Посібник

Платежі, часткові платежі та сума до сплати

Записуйте завдатки й частини оплати за рахунком, стежте, як зменшується залишок, і друкуйте графік платежів у PDF, щоб клієнти знали, що і коли сплатити.

Оновлено: 2026-09-09

Не кожен рахунок оплачують за один раз. Весільний організатор бере завдаток за бронювання за кілька місяців до події, другий внесок улітку, а решту за два тижні до церемонії. Будівельник виставляє рахунки поетапно, дизайнер просить половину наперед. Invoice Flow вирішує це двома окремими інструментами, які добре працюють разом: журналом Платежі (Payments) на кожному надісланому рахунку, де ви записуєте кожну суму, що надійшла, а застосунок сам веде залишок, і необов’язковим графіком Розділений платіж (Split Payment) у редакторі, який друкує узгоджені внески та їхні строки в PDF.

Приклади нижче стосуються Willow & Vine Weddings у Баті. Їхні клієнти, Charlotte і Daniel, замовили повний пакет організації за £6,000 із ПДВ, який сплачується трьома частинами: 25% при бронюванні, 50% за вісім тижнів і останні 25% за два тижні до весілля.

Що ви бачите на екрані

Відкрийте вкладку Документи (Documents) і торкніться рахунка, щоб перейти на екран його деталей. Під підсумками, нотатками та умовами оплати розташована картка із заголовком Платежі. Вона з’являється лише для рахунків, статус яких не «Чернетка» і не «Скасовано», і ніколи — для кошторисів, бо за ними ще нема чого збирати.

Картка складається з чотирьох частин. Кнопка Записати (Record) зі знаком плюс у верхньому правому куті відкриває форму запису платежу; вона зникає, щойно рахунок позначено як оплачений. Тонка смуга прогресу показує, яку частину суми покрито, поруч відсоток. Смуга червона нижче 50%, помаранчева від 50% і зелена на 100%. Під смугою рядок Сплачено: (Paid:) зеленим і, поки щось іще винні, Залишок: (Remaining:) червоним. Нарешті, список записаних платежів, найновіші згори, кожен із зеленою галочкою, сумою та сірим рядком із датою, способом і введеним вами номером посилання. Значок кошика на кожному рядку видаляє цей платіж. Поки ви нічого не записали, картка повідомляє Поки що немає записаних платежів. (No payments recorded yet.)

Екран деталей рахунка WV-2026-031 у застосунку Invoice Flow з карткою «Платежі»: помаранчева смуга прогресу 75%, «Сплачено £4,500.00» зеленим, «Залишок £1,500.00» червоним, два записані банківські перекази та кнопка «Записати» — Після завдатку та другого внеску картка «Платежі» показує 75% покриття і £1,500.00, які ще мають надійти.

Список «Документи» відображає те саме. Будь-який рахунок, що має хоча б один платіж, але ще не оплачений, отримує невелику смугу прогресу під іменем клієнта та червоний рядок під підсумком із сумою, яку ще належить сплатити. Панель фільтрів (значок лійки у верхній панелі) має перемикач Partially paid, який звужує список саме до таких рахунків.

Графік розташований зовсім в іншому місці. У редакторі рахунків прокрутіть униз повз плитку підпису до згорнутої картки Способи оплати (Payment Options). Торкніться, щоб розгорнути, і ви побачите двопозиційний перемикач: Одна транзакція (Single Transaction) або Розділений платіж. Режим розділеного платежу — це те місце, де ви задаєте завдаток і внески; він описаний в окремому розділі нижче.

Як записати платіж

Charlotte і Daniel щойно переказали останні £1,500 банківським переказом. Ось як організатор це записує.

Відкрийте вкладку Документи і торкніться рахунка WV-2026-031.
Прокрутіть до картки Платежі й торкніться Записати.
Перевірте поле Сума (Amount). Воно заздалегідь заповнене залишком, у цьому випадку 1500.00; введіть інше число, якщо клієнт сплатив менше або більше.
Виберіть Спосіб оплати (Payment Method) зі списку: Банківський переказ, Картка, Готівка, Чек, PayPal, Криптовалюта або Інше.
Торкніться рядка дати, якщо гроші надійшли іншого дня. Вибір дозволяє лише дати до сьогодні включно.
Введіть банківський номер або номер транзакції в поле Номер посилання (Reference Number), а все, що хочете запам'ятати, — у Нотатки (Notes).
Торкніться Зберегти платіж (Save Payment).

Діалог «Записати платіж» у застосунку Invoice Flow: сума GBP 1500.00, підказка «Залишок £1,500.00», спосіб оплати «Банківський переказ», дата 9 вересня 2026, номер посилання FPS-20260909-HAYES і поле нотаток із текстом Final balance (25%) — Діалог пропонує несплачену суму й за замовчуванням вибирає банківський переказ; ввести потрібно лише номер посилання та нотатки.

Коли ви зберігаєте, застосунок додає платіж до журналу, заново підсумовує всі платежі за рахунком, зберігає нові суми сплаченого та залишку й оновлює картку. Якщо залишок падає до нуля, статус рахунка автоматично змінюється на «Оплачено», а датою оплати стає поточний момент. Оскільки останній внесок закрив різницю, WV-2026-031 стає зеленим без жодних додаткових дотиків, а кнопка Записати зникає.

Картка «Платежі» в застосунку Invoice Flow на 100% із зеленою смугою прогресу, «Сплачено £6,000.00» і трьома записаними банківськими переказами на £1,500.00, £3,000.00 і £1,500.00 від 9 вересня, 29 липня та 28 квітня 2026, без кнопки «Записати» — Три внески записано, 100% покрито, і рахунок сам перейшов у статус «Оплачено».

Як виправити або видалити платіж

Форми редагування збереженого платежу немає. Якщо ви ввели не ту суму, видаліть рядок і запишіть платіж знову.

На картці Платежі торкніться значка кошика на платежі, який хочете видалити.
Прочитайте діалог Видалити платіж? (Delete Payment?), який повторює суму, і торкніться Видалити (Delete) (або Скасувати (Cancel), щоб залишити його).
Торкніться Записати і введіть виправлений платіж.

Видалення перераховує залишок так само, як і збереження. Якщо рахунок був позначений як оплачений, а після видалення залишається борг, статус повертається до «Надіслано», дата оплати очищується, тож рахунок знову з’являється у ваших сумах до оплати, а кнопка Записати повертається.

Як змінити статус вручну

Меню з трьома крапками у верхньому правому куті екрана деталей рахунка дозволяє переводити рахунок між статусами, не торкаючись журналу платежів. На рахунку зі статусом «Надіслано» або «Прострочено» воно пропонує Позначити як оплачено (Mark as paid) і Повернути в чернетку (Revert to draft); на оплаченому рахунку — Позначити як неоплачений (Mark as unpaid); на скасованому — Поновити (Reactivate). Кожен варіант просить підтвердження в діалозі Змінити статус? (Change status?), перш ніж щось зробити.

Відкрийте рахунок і торкніться меню з трьома крапками у верхній панелі.
Виберіть Позначити як оплачено.
Прочитайте підтвердження («Позначити цей рахунок як оплачений? Нагадування зупиняться, а підсумки клієнта оновляться.») і торкніться Змінити (Change).
Якщо за рахунком нарахована пеня, дайте відповідь на додаткове запитання, чи була сплачена й вона.

Меню деталей рахунка в застосунку Invoice Flow для надісланого рахунка з пунктами «Позначити як оплачено», «Повернути в чернетку», «Скасувати рахунок», «Додати пеню», «Журнал змін», «Закріпити у списку», «Закріпити на головній», «Надіслати клієнту», Client sign-off, Share as web page, «Подивитися як клієнт», «Дублювати» та «Видалити» — Ручна зміна статусу розташована в додатковому меню; вона ніколи не створює й не видаляє рядки платежів.

Використовуйте Позначити як оплачено, коли окремі транзакції вам не важливі, наприклад для невеликого рахунка, оплаченого готівкою на місці. Використовуйте Записати, коли потрібна історія того, хто, що і коли сплатив, а статус нехай іде слідом. Змішувати обидва способи можна, але це має побічний ефект, пояснений у розділі «Правила та подробиці».

Як показати клієнту, скільки ще винен

Пункт Подивитися як клієнт (View as client) у тому самому меню відкриває спрощений перегляд рахунка таким, яким його побачить отримувач: привітання, речення із сумою до сплати та строком, велика картка з номером рахунка й підсумком і, щойно щось надійшло, рядок Уже сплачено (Paid so far) під підсумком. Це лише локальний перегляд, позначений банером; це не посилання, яке можна надіслати. Він зручний для швидкого знімка екрана в чаті з парою або просто щоб перевірити, чи мають сенс цифри, які ви збираєтеся надіслати.

Перегляд «Подивитися як клієнт» у застосунку Invoice Flow для Willow & Vine Weddings з текстом Hi Charlotte Hayes & Daniel Moore, You have a payment of £1,500.00 due on Sep 12, 2026, і карткою з WV-2026-031, £6,000.00 та Paid so far: £4,500.00 над позиціями — Перегляд із боку клієнта показує суму до сплати, строк і те, що вже сплачено.

Як налаштувати графік розділеного платежу

Журнал записує те, що сталося насправді. Графік зазначає те, про що ви домовилися. Ви створюєте його в редакторі, бажано поки рахунок ще чернетка, і він друкується в PDF під заголовком Графік платежів (Payment Schedule). Для весілля Amelia та Josh у березні 2027 року організатор налаштовує ту саму структуру 25/50/25 на рахунку в £4,800.

Відкрийте рахунок у редакторі й прокрутіть униз до картки Способи оплати; торкніться, щоб розгорнути.
Торкніться Розділений платіж. Якщо ви вже додали QR-код або кнопки оплати в режимі однієї транзакції, застосунок запитає, чи перенести їх у перший платіж.
Торкніться + Додати платіж (+ Add Payment), щоб створити частину, потім відкрийте її та введіть назву в поле Мітка (Label), наприклад Booking deposit.
Введіть Суму. Торкніться суфікса в кінці поля, щоб перемкнутися між фіксованою сумою у валюті рахунка та відсотком від підсумку; 25 із суфіксом відсотка стає £1,200.00 на рахунку в £4,800.
Задайте дати Від (From) і До (By), якщо частина має період або строк. Дата «До» показується на згорнутій картці й друкується в PDF як «Сплатити до».
За бажанням додайте спосіб оплати або QR-код усередині частини, щоб кожен внесок мав власне посилання.
Повторіть для решти частин і стежте за рядком Розподілено (Allocated), доки він не покаже 100%, а залишок не стане нульовим.
Торкніться Зберегти чернетку (Save Draft) (або Зберегти (Save)).

Картка «Способи оплати» в редакторі рахунків Invoice Flow у режимі «Розділений платіж» із зеленою смугою «Розподілено: 100% (£4,800.00) | Залишилося: £0.00» і трьома частинами: Booking deposit £1,200.00 до 22 вересня 2026, Second instalment £2,400.00 до 22 січня 2027, Final balance £1,200.00 до 6 березня 2027 — Три відсоткові частини зі строками; смуга стає зеленою, коли розподілено весь підсумок.

Смуга розподілу бурштинова, поки частини в сумі дають менше за підсумок, зелена, коли вони збігаються, і червона, якщо ви розподілили забагато. Застосунок не заважає зберегти неповний або надмірний графік; смуга — це підказка, а не перевірка.

У згенерованому PDF графік з’являється після нотаток і умов оплати. Кожна частина пронумерована й показує мітку, обчислену суму (відсотки переводяться в гроші за підсумком рахунка) з відсотком у дужках, а також дати «Від» і «Сплатити до». Якщо частина має QR-код або кнопки оплати, вони друкуються поруч. Коли на сторінці опиняються два або більше QR-кодів, невелика примітка «(i)» попереджає читача, що рахунок містить кілька кодів і треба сканувати потрібний.

PDF-рахунок WV-2026-031 у застосунку Invoice Flow від Willow & Vine Weddings Ltd для Charlotte Hayes & Daniel Moore на суму £6,000.00 із розділом Payment Schedule: 1. Booking deposit £1,500.00 (25%) Pay by Apr 30 2026, 2. Second instalment £3,000.00 (50%) Pay by Jul 31 2026, 3. Final balance £1,500.00 (25%) Pay by Sep 12 2026 — PDF друкує узгоджені внески та строки; він не друкує, скільки вже сплачено.

Правила та подробиці

Які рахунки мають картку «Платежі». Рахунки зі статусом «Надіслано», «Прострочено» або «Оплачено». Чернетки, скасовані рахунки та всі види кошторисів приховують картку. Спершу позначте чернетку як надіслану, якщо потрібно записати завдаток, який надійшов до того, як ви офіційно виставили рахунок.
Перевірка суми. Сума має бути числом більшим за нуль; інакше кнопка Зберегти платіж мовчки нічого не робить. Переплата приймається: залишок фіксується на нулі, смуга на 100%, а рахунок позначається як оплачений. Від’ємні суми ввести не можна, тож повернення коштів доводиться оформлювати видаленням платежу або окремим документом.
Дата платежу. За замовчуванням сьогодні; майбутню дату вибрати не можна; вибір сягає назад до 2020 року.
Валюта. Кожен платіж зберігається у валюті рахунка; діалог показує цю валюту як префікс, і вибрати іншу у формі неможливо. До суми сплаченого додаються лише платежі, валюта яких збігається з валютою рахунка.
Поріг автоматичної оплати. Рахунок стає оплаченим, коли залишок становить один цент або менше. Якщо гроші ще винні, але у вас є політика знижки за дострокову оплату і клієнт сплатив рівно суму зі знижкою, застосунок вважає рахунок погашеним і надає знижку замість того, щоб залишити його частково оплаченим.
Чого не робить автоматичне «Оплачено». Позначення оплати через журнал не скасовує заплановані нагадування для цього рахунка, не запускає перевірку пені «пробачити при оплаті» і не спрацьовує правило автоматизації про отримання платежу; вони виконуються лише тоді, коли ви використовуєте Позначити як оплачено в меню. Якщо ви покладаєтеся на нагадування або автоматизації, для останнього платежу краще скористайтеся меню або після збереження в журналі перевірте налаштування нагадувань.
Чого не робить ручне «Позначити як оплачено». Воно змінює лише статус. Суми сплаченого та залишку лишаються як були, тож рахунок із £1,500 залишку на картці все одно може мати статус «Оплачено» вгорі. Кнопка Записати прихована на оплачених рахунках, а отже, додати відсутній платіж пізніше не вийде, не вибравши спершу Позначити як неоплачений. Те саме стосується масового позначення оплати зі списку «Документи».
Позначити як неоплачений повертає статус на «Надіслано» і більше нічого не чіпає. Нагадування можуть відновитися.
Прострочено ніде не зберігається. Надісланий рахунок, строк якого минув, показується як прострочений; частково оплачений отримує той самий червоний значок, і смуга прогресу — єдина ознака того, що частину суми отримано. Окремого значка «Частково оплачено» немає.
Підсумки на головній. Плитки До оплати (Outstanding) і Прострочено (Overdue) на головній додають повний підсумок кожного надісланого рахунка, а не залишок. Рахунок на £6,000 з уже отриманими £4,500 усе одно додає £6,000 до суми до оплати, доки не буде позначений як оплачений.
Екран клієнта. Екран деталей клієнта перелічує кожен рахунок із підсумком і значком статусу, але не показує загального балансу за всіма рахунками; відкривайте кожен рахунок, щоб побачити його залишок.
Графік є інформаційним. Частини графіка розділеного платежу не створюють рядків платежів і не відстежують, який внесок отримано. Журнал на екрані деталей — єдиний облік надходжень. Тримайте мітки узгодженими між ними (наприклад, введіть «Booking deposit (25%)» у нотатках платежу), щоб вони читалися разом.
Графік і шаблони. Розділ «Графік платежів» друкують усі вбудовані PDF-шаблони. Власні шаблони, створені в редакторі шаблонів, не друкують способи оплати взагалі.
Нові та дубльовані рахунки. Щойно створений рахунок починає із залишком, що дорівнює підсумку, і без сплачених сум. Дублювання рахунка копіює графік, але ніколи не копіює платежі.
Pro. Запис, видалення та зміна статусу доступні на безкоштовному плані. Додавання пені вручну з того самого меню — дія Pro.

Видалення платежу відбувається негайно, і скасувати його можна лише повторним введенням. Якщо ви хочете виправити лише одруківку в номері посилання чи нотатках, усе одно доведеться видалити й записати знову; суму, спосіб і дату теж потрібно буде ввести повторно.

Поради

Щоразу вводьте банківський номер у поле «Номер посилання». Картка показує його поруч із датою та способом, тож коли пара запитує «ви отримали наш переказ 29-го?», відповідь за один прокрут, а не за похід в онлайн-банкінг.

Якщо ви берете завдатки до остаточного оформлення рахунка, створіть рахунок із повним пакетом, позначте його як надісланий і одразу запишіть завдаток. Оскільки залишок перераховується з журналу, ви все ще можете редагувати позиції пізніше, і баланс підлаштується під новий підсумок.

Використовуйте в графіку відсоткові частини, а не фіксовані суми. Коли пакет змінюється, скажімо, пара додає позицію координації репетиційної вечері, завдаток і внески перераховуються самі, а смуга «Розподілено» залишається на 100%.

Задайте кожній частині графіка дату «До», що відповідає вашому договору, а строк оплати рахунка встановіть на останній внесок. Рахунок стає простроченим лише після цієї кінцевої дати, тоді як PDF усе ще повідомляє клієнту про раніші строки.

Пов’язані посібники

Статуси рахунків, список та історія — що означають «Надіслано», «Прострочено» та «Оплачено» і як працюють фільтри в «Документах».
Пеня за прострочення — що відбувається з нарахованою пенею, коли рахунок нарешті оплачують.
Редактор рахунків — повний огляд редактора, де розташована картка «Способи оплати».