho hazionekani kwenye kadi ya umri, ndiyo sababu ankara ya Priya ya $1,600 inayostahili wiki ijayo haipo humo ingawa dashibodi bado inaihesabu kama isiyolipwa.

Uchanganuzi wa programu ya Invoice Flow ukionyesha kadi ya Hali ya Ankara yenye mistari ya Rasimu 2, Zilizotumwa 3, Zilizolipwa 17 na Zilizoghairiwa 1, kadi ya Madeni kwa umri yenye ankara mbili zenye jumla ya $5,700 katika kundi la siku 0-30 na sifuri katika makundi mengine, na kadi ya Kodi iliyokusanywa kwa nchi ikisoma Hakuna kodi iliyokusanywa katika kipindi hiki
Idadi za hali kwa mwaka na umri wa kile ambacho bado hakijalipwa.

Kadi zilizobaki ni viashiria vya haraka. Kodi iliyokusanywa kwa nchi hujumlisha kodi kwenye ankara za kipindi kwa nchi ya mteja. Utabiri wa mtiririko wa fedha hutabiri kile kinachopaswa kuingia ndani ya siku 30, 60 na 90 zijazo kutoka kwa ankara zisizolipwa na ratiba zinazojirudia zinazoendelea. Siku za Wastani za Malipo (DSO) ni wastani wa idadi ya siku kati ya kutolewa na kulipwa, kwa rangi ya kijani hadi siku 30, machungwa hadi siku 60 na nyekundu zaidi ya hapo, ikiwa na wadaiwa watatu wanaochelewesha zaidi wameorodheshwa. Mapato yanayojirudia hubadilisha ratiba zinazoendelea kuwa MRR na ARR. Faida kwa kila mteja hutoa matumizi yaliyoandikwa kwa mteja kutoka kile ambacho kila mteja alilipa. Ubadilishaji wa nukuu huonyesha asilimia ya makadirio ya kipindi ambayo yaligeuka kuwa ankara.

Jinsi ya kuhamisha Uchanganuzi kama PDF

  1. Chagua kipindi unachotaka ripoti ihusu.
  2. Gusa aikoni ya PDF (Hamisha PDF) kwenye upau wa juu.
  3. Chagua mahali pa kutuma faili kwenye orodha ya kushiriki ya Android.

PDF ni ukurasa wa A4 wenye jina la biashara yako, kichwa cha kipindi na tarehe ya kuundwa, ukifuatiwa na muhtasari wa mapato (mapato yaliyolipwa, yasiyolipwa, matumizi, faida halisi), viashiria muhimu (DSO, MRR, ARR, ratiba zinazoendelea), makundi manne ya umri na wateja watano bora. Faili inaitwa analytics-<muda>.pdf na haihifadhiwi ndani ya programu. Kuhamisha ni kipengele cha Pro; kuangalia skrini ni bure.

Jinsi ya kutumia Ripoti

Ripoti ni mtazamo mdogo, uliowekwa ambao watu wengi hukuta unatosha kwa ukaguzi wa kila mwezi.

  1. Fungua Mipangilio na gusa Ripoti chini ya Mipangilio ya Ankara.
  2. Soma chati ya mistari: mstari mmoja kwa kila mwezi kwa miezi sita iliyopita, ukionyesha jumla iliyotozwa kwa tarehe ya kutolewa.
  3. Angalia Wateja wakuu kwa jumla za maisha yote, zilizolipwa na zisizolipwa pamoja.
  4. Zingatia Wastani wa siku hadi malipo, pengo la wastani kati ya tarehe ya kutolewa na malipo ya kwanza yaliyorekodiwa.
  5. Vuta chini kuonyesha upya baada ya kurekodi malipo mapya.
Skrini ya Ripoti ya programu ya Invoice Flow yenye chati ya mistari ya Mapato ya miezi 6 iliyopita kutoka Apr 26 hadi Sep 26 na kichwa kidogo Zilizolipwa $62,950 Ambayo Hayajalipwa $15,000, kadi ya Wateja wakuu ikiorodhesha wateja wanne wa Marekani wenye jumla za maisha yote, na kadi ya Wastani wa siku hadi malipo ikionyesha siku 18
Ripoti: mapato yaliyotozwa kwa kila mwezi, wateja wakuu wa maisha yote na wastani wa siku 18 wa kulipwa.

Vitu viwili vinatofautiana na Uchanganuzi. Kwanza, chati ni kwa mwezi wa kutoza, si mwezi wa malipo, hivyo ankara kubwa iliyotolewa Julai inaonekana Julai hata kama ilipwa Agosti. Pili, Ripoti hufanya kazi katika sarafu moja tu: huchagua sarafu inayotumika na ankara nyingi zako na kupuuza zingine. Ankara za euro za Priya hazipo hapa, ndiyo sababu wateja wake wanne tu wa Marekani wanaonekana chini ya Wateja wakuu. Kadi ya Wastani wa siku hadi malipo inategemea rekodi za malipo; ankara iliyowekwa alama ya kulipwa bila malipo yaliyorekodiwa haichangii.

Kanuni na maelezo

Kuchagua Weka alama Imelipwa (Mark as paid) kutoka menyu ya ankara, au kutoka upau wa uchaguzi-mkuu kwenye orodha, hubadilisha hali tu. Haihifadhi tarehe ya malipo wala rekodi ya malipo, hivyo ankara hizo hazipo kwenye mwenendo wa miezi kumi na miwili, DSO na Wastani wa siku hadi malipo, na bado zinaonyesha kiasi kinachodaiwa. Rekodi malipo kupitia kisanduku cha mazungumzo cha malipo cha ankara badala yake; malipo yanayokamilisha ankara huweka hali, tarehe ya malipo na kiasi kinachodaiwa pamoja.

Vidokezo

Linganisha Ambayo Hayajalipwa kwenye dashibodi na jumla katika Madeni kwa umri. Tofauti ni fedha ambazo zimetozwa lakini bado hazijafikia tarehe yake ya mwisho, ambayo inakuambia ni kiasi gani cha madeni yako kinachosubiri tu masharti ya kawaida ya malipo.
Ukitoza ankara kwa zaidi ya sarafu moja, ongeza kiwango cha ubadilishaji kwa kila ankara ya kigeni unapoiunda. Bila hicho, ankara hupotea kutoka jumla za dashibodi na kutoka Uchanganuzi, na mapato yako yanaonekana kuwa madogo kuliko yalivyo kweli.
Tumia Mwaka huu badala ya Mwezi huu kwa kiwango cha ukusanyaji katika siku za kwanza za mwezi. Kukiwa na ankara moja au mbili tu zilizotolewa hadi sasa, rasimu moja inaweza kushusha kiwango chini ya 75% na kukipa rangi nyekundu.
Weka Wadaiwa Wakuu na Rasimu kwenye dashibodi ukisahau kufuatilia. Moja huonyesha nani anakudai zaidi, nyingine hukukumbusha kuhusu ankara zilizoandikwa lakini hazijatumwa kamwe, na zote mbili hufungua orodha sahihi kwa mgusano mmoja.

Miongozo inayohusiana