Guía de usuario

Pagos, pagos parciales e importe pendiente

Registra anticipos y plazos contra una factura, observa cómo se reduce el saldo restante e imprime un calendario de pagos en el PDF para que los clientes sepan qué vence y cuándo.

Actualizado: 2026-09-09

No todas las facturas se liquidan de una vez. Una organizadora de bodas cobra un anticipo de reserva meses antes del día, un segundo plazo en verano y el saldo dos semanas antes de la ceremonia. Un constructor factura por fases, un diseñador pide la mitad por adelantado. Invoice Flow lo gestiona con dos herramientas separadas que funcionan bien juntas: un registro de Pagos (Payments) en cada factura enviada, donde anotas cada importe a medida que llega y la app calcula el saldo restante por ti, y un calendario opcional de Pago fraccionado (Split Payment) en el editor, que imprime en el PDF los plazos acordados y sus fechas límite.

Los ejemplos siguientes siguen a Willow & Vine Weddings, en Bath. Sus clientes, Charlotte y Daniel, reservaron un paquete completo de planificación por 6.000 £ con IVA incluido, pagado en tres partes: 25% al reservar, 50% ocho semanas antes y el 25% final dos semanas antes de la boda.

Qué ves en la pantalla

Abre la pestaña Documentos (Documents) y toca una factura para llegar a su pantalla de detalle. Debajo de los totales, las notas y las condiciones de pago hay una tarjeta con el encabezado Pagos. Solo aparece en facturas cuyo estado no sea Borrador ni Cancelada, y nunca en presupuestos, porque en esos todavía no hay nada que cobrar.

La tarjeta tiene cuatro partes. Un botón Registrar (Record) con un signo más en la esquina superior derecha abre el formulario para anotar un pago; desaparece cuando la factura se marca como Pagada. Una fina barra de progreso muestra qué parte del total se ha cubierto, con el porcentaje al lado. La barra es roja por debajo del 50%, naranja a partir del 50% y verde al 100%. Bajo la barra, una línea indica Pagado: en verde y, mientras se deba algo, Restante: en rojo. Por último está la lista de pagos registrados, el más reciente primero, cada uno con una marca verde, el importe y una línea gris con la fecha, el método y la referencia que escribiste. Un icono de papelera en cada fila elimina ese pago. Antes de anotar nada, la tarjeta indica Aún no hay pagos registrados. (No payments recorded yet.)

Pantalla de detalle de la factura WV-2026-031 en la app Invoice Flow mostrando la tarjeta Pagos con una barra de progreso naranja al 75%, Pagado £4,500.00 en verde, Restante £1,500.00 en rojo, dos transferencias bancarias registradas y un botón Registrar — Tras el anticipo y el segundo plazo, la tarjeta Pagos muestra un 75% cubierto y £1,500.00 aún por llegar.

La lista de Documentos refleja lo mismo. Cualquier factura que tenga al menos un pago pero aún no esté Pagada recibe una pequeña barra de progreso bajo el nombre del cliente y una línea roja bajo el total que muestra el importe aún pendiente. La hoja de filtros (icono de embudo en la barra superior) tiene un interruptor Partially paid (pagada parcialmente) que reduce la lista exactamente a estas facturas.

El calendario está en un lugar completamente distinto. En el editor de facturas, desplázate más allá del mosaico de la firma hasta la tarjeta contraída titulada Opciones de pago (Payment Options). Tócala para expandirla y encontrarás un interruptor de dos posiciones: Transacción única (Single Transaction) o Pago fraccionado. El modo fraccionado es donde defines el anticipo y los plazos; se describe en su propia sección más abajo.

Cómo registrar un pago

Charlotte y Daniel acaban de enviar las 1.500 £ finales por transferencia bancaria. Así es como la organizadora lo anota.

Abre la pestaña Documentos y toca la factura WV-2026-031.
Desplázate hasta la tarjeta Pagos y toca Registrar.
Comprueba el campo Importe (Amount). Viene rellenado con el saldo restante, en este caso 1500.00; escribe otro número si el cliente pagó menos o más.
Elige un Método de pago (Payment Method) en el desplegable: Transferencia bancaria, Tarjeta, Efectivo, Cheque, PayPal, Cripto u Otro.
Toca la fila de la fecha si el dinero llegó otro día. El selector solo permite fechas hasta hoy.
Escribe la referencia bancaria o de la transacción en Número de referencia (Reference Number), y cualquier cosa que quieras recordar en Notas (Notes).
Toca Guardar pago (Save Payment).

Cuadro de diálogo Registrar pago de la app Invoice Flow con Importe GBP 1500.00, texto de ayuda Restante £1,500.00, Método de pago Transferencia bancaria, fecha 9 sep 2026, Número de referencia FPS-20260909-HAYES y un campo Notas con el texto Final balance (25%) — El cuadro de diálogo propone el importe pendiente y usa Transferencia bancaria por defecto; solo hay que escribir la referencia y las notas.

Al guardar, la app añade el pago al registro, vuelve a sumar todos los pagos de la factura, almacena las nuevas cifras de pagado y restante y actualiza la tarjeta. Si el importe restante baja a cero, el estado de la factura pasa automáticamente a Pagada y la fecha de pago se establece en el momento actual. Como el saldo final cerró la diferencia, WV-2026-031 se vuelve verde sin más toques, y el botón Registrar desaparece.

Tarjeta Pagos de la app Invoice Flow al 100% con una barra de progreso verde, Pagado £6,000.00 y tres transferencias bancarias registradas de £1,500.00, £3,000.00 y £1,500.00 con fechas 9 sep, 29 jul y 28 abr 2026, sin botón Registrar — Tres plazos anotados, 100% cubierto, y la factura se ha pasado sola a Pagada.

Cómo corregir o eliminar un pago

No hay formulario de edición para un pago guardado. Si escribiste un importe incorrecto, elimina la fila y regístralo de nuevo.

En la tarjeta Pagos, toca el icono de papelera del pago que quieres eliminar.
Lee el cuadro de diálogo ¿Eliminar pago? (Delete Payment?), que repite el importe, y toca Eliminar (Delete) (o Cancelar (Cancel) para conservarlo).
Toca Registrar e introduce el pago corregido.

Eliminar recalcula el saldo de la misma forma que guardar. Si la factura estaba marcada como Pagada y la eliminación deja dinero pendiente, el estado vuelve a Enviada y la fecha de pago se borra, de modo que la factura reaparece en tus totales pendientes y el botón Registrar vuelve.

Cómo cambiar el estado a mano

El menú de tres puntos de la esquina superior derecha de la pantalla de detalle de la factura te permite mover una factura entre estados sin tocar el registro de pagos. En una factura Enviada o Vencida ofrece Marcar como pagada (Mark as paid) y Volver a borrador (Revert to draft); en una factura Pagada ofrece Marcar como no pagada (Mark as unpaid); en una Cancelada, Reactivar (Reactivate). Todas las opciones te piden confirmación en un cuadro de diálogo ¿Cambiar estado? (Change status?) antes de hacer nada.

Abre la factura y toca el menú de tres puntos de la barra superior.
Elige Marcar como pagada.
Lee la confirmación ("¿Marcar esta factura como pagada? Los recordatorios se detendrán y los totales del cliente se actualizarán.") y toca Cambiar (Change).
Si la factura tiene un recargo por mora pendiente, responde a la pregunta posterior sobre si el recargo también se pagó.

Menú desplegable de detalle de factura de la app Invoice Flow en una factura Enviada con las opciones Marcar como pagada, Volver a borrador, Cancelar factura, Añadir recargo por mora, Registro de cambios, Fijar en la lista, Fijar en el panel, Enviar al cliente, Client sign-off, Share as web page, Ver como cliente, Duplicar y Eliminar — Los cambios de estado manuales están en el menú desplegable; nunca crean ni eliminan filas de pago.

Usa Marcar como pagada cuando no te importen las transacciones individuales, por ejemplo una factura pequeña liquidada en efectivo en el momento. Usa Registrar cuando quieras el rastro de auditoría de quién pagó qué y cuándo, y deja que el estado siga solo. Mezclar los dos es posible, pero tiene un efecto secundario que se explica en Reglas y detalles.

Cómo mostrar al cliente lo que aún se debe

La opción Ver como cliente (View as client) del mismo menú abre una vista previa simplificada de la factura tal como la leería el destinatario: un saludo, una frase que indica el pago pendiente y la fecha de vencimiento, una tarjeta grande con el número de factura y el total y, una vez que se ha recibido algo, una línea Pagado hasta ahora (Paid so far) bajo el total. Es solo una vista previa local, marcada con un banner; no es un enlace que puedas enviar. Resulta práctica para una captura rápida en un chat con la pareja, o simplemente para comprobar que las cifras que estás a punto de enviar por correo tienen sentido.

Vista previa Ver como cliente de la app Invoice Flow para Willow & Vine Weddings con el texto Hola Charlotte Hayes & Daniel Moore, Tienes un pago de £1,500.00 con vencimiento el 12 sep 2026, con una tarjeta que muestra WV-2026-031, £6,000.00 y Pagado hasta ahora: £4,500.00 encima de las líneas de factura — La vista previa del lado del cliente indica el importe pendiente, la fecha de vencimiento y lo que ya se ha pagado.

Cómo configurar un calendario de pago fraccionado

El registro anota lo que realmente ocurrió. El calendario indica lo que acordaste. Lo construyes en el editor, idealmente mientras la factura aún es un borrador, y se imprime en el PDF bajo el encabezado Calendario de pagos (Payment Schedule). Para la boda de Amelia y Josh en marzo de 2027, la organizadora configura la misma estructura 25/50/25 en una factura de 4.800 £.

Abre la factura en el editor y desplázate hasta la tarjeta Opciones de pago; tócala para expandirla.
Toca Pago fraccionado. Si ya habías añadido un código QR o botones de pago en el modo único, la app pregunta si quieres moverlos al primer pago.
Toca + Añadir pago (+ Add Payment) para crear una parte, luego ábrela y escribe un nombre en Etiqueta (Label), por ejemplo Anticipo de reserva.
Introduce el Importe. Toca el sufijo al final del campo para alternar entre una suma fija en la moneda de la factura y un porcentaje del total; 25 con el sufijo de porcentaje se convierte en £1,200.00 en una factura de 4.800 £.
Establece las fechas Desde (From) y Hasta (By) si la parte tiene una ventana o una fecha límite. La fecha Hasta se muestra en la tarjeta contraída y se imprime como "Pagar antes de" en el PDF.
Opcionalmente, añade un método de pago o un código QR dentro de la parte, para que cada plazo pueda llevar su propio enlace.
Repite para las partes restantes y vigila la línea Asignado (Allocated) hasta que indique 100% y Restante muestre cero.
Toca Guardar borrador (Save Draft) (o Guardar (Save)).

Tarjeta Opciones de pago del editor de facturas de la app Invoice Flow en modo Pago fraccionado mostrando una barra verde con Asignado: 100% (£4,800.00) | Restante: £0.00 y tres partes: Booking deposit £1,200.00 hasta el 22 sep 2026, Second instalment £2,400.00 hasta el 22 ene 2027, Final balance £1,200.00 hasta el 6 mar 2027 — Tres partes porcentuales con fechas límite; la barra se vuelve verde cuando se ha asignado todo el total.

La barra de asignación es ámbar mientras las partes sumen menos que el total, verde cuando coinciden y roja si has asignado de más. La app no te impide guardar un calendario incompleto o excesivo; la barra es orientación, no validación.

En el PDF generado, el calendario aparece después de las notas y las condiciones de pago. Cada parte está numerada y muestra la etiqueta, el importe resuelto (los porcentajes se convierten en dinero usando el total de la factura) con el porcentaje entre paréntesis, y las fechas Desde y Pagar antes de. Si una parte lleva un código QR o botones de pago, se imprimen a su lado. Cuando dos o más códigos QR acaban en la página, una pequeña nota “(i)” avisa al lector de que la factura contiene varios códigos y de que escanee el correcto.

Factura PDF WV-2026-031 de la app Invoice Flow de Willow & Vine Weddings Ltd a Charlotte Hayes & Daniel Moore, total £6,000.00, con una sección Payment Schedule que enumera 1. Booking deposit £1,500.00 (25%) Pay by Apr 30 2026, 2. Second instalment £3,000.00 (50%) Pay by Jul 31 2026, 3. Final balance £1,500.00 (25%) Pay by Sep 12 2026 — El PDF imprime los plazos acordados y sus fechas límite; no imprime cuánto se ha pagado hasta el momento.

Reglas y detalles

Qué facturas tienen una tarjeta Pagos. Las facturas con estado Enviada, Vencida o Pagada. Los borradores, las facturas canceladas y todo tipo de presupuesto ocultan la tarjeta. Marca primero un borrador como Enviada si necesitas anotar un anticipo que llegó antes de emitir formalmente la factura.
Validación del importe. El importe debe ser un número mayor que cero; de lo contrario, el botón Guardar pago no hace nada, sin aviso. Se acepta el pago en exceso: la cifra restante se fija en cero y la barra en 100%, y la factura se marca como Pagada. No se pueden introducir importes negativos, así que un reembolso debe gestionarse eliminando un pago o emitiendo un documento aparte.
Fecha de pago. Por defecto es hoy y no puede fijarse en el futuro; el selector retrocede hasta 2020.
Moneda. Cada pago se guarda en la moneda de la factura; el cuadro de diálogo muestra esa moneda como prefijo y no hay forma de elegir otra en el formulario. Solo se suman al total pagado los pagos cuya moneda coincide con la de la factura.
Umbral de pago automático. La factura pasa a Pagada cuando el importe restante es de un céntimo o menos. Cuando aún queda dinero pendiente pero tienes una política de descuento por pronto pago y el cliente pagó exactamente el total con descuento, la app considera la factura liquidada y concede el descuento en lugar de dejarla parcialmente pagada.
Lo que no hace el paso automático a Pagada. Marcar como Pagada a través del registro no cancela los recordatorios programados de esa factura, no ejecuta la comprobación de “condonar al pagar” del recargo por mora y no dispara la regla de automatización de pago recibido; esas cosas solo ocurren cuando usas Marcar como pagada en el menú. Si dependes de recordatorios o automatizaciones, prefiere el menú para el pago final, o revisa los ajustes de recordatorios después de guardar en el registro.
Lo que no hace Marcar como pagada manualmente. Solo cambia el estado. Los importes pagado y restante se quedan como estaban, así que una factura con 1.500 £ pendientes en la tarjeta puede seguir indicando Pagada en la parte superior. El botón Registrar está oculto en las facturas Pagadas, lo que significa que no puedes añadir el pago que falta después sin elegir antes Marcar como no pagada. Lo mismo se aplica al marcado masivo como pagada desde la lista de Documentos.
Marcar como no pagada devuelve el estado a Enviada y no toca nada más. Los recordatorios pueden reanudarse.
Vencida no se almacena en ningún sitio. Una factura Enviada cuya fecha de vencimiento ha pasado se muestra como Vencida; una pagada parcialmente recibe la misma insignia roja, y la barra de progreso es la única indicación de que se ha recibido una parte. No hay una insignia separada de “Pagada parcialmente”.
Totales del panel. Los mosaicos Pendiente (Outstanding) y Vencida (Overdue) del panel suman el total completo de cada factura Enviada, no el importe restante. Una factura de 6.000 £ con 4.500 £ ya recibidas sigue aportando 6.000 £ a Pendiente hasta que se marca como Pagada.
Pantalla del cliente. La pantalla de detalle del cliente enumera cada factura con su total y su insignia de estado, pero no muestra un saldo acumulado entre facturas; abre cada factura para ver su importe restante.
El calendario es informativo. Las partes de un calendario de Pago fraccionado no crean filas de pago ni registran qué plazo se ha recibido. El registro de la pantalla de detalle es el único registro del dinero que entra. Mantén las etiquetas coherentes entre ambos (por ejemplo, escribe “Anticipo de reserva (25%)” en las Notas del pago) para que se lean juntos.
Calendario y plantillas. La sección Calendario de pagos la imprimen todas las plantillas PDF integradas. Las plantillas personalizadas creadas en el editor de plantillas no imprimen las opciones de pago en absoluto.
Facturas nuevas y duplicadas. Una factura recién creada empieza con el importe restante igual a su total y nada pagado. Duplicar una factura copia el calendario, pero nunca los pagos.
Pro. Registrar, eliminar y cambiar el estado están disponibles en el plan gratuito. Añadir un recargo por mora manual desde el mismo menú es una acción Pro.

Eliminar un pago es inmediato y no hay forma de deshacerlo más allá de volver a introducirlo. Si solo quieres corregir una errata en la referencia o las notas, igualmente tienes que eliminar y volver a registrar; el importe, el método y la fecha también habrá que introducirlos de nuevo.

Consejos

Pon siempre la referencia bancaria en el campo Número de referencia. La tarjeta la muestra junto a la fecha y el método, así que cuando una pareja pregunte "¿recibiste nuestra transferencia del día 29?", la respuesta está a un desplazamiento de distancia en lugar de una visita a la banca en línea.

Si cobras anticipos antes de que la factura esté cerrada, crea la factura con el paquete completo, márcala como Enviada y anota el anticipo de inmediato. Como el importe restante se recalcula a partir del registro, aún puedes editar las líneas más adelante y el saldo seguirá al nuevo total.

Usa partes porcentuales en lugar de sumas fijas en el calendario. Cuando el paquete cambie, por ejemplo si la pareja añade una línea de coordinación de la cena de ensayo, el anticipo y los plazos se recalculan solos y la barra Asignado se mantiene al 100%.

Da a cada parte del calendario una fecha Hasta que coincida con tu contrato, y luego fija la fecha de vencimiento de la factura en el último plazo. La factura solo pasa a Vencida después de esa fecha final, mientras el PDF sigue indicando al cliente las fechas límite anteriores.

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