Посібник

Клієнти, категорії та групи клієнтів

Додавайте картки клієнтів, сортуйте клієнтів за категоріями та підкатегоріями, фільтруйте їх за неоплаченими рахунками чи договорами й переглядайте всі документи кожного клієнта.

Оновлено: 2026-09-09

Клієнт в Invoice Flow — це сторона «Bill To» документа. Кожен рахунок, кошторис, договір, витрата та відстежена година вказують на один запис клієнта, тож якість цього запису визначає, як швидко ви знайдете потрібне пізніше: адреса, яка друкується в PDF, електронна адреса, яку пропонує екран надсилання, і країна, що живить ваші токени нумерації, — усе береться звідси. Маючи двадцять чи тридцять клієнтів, ви хочете, щоб список був згрупований так, як ви думаєте про свою роботу, і хочете відповідати на запитання «хто ще винен мені гроші і не має договору» без відкривання кожного клієнта окремо.

У цьому посібнику ми стежимо за Ledgerline Bookkeeping, практикою з двох осіб у Манчестері, яка виставляє рахунки у фунтах. У Прії (Priya) дванадцять клієнтів, розділених на три категорії — Retail, Trades і Professional services — з двома підкатегоріями під ними (Online sellers під Retail, Construction під Trades), групою за регіоном Cheshire для її четвергового об’їзду та власною групою Monthly retainer для клієнтів, яким виставляють рахунки першого числа кожного місяця.

Що ви бачите на екрані

Відкрийте вкладку Клієнти (Clients) у нижній навігації. На панелі застосунку чотири піктограми: лупа, яка перетворює заголовок на поле Пошук клієнтів… (Search clients…), лійка для розширеного фільтра (на ній з’являється червоний числовий значок, коли фільтр активний), піктограма фігур із підказкою Групи клієнтів (Client Groups) і піктограма коробки для Архіву (Archive). Під панеллю застосунку, щойно у вас є хоча б одна група, з’являється горизонтальна стрічка чипів: спершу Усі клієнти (All clients), потім по чипу на кожну групу в алфавітному порядку. Підкатегорії з’являються в цій стрічці під своєю короткою назвою, тож стрічка Прії читається як All clients, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Кожен клієнт — один рядок: круглий аватар із логотипом клієнта або двома ініціалами, ім’я жирним і другий рядок із компанією та електронною адресою, з’єднаними крапкою. Рядки відсортовані за іменем. Дотик до рядка відкриває екран деталей клієнта; змахування рядка справа наліво відкриває помаранчеву смугу архівування. Кнопка + внизу праворуч створює нового клієнта. На планшеті або в альбомній орієнтації список стає сіткою з двох колонок із тими самими рядками.

Дотик до чипа звужує список до учасників цієї групи. Дотик до батьківської групи, як-от Trades, також включає всіх із її підкатегорій, тож Hollins Joinery, позначений лише Construction, з’являється під Trades. Торкніться чипа знову або Усі клієнти, щоб зняти фільтр. Спершу виконується пошук за ім’ям і компанією, потім чип звужує результат.

Як додати картку клієнта

1. На вкладці Клієнти торкніться +. Редактор відкривається із заголовком Новий клієнт (New Client) і кнопкою Зберегти (Save) на панелі застосунку.
2. Торкніться круглого аватара, щоб додати логотип або фото. Панель пропонує Камера (Camera) і Галерея (Gallery); обидва — системні вибірники, тому тут вони не показані. Зображення масштабується щонайбільше до 512 на 512 пікселів і зберігається всередині запису клієнта. Після встановлення під ним з'являється червоне посилання Видалити фото (Remove photo).
3. Введіть Імʼя * (Name *). Це єдине обов'язкове поле і текст, який з'являється в списку, у вибірниках і в PDF.
4. За потреби заповніть Компанія (Company), Електронна пошта (Email) і Телефон (Phone). Компанія показується під іменем у списку; електронна адреса — те, що запропонує екран надсилання.
5. Торкніться Країна (Country) і виберіть зі списку з пошуком Виберіть країну (Select country). Плитка показує прапор і назву країни, а поле Адреса (Address) нижче змінює текст прикладу на формат цієї країни.
6. Напишіть Адресу в один або два рядки точно так, як хочете, щоб вона друкувалася під Bill To.
7. Використовуйте Нотатки (Notes) для чогось внутрішнього. Нотатки показуються на вкладці «Інформація» клієнта і ніколи — в документі.
8. Торкніться Зберегти. Редактор закривається, і новий рядок з'являється в списку на своїй алфавітній позиції.

Якщо ви торкнетеся «Назад» із незбереженими змінами, діалог Незбережені зміни (Unsaved Changes) запитає, чи Залишитися (Stay), чи Вийти (Leave). Вихід відкидає зміни.

Як розподілити клієнтів за категоріями

Категорії та групи клієнтів — це одне й те саме під двома назвами. Редактор називає їх категоріями та показує як чипи; екран Групи клієнтів керує тим самим списком з описами, типами та вибірником учасників. Групи належать вашому профілю компанії, а не клієнту, тож якщо у вас два профілі, у кожного свій набір.

1. Відкрийте клієнта в редакторі та прокрутіть до розділу Категорії (Categories) під нотатками. Кожна група вашого поточного профілю — це чип, спершу верхнього рівня, за кожним ідуть його підкатегорії у вигляді Батьківська › Дочірня.
2. Торкніться кожного чипа, що підходить. Клієнт може бути в скількох завгодно групах; Fairfield Roofing одночасно в Monthly retainer, Trades і Trades › Construction.
3. Щоб додати групу, якої ще не існує, торкніться + Створити категорію (+ Create category). У діалозі Створити категорію введіть Назву категорії (Category name).
4. Залиште Батьківська категорія (необов'язково) (Parent category (optional)) на Немає (верхній рівень) (None (top level)) для нової категорії верхнього рівня або виберіть наявну верхнього рівня, щоб створити підкатегорію. Випадний список з'являється лише тоді, коли існує хоча б одна категорія верхнього рівня.
5. Торкніться Зберегти у діалозі. Категорія зберігається одразу, і її чип з'являється вже вибраним для цього клієнта.
6. Торкніться Зберегти на панелі застосунку, щоб зберегти клієнта разом із його членством у групах.

Під категоріями той самий редактор містить два грошові налаштування для кожного клієнта. Політика пені (Late-fee policy) починається з увімкненим Використовувати налаштування профілю (Use profile default); вимкніть його, щоб ввести власні для цього клієнта Відсоток від суми (Percent of total), Пільгових днів (Grace days), Режим нарахування (Accrual mode) (Разовий збір, Щодня, Щомісяця), Макс. % обмеження (Max % cap) і Автопрощення при оплаті (Auto-forgive on payment). Знижка за дострокову оплату (Early-payment discount) працює так само, і підзаголовок її перемикача повідомляє, яке зараз значення профілю за замовчуванням. Обидва детально описані в посібнику про пеню.

Як керувати групами та їхніми учасниками

Екран Групи клієнтів — інший бік тих самих даних. Відкрийте його через піктограму фігур на панелі застосунку «Клієнти».

1. Торкніться Нова група клієнтів (New Client Group) внизу праворуч. Дайте їй Імʼя (Name) і, за бажанням, Опис (Description), який показується як другий рядок.
2. Виберіть тип із випадного списку з міткою Статус (Status): Категорія (Category), Товар/Послуга (Product/Service), Материнська компанія (Parent company), Регіон (Region) або Власна (Custom). Тип визначає лише піктограму на рядку (ярлик, коробка, будівля, глобус або решітка); він не змінює поведінку групи.
3. Якщо існує хоча б одна група верхнього рівня, випадний список Батьківська категорія (необов'язково) дозволяє вкласти нову групу на один рівень нижче. Торкніться Зберегти.
4. Щоб додати чи прибрати учасників, торкніться рядка групи. Діалог із назвою групи перелічує кожного активного клієнта з прапорцем; відмітьте тих, хто належить до групи, і торкніться Зберегти. Збережений список повністю замінює попереднє членство.
5. Щоб перейменувати групу, змінити її тип, опис або батьківську групу, торкніться олівця на її рядку. Діалог такий самий, як і для нової групи.

Відмітка клієнта тут або вибір чипа в його редакторі записують те саме членство, і вкладка «Клієнти» оновлюється негайно.

Як знаходити клієнтів за тим, що в них є

Піктограма лійки відкриває панель Фільтр клієнтів (Filter clients). На відміну від чипів груп, які стосуються того, як ви позначили клієнта, ця панель стосується даних, прикріплених до нього.

1. Торкніться лійки на панелі застосунку Клієнти. Панель піднімається приблизно на дві третини екрана; потягніть її маркер, щоб збільшити.
2. У розділі Має пов'язані дані (Has related data) торкніться будь-якого з Рахунки (Invoices), Кошториси (Estimates), Неоплачені рахунки (Unpaid invoices), Договори (Contracts), Записи часу (Time entries), Проєкти (Projects) і Витрати (Expenses). Вибір кількох означає, що клієнт повинен мати їх усі.
3. У розділі Атрибути (Attributes) виберіть Країну (пропонуються лише країни, які використовує хоча б один клієнт) і, якщо у вас більше одного профілю компанії, Бізнес-профіль (Business profile), щоб показати клієнтів, які мають хоча б один документ у ньому.
4. Увімкніть Власні налаштування пені (Custom late-fee settings), щоб залишити лише клієнтів, чия політика пені перевизначає профіль.
5. Розгорніть Додаткові фільтри (Additional filters) для перемикачів Є email (Has email), Є телефон (Has phone), Є адреса (Has address), Є логотип / аватар (Has logo / avatar) і Є нотатки (Has notes), які зручні для виявлення неповних карток.
6. Торкніться Застосувати (Apply). Піктограма лійки тепер показує кількість активних умов. Відкрийте панель знову й торкніться Скинути (Reset), а потім Застосувати, щоб очистити все.

«Неоплачені рахунки» означає документ типу «рахунок», статус якого будь-який, крім «Оплачено» чи «Скасовано», тож чернетки теж рахуються. Чипи пов’язаних даних дивляться на всі документи, включно з архівованими, тоді як сам список показує лише активних клієнтів.

Що показує екран деталей клієнта

Торкніться рядка, щоб відкрити клієнта. Тонована шапка показує аватар, ім’я та компанію, а під нею — прокручуваний ряд із п’яти вкладок.

• Інформація (Info) перелічує Електронну пошту, Телефон, Адресу та Нотатки, коли вони заповнені, і завжди — дату Додано (Added).
• Документи (Documents) перелічує кожен неархівований документ цього клієнта, найновіші спершу: рахунки, кошториси та будь-який інший тип із тієї самої таблиці. Кожен рядок показує номер, дату виставлення, суму у валюті документа та значок статусу (Чернетка, Надіслано, Оплачено, Скасовано). Торкніться рядка, щоб відкрити документ.
• Проєкти (Projects) перелічує проєкти клієнта з їхнім статусом і виставленою сумою та має власний маленький +, щоб почати проєкт, уже прив’язаний до цього клієнта.
• Договори (Contracts) показує назви договорів, їхні дати початку та закінчення і значок статусу.
• Активність (Activity) об’єднує витрати (червоним, із сумою) та записи часу (синім, із тривалістю в годинах і хвилинах) в один список, відсортований за датою.

На цьому екрані немає підсумованого балансу. Щоб побачити, скільки клієнт винен, читайте рядки «Надіслано» тут або використовуйте фільтри статусів на головній вкладці «Документи» та список прострочених на головному екрані. Олівець на панелі застосунку відкриває редактор; піктограма коробки архівує клієнта.

Правила та деталі

• Обов’язкові поля. Перевіряється лише Імʼя * («Імʼя обовʼязкове»). Кожне інше поле необов’язкове; поле, залишене порожнім, зберігається як відсутнє значення, тож вкладка «Інформація» його ховає, а фільтри «Є …» вважають його відсутнім.
• Де живуть клієнти. Клієнти спільні для всіх профілів компанії. Категорії та групи належать одному профілю: чипи в редакторі, стрічка у списку та екран «Групи клієнтів» усі показують групи профілю, який зараз позначено як типовий. Видалення профілю видаляє його групи; клієнти залишаються.
• Вкладеність. Групи вкладаються на один рівень. Лише групи верхнього рівня пропонуються як батьківські, і група не може бути власним батьком. Якщо батьківську групу колись видалять, її підкатегорії піднімаються на верхній рівень, а не втрачаються.
• Групи не видаляються. На екрані «Групи клієнтів» немає дії видалення; ви можете перейменувати групу, змінити її батьківську групу або спорожнити її членство. Діалог Створити категорію ігнорує «Зберегти», поки назва порожня; редактор групи на екрані «Групи клієнтів» цього не перевіряє, тож група, збережена без назви, з’являється як порожній рядок.
• Сортування та пошук. Списки завжди відсортовані за іменем. Пошук зіставляє фрагмент імені або компанії, а не електронної адреси. Чип групи та розширений фільтр застосовуються поверх результату пошуку, у цьому порядку.
• Семантика фільтрів. Кожна вибрана умова повинна виконуватися (І). Перемикач Є заборгованість (Has outstanding balance) читає збережений стовпець балансу, який застосунок заповнює лише під час імпорту резервної копії; для даних, введених на телефоні, він залишається нульовим, тому віддавайте перевагу чипу Неоплачені рахунки. Випадний список Валюта (Currency) з’являється лише тоді, коли клієнт має бажану валюту, яку жоден екран зараз не встановлює, тож зазвичай ви його не побачите.
• Перевизначення для клієнта. Коли Використовувати налаштування профілю увімкнено, стовпці пені клієнта зберігаються порожніми, і застосовується політика профілю компанії. Коли вимкнено, кожне поле, яке ви залишаєте порожнім, усе одно окремо повертається до профілю; мінімальна сума та опція «Включати в PDF» — лише для профілю. Знижка за дострокову оплату працює за тим самим принципом.
• Що використовує редактор рахунку. З картки клієнта редактор рахунку читає ім’я, компанію, електронну адресу, адресу та код країни (для токена нумерації {client_country}), а також перевизначення пені та знижки. Умови оплати попередньо заповнюються з профілю, а не з клієнта.
• Архів, а не видалення. Змахування рядка або дотик до піктограми коробки на екрані деталей запитує Перемістити в архів? (Move to archive?) і після Архів ховає клієнта разом з усіма його документами. Обидва повертаються з екрана Архів через Відновити (Restore). Остаточне видалення пропонується лише там, за двома підтвердженнями, і видаляє рахунки, витрати та записи часу клієнта одразу.
• Що потребує Pro. Кнопка + у списку, кнопка Додати клієнта (Add Client) на порожньому екрані, олівець на екрані деталей, кнопка Нова група клієнтів і + на вкладці «Проєкти» перевіряють ваш пробний період чи підписку та інакше відкривають екран оплати. Перегляд, пошук, фільтрування, редагування наявної групи, відмітка учасників, архівування та відновлення доступні завжди.
• Системні вибірники. Вибірник аватара використовує системну камеру або галерею. Вибране зображення масштабується до 512 пікселів і зберігається як є; кроку обрізання немає.

Поради

Пов’язані посібники

• Редактор рахунків
• Пеня за прострочення
• Проєкти та етапи