Guia do utilizador

Pagamentos, pagamentos parciais e valor em dívida

Registe adiantamentos e prestações numa fatura, veja o saldo em dívida diminuir e imprima no PDF um plano com o que o cliente deve pagar e quando.

Atualizado: 2026-09-09

Nem todas as faturas são liquidadas de uma só vez. Uma organizadora de casamentos recebe um sinal de reserva meses antes do dia, uma segunda prestação no verão e o saldo quinze dias antes da cerimónia. Um construtor fatura por fases, um designer pede metade adiantado. O Invoice Flow trata disto com duas ferramentas distintas que funcionam bem em conjunto: um livro de Pagamentos em cada fatura enviada, onde regista cada valor à medida que entra e a aplicação mantém o saldo em dívida por si, e um plano opcional de Pagamento Parcelado no editor, que imprime no PDF as prestações acordadas e os respetivos prazos.

Os exemplos abaixo acompanham a Willow & Vine Weddings, em Bath. Os seus clientes, Charlotte e Daniel, contrataram um pacote completo de organização por 6.000 £ com IVA incluído, pago em três partes: 25% na reserva, 50% oito semanas antes e os últimos 25% duas semanas antes do casamento.

O que vê no ecrã

Abra o separador Documentos e toque numa fatura para chegar ao seu ecrã de detalhe. Abaixo dos totais, das notas e das condições de pagamento fica um cartão com o título Pagamentos. Só aparece em faturas cujo estado não seja Rascunho nem Cancelada, e nunca em orçamentos, porque nesses ainda não há nada a cobrar.

O cartão tem quatro partes. Um botão Registrar com um sinal de mais no canto superior direito abre o formulário para registar um pagamento; desaparece assim que a fatura é marcada como Paga. Uma barra de progresso fina mostra que parte do total já foi coberta, com a percentagem ao lado. A barra está vermelha abaixo de 50%, laranja a partir de 50% e verde a 100%. Por baixo da barra, uma linha indica Pago: a verde e, enquanto houver valor em dívida, Restante: a vermelho. Por fim, há a lista dos pagamentos registados, do mais recente para o mais antigo, cada um com um visto verde, o valor e uma linha cinzenta com a data, o método e a referência que escreveu. Um ícone de caixote em cada linha elimina esse pagamento. Antes de registar seja o que for, o cartão indica Nenhum pagamento registrado ainda.

A lista de Documentos reflete o mesmo. Qualquer fatura que tenha pelo menos um pagamento mas ainda não esteja Paga recebe uma pequena barra de progresso por baixo do nome do cliente e uma linha vermelha por baixo do total com o valor ainda em dívida. A folha de filtros (ícone de funil na barra superior) tem um interruptor Partially paid que restringe a lista exatamente a estas faturas.

O plano vive noutro sítio. No editor de faturas, desça para lá do cartão da assinatura até ao cartão recolhido intitulado Opções de Pagamento. Toque nele para expandir e encontrará um interruptor de duas posições: Transação Única ou Pagamento Parcelado. O modo parcelado é onde define o sinal e as prestações; está descrito na sua própria secção mais abaixo.

Como registar um pagamento

Charlotte e Daniel acabaram de enviar os últimos 1.500 £ por transferência bancária. Eis como a organizadora o regista.

1. Abra o separador Documentos (Documents) e toque na fatura WV-2026-031.
2. Desça até ao cartão Pagamentos (Payments) e toque em Registrar (Record).
3. Verifique o campo Valor (Amount). Vem preenchido com o saldo em dívida, neste caso 1500.00; escreva outro número se o cliente pagou menos ou mais.
4. Escolha um Método de Pagamento (Payment Method) na lista pendente: Transferência Bancária, Cartão, Dinheiro, Cheque, PayPal, Cripto ou Outro.
5. Toque na linha da data se o dinheiro entrou noutro dia. O seletor só permite datas até hoje.
6. Escreva a referência bancária ou da transação em Número de Referência (Reference Number) e o que quiser recordar em Observações (Notes).
7. Toque em Salvar Pagamento (Save Payment).

Ao guardar, a aplicação acrescenta o pagamento ao livro, volta a somar todos os pagamentos da fatura, guarda os novos valores pago e restante e atualiza o cartão. Se o valor restante descer a zero, o estado da fatura passa automaticamente a Paga e a data de pagamento fica definida como o momento atual. Como o saldo final fechou a diferença, a WV-2026-031 fica verde sem mais nenhum toque, e o botão Registrar desaparece.

Como corrigir ou remover um pagamento

Não existe formulário de edição para um pagamento guardado. Se escreveu o valor errado, elimine a linha e registe-a de novo.

1. No cartão Pagamentos, toque no ícone de caixote do pagamento que quer remover.
2. Leia a caixa de diálogo Excluir Pagamento? (Delete Payment?), que repete o valor, e toque em Excluir (Delete) (ou em Cancelar para o manter).
3. Toque em Registrar e introduza o pagamento corrigido.

Eliminar recalcula o saldo tal como acontece ao guardar. Se a fatura estava marcada como Paga e a eliminação deixa dinheiro por receber, o estado volta a Enviada e a data de pagamento é limpa, pelo que a fatura reaparece nos seus totais pendentes e o botão Registrar regressa.

Como alterar o estado manualmente

O menu de três pontos no canto superior direito do ecrã de detalhe da fatura permite mover uma fatura entre estados sem mexer no livro de pagamentos. Numa fatura Enviada ou Atrasada oferece Marcar como Paga e Reverter para rascunho; numa fatura Paga oferece Marcar como não paga; numa Cancelada, Reativar. Todas as opções pedem confirmação numa caixa de diálogo Alterar status? antes de fazerem seja o que for.

1. Abra a fatura e toque no menu de três pontos na barra superior.
2. Escolha Marcar como Paga (Mark as paid).
3. Leia a confirmação ("Marcar esta fatura como paga? Os lembretes serão interrompidos e os totais do cliente serão atualizados.") e toque em Alterar (Change).
4. Se houver uma multa por atraso pendente na fatura, responda à pergunta seguinte sobre se a multa também foi paga.

Use Marcar como Paga quando não lhe interessam as transações individuais, por exemplo uma fatura pequena liquidada em dinheiro na hora. Use Registrar quando quiser o rasto de auditoria de quem pagou o quê e quando, e deixe o estado seguir. Misturar as duas coisas é possível, mas tem um efeito secundário explicado em Regras e pormenores.

Como mostrar ao cliente o que ainda está em dívida

A opção Visualizar como cliente do mesmo menu abre uma pré-visualização simplificada da fatura tal como o destinatário a leria: uma saudação, uma frase com o valor a pagar e a data de vencimento, um cartão grande com o número da fatura e o total e, assim que algo tiver entrado, uma linha Pago até agora por baixo do total. É apenas uma pré-visualização local, assinalada com um aviso; não é uma ligação que possa enviar. É prática para uma captura de ecrã rápida numa conversa com os noivos, ou simplesmente para confirmar que os números que está prestes a enviar por e-mail fazem sentido.

Como configurar um plano de pagamento parcelado

O livro regista o que realmente aconteceu. O plano indica o que foi acordado. Constrói-o no editor, de preferência enquanto a fatura ainda é um rascunho, e ele é impresso no PDF sob o título Cronograma de pagamento. Para o casamento de Amelia e Josh em março de 2027, a organizadora define a mesma estrutura 25/50/25 numa fatura de 4.800 £.

1. Abra a fatura no editor e desça até ao cartão Opções de Pagamento (Payment Options); toque nele para expandir.
2. Toque em Pagamento Parcelado (Split Payment). Se já tinha adicionado um código QR ou botões de pagamento no modo único, a aplicação pergunta se os quer mover para o primeiro pagamento.
3. Toque em + Adicionar Pagamento (+ Add Payment) para criar uma parte, depois abra-a e escreva um nome em Rótulo (Label), por exemplo Sinal de reserva.
4. Introduza o Valor. Toque no sufixo no fim do campo para alternar entre um montante fixo na moeda da fatura e uma percentagem do total; 25 com o sufixo de percentagem torna-se £1.200,00 numa fatura de £4.800.
5. Defina as datas De (From) e Até (By) se a parte tiver uma janela ou um prazo. A data Até aparece no cartão recolhido e é impressa como "Pagar até" no PDF.
6. Opcionalmente, acrescente um método de pagamento ou um código QR dentro da parte, para que cada prestação possa levar a sua própria ligação.
7. Repita para as restantes partes e observe a linha Alocado (Allocated) até indicar 100% e Restante mostrar zero.
8. Toque em Salvar Rascunho (Save Draft) (ou em Salvar).

A barra de alocação está âmbar enquanto as partes somarem menos do que o total, verde quando coincidirem e vermelha se tiver alocado a mais. A aplicação não o impede de guardar um plano incompleto ou excessivo; a barra é orientação, não validação.

No PDF gerado, o plano surge depois das notas e das condições de pagamento. Cada parte é numerada e mostra o rótulo, o valor resolvido (as percentagens são convertidas em dinheiro a partir do total da fatura) com a percentagem entre parênteses, e as datas De e Pagar até. Se uma parte tiver um código QR ou botões de pagamento, são impressos ao lado. Quando dois ou mais códigos QR acabam na mesma página, uma pequena nota “(i)” avisa o leitor de que a fatura contém vários códigos e que deve ler o correto.

Regras e pormenores

• Que faturas têm cartão Pagamentos. Faturas com estado Enviada, Atrasada ou Paga. Rascunhos, faturas canceladas e todos os tipos de orçamento escondem o cartão. Marque primeiro um rascunho como Enviada se precisar de registar um sinal que chegou antes de a emitir formalmente.
• Validação do valor. O valor tem de ser um número maior do que zero; caso contrário, o botão Salvar Pagamento simplesmente não faz nada. Pagamento em excesso é aceite: o valor restante fica em zero e a barra a 100%, e a fatura é marcada como Paga. Não é possível introduzir valores negativos, pelo que um reembolso tem de ser tratado eliminando um pagamento ou emitindo um documento separado.
• Data do pagamento. Assume a data de hoje e não pode ser definida no futuro; o seletor recua até 2020.
• Moeda. Todos os pagamentos são guardados na moeda da fatura; a caixa de diálogo mostra essa moeda como prefixo e não há forma de escolher outra no formulário. Só os pagamentos cuja moeda coincide com a da fatura entram no total pago.
• Limiar de marcação automática como Paga. A fatura passa a Paga quando o valor restante for de um cêntimo ou menos. Quando ainda há dinheiro por receber mas tem uma política de desconto por pagamento antecipado e o cliente pagou exatamente o total com desconto, a aplicação considera a fatura liquidada e concede o desconto, em vez de a deixar parcialmente paga.
• O que a marcação automática como Paga não faz. Marcar como Paga através do livro não cancela os lembretes agendados para essa fatura, não executa a verificação de “perdoar em caso de pagamento” da multa por atraso e não dispara a regra de automatização de pagamento recebido; isso só acontece quando usa Marcar como Paga no menu. Se depende de lembretes ou automatizações, prefira o menu para o pagamento final, ou verifique as definições de lembretes depois de guardar no livro.
• O que a marcação manual como Paga não faz. Altera apenas o estado. Os valores pago e restante ficam como estavam, pelo que uma fatura com £1.500 em dívida no cartão pode continuar a indicar Paga no topo. O botão Registrar fica oculto em faturas Pagas, o que significa que não pode acrescentar o pagamento em falta sem antes escolher Marcar como não paga. O mesmo se aplica à marcação em lote como paga a partir da lista de Documentos.
• Marcar como não paga repõe o estado como Enviada e não mexe em mais nada. Os lembretes podem retomar.
• Atrasada não é guardado em lado nenhum. Uma fatura Enviada cuja data de vencimento já passou é apresentada como Atrasada; uma parcialmente paga recebe o mesmo distintivo vermelho, e a barra de progresso é a única indicação de que parte dela já foi recebida. Não existe um distintivo separado de “parcialmente paga”.
• Totais do painel. Os mosaicos Pendente e Atrasada do painel somam o total integral de cada fatura Enviada, não o valor restante. Uma fatura de £6.000 com £4.500 já recebidos continua a contribuir com £6.000 para Pendente até ser marcada como Paga.
• Ecrã do cliente. O ecrã de detalhe do cliente lista cada fatura com o seu total e distintivo de estado, mas não mostra um saldo acumulado entre faturas; abra cada fatura para ver o respetivo valor restante.
• O plano é informativo. As partes de um plano de Pagamento Parcelado não criam linhas de pagamento nem acompanham que prestação foi recebida. O livro no ecrã de detalhe é o único registo do dinheiro que entra. Mantenha os rótulos coerentes entre os dois (por exemplo, escreva “Sinal de reserva (25%)” nas Observações do pagamento) para que se leiam em conjunto.
• Plano e modelos. A secção Cronograma de pagamento é impressa por todos os modelos de PDF integrados. Os modelos personalizados criados no editor de modelos não imprimem de todo as opções de pagamento.
• Faturas novas e duplicadas. Uma fatura acabada de criar começa com o valor restante igual ao seu total e nada pago. Duplicar uma fatura copia o plano, mas nunca os pagamentos.
• Pro. Registar, eliminar e alterar estados está disponível no plano gratuito. Acrescentar uma multa por atraso manual a partir do mesmo menu é uma ação Pro.

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