Посібник

Редактор рахунків: від порожньої форми до готового PDF

Складіть повний рахунок в Invoice Flow: виберіть клієнта й дати, додайте роботи та матеріали з податком, задайте знижку, прикріпіть фото й підпишіть.

Оновлено: 2026-09-09

Редактор рахунків — це екран, у якому ви проводитимете найбільше часу. Кожен рахунок і кожен кошторис в Invoice Flow створюється та змінюється саме тут: кому виставляють рахунок, що було надано, скільки це коштує, який податок застосовується і що клієнт має побачити надрукованим унизу сторінки. Цей посібник проводить вас редактором від верху форми до готового PDF на реальному прикладі: Ashworth Electrical Services із Лідса виставляє рахунок власнику житла за перепрокладання електрики на кухні — шістнадцять годин роботи, кабель, розетки й сертифікат в одному документі.

Що ви бачите на екрані

Відкрийте вкладку Документи (Documents), торкніться кнопки Новий (New) і виберіть Рахунок (Invoice) на панелі Виберіть тип документа (Choose document type). Редактор відкривається із заголовком Новий рахунок (New Invoice) і дією Зберегти чернетку (Save Draft) у верхній панелі. Якщо відкрити наявну чернетку з екрана її деталей, зʼявиться та сама форма із заголовком Редагувати рахунок (Edit Invoice).

Форма — одна довга сторінка з прокруткою. Згори донизу ви знайдете:

Профіль компанії (Business Profile) із профілем, який виступить відправником. Якщо у вас кілька профілів, ця картка відкриває діалог Виберіть профіль (Select profile); з одним профілем вона доступна лише для перегляду. Невеликий значок закриття (Сховати з цього рахунку) лише ховає картку, поки ви працюєте; профіль залишається привʼязаним.
Номер рахунку (Invoice Number), уже згенерований із вашої серії нумерації. Торкніться, щоб ввести власний номер.
Клієнт (Client), де написано Виберіть клієнта (Select client), доки ви когось не оберете.
Проєкти (Projects) зі значенням Не вказано (Not specified), доки ви не привʼяжете документ до проєкту.
Два поля дат — Видано (Issued) і Термін (Due).
Валюта рахунку (Invoice Currency), заповнена наперед із серії або профілю.
Розділ Позиції (Line Items) із чипами додавання, чипами податкових пресетів (щойно обрано клієнта з відомою країною) і однією карткою на позицію.
Знижка (Discount), Early-payment discount і картка підсумків.
Мова рахунку (Invoice Language), Фотододатки (Photo Attachments), Підпис (Signature), Способи оплати (Payment Options) і Виберіть шаблон (Select Template).
Нотатки (Notes), Умови оплати (Payment Terms), далі списки прапорців із даними профілю, які друкувати, і нарешті кнопка Зберегти (Save) на всю ширину (Зберегти зміни під час редагування).

Свіжий рахунок уже містить профіль, наступний номер, сьогоднішню дату, термін оплати через 30 днів і валюту профілю.

Як заповнити шапку: клієнт, номер, дати й валюта

Торкніться картки Клієнт і виберіть замовника в діалозі Виберіть клієнта. Якщо людина нова, скористайтеся рядком Додати нового клієнта (Add New Client) унизу того самого діалогу; відкриється форма клієнта, і після неї ви повернетеся до рахунка.
Перевірте картку Номер рахунку. Номер формується із серії нумерації вашого профілю (для Ashworth це ASH-2026-0118). Якщо потрібен інший номер, торкніться картки, введіть нове значення в діалозі Номер рахунку й натисніть Зберегти. Тоді зʼявиться значок скидання (Скинути до авто), щоб повернутися до автоматичної нумерації.
Торкніться Видано, щоб змінити дату виставлення, і Термін, щоб задати крайній строк оплати. Обидва відкривають календар.
Торкайтеся Валюта рахунку, лише якщо рахунок має бути у валюті, відмінній від стандартної для профілю. Ціни позицій, які ви вводите далі, будуть у цій валюті.
За бажанням торкніться Проєкти й виберіть проєкт, щоб рахунок зарахувався до підсумків цього проєкту.

Якщо у вашому профілі кілька серій нумерації одного типу, над номером зʼявляється додаткова картка Серії рахунків (Invoice Series), щоб ви обрали, з якої серії брати номер. Змінити серію після створення документа не можна; натомість створюють новий документ.

Як додати роботи й матеріали як позиції

Кожна позиція має опис (Позиція, Item), кількість (К-сть, Qty), ціну за одиницю (Ціна, Price) і ставку податку (%). Створити позицію можна чотирма способами — по одному на кожен чип під заголовком Позиції:

Чип	Що він робить
Товар / Послуга	Відкриває `Зі збережених` із вашою бібліотекою товарів і ставок. Вибір рядка копіює його назву, одиницю, ціну та стандартну ставку податку.
Час	Відкриває Додати записи часу зі зупиненими, ще не виставленими в рахунок записами часу для обраного клієнта. Кожен відмічений запис стає позицією, де кількість — це години, а ціна — погодинна ставка запису.
Витрати	Відкриває Додати витрати з оплачуваними, ще не виставленими в рахунок витратами клієнта. Кожна стає позицією з кількістю 1 і сумою витрати як ціною.
Власне	Додає порожню картку, яку ви заповнюєте вручну.

Торкніться Товар / Послуга (Product / Service). Діалог Зі збережених (Add from Saved) перелічує кожну збережену позицію з її ціною у валюті рахунка та одиницею (Шт., Год., День, Проєкт або Послуга).
Торкніться Labour - qualified electrician. Унизу списку зʼявляється нова картка, ненадовго підсвічена, і сторінка прокручується до неї.
Змініть К-сть з 1 на відпрацьовані години, наприклад 16. Сума в заголовку картки оновлюється миттєво.
Повторіть для матеріалів: бухти кабелю, розетки, вимикач плити, RCBO. Для позицій, яких ви не зберігали, торкніться Власне (Custom) і введіть опис та ціну напряму, як Ashworth робить для «Waste removal and making good».
Якщо збереженого товару ще немає, скористайтеся останнім рядком діалогу — Створити нову позицію (Create New Item), — щоб зберегти його в бібліотеці й додати одним кроком.

Діалог «Зі збережених» у застосунку Invoice Flow зі списком збережених ставок і матеріалів електрика, зокрема Labour - qualified electrician за 42 фунти на годину та Double socket, brushed steel за 14.20 фунта за штуку — Діалог бібліотеки показує кожну збережену позицію з ціною та одиницею, щоб додати її одним дотиком.

Розділ «Позиції» в застосунку Invoice Flow з чипами Tax presets (GB) для VAT 20%, VAT 5% і VAT 0%, чотирма чипами додавання та картками позицій для роботи на 16 годин і бухти кабелю, кожна з полями «Позиція», «К-сть», «Ціна» та «%» — Позиції роботи мають бейдж «Час», бо їхня одиниця — години; матеріали з бібліотеки показують «Товар».

Кожна картка має маркер перетягування ліворуч, тож ви можете міняти порядок позицій, натиснувши й утримуючи маркер; порядок, який ви бачите, — це порядок у PDF. Червоний значок закриття видаляє позицію. Бейдж поруч із номером позиції (Товар, Послуга, Час, Витрати або Проєкт) обчислюється з одиниці та звʼязків позиції; його не задають вручну, і він змінюється, якщо додати ту саму позицію з іншого джерела. Саму одиницю на картці редагувати не можна: вона береться зі збереженого товару (або дорівнює «шт.» для власних позицій і «год» для записів часу).

Як задати ставки податку та знижку

Щойно обрано клієнта з відомою країною, над чипами додавання зʼявляється рядок Tax presets (GB):. Торкніться пресета, наприклад VAT 20%, щоб записати цю ставку в усі позиції одразу; коротке повідомлення підтвердить «Applied 20% to all items».
Щоб задати іншу ставку лише для однієї позиції, введіть її в поле % цієї картки або торкніться маленького значка довідки поруч, щоб відкрити панель Довідник податкових ставок (Tax Rate Reference), виберіть категорію й натисніть Застосувати (Apply) на запропонованій ставці.
Прокрутіть до картки Знижка, введіть значення й виберіть % для відсотка або перемикач валюти для фіксованої суми. Ashworth дає постійним клієнтам 5%.
Прочитайте картку підсумків: Сума без ПДВ (Subtotal), знижка як відʼємний рядок, ПДВ (Tax) і жирний Всього (Total) перераховуються під час введення.

Нижня панель «Довідник податкових ставок» у застосунку Invoice Flow із попередженням, що дані лише довідкові, країною United Kingdom з GBP, запропонованою ставкою VAT 20.0% із кнопкою «Застосувати» та чипами категорій товарів — Довідкова панель наперед обирає країну клієнта й пропонує ставку для кожної категорії товарів; застосуйте її до позиції одним дотиком.

Редактор рахунків у застосунку Invoice Flow з останньою позицією, карткою «Знижка» зі значенням 5.0 відсотка, вимкненим перемикачем Early-payment discount і карткою підсумків: сума без ПДВ 1,597.50, знижка -79.88, податок 303.52 і всього 1,821.14 фунта — Знижка віднімається до податку, тож рядок податку рахується від зменшеної бази.

Значок молотка поруч із пресетами відкриває список юридичних формулювань для цієї країни (для Великої Британії — речення про зворотне нарахування) і додає обране до поля Нотатки.

Як прикріпити фото, підписати й обрати, що друкувати

Нижня половина форми керує тим, що клієнт бачить довкола таблиці позицій.

У блоці Фотододатки торкніться Додати фото (0/8) і виберіть Камера (Camera) або Галерея (Gallery). Ashworth додає чек від постачальника та сертифікат про монтаж. Мініатюри розташовуються по чотири в рядку; червоний хрестик на мініатюрі запитує Видалити фото?, перш ніж прибрати її.
Торкніться Підпис. Панель Виберіть підпис перелічує ваші збережені підписи й пропонує Намалювати новий (Draw new), що відкриває планшет для малювання. Обраний підпис показується маленьким прев'ю на картці й друкується в PDF як уповноважений підпис.
Торкніться Виберіть шаблон, щоб змінити дизайн PDF і колірну палітру (Ashworth використовує Contractor із палітрою charcoal).
Введіть будь-яке повідомлення для клієнта в Нотатки, наприклад обсяг робіт і дату випробувань.
Заповніть Умови оплати вручну або торкніться кнопки списку (Зі збережених) поруч, щоб обрати з Збережено в профілі (Saved on this profile) чи Вбудовані шаблони (Built-in presets).
Позначте або зніміть прапорці в блоках Податкові номери на цьому рахунку, Адреси на цьому рахунку та Збережені умови оплати на цьому рахунку, щоб керувати тим, які дані профілю друкуються саме в цьому документі.
Натисніть Зберегти (або Зберегти зміни). Редактор закривається, і документ зʼявляється в списку як чернетка.

Редактор рахунків у застосунку Invoice Flow з карткою «Фотододатки» з двома мініатюрами чеків і написом «Додати фото (2/8)», карткою «Підпис» із прев'ю та іменем T. Ashworth, картками «Способи оплати» і «Виберіть шаблон» та полями «Нотатки» й «Умови оплати» — Додатки й підпис розташовані між підсумками та нотатками; картка шаблона показує поточний дизайн і палітру.

Низ редактора рахунків у застосунку Invoice Flow зі знятими прапорцями податкових номерів VAT і CRN, позначеною адресою Office, позначеною збереженою умовою оплати Bank transfer і кнопкою «Зберегти зміни» — Друкуються лише позначені дані профілю; довільний текст «Умови оплати» вище включається завжди.

Щойно документ збережено, відкрийте його й скористайтеся переглядом, щоб побачити згенерований PDF. Шапка, таблиця позицій, рядки знижки та податку, нотатки, підпис і прикріплені фото — усе походить із того, що ви ввели в редакторі.

Згенерований у застосунку Invoice Flow PDF рахунка ASH-2026-0117 у шаблоні Contractor: шапка Ashworth Electrical Services Ltd, блок отримувача для Daniel і Sarah Whitfield, десять позицій робіт і матеріалів із податком 20%, сума без ПДВ 1,597.50, знижка -79.88, податок 303.52 і всього 1,821.14 фунта, а нижче нотатки — Перша сторінка готового рахунка; підпис і два прикріплені фото друкуються на другій сторінці.

Правила й деталі

Для збереження потрібні клієнт і щонайменше одна позиція. Натискання Зберегти без клієнта показує «Виберіть клієнта»; без позицій — «Додайте принаймні одну позицію». Поле Позиція в кожному рядку має бути заповнене, інакше воно позначається як Обовʼязково. Якщо профілю компанії немає взагалі, збереження зупиняється повідомленням «Налаштувати профіль».

Для збереження потрібен активний пробний період або підписка Pro. Редактор перевіряє доступ під час збереження; якщо жодне не активне, вас переносить на екран оплати замість збереження. Усе інше в редакторі працює й без цього, але нічого не зберігається, доки ви не зможете зберегти.

Збережений рахунок завжди є чернеткою. Що б ви не редагували, документ записується назад зі статусом «Чернетка», а мітки часу надсилання й оплати очищаються. Тому надіслані чи оплачені документи відкриваються лише для перегляду (Режим лише для перегляду з підказкою «Цей рахунок було надіслано. Щоб внести зміни, продублюйте його.»), і для виправлення ви створюєте копію дублюванням.

Значення за замовчуванням для нового документа: стандартний профіль компанії та його стандартна серія; валюта із серії, інакше перша дозволена валюта, інакше валюта профілю; дата виставлення — сьогодні; термін оплати — через 30 днів; умови оплати скопійовані з профілю; перший податковий номер позначено, а всі адреси, телефони, електронні адреси й посилання позначено; стандартну збережену умову оплати позначено; шаблон Clean із палітрою Ocean, доки ви його не зміните.

Дати: календар охоплює 2020–2100 роки. Якщо перенести дату виставлення за поточний термін оплати, термін оплати стрибне на дату виставлення плюс 30 днів.

Нумерація: номери унікальні в межах профілю. Якщо згенерований номер уже існує (наприклад, після відновлення), редактор збільшує серію й пробує знову — до десяти разів. Лічильник серії просувається лише після успішного збереження, тож покинута форма не «спалює» номер. Номер, введений вручну, зберігається, доки ви не торкнетеся Скинути до авто.

Арифметика: сума кожної позиції — це кількість помножена на ціну й округлена до двох знаків; податок позиції — це сума помножена на ставку. Відсоткова знижка перетворюється на суму, а знижка, більша за суму без ПДВ, обмежується цією сумою. Далі податок масштабується за співвідношенням зменшеної суми до повної, тож податок нараховується на те, що клієнт фактично платить. Якщо кількість не вдається розпізнати, вона стає 1, а ціна — 0.

Чипи податкових пресетів застосовують ставку до всіх наявних позицій, а не до тих, які ви додасте пізніше; спершу додайте позиції, потім торкніться чипа, або задайте ставку окремо для кожної позиції.

Записи часу й витрати, додані через чипи Час і Витрати, позначаються як виставлені в рахунок під час першого збереження нового рахунка й зникають із селекторів у пізніших рахунках. Ця позначка ставиться лише при створенні, а не при редагуванні наявного рахунка. Запущені таймери й уже виставлені записи ніколи не показуються.

Фото: до восьми на документ. Вони зменшуються до 1200 пікселів по довгій стороні та копіюються у власне сховище застосунку, тож видалення оригіналу з галереї не впливає на рахунок.

Early-payment discount: цей перемикач (лише для рахунків) не змінює підсумок. Він друкує пропозицію на кшталт «сплатіть протягом 7 днів і відніміть 2%», використовуючи значення профілю чи клієнта за замовчуванням або введені вами вручну після ввімкнення.

Власні поля: окремої форми власних полів у редакторі немає. Додаткові посилання, як-от номер замовлення на закупівлю чи номер заявки, вписують у Нотатки або у власну позицію з нульовою ціною.

Вихід із форми: повернення назад із незбереженими змінами показує діалог Незбережені зміни з кнопками Залишитися і Вийти. Перевірка реагує на введені нотатки, умови, знижку, клієнта, серію, валюту та додані позиції; зміна лише дати, кількості, ціни, шаблона чи підпису її не запускає, тож зберігайте свідомо.

Редагування документа зберігає історію: під час першого редагування початкова версія зберігається як знімок, а кожне наступне збереження фіксує, які поля змінилися. Збереження без жодних змін не фіксує нічого.

Поради

Збережіть свої ставки за роботу й типові матеріали як товари з правильною одиницею та ставкою податку. Додавання позиції тоді займає два дотики, а ПДВ уже коректний; вам залишиться лише виправити кількість.

Задайте погодинним роботам одиницю «Год.» у бібліотеці товарів. Позиція отримає бейдж «Час», а кількість у PDF читатиметься природно як години — і трекер часу для цього не потрібен.

Торкніться суми в заголовку картки позиції, щоб відкрити вибір валюти, не прокручуючи вгору форми. Це зручно, коли на півдорозі ви розумієте, що роботу треба виставити в іншій валюті.

Якщо чек постачальника чи сертифікат належать до рахунка, прикріпіть їх як фото, а не описуйте в нотатках. Вони друкуються на окремій сторінці після підпису й залишаються з документом у резервних копіях.

Схожі посібники

Клієнти, категорії та групи — як налаштувати замовників, яким ви виставляєте рахунки, і їхню країну, від якої залежать чипи податкових пресетів.
Товари та склад — бібліотека, що стоїть за діалогом Зі збережених.
Перегляд, надсилання PDF і PDF-редактор — що відбувається після збереження: перегляд, надсилання та доопрацювання PDF.