คู่มือผู้ใช้

การชำระเงิน การชำระเงินบางส่วน และยอดคงค้าง

บันทึกเงินมัดจำและงวดชำระในใบแจ้งหนี้ ดูยอดคงเหลือที่ลดลง และพิมพ์ตารางการชำระเงินลงใน PDF เพื่อให้ลูกค้ารู้ว่าต้องจ่ายเท่าไรเมื่อไร

อัปเดตเมื่อ: 2026-09-09

ไม่ใช่ทุกใบแจ้งหนี้ที่จะได้รับการชำระครบในครั้งเดียว นักวางแผนงานแต่งงานคนหนึ่งอาจรับเงินมัดจำการจองล่วงหน้าหลายเดือนก่อนวันงาน รับงวดที่สองในช่วงฤดูร้อน และรับยอดคงเหลือสองสัปดาห์ก่อนพิธี ผู้รับเหมาก่อสร้างเรียกเก็บเงินเป็นงวดตามขั้นตอนงาน นักออกแบบขอเงินครึ่งหนึ่งล่วงหน้า Invoice Flow รองรับกรณีเหล่านี้ด้วยเครื่องมือสองอย่างที่ทำงานร่วมกันได้ดี ได้แก่ สมุดบันทึก การชำระเงิน (Payments) บนใบแจ้งหนี้ทุกใบที่ส่งออกไปแล้ว ซึ่งคุณจะบันทึกยอดเงินแต่ละครั้งที่ได้รับ โดยแอปจะคำนวณยอดคงเหลือให้เอง และตารางการ แบ่งชำระ (Split Payment) ซึ่งเป็นตัวเลือกในหน้าตัวแก้ไข ที่จะพิมพ์งวดการชำระที่ตกลงกันไว้พร้อมกำหนดเวลาลงใน PDF

ตัวอย่างด้านล่างนี้อิงจากร้าน Willow & Vine Weddings ในเมือง Bath ลูกค้าของร้าน คือ Charlotte และ Daniel จองแพ็กเกจวางแผนงานแบบเต็มรูปแบบมูลค่า £6,000 รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยแบ่งชำระ 3 งวด คือ 25% เมื่อจอง, 50% ก่อนงานแปดสัปดาห์ และ 25% สุดท้ายสองสัปดาห์ก่อนวันแต่งงาน

สิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอ

เปิดแท็บ เอกสาร (Documents) แล้วแตะใบแจ้งหนี้เพื่อเข้าสู่หน้ารายละเอียด ใต้ยอดรวม หมายเหตุ และเงื่อนไขการชำระเงิน จะมีการ์ดหัวข้อ การชำระเงิน (Payments) การ์ดนี้จะปรากฏเฉพาะใบแจ้งหนี้ที่มีสถานะไม่ใช่ฉบับร่างหรือยกเลิก และจะไม่ปรากฏสำหรับใบเสนอราคาเลย เพราะยังไม่มีอะไรให้เก็บเงิน

การ์ดนี้มี 4 ส่วน ปุ่ม บันทึก (Record) ที่มีเครื่องหมายบวกอยู่มุมขวาบนจะเปิดฟอร์มสำหรับบันทึกการชำระเงิน ปุ่มนี้จะหายไปเมื่อใบแจ้งหนี้ถูกทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว แถบความคืบหน้าบางๆ จะแสดงว่ายอดรวมได้รับการชำระไปแล้วเท่าไร พร้อมเปอร์เซ็นต์กำกับข้างๆ แถบนี้จะเป็นสีแดงเมื่อต่ำกว่า 50% สีส้มตั้งแต่ 50% ขึ้นไป และสีเขียวเมื่อครบ 100% ใต้แถบจะมีบรรทัด ชำระแล้ว: สีเขียว และตราบใดที่ยังมียอดค้างอยู่ จะมีบรรทัด คงเหลือ: สีแดงด้วย สุดท้ายคือรายการการชำระเงินที่บันทึกไว้ เรียงจากล่าสุดไปเก่าสุด แต่ละรายการมีเครื่องหมายถูกสีเขียว จำนวนเงิน และบรรทัดสีเทาแสดงวันที่ วิธีการชำระ และหมายเลขอ้างอิงที่คุณพิมพ์ไว้ ไอคอนถังขยะในแต่ละแถวใช้ลบรายการนั้น ก่อนที่คุณจะบันทึกอะไรเลย การ์ดจะแสดงข้อความว่า ยังไม่มีการบันทึกการชำระเงิน

หน้าจอรายละเอียดใบแจ้งหนี้ของแอป Invoice Flow สำหรับ WV-2026-031 แสดงการ์ด Payments พร้อมแถบความคืบหน้าสีส้ม 75%, ชำระแล้ว £4,500.00 สีเขียว, คงเหลือ £1,500.00 สีแดง, รายการโอนเงินผ่านธนาคารที่บันทึกไว้ 2 รายการ และปุ่ม Record — หลังจากรับเงินมัดจำและงวดที่สองแล้ว การ์ด Payments แสดงว่าชำระไปแล้ว 75% และยังเหลืออีก £1,500.00

รายการในหน้า เอกสาร (Documents) ก็แสดงข้อมูลนี้เช่นกัน ใบแจ้งหนี้ใดก็ตามที่มีการชำระเงินอย่างน้อยหนึ่งครั้งแต่ยังไม่ครบยอดจะมีแถบความคืบหน้าเล็กๆ อยู่ใต้ชื่อลูกค้า และมีบรรทัดสีแดงใต้ยอดรวมแสดงจำนวนเงินที่ยัง ค้างชำระ (due) อยู่ แผงตัวกรอง (ไอคอนกรวยในแถบด้านบน) มีสวิตช์ Partially paid ที่ใช้กรองรายการให้เหลือเฉพาะใบแจ้งหนี้เหล่านี้

ส่วนตารางการชำระเงินนั้นอยู่คนละที่กันเลย ในตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ ให้เลื่อนลงไปผ่านช่องลายเซ็นจนถึงการ์ดที่ยุบอยู่ชื่อ ตัวเลือกการชำระเงิน (Payment Options) แตะเพื่อขยายการ์ด แล้วคุณจะพบสวิตช์สองทางเลือกคือ ธุรกรรมเดียว (Single Transaction) หรือ แบ่งชำระ (Split Payment) โหมดแบ่งชำระเป็นที่ที่คุณกำหนดเงินมัดจำและงวดชำระต่างๆ ซึ่งจะอธิบายในส่วนถัดไปของหัวข้อนี้

วิธีบันทึกการชำระเงิน

Charlotte และ Daniel เพิ่งโอนเงินยอดสุดท้าย £1,500 ผ่านธนาคารมา นี่คือวิธีที่นักวางแผนบันทึกรายการนี้

เปิดแท็บ เอกสาร (Documents) แล้วแตะใบแจ้งหนี้ WV-2026-031
เลื่อนไปที่การ์ด การชำระเงิน (Payments) แล้วแตะ บันทึก (Record)
ตรวจสอบช่อง จำนวนเงิน (Amount) ซึ่งจะกรอกยอดคงเหลือมาให้ล่วงหน้า ในกรณีนี้คือ 1500.00 หากลูกค้าจ่ายน้อยหรือมากกว่านั้นให้พิมพ์จำนวนอื่น
เลือก วิธีการชำระเงิน (Payment Method) จากเมนูแบบเลื่อนลง ได้แก่ โอนเงินผ่านธนาคาร (Bank Transfer), บัตร (Card), เงินสด (Cash), เช็ค (Check), PayPal, คริปโต (Crypto) หรือ อื่นๆ (Other)
แตะแถววันที่หากเงินเข้าคนละวัน ตัวเลือกวันที่จะให้เลือกได้ถึงวันนี้เท่านั้น
พิมพ์หมายเลขอ้างอิงธนาคารหรือธุรกรรมในช่อง หมายเลขอ้างอิง (Reference Number) และสิ่งที่ต้องการจดจำในช่อง หมายเหตุ (Notes)
แตะ บันทึกการชำระเงิน (Save Payment)

กล่องโต้ตอบ Record Payment ของแอป Invoice Flow แสดง Amount GBP 1500.00, ข้อความช่วยเหลือ Remaining £1,500.00, Payment Method Bank Transfer, วันที่ 9 ก.ย. 2026, Reference Number FPS-20260909-HAYES และช่อง Notes ระบุ Final balance (25%) — กล่องโต้ตอบเสนอยอดคงค้างมาให้และตั้งค่าเริ่มต้นเป็นโอนเงินผ่านธนาคาร คุณต้องพิมพ์เพียงหมายเลขอ้างอิงและหมายเหตุเท่านั้น

เมื่อคุณบันทึก แอปจะเพิ่มรายการชำระเงินลงในสมุดบันทึก คำนวณยอดใหม่จากการชำระเงินทุกรายการในใบแจ้งหนี้อีกครั้ง บันทึกตัวเลขยอดที่ชำระแล้วและยอดคงเหลือใหม่ แล้วรีเฟรชการ์ด หากยอดคงเหลือลดลงเหลือศูนย์ สถานะของใบแจ้งหนี้จะเปลี่ยนเป็นชำระแล้วโดยอัตโนมัติ และวันที่ชำระจะถูกตั้งเป็นเวลาปัจจุบัน เนื่องจากยอดสุดท้ายปิดช่องว่างที่เหลือพอดี ใบแจ้งหนี้ WV-2026-031 จึงเปลี่ยนเป็นสีเขียวโดยไม่ต้องแตะอะไรเพิ่มเติม และปุ่ม บันทึก (Record) จะหายไป

การ์ด Payments ของแอป Invoice Flow ที่ 100% พร้อมแถบความคืบหน้าสีเขียว, Paid £6,000.00 และรายการโอนเงินผ่านธนาคารที่บันทึกไว้สามครั้งคือ £1,500.00, £3,000.00 และ £1,500.00 ลงวันที่ 9 ก.ย., 29 ก.ค. และ 28 เม.ย. 2026 โดยไม่มีปุ่ม Record — บันทึกงวดชำระสามครั้ง ครบ 100% และใบแจ้งหนี้เปลี่ยนสถานะเป็นชำระแล้วด้วยตัวเอง

วิธีแก้ไขหรือลบการชำระเงิน

ไม่มีฟอร์มสำหรับแก้ไขการชำระเงินที่บันทึกไว้แล้ว หากคุณพิมพ์จำนวนเงินผิด ให้ลบแถวนั้นแล้วบันทึกใหม่อีกครั้ง

บนการ์ด การชำระเงิน (Payments) แตะไอคอนถังขยะที่รายการที่ต้องการลบ
อ่านกล่องโต้ตอบ ลบการชำระเงิน? ซึ่งจะแสดงจำนวนเงินซ้ำอีกครั้ง แล้วแตะ ลบ (Delete) (หรือ ยกเลิก (Cancel) เพื่อเก็บรายการไว้)
แตะ บันทึก (Record) แล้วกรอกการชำระเงินที่ถูกต้อง

การลบจะคำนวณยอดคงเหลือใหม่ในลักษณะเดียวกับการบันทึก หากใบแจ้งหนี้เคยถูกทำเครื่องหมายว่าชำระแล้วและการลบทำให้ยังมียอดค้างอยู่ สถานะจะกลับไปเป็นส่งแล้ว (Sent) และวันที่ชำระจะถูกล้างออก ทำให้ใบแจ้งหนี้กลับไปปรากฏในยอดคงค้างของคุณ และปุ่ม บันทึก (Record) จะกลับมาอีกครั้ง

วิธีเปลี่ยนสถานะด้วยตนเอง

เมนูจุดสามจุดที่มุมขวาบนของหน้ารายละเอียดใบแจ้งหนี้ ช่วยให้คุณเปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่ต้องแตะสมุดบันทึกการชำระเงินเลย บนใบแจ้งหนี้ที่ส่งแล้วหรือเกินกำหนด เมนูจะมีตัวเลือก ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว (Mark as paid) และ กลับเป็นฉบับร่าง (Revert to draft) บนใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว จะมี ทำเครื่องหมายยังไม่ชำระ (Mark as unpaid) และบนใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกแล้ว จะมี เปิดใช้งานอีกครั้ง (Reactivate) ทุกตัวเลือกจะถามให้คุณยืนยันในกล่องโต้ตอบ เปลี่ยนสถานะ? ก่อนที่จะดำเนินการใดๆ

เปิดใบแจ้งหนี้แล้วแตะเมนูจุดสามจุดในแถบด้านบน
เลือก ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว (Mark as paid)
อ่านข้อความยืนยัน ("ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้นี้ว่าชำระแล้วหรือไม่ การแจ้งเตือนจะหยุดและยอดรวมของลูกค้าจะได้รับการอัปเดต") แล้วแตะ เปลี่ยน (Change)
หากมีค่าธรรมเนียมล่าช้าค้างอยู่ในใบแจ้งหนี้ ให้ตอบคำถามที่ตามมาว่าค่าธรรมเนียมนั้นได้รับการชำระด้วยหรือไม่

เมนูเพิ่มเติมในหน้ารายละเอียดใบแจ้งหนี้ของแอป Invoice Flow บนใบแจ้งหนี้ที่ส่งแล้ว แสดงรายการ Mark as paid, Revert to draft, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate และ Delete — การเปลี่ยนสถานะด้วยตนเองอยู่ในเมนูเพิ่มเติม การเปลี่ยนสถานะไม่เคยสร้างหรือลบแถวการชำระเงินเลย

ใช้ ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว (Mark as paid) เมื่อคุณไม่สนใจธุรกรรมแต่ละรายการ เช่น ใบแจ้งหนี้จำนวนเล็กน้อยที่ชำระเป็นเงินสดทันที ใช้ บันทึก (Record) เมื่อคุณต้องการเก็บประวัติการตรวจสอบว่าใครจ่ายอะไรเมื่อไร แล้วปล่อยให้สถานะเปลี่ยนตามไปเอง การใช้ทั้งสองวิธีผสมกันสามารถทำได้ แต่มีผลข้างเคียงที่อธิบายไว้ในหัวข้อกฎและรายละเอียด

วิธีแสดงยอดคงค้างให้ลูกค้าเห็น

ตัวเลือก ดูในมุมมองลูกค้า (View as client) ในเมนูเดียวกันจะเปิดหน้าตัวอย่างใบแจ้งหนี้แบบย่อ ตามที่ผู้รับจะเห็น ได้แก่ คำทักทาย ประโยคระบุยอดที่ต้องชำระและวันครบกำหนด การ์ดขนาดใหญ่แสดงเลขที่ใบแจ้งหนี้และยอดรวม และเมื่อได้รับเงินบางส่วนแล้ว จะมีบรรทัด ชำระแล้วจนถึงตอนนี้ (Paid so far) อยู่ใต้ยอดรวม นี่เป็นเพียงตัวอย่างในเครื่องเท่านั้น มีแถบป้ายกำกับระบุไว้ ไม่ใช่ลิงก์ที่คุณส่งได้ เหมาะสำหรับถ่ายภาพหน้าจอส่งในแชทกับคู่บ่าวสาวอย่างรวดเร็ว หรือใช้ตรวจสอบตัวเลขก่อนส่งอีเมลจริง

ตัวอย่างมุมมองลูกค้า (View as client) ของแอป Invoice Flow สำหรับ Willow & Vine Weddings ระบุ Hi Charlotte Hayes & Daniel Moore, You have a payment of £1,500.00 due on Sep 12, 2026 พร้อมการ์ดแสดง WV-2026-031, £6,000.00 และ Paid so far: £4,500.00 อยู่เหนือรายการสินค้า — มุมมองฝั่งลูกค้าระบุยอดที่ต้องชำระ วันครบกำหนด และยอดที่ชำระไปแล้ว

วิธีตั้งค่าตารางการแบ่งชำระเงิน

สมุดบันทึกจะบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นจริง ส่วนตารางการชำระเงินระบุสิ่งที่ตกลงกันไว้ คุณสร้างตารางนี้ในตัวแก้ไข ควรทำในขณะที่ใบแจ้งหนี้ยังเป็นฉบับร่างอยู่ และจะพิมพ์ลงบน PDF ใต้หัวข้อ ตารางการชำระเงิน (Payment Schedule) สำหรับงานแต่งงานของ Amelia และ Josh ในเดือนมีนาคม 2027 นักวางแผนตั้งโครงสร้างแบบเดียวกันคือ 25/50/25 บนใบแจ้งหนี้มูลค่า £4,800

เปิดใบแจ้งหนี้ในตัวแก้ไข แล้วเลื่อนลงไปที่การ์ด ตัวเลือกการชำระเงิน (Payment Options) แตะเพื่อขยาย
แตะ แบ่งชำระ (Split Payment) หากคุณเคยเพิ่มคิวอาร์โค้ดหรือปุ่มชำระเงินไว้แล้วในโหมดธุรกรรมเดียว แอปจะถามว่าจะย้ายสิ่งเหล่านั้นไปไว้ในงวดแรกหรือไม่
แตะ + เพิ่มการชำระเงิน (+ Add Payment) เพื่อสร้างงวดใหม่ จากนั้นเปิดงวดนั้นและพิมพ์ชื่อในช่อง ป้ายกำกับ (Label) เช่น เงินมัดจำการจอง
กรอก จำนวนเงิน (Amount) แตะคำต่อท้ายที่ปลายช่องเพื่อสลับระหว่างจำนวนเงินคงที่ในสกุลเงินของใบแจ้งหนี้กับเปอร์เซ็นต์ของยอดรวม เช่น 25 พร้อมคำต่อท้ายเปอร์เซ็นต์จะกลายเป็น £1,200.00 บนใบแจ้งหนี้มูลค่า £4,800
ตั้งวันที่ ตั้งแต่ (From) และ ภายใน (By) หากงวดนั้นมีช่วงเวลาหรือกำหนดเส้นตาย วันที่ในช่อง By จะแสดงบนการ์ดที่ยุบอยู่ และพิมพ์เป็น "Pay by" บน PDF
เพิ่มวิธีการชำระเงินหรือคิวอาร์โค้ดในแต่ละงวดได้ตามต้องการ เพื่อให้แต่ละงวดมีลิงก์เป็นของตัวเอง
ทำซ้ำสำหรับงวดที่เหลือ และคอยดูบรรทัด จัดสรรแล้ว (Allocated) จนกว่าจะขึ้น 100% และ Remaining แสดงเป็นศูนย์
แตะ บันทึกฉบับร่าง (Save Draft) (หรือ บันทึก (Save))

การ์ด Payment Options ในตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ของแอป Invoice Flow ในโหมด Split Payment แสดงแถบสีเขียว Allocated: 100% (£4,800.00) | Remaining: £0.00 และงวดสามงวดคือ Booking deposit £1,200.00 by Sep 22 2026, Second instalment £2,400.00 by Jan 22 2027, Final balance £1,200.00 by Mar 6 2027 — สามงวดแบบเปอร์เซ็นต์พร้อมกำหนดเส้นตาย แถบจะเปลี่ยนเป็นสีเขียวเมื่อจัดสรรครบยอดรวมทั้งหมด

แถบการจัดสรรจะเป็นสีเหลืองอำพันขณะที่ยอดรวมของงวดต่างๆ ยังน้อยกว่ายอดรวมทั้งหมด เป็นสีเขียวเมื่อยอดตรงกันพอดี และเป็นสีแดงหากคุณจัดสรรเกินยอด แอปไม่ได้ห้ามคุณบันทึกตารางที่ยังไม่ครบหรือเกินยอด แถบนี้เป็นเพียงตัวช่วยแนะนำ ไม่ใช่การตรวจสอบความถูกต้อง

บน PDF ที่สร้างขึ้น ตารางการชำระเงินจะปรากฏหลังหมายเหตุและเงื่อนไขการชำระเงิน แต่ละงวดจะมีหมายเลขกำกับและแสดงป้ายกำกับ จำนวนเงินที่คำนวณแล้ว (เปอร์เซ็นต์จะถูกแปลงเป็นจำนวนเงินโดยใช้ยอดรวมของใบแจ้งหนี้) พร้อมเปอร์เซ็นต์ในวงเล็บ และวันที่ From กับ Pay by หากงวดใดมีคิวอาร์โค้ดหรือปุ่มชำระเงิน จะพิมพ์อยู่ข้างๆ งวดนั้น เมื่อมีคิวอาร์โค้ดตั้งแต่สองรหัสขึ้นไปอยู่บนหน้าเดียวกัน จะมีข้อความเตือนเล็กๆ “(i)” เพื่อบอกผู้อ่านว่าใบแจ้งหนี้นี้มีหลายรหัส ให้สแกนให้ถูกรหัส

ใบแจ้งหนี้ PDF ของแอป Invoice Flow เลขที่ WV-2026-031 จาก Willow & Vine Weddings Ltd ถึง Charlotte Hayes & Daniel Moore ยอดรวม £6,000.00 พร้อมส่วน Payment Schedule แสดงรายการ 1. Booking deposit £1,500.00 (25%) Pay by Apr 30 2026, 2. Second instalment £3,000.00 (50%) Pay by Jul 31 2026, 3. Final balance £1,500.00 (25%) Pay by Sep 12 2026 — PDF จะพิมพ์งวดการชำระเงินที่ตกลงกันไว้พร้อมกำหนดเส้นตาย แต่ไม่พิมพ์ว่าชำระไปแล้วเท่าไร

กฎและรายละเอียด

ใบแจ้งหนี้ใดบ้างที่มีการ์ด Payments ใบแจ้งหนี้ที่มีสถานะส่งแล้ว เกินกำหนด หรือชำระแล้ว ฉบับร่าง ใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิก และใบเสนอราคาทุกประเภทจะไม่แสดงการ์ดนี้ หากคุณต้องการบันทึกเงินมัดจำที่เข้ามาก่อนที่จะออกใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการ ให้ทำเครื่องหมายฉบับร่างว่าส่งแล้วก่อน
การตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงิน จำนวนเงินต้องเป็นตัวเลขที่มากกว่าศูนย์ มิฉะนั้นปุ่ม บันทึกการชำระเงิน (Save Payment) จะไม่ทำอะไรเลยโดยไม่มีข้อความแจ้งเตือน การชำระเงินเกินยอดสามารถทำได้ ยอดคงเหลือจะถูกจำกัดไว้ที่ศูนย์และแถบจะแสดง 100% แล้วใบแจ้งหนี้จะถูกทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว ไม่สามารถกรอกจำนวนเงินติดลบได้ ดังนั้นการคืนเงินต้องจัดการโดยการลบรายการชำระเงินหรือออกเอกสารแยกต่างหาก
วันที่ชำระเงิน ค่าเริ่มต้นคือวันนี้ และไม่สามารถตั้งเป็นวันในอนาคตได้ ตัวเลือกวันที่ย้อนกลับไปได้ถึงปี 2020
สกุลเงิน การชำระเงินทุกรายการจะถูกบันทึกในสกุลเงินของใบแจ้งหนี้ กล่องโต้ตอบจะแสดงสกุลเงินนั้นเป็นคำนำหน้า และไม่มีทางเลือกอื่นในฟอร์มนี้ มีเพียงการชำระเงินที่สกุลเงินตรงกับใบแจ้งหนี้เท่านั้นที่จะถูกรวมเข้ากับยอดชำระแล้ว
เกณฑ์การชำระเงินอัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้จะกลายเป็นชำระแล้วเมื่อยอดคงเหลือเหลือหนึ่งเซนต์หรือน้อยกว่า เมื่อยังมียอดค้างอยู่แต่คุณมีนโยบายส่วนลดสำหรับการชำระเร็ว และลูกค้าจ่ายตรงตามยอดหลังหักส่วนลดพอดี แอปจะถือว่าใบแจ้งหนี้นั้นชำระครบแล้วและให้ส่วนลดแทนที่จะปล่อยให้เป็นการชำระบางส่วน
สิ่งที่การชำระแล้วแบบอัตโนมัติไม่ทำ การทำเครื่องหมายว่าชำระแล้วผ่านสมุดบันทึกไม่ได้ยกเลิกการแจ้งเตือนที่ตั้งไว้สำหรับใบแจ้งหนี้นั้น ไม่ได้รันการตรวจสอบ “ยกเว้นค่าธรรมเนียมเมื่อชำระ” ของค่าธรรมเนียมล่าช้า และไม่ได้เรียกใช้กฎการทำงานอัตโนมัติเมื่อได้รับชำระเงิน สิ่งเหล่านี้จะทำงานก็ต่อเมื่อคุณใช้ ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว (Mark as paid) จากเมนูเท่านั้น หากคุณต้องพึ่งพาการแจ้งเตือนหรือระบบอัตโนมัติ ควรใช้เมนูสำหรับการชำระเงินครั้งสุดท้าย หรือหลังจากบันทึกในสมุดบันทึกแล้วให้ตรวจสอบการตั้งค่าการแจ้งเตือนด้วย
สิ่งที่การทำเครื่องหมายว่าชำระแล้วด้วยตนเองไม่ทำ เปลี่ยนเฉพาะสถานะเท่านั้น จำนวนเงินที่ชำระแล้วและยอดคงเหลือจะยังคงเดิม ทำให้ใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างอยู่ £1,500 บนการ์ดอาจแสดงว่าชำระแล้วที่ด้านบนได้ ปุ่ม บันทึก (Record) จะถูกซ่อนไว้บนใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว หมายความว่าคุณจะไม่สามารถเพิ่มการชำระเงินที่ขาดไปในภายหลังได้ เว้นแต่จะเลือก ทำเครื่องหมายยังไม่ชำระ (Mark as unpaid) ก่อน กฎเดียวกันนี้ใช้กับการทำเครื่องหมายชำระแล้วแบบกลุ่มจากหน้ารายการเอกสารด้วย
ทำเครื่องหมายยังไม่ชำระ (Mark as unpaid) จะตั้งสถานะกลับเป็นส่งแล้วและไม่แตะต้องส่วนอื่นเลย การแจ้งเตือนอาจกลับมาทำงานอีกครั้ง
เกินกำหนด (Overdue) ไม่ได้ถูกบันทึกไว้ที่ใดเลย ใบแจ้งหนี้ที่ส่งแล้วซึ่งเลยวันครบกำหนดจะแสดงเป็นเกินกำหนด ใบแจ้งหนี้ที่ชำระบางส่วนก็จะได้ป้ายสีแดงเดียวกัน และแถบความคืบหน้าเป็นตัวบ่งชี้เพียงอย่างเดียวว่ามีการรับเงินไปบางส่วนแล้ว ไม่มีป้าย “ชำระบางส่วน” แยกต่างหาก
ยอดรวมบนแดชบอร์ด การ์ด ยอดคงค้าง (Outstanding) และ เกินกำหนด (Overdue) บนแดชบอร์ดจะรวมยอดเต็มของใบแจ้งหนี้ที่ส่งแล้วทุกใบ ไม่ใช่ยอดคงเหลือ ใบแจ้งหนี้มูลค่า £6,000 ที่ได้รับเงินไปแล้ว £4,500 ก็ยังคงนับเป็น £6,000 ในยอดคงค้าง จนกว่าจะถูกทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว
หน้าจอลูกค้า หน้าจอรายละเอียดลูกค้าจะแสดงรายการใบแจ้งหนี้แต่ละใบพร้อมยอดรวมและป้ายสถานะ แต่ไม่แสดงยอดคงเหลือรวมข้ามใบแจ้งหนี้ ต้องเปิดใบแจ้งหนี้แต่ละใบเพื่อดูยอดคงเหลือ
ตารางการชำระเงินเป็นเพียงข้อมูลอ้างอิง งวดในตารางแบ่งชำระเงินไม่ได้สร้างแถวการชำระเงินและไม่ได้ติดตามว่างวดใดได้รับชำระแล้ว สมุดบันทึกในหน้ารายละเอียดเป็นบันทึกเดียวของเงินที่เข้ามาจริง พยายามให้ป้ายกำกับสอดคล้องกันระหว่างสองส่วนนี้ (เช่น พิมพ์ “Booking deposit (25%)” ในช่องหมายเหตุของการชำระเงิน) เพื่อให้อ่านเข้าใจไปด้วยกันได้
ตารางการชำระเงินและเทมเพลต ส่วนตารางการชำระเงินจะถูกพิมพ์โดยเทมเพลต PDF ในตัวทุกแบบ ส่วนเทมเพลตที่กำหนดเองซึ่งสร้างในตัวแก้ไขเทมเพลตจะไม่พิมพ์ตัวเลือกการชำระเงินเลย
ใบแจ้งหนี้ที่สร้างใหม่และที่ทำสำเนา ใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นใหม่จะเริ่มต้นด้วยยอดคงเหลือเท่ากับยอดรวม และยังไม่มีการชำระใดๆ การทำสำเนาใบแจ้งหนี้จะคัดลอกตารางการชำระเงินไปด้วย แต่จะไม่คัดลอกการชำระเงินที่บันทึกไว้เลย
Pro การบันทึก การลบ และการเปลี่ยนสถานะใช้งานได้บนแผนฟรี การเพิ่มค่าธรรมเนียมล่าช้าด้วยตนเองจากเมนูเดียวกันเป็นฟีเจอร์ของ Pro

การลบการชำระเงินจะมีผลทันทีและไม่มีทางย้อนกลับได้นอกจากบันทึกใหม่อีกครั้ง หากคุณต้องการแก้ไขเพียงตัวสะกดผิดในหมายเลขอ้างอิงหรือหมายเหตุ คุณก็ยังต้องลบแล้วบันทึกใหม่ทั้งจำนวนเงิน วิธีการ และวันที่ต้องกรอกใหม่ทั้งหมด

เคล็ดลับ

ใส่หมายเลขอ้างอิงธนาคารลงในช่องหมายเลขอ้างอิงทุกครั้ง การ์ดจะแสดงหมายเลขนี้ไว้ข้างวันที่และวิธีการชำระ ดังนั้นเมื่อคู่บ่าวสาวถามว่า "ได้รับเงินโอนวันที่ 29 หรือยัง" คำตอบก็อยู่แค่เลื่อนดูเท่านั้น ไม่ต้องไปเปิดแอปธนาคารออนไลน์

หากคุณรับเงินมัดจำก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะเสร็จสมบูรณ์ ให้สร้างใบแจ้งหนี้พร้อมแพ็กเกจเต็มรูปแบบ ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว แล้วบันทึกเงินมัดจำทันที เนื่องจากยอดคงเหลือจะถูกคำนวณใหม่จากสมุดบันทึกเสมอ คุณจึงยังสามารถแก้ไขรายการสินค้าในภายหลังได้ และยอดคงเหลือจะปรับตามยอดรวมใหม่โดยอัตโนมัติ

ใช้งวดแบบเปอร์เซ็นต์แทนจำนวนเงินคงที่ในตาราง เมื่อแพ็กเกจเปลี่ยนแปลง เช่น คู่บ่าวสาวเพิ่มรายการประสานงานอาหารค่ำซ้อมงาน เงินมัดจำและงวดต่างๆ จะคำนวณใหม่ให้เองโดยอัตโนมัติ และแถบ Allocated จะยังคงอยู่ที่ 100%

ตั้งวันที่ By ของแต่ละงวดให้ตรงกับสัญญาของคุณ แล้วตั้งวันครบกำหนดของใบแจ้งหนี้ให้ตรงกับงวดสุดท้าย ใบแจ้งหนี้จะกลายเป็นเกินกำหนดก็ต่อเมื่อพ้นวันสุดท้ายนั้นเท่านั้น ในขณะที่ PDF ก็ยังคงแจ้งกำหนดเส้นตายก่อนหน้านั้นให้ลูกค้าทราบอยู่

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

สถานะใบแจ้งหนี้ รายการ และประวัติ - ความหมายของ Sent, Overdue และ Paid และวิธีการทำงานของตัวกรองในหน้าเอกสาร
ค่าธรรมเนียมล่าช้า - เกิดอะไรขึ้นกับค่าธรรมเนียมที่เกิดขึ้นแล้วเมื่อใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระในที่สุด
ตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ - คำอธิบายแบบละเอียดของตัวแก้ไขที่การ์ด Payment Options อยู่