دليل المستخدم

المدفوعات، الدفعات الجزئية والمبلغ المستحق

سجّل الدفعات المقدمة والأقساط مقابل الفاتورة، راقب الرصيد المتبقي وهو يتناقص، واطبع جدول دفعات على ملف PDF ليعرف العملاء ما هو مستحق ومتى.

آخر تحديث: 2026-09-09

لا تُسدَّد كل فاتورة دفعة واحدة. تحصل منسقة حفلات زفاف على دفعة حجز قبل اليوم بأشهر، وقسط ثانٍ في الصيف، والرصيد قبل أسبوعين من حفل الزفاف. يفوتر مقاول ما على مراحل، ويطلب مصمم نصف المبلغ مقدمًا. يتعامل Invoice Flow مع هذا بأداتين منفصلتين تعملان معًا بشكل جيد: سجل مدفوعات (Payments) على كل فاتورة مُرسلة، حيث تسجّل كل مبلغ فور وصوله ويحتفظ التطبيق بالرصيد المتبقي نيابة عنك، وجدول دفع مقسّم (Split Payment) اختياري في المحرر، يطبع الأقساط المتفق عليها ومواعيدها النهائية على ملف PDF.

تتبع الأمثلة أدناه شركة Willow & Vine Weddings في مدينة باث. حجز عميلاها، شارلوت ودانيال، باقة تخطيط كاملة بقيمة 6,000 جنيه إسترليني شاملة ضريبة القيمة المضافة، تُسدَّد على ثلاثة أجزاء: 25% عند الحجز، و50% قبل ثمانية أسابيع، و25% الأخيرة قبل أسبوعين من الزفاف.

ما تراه على الشاشة

افتح تبويب المستندات (Documents) واضغط على فاتورة للوصول إلى شاشة تفاصيلها. أسفل الإجماليات والملاحظات وشروط الدفع توجد بطاقة بعنوان المدفوعات. تظهر فقط للفواتير التي حالتها ليست مسودة أو ملغاة، وأبدًا لعروض الأسعار، لأنه لا يوجد شيء لتحصيله عليها بعد.

تحتوي البطاقة على أربعة أجزاء. زر تسجيل (Record) بعلامة زائد في الزاوية العلوية اليمنى يفتح نموذج تسجيل دفعة؛ يختفي بمجرد وضع علامة على الفاتورة كمدفوعة. شريط تقدم رفيع يُظهر مقدار ما تم تغطيته من الإجمالي، مع النسبة المئوية بجانبه. الشريط أحمر تحت 50%، وبرتقالي من 50% فأعلى، وأخضر عند 100%. تحت الشريط سطر يقرأ المدفوع: بالأخضر، وطالما بقي شيء مستحق، المتبقي: بالأحمر. أخيرًا توجد قائمة الدفعات المسجَّلة، الأحدث أولًا، كل واحدة بعلامة صح خضراء والمبلغ وسطر رمادي يحمل التاريخ والطريقة والمرجع الذي كتبته. أيقونة سلة على كل صف تحذف تلك الدفعة. قبل تسجيل أي شيء تقرأ البطاقة لا توجد دفعات مسجَّلة بعد.

تعكس قائمة المستندات ذلك. أي فاتورة لديها دفعة واحدة على الأقل لكنها لم تُسدَّد بالكامل بعد تحصل على شريط تقدم صغير تحت اسم العميل وسطر أحمر تحت الإجمالي يُظهر المبلغ لا يزال مستحقًا. تحتوي ورقة الفلترة (أيقونة القمع في الشريط العلوي) على مفتاح مدفوعة جزئيًا يضيّق القائمة إلى هذه الفواتير بالضبط.

يعيش الجدول في مكان مختلف تمامًا. في محرر الفاتورة، مرّر للأسفل متجاوزًا بلاطة التوقيع إلى البطاقة المطوية بعنوان خيارات الدفع (Payment Options). اضغط عليها للتوسيع وستجد مفتاحًا ثنائي الاتجاه: معاملة واحدة (Single Transaction) أو دفع مقسّم (Split Payment). وضع التقسيم هو حيث تحدد الدفعة المقدمة والأقساط؛ وهو موصوف في قسمه الخاص أدناه.

كيفية تسجيل دفعة

أرسل شارلوت ودانيال للتو الرصيد الأخير البالغ 1,500 جنيه إسترليني بتحويل مصرفي. إليك كيف تسجله المنسقة.

1. افتح تبويب المستندات واضغط على الفاتورة WV-2026-031.
2. مرّر إلى بطاقة المدفوعات واضغط تسجيل.
3. تحقق من حقل المبلغ (Amount). يُملأ مسبقًا بالرصيد المتبقي، وهو هنا 1500.00؛ اكتب رقمًا مختلفًا إذا دفع العميل أقل أو أكثر.
4. اختر طريقة الدفع (Payment Method) من القائمة المنسدلة: تحويل مصرفي، بطاقة، نقدًا، شيك، PayPal، عملة رقمية أو أخرى.
5. اضغط على صف التاريخ إذا وصل المبلغ في يوم مختلف. يسمح المنتقي بالتواريخ حتى اليوم فقط.
6. اكتب مرجع البنك أو المعاملة في الرقم المرجعي (Reference Number)، وأي شيء تريد تذكره في ملاحظات.
7. اضغط حفظ الدفعة (Save Payment).

عند الحفظ، يضيف التطبيق الدفعة إلى السجل، ويعيد جمع كل دفعة على الفاتورة، ويخزّن الأرقام الجديدة للمدفوع والمتبقي، ويحدّث البطاقة. إذا انخفض المبلغ المتبقي إلى صفر، تتحول حالة الفاتورة تلقائيًا إلى مدفوعة ويُضبط تاريخ الدفع على الآن. ولأن الرصيد النهائي أغلق الفجوة، تتحول WV-2026-031 إلى الأخضر دون أي ضغطة إضافية، ويختفي زر تسجيل.

كيفية تصحيح دفعة أو إزالتها

لا يوجد نموذج تعديل لدفعة محفوظة. إذا كتبت مبلغًا خاطئًا، احذف الصف وسجّله من جديد.

1. في بطاقة المدفوعات، اضغط أيقونة السلة على الدفعة التي تريد إزالتها.
2. اقرأ مربع حوار حذف الدفعة؟ الذي يكرر المبلغ، واضغط حذف (أو إلغاء للاحتفاظ بها).
3. اضغط تسجيل وأدخل الدفعة المصححة.

يعيد الحذف حساب الرصيد بنفس طريقة الحفظ. إذا كانت الفاتورة قد وُضع عليها علامة مدفوعة وترك الحذف مبلغًا مستحقًا، تعود الحالة إلى مُرسلة ويُمسح تاريخ الدفع، فتعود الفاتورة إلى إجمالياتك المستحقة ويعود زر تسجيل.

كيفية تغيير الحالة يدويًا

تتيح لك قائمة النقاط الثلاث في الزاوية العلوية اليمنى من شاشة تفاصيل الفاتورة نقل فاتورة بين الحالات دون لمس سجل الدفعات. على فاتورة مُرسلة أو متأخرة، تعرض وضع علامة كمدفوعة (Mark as paid) وإرجاع إلى مسودة (Revert to draft)؛ على فاتورة مدفوعة، تعرض وضع علامة غير مدفوعة (Mark as unpaid)؛ وعلى فاتورة ملغاة، إعادة تنشيط. كل خيار يطلب منك التأكيد في مربع حوار تغيير الحالة؟ قبل تنفيذ أي شيء.

1. افتح الفاتورة واضغط قائمة النقاط الثلاث في الشريط العلوي.
2. اختر وضع علامة كمدفوعة.
3. اقرأ رسالة التأكيد ("وضع علامة على هذه الفاتورة كمدفوعة؟ ستتوقف التذكيرات وستُحدَّث إجماليات العميل.") واضغط تغيير.
4. إذا كانت هناك رسوم تأخير معلقة على الفاتورة، أجب عن السؤال التالي حول ما إذا كانت الرسوم قد سُددت أيضًا.

استخدم وضع علامة كمدفوعة عندما لا يهمك تتبع المعاملات الفردية، مثل فاتورة صغيرة سُددت نقدًا فورًا. استخدم تسجيل عندما تريد سجل تدقيق لمن دفع وماذا ومتى، ودع الحالة تتبع ذلك. الجمع بين الاثنين ممكن لكن له أثر جانبي موضح تحت القواعد والتفاصيل.

كيفية إظهار ما هو مستحق للعميل

يفتح خيار عرض كعميل (View as client) في القائمة نفسها معاينة مبسّطة للفاتورة كما سيقرأها المستلم: تحية، جملة تذكر المبلغ المستحق وتاريخ الاستحقاق، بطاقة كبيرة برقم الفاتورة والإجمالي، وبمجرد وصول أي مبلغ، سطر المدفوع حتى الآن. إنها معاينة محلية فقط، مميزة ببانر؛ وليست رابطًا يمكنك إرساله. مفيدة لقطة شاشة سريعة في محادثة مع الزوجين، أو ببساطة للتحقق من أن الأرقام التي على وشك إرسالها بالبريد الإلكتروني منطقية.

لاحظ الفرق عن ملف PDF: تطبع قوالب الفواتير إجمالي الفاتورة ولا تسرد المدفوعات المستلمة سابقًا، لذا تظهر الدفعة المقدمة البالغة 4,000 دولار على هذه الشاشة وفي قسم المدفوعات بشاشة التفاصيل، وليس على الصفحة المطبوعة.

كيفية إعداد جدول دفع مقسّم

يسجّل السجل ما حدث فعلًا. يذكر الجدول ما اتفقتما عليه. تبنيه في المحرر، ويُفضَّل أثناء كون الفاتورة لا تزال مسودة، ويُطبع على ملف PDF تحت عنوان جدول الدفعات (Payment Schedule). لزفاف أميليا وجوش في مارس 2027، تُعِد المنسقة نفس البنية 25/50/25 على فاتورة بقيمة 4,800 جنيه إسترليني.

1. افتح الفاتورة في المحرر ومرّر إلى بطاقة خيارات الدفع؛ اضغط عليها للتوسيع.
2. اضغط دفع مقسّم. إذا كنت قد أضفت رمز QR أو أزرار دفع في الوضع الفردي من قبل، يسألك التطبيق عما إذا كنت تريد نقلها إلى الدفعة الأولى.
3. اضغط + إضافة دفعة لإنشاء جزء، ثم افتحه واكتب اسمًا في التسمية (Label)، مثل الدفعة المقدمة للحجز.
4. أدخل المبلغ. اضغط اللاحقة في نهاية الحقل للتبديل بين مبلغ ثابت بعملة الفاتورة ونسبة مئوية من الإجمالي؛ يصبح 25 مع لاحقة النسبة المئوية 1,200.00 جنيه إسترليني على فاتورة بقيمة 4,800 جنيه إسترليني.
5. حدد تاريخي من (From) وبحلول (By) إذا كان للجزء نافذة زمنية أو موعد نهائي. يُعرض تاريخ "بحلول" على البطاقة المطوية ويُطبع كـ"يُدفع بحلول" على ملف PDF.
6. اختياريًا أضف طريقة دفع أو رمز QR داخل الجزء، بحيث يحمل كل قسط رابطه الخاص.
7. كرّر للأجزاء المتبقية وراقب سطر المخصص (Allocated) حتى يقرأ 100% ويعرض المتبقي صفرًا.
8. اضغط حفظ المسودة (أو حفظ).

يكون شريط التخصيص كهرمانيًا بينما تجمع الأجزاء إلى أقل من الإجمالي، وأخضر عندما تتطابق، وأحمر إذا خصّصت أكثر من اللازم. لا يمنعك التطبيق من حفظ جدول غير مكتمل أو زائد؛ الشريط إرشادي وليس تحققًا.

على ملف PDF المُنشأ، يظهر الجدول بعد الملاحظات وشروط الدفع. كل جزء مرقّم ويعرض التسمية، والمبلغ المحسوب (تُحوَّل النسب المئوية إلى مبالغ باستخدام إجمالي الفاتورة) مع النسبة بين قوسين، وتاريخي “من” و”يُدفع بحلول”. إذا حمل جزء رمز QR أو أزرار دفع، تُطبع بجانبه. عندما ينتهي الأمر برمزَي QR أو أكثر على الصفحة، تحذّر ملاحظة صغيرة “(i)” القارئ من أن الفاتورة تحتوي على عدة رموز وضرورة مسح الرمز الصحيح.

القواعد والتفاصيل

• أي الفواتير لديها بطاقة مدفوعات. الفواتير بحالة مُرسلة أو متأخرة أو مدفوعة. تخفي المسودات والفواتير الملغاة وكل أنواع عروض الأسعار البطاقة. ضع علامة على المسودة كمُرسلة أولًا إذا احتجت تسجيل دفعة مقدمة وصلت قبل إصدارك الرسمي للفاتورة.
• التحقق من المبلغ. يجب أن يكون المبلغ رقمًا أكبر من صفر؛ وإلا لا يفعل زر حفظ الدفعة شيئًا بصمت. يُقبل الدفع الزائد: يُثبَّت المبلغ المتبقي عند صفر والشريط عند 100%، وتُوضع علامة مدفوعة على الفاتورة. لا يمكن إدخال مبالغ سالبة، لذا يجب التعامل مع أي استرداد بحذف دفعة أو إصدار مستند منفصل.
• تاريخ الدفعة. يفترض اليوم ولا يمكن ضبطه في المستقبل؛ يعود المنتقي إلى عام 2020.
• العملة. تُحفظ كل دفعة بعملة الفاتورة؛ يعرض مربع الحوار تلك العملة كبادئة ولا توجد طريقة لاختيار عملة أخرى في النموذج. تُجمع في المبلغ المدفوع الإجمالي فقط الدفعات التي تطابق عملتها عملة الفاتورة.
• عتبة الدفع التلقائي. تصبح الفاتورة مدفوعة عندما يكون المبلغ المتبقي سنتًا واحدًا أو أقل. عندما يظل مبلغ مستحق لكن لديك سياسة خصم للدفع المبكر ودفع العميل بالضبط الإجمالي المخصوم، يعامل التطبيق الفاتورة كمسدَّدة ويمنح الخصم بدلًا من تركها مدفوعة جزئيًا.
• ما لا يفعله وضع الدفع التلقائي. وضع علامة مدفوعة عبر السجل لا يلغي التذكيرات المجدولة لتلك الفاتورة، ولا يشغّل فحص “التنازل عند الدفع” لرسوم التأخير، ولا يطلق قاعدة أتمتة “استلام الدفعة”؛ لا يعمل ذلك إلا عند استخدام وضع علامة كمدفوعة من القائمة. إذا كنت تعتمد على التذكيرات أو الأتمتة، فضّل القائمة للدفعة الأخيرة، أو أتبع حفظ السجل بمراجعة إعدادات التذكير.
• ما لا يفعله وضع علامة كمدفوعة اليدوي. يغيّر الحالة فقط. تبقى مبالغ المدفوع والمتبقي كما كانت، لذا قد تظل فاتورة عليها 1,500 جنيه إسترليني مستحقة في البطاقة تقرأ مدفوعة في الأعلى. زر تسجيل مخفي على الفواتير المدفوعة، ما يعني أنه لا يمكنك إضافة الدفعة الناقصة لاحقًا دون اختيار وضع علامة غير مدفوعة أولًا. ينطبق الأمر نفسه على وضع علامة مدفوعة الجماعي من قائمة المستندات.
• وضع علامة غير مدفوعة يعيد الحالة إلى مُرسلة ولا يمس أي شيء آخر. قد تستأنف التذكيرات.
• متأخرة لا تُخزَّن في أي مكان. تُعرض الفاتورة المُرسلة التي تجاوز تاريخ استحقاقها كمتأخرة؛ وتحصل الفاتورة المدفوعة جزئيًا على نفس الشارة الحمراء، وشريط التقدم هو المؤشر الوحيد على استلام جزء منها. لا توجد شارة منفصلة لـ”مدفوعة جزئيًا”.
• إجماليات لوحة التحكم. تجمع بطاقتا المستحق والمتأخر في لوحة التحكم إجمالي كل فاتورة مُرسلة بالكامل، وليس المبلغ المتبقي. فاتورة بقيمة 6,000 جنيه إسترليني استُلم منها 4,500 جنيه إسترليني بالفعل لا تزال تُساهم بـ6,000 جنيه إسترليني في المستحق حتى تُوضع عليها علامة مدفوعة.
• شاشة العميل. تسرد شاشة تفاصيل العميل كل فاتورة بإجماليها وشارة حالتها لكنها لا تعرض رصيدًا تراكميًا عبر الفواتير؛ افتح كل فاتورة لمعرفة مبلغها المتبقي.
• الجدول معلوماتي. لا تُنشئ أجزاء جدول الدفع المقسّم صفوف دفعات ولا تتبع أي قسط تم استلامه. السجل في شاشة التفاصيل هو السجل الوحيد للأموال الواردة. حافظ على تناسق التسميات بين الاثنين (مثلًا اكتب “دفعة الحجز (25%)” في ملاحظات الدفعة) بحيث يُقرآن معًا.
• الجدول والقوالب. يُطبع قسم جدول الدفعات بجميع قوالب PDF المدمجة. لا تطبع القوالب المخصصة المبنية في محرر القوالب خيارات الدفع على الإطلاق.
• الفواتير الجديدة والمكررة. تبدأ الفاتورة المُنشأة حديثًا بمبلغ متبقٍ يساوي إجماليها ولا شيء مدفوع. تكرار فاتورة ينسخ الجدول لكن لا ينسخ المدفوعات أبدًا.
• Pro. التسجيل والحذف وتغييرات الحالة متاحة في الخطة المجانية. إضافة رسوم تأخير يدوية من القائمة نفسها هي إجراء Pro.

نصائح

أدلة ذات صلة

• حالات الفواتير، القائمة والسجل - ماذا تعني مُرسلة ومتأخرة ومدفوعة وكيف تعمل فلاتر المستندات.
• رسوم التأخير - ماذا يحدث للرسوم المتراكمة عند سداد الفاتورة أخيرًا.
• محرر الفاتورة - الجولة الكاملة في المحرر حيث تعيش بطاقة خيارات الدفع.