Guía de usuario

Clientes, categorías y grupos de clientes

Añade fichas de cliente, ordena los clientes en categorías y subcategorías, fíltralos por facturas impagadas o contratos y consulta todos los documentos de cada cliente.

Actualizado: 2026-09-09

Un cliente en Invoice Flow es el lado «Bill To» de un documento. Cada factura, presupuesto, contrato, gasto y hora registrada apunta a un registro de cliente, así que la calidad de ese registro decide lo rápido que encontrarás las cosas después: la dirección que se imprime en el PDF, el correo que propone la pantalla de envío y el país que alimenta tus tokens de numeración salen todos de aquí. Con veinte o treinta clientes quieres la lista agrupada tal como piensas tu trabajo, y quieres responder a «¿quién me debe dinero todavía y no tiene carta de encargo?» sin abrir cada cliente uno por uno.

Esta guía sigue a Ledgerline Bookkeeping, un despacho de dos personas en Mánchester que factura en libras. Priya tiene doce clientes repartidos en tres categorías, Retail, Trades y Professional services, con dos subcategorías debajo (Online sellers bajo Retail, Construction bajo Trades), un grupo regional Cheshire para su ronda de visitas de los jueves y un grupo personalizado Monthly retainer para los clientes facturados el primer día de cada mes.

Qué ves en la pantalla

Abre la pestaña Clientes (Clients) en la navegación inferior. La barra superior lleva cuatro iconos: una lupa que convierte el título en un campo Buscar clientes…, un embudo para el filtro avanzado (le crece una insignia numérica roja cuando hay un filtro activo), un icono de formas con el texto de ayuda Grupos de clientes (Client Groups) y un icono de caja para el Archivo (Archive). Debajo de la barra superior, en cuanto tienes al menos un grupo, aparece una franja horizontal de chips: Todos los clientes primero y luego un chip por grupo en orden alfabético. Las subcategorías aparecen en esta franja con su propio nombre corto, así que la franja de Priya dice Todos los clientes, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Cada cliente es una fila: un avatar redondo con el logotipo del cliente o dos iniciales, el nombre en negrita y una segunda línea con la empresa y el correo unidos por un punto. Las filas se ordenan por nombre. Al tocar una fila se abre la pantalla de detalle del cliente; al deslizar una fila de derecha a izquierda aparece una franja naranja de archivo. El botón + de abajo a la derecha crea un cliente nuevo. En una tableta o en horizontal la lista se convierte en una cuadrícula de dos columnas con las mismas filas.

Tocar un chip reduce la lista a los miembros de ese grupo. Tocar un padre como Trades incluye también a todos los de sus subcategorías, así que Hollins Joinery, etiquetado solo como Construction, aparece bajo Trades. Toca el chip otra vez, o Todos los clientes, para quitarlo. La búsqueda se aplica primero sobre nombre y empresa, y luego el chip acota el resultado.

Cómo añadir una ficha de cliente

1. En Clientes, toca +. El editor se abre con el título Nuevo cliente y un botón Guardar en la barra superior.
2. Toca el avatar redondo para adjuntar un logotipo o una foto. Una hoja ofrece Cámara y Galería; ambos son selectores del sistema, así que no se muestran aquí. La imagen se escala a un máximo de 512 por 512 píxeles y se guarda dentro del registro del cliente. Una vez puesta, aparece debajo un enlace rojo Eliminar foto.
3. Escribe el Nombre *. Es el único campo obligatorio y el texto que aparece en la lista, en los selectores y en el PDF.
4. Rellena Empresa, Correo electrónico y Teléfono según necesites. La empresa se muestra bajo el nombre en la lista; el correo es lo que propondrá la pantalla de envío.
5. Toca País y elige en la lista con búsqueda Selecciona país. El mosaico muestra la bandera y el nombre del país, y el campo Dirección de abajo cambia su texto de ejemplo al formato de ese país.
6. Escribe la Dirección en una o dos líneas exactamente como quieres que se imprima bajo Bill To.
7. Usa Notas para cualquier cosa interna. Las notas se muestran en la pestaña Información del cliente y nunca en un documento.
8. Toca Guardar. El editor se cierra y la nueva fila aparece en la lista en su posición alfabética.

Si tocas Atrás con cambios sin guardar, un diálogo Cambios sin guardar pregunta si quieres Quedarse o Salir. Salir descarta los cambios.

Cómo poner clientes en categorías

Las categorías y los grupos de clientes son lo mismo con dos nombres. El editor las llama categorías y las muestra como chips; la pantalla Grupos de clientes gestiona la misma lista con descripciones, tipos y un selector de miembros. Los grupos pertenecen a tu perfil de empresa, no al cliente, así que si tienes dos perfiles cada uno tiene su propio conjunto.

1. Abre un cliente en el editor y desplázate hasta la sección Categories (Categorías) bajo Notas. Cada grupo de tu perfil actual es un chip, primero los de nivel superior, cada uno seguido de sus subcategorías escritas como Padre › Hijo.
2. Toca cada chip que corresponda. Un cliente puede estar en tantos grupos como quieras; Fairfield Roofing está en Monthly retainer, Trades y Trades › Construction a la vez.
3. Para añadir un grupo que aún no existe, toca + Create category (Crear categoría). En el diálogo Create category, escribe el Category name (nombre de la categoría).
4. Deja Parent category (optional) (categoría padre, opcional) en None (top level) para una nueva categoría de nivel superior, o elige una de nivel superior existente para crear una subcategoría. El desplegable solo aparece cuando existe al menos una categoría de nivel superior.
5. Toca Guardar en el diálogo. La categoría se guarda de inmediato y su chip aparece ya seleccionado para este cliente.
6. Toca Guardar en la barra superior para guardar el cliente junto con sus pertenencias.

Debajo de las categorías, el mismo editor contiene dos ajustes de dinero por cliente. Política de mora (Late-fee policy) empieza con Usar predeterminado del perfil (Use profile default) activado; desactívalo para introducir el Porcentaje del total, los Días de gracia, el Modo de acumulación (Cargo único, Por día, Por mes), el Tope % máx. y Condonar automáticamente al pagar propios de este cliente. Early-payment discount (descuento por pronto pago) funciona igual, y el subtítulo de su interruptor te dice cuál es actualmente el valor predeterminado del perfil. Ambos se tratan en detalle en la guía de recargos por mora.

Cómo gestionar los grupos y sus miembros

La pantalla Grupos de clientes es la otra cara de los mismos datos. Ábrela desde el icono de formas en la barra superior de Clientes.

1. Toca Nuevo grupo de clientes abajo a la derecha. Dale un Nombre y, opcionalmente, una Descripción, que se muestra como segunda línea de la fila.
2. Elige un tipo en el desplegable etiquetado Estado: Categoría, Producto/Servicio, Empresa matriz, Región o Personalizado. El tipo solo decide el icono de la fila (una etiqueta, una caja, un edificio, un globo o una almohadilla); no cambia cómo se comporta el grupo.
3. Si existe al menos un grupo de nivel superior, un desplegable Parent category (optional) te permite anidar el nuevo grupo un nivel por debajo. Toca Guardar.
4. Para añadir o quitar miembros, toca la fila del grupo. Un diálogo titulado con el nombre del grupo enumera todos los clientes activos con una casilla; marca los que pertenecen y toca Guardar. La lista que guardas reemplaza por completo la pertenencia anterior.
5. Para renombrar un grupo, cambiar su tipo, descripción o padre, toca el lápiz de su fila. El diálogo es el mismo que para un grupo nuevo.

Marcar un cliente aquí o seleccionar un chip en su editor escribe la misma pertenencia, y la pestaña Clientes se actualiza de inmediato.

Cómo encontrar clientes por lo que tienen

El icono de embudo abre la hoja Filter clients (Filtrar clientes). A diferencia de los chips de grupo, que tratan de cómo etiquetaste a un cliente, esta hoja trata de los datos vinculados a él.

1. Toca el embudo en la barra superior de Clientes. La hoja se despliega hasta unos dos tercios de la pantalla; arrastra su asa para agrandarla.
2. Bajo Has related data (tiene datos relacionados), toca cualquiera de Invoices, Estimates, Unpaid invoices, Contracts, Time entries, Projects y Expenses. Seleccionar varios significa que el cliente debe tenerlos todos.
3. Bajo Attributes (atributos), elige un Country (solo se ofrecen los países usados por al menos un cliente) y, si mantienes más de un perfil de empresa, un Business profile para mostrar los clientes que tienen al menos un documento bajo él.
4. Activa Custom late-fee settings (ajustes de mora personalizados) para conservar solo los clientes cuya política de mora anula la del perfil.
5. Expande Additional filters (filtros adicionales) para los interruptores Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar y Has notes, útiles para detectar fichas incompletas.
6. Toca Apply (Aplicar). El icono de embudo muestra ahora el número de condiciones activas. Vuelve a abrir la hoja y toca Reset (Restablecer) y luego Apply para limpiarlo todo.

«Unpaid invoices» significa un documento de tipo factura cuyo estado sea cualquiera distinto de Pagada o Cancelada, así que los borradores también cuentan. Los chips de datos relacionados miran todos los documentos, incluidos los archivados, mientras que la lista en sí solo muestra clientes activos.

Qué muestra la pantalla de detalle del cliente

Toca una fila para abrir el cliente. Un encabezado tintado muestra el avatar, el nombre y la empresa, y debajo una fila desplazable de cinco pestañas.

• Información (Info) enumera Correo electrónico, Teléfono, Dirección y Notas cuando están rellenos, y siempre la fecha de Añadido.
• Documentos (Documents) enumera todos los documentos no archivados de este cliente, los más recientes primero: facturas, presupuestos y cualquier otro tipo de la misma tabla. Cada fila muestra el número, la fecha de emisión, el total en la moneda del documento y una insignia de estado (Borrador, Enviada, Pagada, Cancelada). Toca una fila para abrir el documento.
• Proyectos (Projects) enumera los proyectos del cliente con su estado y su total facturado, y tiene su propio pequeño + para iniciar un proyecto ya vinculado a este cliente.
• Contratos (Contracts) muestra los títulos de los contratos, sus fechas de inicio y fin y una insignia de estado.
• Actividad (Activity) combina gastos (en rojo, con el importe) y registros de tiempo (en azul, con la duración en horas y minutos) en una sola lista ordenada por fecha.

No hay un saldo sumado en esta pantalla. Para ver lo que debe un cliente, lee aquí las filas Enviada, o usa los filtros de estado de la pestaña principal Documentos y la lista de vencidas del panel. El lápiz de la barra superior abre el editor; el icono de caja archiva al cliente.

Reglas y detalles

• Campos obligatorios. Solo se valida Nombre * («El nombre es obligatorio»). Todos los demás campos son opcionales; un campo dejado en blanco se guarda sin valor, así que la pestaña Información lo oculta y los filtros «Has …» lo tratan como ausente.
• Dónde viven los clientes. Los clientes se comparten entre todos los perfiles de empresa. Las categorías y los grupos pertenecen a un perfil: los chips del editor, la franja de la lista y la pantalla Grupos de clientes muestran todos los grupos del perfil marcado actualmente como predeterminado. Eliminar un perfil elimina sus grupos; los clientes se quedan.
• Anidación. Los grupos se anidan un solo nivel. Solo los grupos de nivel superior se ofrecen como padres, y un grupo no puede ser su propio padre. Si alguna vez se elimina un padre, sus subcategorías ascienden al nivel superior en lugar de perderse.
• Los grupos no se eliminan. La pantalla Grupos de clientes no tiene acción de eliminar; puedes renombrar un grupo, cambiar su padre o vaciar su pertenencia. El diálogo Create category ignora Guardar mientras el nombre esté en blanco; el editor de grupos de la pantalla Grupos de clientes no lo comprueba, así que un grupo guardado sin nombre aparece como una fila vacía.
• Orden y búsqueda. Las listas siempre se ordenan por nombre. La búsqueda coincide con un fragmento del nombre o de la empresa, no del correo. El chip de grupo y el filtro avanzado se aplican sobre el resultado de la búsqueda, en ese orden.
• Semántica del filtro. Toda condición seleccionada debe cumplirse (Y). El interruptor Has outstanding balance lee una columna de saldo almacenada que la app solo rellena durante una importación de copia de seguridad; para datos introducidos en el teléfono se queda en cero, así que prefiere el chip Unpaid invoices. El desplegable Currency solo aparece cuando un cliente tiene una moneda preferida, que actualmente ninguna pantalla establece, así que normalmente no lo verás.
• Anulaciones por cliente. Cuando Usar predeterminado del perfil está activado, las columnas de mora del cliente se guardan vacías y se aplica la política del perfil de empresa. Cuando está desactivado, cada campo que dejes en blanco sigue recurriendo al perfil de forma individual; el importe mínimo y la opción Incluir en el PDF son solo del perfil. El descuento por pronto pago sigue el mismo patrón.
• Qué usa el editor de facturas. De la ficha del cliente el editor de facturas lee el nombre, la empresa, el correo, la dirección y el código de país (para el token de numeración {client_country}), más las anulaciones de mora y descuento. Las condiciones de pago se rellenan desde el perfil, no desde el cliente.
• Archivar, no eliminar. Deslizar una fila o tocar el icono de caja en la pantalla de detalle pregunta ¿Mover al archivo? y, al tocar Archivo, oculta al cliente junto con todos sus documentos. Ambos vuelven desde la pantalla Archivo con Restaurar. La eliminación permanente solo se ofrece ahí, tras dos confirmaciones, y borra de una vez las facturas, gastos y registros de tiempo del cliente.
• Qué necesita Pro. El botón + de la lista, el botón Añadir cliente del estado vacío, el lápiz de la pantalla de detalle, el botón Nuevo grupo de clientes y el + de la pestaña Proyectos comprueban tu período de prueba o suscripción y abren el muro de pago si no los tienes. Ver, buscar, filtrar, editar un grupo existente, marcar miembros, archivar y restaurar están siempre disponibles.
• Selectores nativos. El selector de avatar usa la cámara o la galería del sistema. La imagen elegida se escala a 512 píxeles y se guarda tal cual; no hay paso de recorte.

Consejos

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