Посібник

Аналітика, картки головного екрана та звіти

Читайте грошові картки головного екрана, вибирайте період в Аналітиці, щоб бачити дохід, рівень оплат і найкращих клієнтів, і користуйтеся Звітами для простого огляду за шість місяців.

Оновлено: 2026-09-09

Invoice Flow тримає три різні погляди на одні й ті самі дані про рахунки, і кожен відповідає на своє запитання. Головна (Dashboard) показує, що потребує уваги сьогодні: скільки не сплачено, яка частина з цього прострочена і скільки надійшло цього місяця. Аналітика (Analytics) дивиться назад на вибраний вами період і пояснює, звідки прийшли гроші, хто ваші найкращі клієнти і як довго вони платять. Звіти (Reports) — це проста версія за останні шість місяців, без фільтрів і без експорту. Жоден із цих екранів не потребує інтернету; кожне число обчислюється на телефоні з рахунків, платежів і витрат, які ви вже записали.

У цьому посібнику ми стежимо за Прією Раман (Priya Raman), фрилансеркою-UX-дизайнеркою з Портленда, штат Орегон. Вона виставляє рахунки чотирьом американським клієнтам у доларах США і двом європейським студіям у євро, і в неї за плечима рік рахунків, тож на кожній діаграмі на її екранах є що показати.

Що ви бачите на екрані

Головна — це перша вкладка нижньої навігації. Її заголовок — назва вашого профілю компанії за замовчуванням. У правому верхньому куті дві піктограми: календар (Фільтр за датою — Filter by date) і сітка з плюсом (Віджети — Dashboard widgets). Під ними розташовані статистичні картки, по дві в ряд на телефоні, а далі — усі інші картки, які ви ввімкнули. Унизу плаває розширена кнопка Новий рахунок (New Invoice).

Головний екран застосунку Invoice Flow із заголовком Priya Raman UX і чотирма статистичними картками: Outstanding $7,300, Overdue $5,700, Paid This Month $5,500 і Total Invoices 31, над списком Recent Invoices із рядками чернеток, надісланих і оплачених рахунків — Головний екран за замовчуванням: чотири грошові картки та п'ять останніх рахунків.

Одразу після встановлення головний екран показує п’ять віджетів: До оплати (Outstanding), Прострочено (Overdue), Сплачено цього місяця (Paid This Month), Усього рахунків (Total Invoices) і Останні рахунки (Recent Invoices). Картка Останні рахунки перелічує п’ять найновіших рахунків зі значком статусу, клієнтом, датою виставлення і сумою у валюті самого рахунку; Показати всі (View All) переходить до списку рахунків.

Аналітика розташована у вкладці Інструменти (Tools), у розділі Бізнес-аналітика (Business Intelligence), як зелена картка Аналітика. Екран відкривається рядом чипів періодів (за замовчуванням вибрано Цей місяць — This month) і довгою прокручуваною колонкою карток: Зведення доходів (Revenue Summary), Прибутки та збитки (Profit & Loss), Динаміка доходу (12 міс.) (Revenue Trend (12 mo.)), Топ-5 клієнтів (Top 5 Clients), Розподіл витрат (Expense Breakdown), Статус рахунків (Invoice Status), Дебіторка за віком (Outstanding by age), Податки за країнами (Tax collected by country), Прогноз грошового потоку (Cash flow forecast), Середній період погашення дебіторської заборгованості (DSO) (Days Sales Outstanding), Регулярний дохід (Recurring revenue), Прибуток на клієнта (Profit per client) і Конверсія кошторисів (Quote conversion). Піктограма PDF у панелі застосунку — це Експортувати PDF (Export PDF).

До Звітів ви потрапляєте з Налаштувань (Settings), у розділі Налаштування рахунків (Invoice Settings), через плитку Звіти. Там рівно три картки: Дохід (останні 6 місяців) (Revenue (last 6 months)), Найкращі клієнти (Top clients) і Середня кількість днів до оплати (Average days to payment).

Як читати картки головного екрана

Чотири статистичні картки — це грошові підсумки, переведені у валюту за замовчуванням вашого профілю. Рахунок в іншій валюті враховується лише тоді, коли в ньому є курс обміну або сума в базовій валюті; інакше він не додається за номіналом, а просто пропускається. Кошториси та комерційні пропозиції ніколи не враховуються.

Картка	Що підсумовується
До оплати	Суми рахунків зі статусом Надіслано (Sent)
Прострочено	Частина «До оплати», у якої термін оплати вже минув
Сплачено цього місяця	Суми Оплачених (Paid) рахунків, дата оплати яких припадає на поточний місяць
Усього рахунків	Кількість рахунків (у будь-якому статусі), які вдалося конвертувати

Прострочено — це не окремий статус, який ви встановлюєте. Надісланий рахунок стає простроченим наступного дня після терміну оплати, і значок у Останніх рахунках сам перемикається на Прострочено. На екрані Прії $5,700 із $7,300 до оплати прострочено: два рахунки за липень і серпень, у яких минув термін оплати.

Відкрийте вкладку Головна.
Прочитайте До оплати, щоб дізнатися загальну суму, на яку ви чекаєте, і Прострочено — ту частину, яку варто вимагати.
Торкніться піктограми календаря (Фільтр за датою), щоб обмежити грошові картки рахунками, виставленими в певному діапазоні дат, а потім торкніться Показати (Show).
Над картками з'являється чип із вибраним діапазоном; торкніться його піктограми закриття, щоб повернутися до цифр за весь час.

Діапазон дат застосовується до статистичних карток і до Останніх рахунків і фільтрує за датою виставлення. Із встановленим діапазоном Сплачено цього місяця змінює значення на «сплачено в межах діапазону». Фільтр не зберігається; він скидається після перезапуску застосунку.

Як налаштувати головний екран

Крім п’яти стандартних, є ще сімнадцять карток. Деякі з них — грошові огляди (Оплачено за весь час — Paid all time, Оплачено за квартал — Paid this quarter, Оплачено за триместр — Paid this trimester, Виручка за тиждень — Weekly Revenue, Середній рахунок — Average Invoice, Прибуток за місяць — Profit This Month), деякі — списки (Закріплені рахунки — Pinned Invoices, Топ боржників — Top Debtors, Останні клієнти — Recent Clients, Контракти закінчуються — Expiring Contracts, Низький запас — Low Stock Alerts), а деякі — лічильники або ярлики (Чернетки — Drafts, Прострочені розклади — Overdue Schedules, Витрати за місяць — Expenses This Month, Активний таймер — Active timer, Швидкі дії — Quick actions, Сповіщення — Alerts).

Торкніться піктограми Віджети у правому верхньому куті.
У панелі Блоки на головній (Dashboard Widgets) перетягніть рядок за його маркер у списку Активні (перетягніть для зміни порядку), щоб змінити порядок на головному екрані.
Торкніться червоної піктограми мінуса, щоб приховати картку; вона переміститься до списку Приховані (Hidden).
Торкніться піктограми плюса біля прихованої картки, щоб додати її в кінець активного списку.
Змахніть панель униз, щоб закрити її; головний екран оновлюється одразу, а розкладка запам'ятовується.

Нижня панель Dashboard Widgets застосунку Invoice Flow із п'ятьма активними картками з маркерами перетягування і піктограмами видалення та розділом Hidden із картками Paid all time, Paid this quarter, Paid this trimester і Pinned Invoices з піктограмами додавання — Панель «Блоки на головній»: активні картки згори, приховані — знизу.

Головний екран застосунку Invoice Flow із картками Paid this quarter $23,151, Profit This Month $4,915.01 з підзаголовком доходу та витрат, Top Debtors із трьома клієнтами червоним, Average Invoice $3,186 з 25 оплачених і Drafts 2 ненадісланих рахунки — Ті самі дані з увімкненими картками «Оплачено за квартал», «Прибуток за місяць», «Топ боржників», «Середній рахунок» і «Чернетки».

Статистичні картки, що йдуть поспіль, пакуються в одну сітку, тому тримайте маленькі грошові картки разом угорі, а картки-списки розміщуйте під ними. Більшість карток-списків повністю зникають, коли їм нічого показати: Топ боржників ховається без неоплачених рахунків, Чернетки ховаються при нулі, Контракти закінчуються з’являється лише тоді, коли договір завершується протягом 30 днів.

Прибуток за місяць — найпростіший показник прибутку в застосунку: платежі, отримані цього місяця, мінус витрати, датовані цим місяцем, з обома числами, виписаними нижче. Топ боржників ранжує клієнтів за сумою, яка ще належить за їхніми надісланими рахунками, і торкання відкриває список клієнтів. Середній рахунок — це середня сума всіх оплачених рахунків, з їх кількістю в підзаголовку.

Як проаналізувати період в Аналітиці

Чипи періодів — ключ до екрана Аналітики. Цей місяць, Минулий місяць (Last month), Цей квартал (This quarter) і Цей рік (This year) — календарні діапазони; Увесь час (All time) знімає фільтр. Період відбирає рахунки за датою виставлення, а витрати — за датою витрати. Три картки навмисно ігнорують чипи, бо стосуються теперішнього моменту, а не проміжку: дванадцятимісячна динаміка, Дебіторка за віком і Прогноз грошового потоку.

Відкрийте Інструменти і торкніться Аналітика у розділі Бізнес-аналітика.
За потреби змахніть ряд чипів ліворуч і торкніться Цей рік (або будь-якого іншого періоду).
Прочитайте Зведення доходів: Виставлено (Invoiced), Оплачено (Paid), Несплачено (Outstanding) і рівень Збір оплат (Collection).
Перевірте Прибутки та збитки і значок зі стрілкою, який порівнює чистий прибуток із попереднім періодом тієї самої тривалості.
Прокрутіть униз до графіка динаміки, рейтингу клієнтів, витрат, підрахунку статусів і карток дебіторської заборгованості.

Екран Analytics застосунку Invoice Flow із вибраним чипом This year, карткою Revenue Summary з Invoiced $72,700, Paid $57,700, Outstanding $7,300 і Collection 79.4% зеленим, карткою Profit and Loss зі значком зростання 148.1%, доходом, витратами, чистим прибутком $49,787.09 і маржею 86.3%, а також початком графіка Revenue Trend — Цей рік для Прії: рівень оплат 79,4% і чистий прибуток на 148% вищий, ніж торік.

Зведення доходів підсумовує кожен рахунок, виставлений у періоді, включно з чернетками, як Виставлено. Оплачено — сума рахунків, позначених оплаченими, Несплачено — сума, яка ще належить за надісланими рахунками, а Збір оплат — це Оплачено, поділене на Виставлено. Показник стає зеленим від 75% і вище та червоним нижче. Оскільки чернетки входять до Виставлено, місяць із кількома ненадісланими чернетками показує нижчий рівень, ніж можна очікувати; перемкніться на довший період для справедливішої картини.

Прибутки та збитки віднімає витрати за період від оплаченого доходу та показує маржу. Значок дельти з’являється лише тоді, коли існує попередній період (ніколи для Увесь час) і коли попередній чистий прибуток не дорівнював нулю.

Динаміка доходу (12 міс.) відкладає платежі за місяцем їх отримання за останні дванадцять календарних місяців і переводить рахунки в іноземній валюті у вашу базову валюту. Їй потрібна дата оплати на кожному оплаченому рахунку, яку застосунок записує, коли зареєстрований платіж закриває рахунок. Топ-5 клієнтів ранжує клієнтів за оплаченими сумами в періоді, з кількістю рахунків у дужках і смужкою відносно лідера.

Екран Analytics застосунку Invoice Flow, прокручений до лінійного графіка Revenue Trend за 12 місяців із піком у червні, картки Top 5 Clients із рейтингом Cascade Credit Union, Lumen Health, Fieldnote Software, Klarwerk GmbH і Tulp Digital зі смужками прогресу та верхньої частини кругової діаграми Expense Breakdown — Дванадцять місяців зібраного доходу і п'ять клієнтів, які за ним стоять.

Далі внизу Розподіл витрат — кругова діаграма витрат за категоріями з легендою, Статус рахунків підраховує рахунки в періоді за їх збереженим статусом, а Дебіторка за віком розкладає кожен неоплачений рахунок із простроченим терміном у кошики 0–30, 31–60, 61–90 і 90+ днів із кількістю та сумою для кожного кошика. Рахунки, термін яких ще не настав, у картці старіння не з’являються, тому рахунок Прії на $1,600 із терміном наступного тижня там відсутній, хоча головний екран усе ще враховує його як несплачений.

Екран Analytics застосунку Invoice Flow із карткою Invoice Status зі смужками Draft 2, Sent 3, Paid 17 і Cancelled 1, карткою Outstanding by age з двома рахунками на загальну суму $5,700 у кошику 0-30 днів і нулями в старших кошиках, та карткою Tax collected by country з текстом No tax collected in this period — Підрахунок статусів за рік і старіння того, що ще не сплачено.

Решта карток — швидкі індикатори. Податки за країнами підсумовує податок у рахунках періоду за країною клієнта. Прогноз грошового потоку прогнозує, що має надійти протягом наступних 30, 60 і 90 днів із неоплачених рахунків і активних регулярних розкладів. Середній період погашення дебіторської заборгованості — середня кількість днів між виставленням і оплатою, забарвлена зеленим до 30 днів, помаранчевим до 60 і червоним далі, з переліком трьох найповільніших платників. Регулярний дохід нормалізує активні розклади в MRR і ARR. Прибуток на клієнта віднімає витрати, прив’язані до клієнта, від того, що кожен клієнт сплатив. Конверсія кошторисів показує частку кошторисів періоду, що стали рахунками.

Як експортувати Аналітику в PDF

Виберіть період, який має охоплювати звіт.
Торкніться піктограми PDF (Експортувати PDF) у панелі застосунку.
Виберіть, куди надіслати файл, у панелі поширення Android.

PDF — це сторінка A4 із назвою вашої компанії, міткою періоду та датою створення, за якими йдуть зведення доходів (оплачений дохід, несплачено, витрати, чистий прибуток), ключові показники (DSO, MRR, ARR, активні розклади), чотири кошики старіння і п’ять найкращих клієнтів. Файл має назву analytics-<timestamp>.pdf і не зберігається всередині застосунку. Експорт — функція Pro; перегляд екрана безкоштовний.

Як користуватися Звітами

Звіти — це менший, фіксований огляд, якого багатьом вистачає для щомісячної перевірки.

Відкрийте Налаштування і торкніться Звіти у розділі Налаштування рахунків.
Прочитайте стовпчикову діаграму: один стовпчик на місяць за останні шість місяців, який показує загальну виставлену суму за датою виставлення.
Перевірте Найкращі клієнти для сум за весь час, оплачених і неоплачених разом.
Зверніть увагу на Середня кількість днів до оплати — середній проміжок між датою виставлення і першим зареєстрованим платежем.
Потягніть униз, щоб оновити після запису нових платежів.

Екран Reports застосунку Invoice Flow зі стовпчиковою діаграмою Revenue last 6 months з Apr 26 по Sep 26 і підзаголовком Paid $62,950 Outstanding $15,000, карткою Top clients із чотирма американськими клієнтами та їхніми сумами за весь час і карткою Average days to payment зі значенням 18 днів — Звіти: виставлений дохід за місяць, найкращі клієнти за весь час і в середньому 18 днів до оплати.

Дві речі відрізняються від Аналітики. По-перше, діаграма будується за місяцем виставлення, а не оплати, тому великий рахунок, виставлений у липні, показується в липні, навіть якщо він був оплачений у серпні. По-друге, Звіти працюють лише в одній валюті: вони беруть валюту, яку використовує більшість ваших рахунків, і ігнорують решту. Рахунки Прії в євро тут відсутні, тому під Найкращі клієнти з’являються лише її чотири американські клієнти. Картка Середня кількість днів до оплати покладається на записи платежів; рахунок, позначений оплаченим без зареєстрованого платежу, не враховується.

Правила та деталі

Усі три екрани можна переглядати на безкоштовному плані. Pro потрібен для Експортувати PDF в Аналітиці, для кнопки Новий рахунок на головному екрані та для швидкої дії Клієнт (Client).
Головний екран і Аналітика враховують лише документи типу «рахунок». Кошториси, комерційні пропозиції та договори ніколи не потрапляють у грошові підсумки; кошториси використовуються лише карткою Конверсія кошторисів.
Архівовані рахунки виключені з Аналітики.
Обробка валют відрізняється на кожному екрані. Статистичні картки головного екрана переводять іноземні рахунки за їхньою сумою в базовій валюті або курсом обміну та пропускають рахунки без того й іншого. Аналітика теж пропускає іноземні рахунки без суми в базовій валюті, але її зведені картки далі додають номінал тих, що залишилися; лише дванадцятимісячна динаміка їх конвертує. Звіти використовують лише валюту більшості.
Усі суми на картках Аналітики форматуються у валюті за замовчуванням вашого профілю, крім Дебіторки за віком, яка використовує валюту першого рахунку в списку.
«Сплачено цього місяця» та подібні картки використовують дату оплати, яка зберігається, коли зареєстрований платіж закриває рахунок; якщо її немає, вони повертаються до часу останнього оновлення рахунку. Графік динаміки та DSO вимагають справжньої дати оплати.
Значок дельти на Прибутках та збитках порівнює з попереднім періодом тієї самої тривалості: минулий місяць для Цей місяць, попередній квартал для Цей квартал, попередній рік для Цей рік.
Статус рахунків підраховує збережений статус, тому прострочені рахунки там рахуються як Надіслано; картка Прострочено на головному екрані та значок у Останніх рахунках натомість визначають прострочення за терміном оплати.
Дебіторка за віком включає будь-який рахунок із сумою до сплати, не позначений оплаченим і з простроченим терміном. Якщо ви скасовуєте рахунок, переконайтеся, що його сума до сплати обнулена, інакше він і далі показуватиметься в кошиках старіння.
Розкладка віджетів головного екрана зберігається на пристрої та переживає перезапуски; фільтр за датою на головному екрані — ні.
Витрати за місяць і Прибуток за місяць підсумовують витрати за номіналом без конвертації валют і показують їх у валюті профілю.
Головний екран оновлюється автоматично, коли змінюються рахунки; Звіти завантажуються один раз при відкритті й потребують потягування для оновлення, щоб підхопити нові дані.

Вибір Позначити як оплачено (Mark as paid) у меню рахунку або в панелі множинного вибору у списку змінює лише статус. Він не зберігає ні дати оплати, ні запису платежу, тож такі рахунки відсутні в дванадцятимісячній динаміці, DSO і Середній кількості днів до оплати, і в них досі показується сума до сплати. Натомість записуйте платіж через діалог платежу рахунку; платіж, який закриває рахунок, встановлює статус, дату оплати та суму до сплати разом.

Поради

Порівняйте До оплати на головному екрані із загальною сумою в Дебіторці за віком. Різниця — це гроші, які виставлені, але ще не прострочені, і вона показує, яка частина вашої дебіторської заборгованості просто чекає на звичайні умови оплати.

Якщо ви виставляєте рахунки більш ніж в одній валюті, додавайте курс обміну до кожного іноземного рахунку під час його створення. Без нього рахунок зникає з підсумків головного екрана та з Аналітики, і ваш дохід виглядає нижчим, ніж є насправді.

У перші дні місяця використовуйте Цей рік, а не Цей місяць, для рівня оплат. Коли виставлено лише один-два рахунки, одна чернетка може опустити показник нижче 75% і забарвити його червоним.

Додайте Топ боржників і Чернетки на головний екран, якщо схильні забувати про подальші кроки: одна картка показує, хто вам винен найбільше, друга нагадує про рахунки, написані, але так і не надіслані, і обидві відкривають потрібний список одним дотиком.

Пов’язані посібники

Статуси рахунків, список і історія пояснює, що означають значки статусів і терміни оплати.
Платежі та сума до сплати показує, як зареєстровані платежі живлять показники за датою оплати, що використовуються тут.
Валюти, курси обміну та податки описує курс обміну, який дозволяє іноземним рахункам враховуватися в підсумках.