Mwongozo wa mtumiaji
Uchanganuzi, kadi za dashibodi na ripoti
Soma kadi za fedha za dashibodi, chagua kipindi katika Uchanganuzi kuona mapato, kiwango cha ukusanyaji na wateja bora, na tumia Ripoti kwa muhtasari rahisi wa miezi sita.
Invoice Flow inaweka mitazamo mitatu tofauti ya data ile ile ya ankara, na kila mmoja hujibu swali tofauti. Dashibodi inakuambia ni nini kinahitaji uangalifu leo: ni kiasi gani hakijalipwa, ni kiasi gani kimechelewa, na ni nini kimeingia mwezi huu. Uchanganuzi inaangalia nyuma kipindi unachochagua na kueleza mapato yalitoka wapi, wateja wako bora ni akina nani na wanachukua muda gani kulipa. Ripoti ni toleo rahisi la miezi sita iliyopita, bila vichujio na bila kuhamisha faili. Hakuna hata moja inayohitaji muunganisho wa intaneti; kila nambari inakokotolewa kwenye simu kutoka kwa ankara, malipo na matumizi uliyokwisha kurekodi.
Mwongozo huu unamfuata Priya Raman, mbunifu wa UX wa kujitegemea mjini Portland, Oregon. Anatoza ankara kwa wateja wanne wa Marekani kwa dola za Marekani na studio mbili za Ulaya kwa euro, na ana mwaka mmoja wa ankara nyuma yake, hivyo kila chati kwenye skrini zake ina kitu cha kuonyesha.
Unachokiona kwenye skrini
Dashibodi ni kichupo cha kwanza cha urambazaji wa chini. Kichwa chake ni jina la wasifu wako wa biashara uliochaguliwa kama msingi. Kwenye kona ya juu kulia kuna aikoni mbili: kalenda (Chuja kwa tarehe) na gridi yenye alama ya kuongeza (Vidirisha vya Dashibodi). Chini yake kuna kadi za takwimu, mbili kwa safu kwenye simu, zikifuatiwa na kadi nyingine ulizowasha. Kitufe kikubwa cha Ankara Mpya kinaelea chini.
Kwa chaguo-msingi dashibodi inaonyesha vidirisha vitano: Ambayo Hayajalipwa (Outstanding), Yaliyochelewa (Overdue), Yaliyolipwa Mwezi Huu (Paid This Month), Jumla ya Ankara (Total Invoices) na Ankara za Hivi Karibuni (Recent Invoices). Kadi ya Ankara za Hivi Karibuni inaorodhesha ankara tano mpya zaidi zikiwa na kibandiko cha hali, mteja, tarehe ya kutolewa na jumla katika sarafu ya ankara yenyewe; Tazama Zote inakupeleka kwenye orodha ya ankara.
Uchanganuzi (Analytics) inapatikana chini ya kichupo cha Zana (Tools), katika sehemu ya Takwimu za Biashara (Business Intelligence), kama kadi ya kijani ya Uchanganuzi. Skrini inafunguka na safu ya vichujio vya kipindi (Mwezi huu kimechaguliwa kwa chaguo-msingi) na safu ndefu ya kadi za kusogeza: Muhtasari wa Mapato, Faida na Hasara, Mwenendo wa Mapato (miezi 12), Wateja 5 Bora, Mchanganuo wa Matumizi, Hali ya Ankara, Madeni kwa umri, Kodi iliyokusanywa kwa nchi, Utabiri wa mtiririko wa fedha, Siku za Wastani za Malipo (DSO), Mapato yanayojirudia, Faida kwa kila mteja na Ubadilishaji wa nukuu. Aikoni ya PDF kwenye upau wa juu ni Hamisha PDF.
Ripoti inafikiwa kutoka Mipangilio, katika sehemu ya Mipangilio ya Ankara, kupitia kigae cha Ripoti. Ina kadi tatu tu: Mapato (miezi 6 iliyopita), Wateja wakuu na Wastani wa siku hadi malipo.
Jinsi ya kusoma kadi za dashibodi
Kadi nne za takwimu ni jumla za fedha zilizobadilishwa kuwa sarafu chaguo-msingi ya wasifu wako. Ankara katika sarafu nyingine inajumuishwa tu ikiwa ina kiwango cha ubadilishaji au jumla ya sarafu ya msingi; vinginevyo huachwa nje badala ya kuongezwa kwa thamani yake halisi. Makadirio na nukuu hazihesabiwi kamwe.
| Kadi | Kinachojumuishwa |
|---|---|
| Ambayo Hayajalipwa | Jumla za ankara zenye hali Zilizotumwa |
| Yaliyochelewa | Sehemu ya Ambayo Hayajalipwa ambayo tarehe yake ya mwisho imepita leo |
| Yaliyolipwa Mwezi Huu | Jumla za ankara Zilizolipwa ambazo tarehe yake ya malipo iko ndani ya mwezi huu |
| Jumla ya Ankara | Idadi ya ankara (hali yoyote) zilizoweza kubadilishwa |
Yaliyochelewa si hali tofauti unayoweka wewe mwenyewe. Ankara iliyotumwa inakuwa imechelewa siku moja baada ya tarehe yake ya mwisho na kibandiko katika Ankara za Hivi Karibuni hubadilika kuwa Imechelewa peke yake. Kwenye skrini ya Priya, $5,700 kati ya $7,300 zisizolipwa zimechelewa: ankara mbili za Julai na Agosti ambazo zimepita tarehe zake za mwisho.
- Fungua kichupo cha Dashibodi.
- Soma Ambayo Hayajalipwa kwa jumla unayosubiri, na Yaliyochelewa kwa sehemu unayopaswa kufuatilia.
- Gusa aikoni ya kalenda (Chuja kwa tarehe) kupunguza kadi za fedha kwa ankara zilizotolewa ndani ya kipindi fulani, kisha gusa Onyesha.
- Kibandiko chenye kipindi ulichochagua kinaonekana juu ya kadi; gusa aikoni yake ya kufunga kurudi kwenye takwimu za muda wote.
Kipindi kinatumika kwa kadi za takwimu na kwa Ankara za Hivi Karibuni, na kinachuja kwa tarehe ya kutolewa. Ukiwa umeweka kipindi, Yaliyolipwa Mwezi Huu maana yake inabadilika kuwa “yaliyolipwa ndani ya kipindi”. Kichujio hakihifadhiwi; kinarudi kama kawaida unapowasha upya programu.
Jinsi ya kubinafsisha dashibodi
Zaidi ya vidirisha vitano vya chaguo-msingi kuna kadi kumi na saba zaidi. Baadhi ni mitazamo ya fedha (Zilizolipwa muda wote, Zilizolipwa robo hii ya mwaka, Zilizolipwa miezi minne hii, Mapato ya Wiki, Wastani wa Ankara, Faida ya Mwezi Huu), baadhi ni orodha (Ankara Zilizobandikwa, Wadaiwa Wakuu, Wateja wa Hivi Karibuni, Mikataba Inayokaribia Kuisha, Arifa za Stoku Ndogo), na baadhi ni vihesabu au njia za mkato (Rasimu, Ratiba Zilizochelewa, Matumizi ya Mwezi Huu, Kipima muda amilifu, Vitendo vya haraka, Arifa).
- Gusa aikoni ya Vidirisha vya Dashibodi kwenye kona ya juu kulia.
- Katika laha ya Vidirisha vya Dashibodi, buruta safu kwa mpini wake chini ya Vinavyotumika (buruta ili kupanga upya) kubadilisha mpangilio kwenye dashibodi.
- Gusa aikoni nyekundu ya kutoa ili kuficha kadi; itahamia kwenye orodha ya Vilivyofichwa.
- Gusa aikoni ya kuongeza karibu na kadi iliyofichwa kuiongeza mwishoni mwa orodha inayotumika.
- Telezesha laha chini ili kuifunga; dashibodi husasishwa mara moja na mpangilio unakumbukwa.
Kadi za takwimu zinazofuatana zinapangwa kwenye gridi moja, hivyo weka kadi ndogo za fedha pamoja juu na kadi za orodha chini yake. Kadi nyingi za orodha hupotea kabisa zisipokuwa na kitu cha kuonyesha: Wadaiwa Wakuu hujificha bila ankara zisizolipwa, Rasimu hujificha zikiwa sifuri, Mikataba Inayokaribia Kuisha inaonekana tu wakati mkataba unamalizika ndani ya siku 30.
Faida ya Mwezi Huu ni takwimu rahisi zaidi ya faida katika programu: malipo yaliyopokelewa mwezi huu ukitoa matumizi ya tarehe za mwezi huu, na nambari mbili zikielezwa chini yake. Wadaiwa Wakuu inaorodhesha wateja kwa kiasi kinachodaiwa bado kwenye ankara zao zilizotumwa, na kugusa hufungua orodha ya wateja. Wastani wa Ankara ni wastani wa jumla ya kila ankara iliyolipwa, ikiwa na idadi kwenye kichwa kidogo.
Jinsi ya kuchanganua kipindi katika Uchanganuzi
Vichujio vya kipindi ndivyo ufunguo wa skrini ya Uchanganuzi. Mwezi huu, Mwezi uliopita, Robo hii na Mwaka huu ni vipindi vya kalenda; Muda wote huondoa kichujio. Kipindi huchagua ankara kwa tarehe ya kutolewa na matumizi kwa tarehe ya matumizi. Kadi tatu hupuuza vichujio kwa makusudi kwa sababu zinahusu hali ya sasa badala ya dirisha la muda: mwenendo wa miezi kumi na miwili, Madeni kwa umri na Utabiri wa mtiririko wa fedha.
- Fungua Zana na gusa Uchanganuzi katika sehemu ya Takwimu za Biashara.
- Telezesha safu ya vichujio kushoto ikihitajika na gusa Mwaka huu (au kipindi kingine chochote).
- Soma Muhtasari wa Mapato: Zilizotozwa ankara, Zilizolipwa, Ambayo Hayajalipwa na kiwango cha Ukusanyaji.
- Angalia Faida na Hasara na kibandiko cha mshale, ambacho hulinganisha faida halisi na kipindi kilichopita cha urefu sawa.
- Sogeza chini kwa chati ya mwenendo, upangaji wa wateja, matumizi, idadi za hali na kadi za madeni.
Muhtasari wa Mapato hujumlisha kila ankara iliyotolewa ndani ya kipindi, ikijumuisha rasimu, kama Zilizotozwa ankara. Zilizolipwa ni jumla ya ankara zilizowekwa alama ya kulipwa, Ambayo Hayajalipwa ni kiasi kinachodaiwa bado kwenye ankara zilizotumwa, na Ukusanyaji ni Zilizolipwa gawanya kwa Zilizotozwa ankara. Kiwango kinakuwa kijani kikiwa 75% na zaidi na nyekundu chini ya hapo. Kwa kuwa rasimu ni sehemu ya Zilizotozwa ankara, mwezi wenye rasimu kadhaa zisizotumwa unaonyesha kiwango cha chini kuliko unavyotarajia; badilisha kwenda kipindi kirefu zaidi kwa picha ya haki zaidi.
Faida na Hasara hutoa matumizi ya kipindi kutoka mapato yaliyolipwa na kuonyesha pato. Kibandiko cha tofauti kinaonekana tu wakati kipindi cha awali kipo (kamwe kwa Muda wote) na wakati faida halisi ya awali haikuwa sifuri.
Mwenendo wa Mapato (miezi 12) huchora malipo kwa mwezi yalipopokelewa, kwa miezi kumi na miwili ya kalenda iliyopita, na hubadilisha ankara za sarafu za kigeni kuwa sarafu yako ya msingi. Inahitaji tarehe ya malipo kwenye kila ankara iliyolipwa, ambayo programu hurekodi wakati malipo yaliyorekodiwa yanapokamilisha ankara. Wateja 5 Bora huorodhesha wateja kwa jumla za malipo katika kipindi, ikiwa na idadi ya ankara kwenye mabano na mstari ukilinganishwa na kiongozi.
Chini zaidi, Mchanganuo wa Matumizi ni chati ya duara ya matumizi kwa jamii ikiwa na kiashiria, Hali ya Ankara huhesabu ankara katika kipindi kwa hali zake zilizohifadhiwa, na Madeni kwa umri hupanga kila ankara isiyolipwa ambayo tarehe yake ya mwisho imepita katika makundi ya siku 0–30, 31–60, 61–90 na 90+ ikiwa na idadi na kiasi cha kila kundi. Ankara ambazo bado hazijafikia tarehe yake ya mwisho hazionekani kwenye kadi ya umri, ndiyo sababu ankara ya Priya ya $1,600 inayostahili wiki ijayo haipo humo ingawa dashibodi bado inaihesabu kama isiyolipwa.
Kadi zilizobaki ni viashiria vya haraka. Kodi iliyokusanywa kwa nchi hujumlisha kodi kwenye ankara za kipindi kwa nchi ya mteja. Utabiri wa mtiririko wa fedha hutabiri kile kinachopaswa kuingia ndani ya siku 30, 60 na 90 zijazo kutoka kwa ankara zisizolipwa na ratiba zinazojirudia zinazoendelea. Siku za Wastani za Malipo (DSO) ni wastani wa idadi ya siku kati ya kutolewa na kulipwa, kwa rangi ya kijani hadi siku 30, machungwa hadi siku 60 na nyekundu zaidi ya hapo, ikiwa na wadaiwa watatu wanaochelewesha zaidi wameorodheshwa. Mapato yanayojirudia hubadilisha ratiba zinazoendelea kuwa MRR na ARR. Faida kwa kila mteja hutoa matumizi yaliyoandikwa kwa mteja kutoka kile ambacho kila mteja alilipa. Ubadilishaji wa nukuu huonyesha asilimia ya makadirio ya kipindi ambayo yaligeuka kuwa ankara.
Jinsi ya kuhamisha Uchanganuzi kama PDF
- Chagua kipindi unachotaka ripoti ihusu.
- Gusa aikoni ya PDF (Hamisha PDF) kwenye upau wa juu.
- Chagua mahali pa kutuma faili kwenye orodha ya kushiriki ya Android.
PDF ni ukurasa wa A4 wenye jina la biashara yako, kichwa cha kipindi na tarehe ya kuundwa, ukifuatiwa na muhtasari wa mapato (mapato yaliyolipwa, yasiyolipwa, matumizi, faida halisi), viashiria muhimu (DSO, MRR, ARR, ratiba zinazoendelea), makundi manne ya umri na wateja watano bora. Faili inaitwa analytics-<muda>.pdf na haihifadhiwi ndani ya programu. Kuhamisha ni kipengele cha Pro; kuangalia skrini ni bure.
Jinsi ya kutumia Ripoti
Ripoti ni mtazamo mdogo, uliowekwa ambao watu wengi hukuta unatosha kwa ukaguzi wa kila mwezi.
- Fungua Mipangilio na gusa Ripoti chini ya Mipangilio ya Ankara.
- Soma chati ya mistari: mstari mmoja kwa kila mwezi kwa miezi sita iliyopita, ukionyesha jumla iliyotozwa kwa tarehe ya kutolewa.
- Angalia Wateja wakuu kwa jumla za maisha yote, zilizolipwa na zisizolipwa pamoja.
- Zingatia Wastani wa siku hadi malipo, pengo la wastani kati ya tarehe ya kutolewa na malipo ya kwanza yaliyorekodiwa.
- Vuta chini kuonyesha upya baada ya kurekodi malipo mapya.
Vitu viwili vinatofautiana na Uchanganuzi. Kwanza, chati ni kwa mwezi wa kutoza, si mwezi wa malipo, hivyo ankara kubwa iliyotolewa Julai inaonekana Julai hata kama ilipwa Agosti. Pili, Ripoti hufanya kazi katika sarafu moja tu: huchagua sarafu inayotumika na ankara nyingi zako na kupuuza zingine. Ankara za euro za Priya hazipo hapa, ndiyo sababu wateja wake wanne tu wa Marekani wanaonekana chini ya Wateja wakuu. Kadi ya Wastani wa siku hadi malipo inategemea rekodi za malipo; ankara iliyowekwa alama ya kulipwa bila malipo yaliyorekodiwa haichangii.
Kanuni na maelezo
- Skrini zote tatu zinaweza kuonekana kwenye mpango wa bure. Pro inahitajika kwa Hamisha PDF katika Uchanganuzi, kwa kitufe cha Ankara Mpya kwenye dashibodi na kwa kitendo cha haraka cha Mteja.
- Dashibodi na Uchanganuzi zinahesabu tu hati za aina ya ankara. Makadirio, nukuu na mikataba hazijawahi kuingia kwenye jumla za fedha; makadirio hutumika tu na kadi ya Ubadilishaji wa nukuu.
- Ankara zilizohifadhiwa kumbukumbu hazijumuishwi katika Uchanganuzi.
- Ushughulikiaji wa sarafu unatofautiana kwa kila skrini. Kadi za takwimu za dashibodi hubadilisha ankara za kigeni zikitumia jumla yake ya sarafu ya msingi au kiwango cha ubadilishaji, na huruka ankara zisizo na wowote. Uchanganuzi pia huruka ankara za kigeni zisizo na jumla ya sarafu ya msingi, lakini kadi zake za muhtasari kisha huongeza thamani halisi ya zile zilizobaki; ni mwenendo wa miezi kumi na miwili tu unaozibadilisha. Ripoti hutumia sarafu inayotumika zaidi tu.
- Kiasi vyote kwenye kadi za Uchanganuzi vinaoneshwa kwa sarafu chaguo-msingi ya wasifu wako, isipokuwa Madeni kwa umri, ambayo hutumia sarafu ya ankara ya kwanza kwenye orodha.
- “Yaliyolipwa Mwezi Huu” na kadi zinazofanana hutumia tarehe ya malipo iliyohifadhiwa wakati malipo yaliyorekodiwa yanapokamilisha ankara; ikiwa haipo, hurudi kwenye muda wa sasisho la mwisho la ankara. Chati ya mwenendo na DSO zinahitaji tarehe halisi ya malipo.
- Kibandiko cha tofauti kwenye Faida na Hasara hulinganisha na kipindi cha awali cha urefu sawa: mwezi uliopita kwa Mwezi huu, robo iliyopita kwa Robo hii, mwaka uliopita kwa Mwaka huu.
- Hali ya Ankara huhesabu hali iliyohifadhiwa, hivyo ankara zilizochelewa huhesabiwa kama Zilizotumwa hapo; kadi ya Yaliyochelewa ya dashibodi na kibandiko katika Ankara za Hivi Karibuni hupata hali ya kuchelewa kutoka tarehe ya mwisho badala yake.
- Madeni kwa umri hujumuisha ankara yoyote yenye kiasi kinachodaiwa ambayo haijawekwa alama ya kulipwa na tarehe yake ya mwisho imepita. Ukighairi ankara, hakikisha kiasi kinachodaiwa kimefutwa, vinginevyo bado itaonekana kwenye makundi ya umri.
- Mpangilio wa vidirisha vya dashibodi huhifadhiwa kwenye kifaa na hubaki hata baada ya kuwasha upya; kichujio cha tarehe cha dashibodi hakihifadhiwi.
- Matumizi ya Mwezi Huu na Faida ya Mwezi Huu hujumlisha matumizi kwa thamani halisi bila kubadilisha sarafu na kuonyesha katika sarafu ya wasifu.
- Dashibodi husasishwa kiotomatiki wakati ankara zinabadilika; Ripoti hupakia mara moja inapofunguliwa na inahitaji kuvuta-chini-kuonyesha-upya kupata data mpya.
Vidokezo
Miongozo inayohusiana
- Hali za ankara, orodha na historia inaeleza maana ya vibandiko vya hali na tarehe za mwisho.
- Malipo na kiasi kinachodaiwa inaonyesha jinsi malipo yaliyorekodiwa yanavyolisha takwimu za tarehe za malipo zinazotumika hapa.
- Sarafu, viwango vya ubadilishaji na kodi inashughulikia kiwango cha ubadilishaji kinachoruhusu ankara za kigeni kuhesabiwa katika jumla.