Podręcznik użytkownika

Klienci, kategorie i grupy klientów

Dodawaj karty klientów, dziel ich na kategorie i podkategorie, filtruj według nieopłaconych faktur lub umów i przeglądaj wszystkie dokumenty klienta.

Zaktualizowano: 2026-09-09

Klient w Invoice Flow to strona “Nabywca” dokumentu. Każda faktura, kosztorys, umowa, wydatek i zarejestrowana godzina wskazują na jeden rekord klienta, więc od jakości tego rekordu zależy, jak szybko odnajdziesz później potrzebne informacje: adres drukowany na PDF, adres e-mail proponowany przez ekran wysyłki oraz kraj zasilający tokeny numeracji — wszystko pochodzi stąd. Przy dwudziestu czy trzydziestu klientach chcesz mieć listę pogrupowaną tak, jak myślisz o swojej pracy, i chcesz odpowiedzieć na pytanie “kto wciąż jest mi winien pieniądze i nie ma podpisanej umowy” bez otwierania każdego klienta po kolei.

Ten przewodnik towarzyszy firmie Ledgerline Bookkeeping, dwuosobowemu biuru rachunkowemu w Manchesterze, które wystawia faktury w funtach. Priya ma dwunastu klientów podzielonych na trzy kategorie — Retail, Trades i Professional services — z dwiema podkategoriami (Online sellers w ramach Retail, Construction w ramach Trades), grupę regionalną Cheshire na czwartkowy objazd oraz własną grupę Monthly retainer dla klientów fakturowanych pierwszego dnia każdego miesiąca.

Co widać na ekranie

Otwórz zakładkę Klienci (Clients) w dolnej nawigacji. Pasek aplikacji zawiera cztery ikony: lupę, która zamienia tytuł w pole Szukaj klientów… (Search clients…), lejek do filtra zaawansowanego (pojawia się na nim czerwona odznaka z liczbą, gdy filtr jest aktywny), ikonę figur z podpowiedzią Grupy klientów (Client Groups) oraz ikonę pudełka prowadzącą do Archiwum (Archive). Pod paskiem aplikacji, gdy tylko masz przynajmniej jedną grupę, pojawia się poziomy pasek chipów: najpierw Wszyscy klienci (All clients), a potem po jednym chipie na grupę w kolejności alfabetycznej. Podkategorie pojawiają się na tym pasku pod własną krótką nazwą, więc pasek Priyi wygląda tak: Wszyscy klienci, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Każdy klient to jeden wiersz: okrągły awatar z logo klienta lub dwiema inicjałami, nazwa pogrubioną czcionką i druga linia z firmą i adresem e-mail połączonymi kropką. Wiersze są sortowane według nazwy. Dotknięcie wiersza otwiera ekran szczegółów klienta; przeciągnięcie wiersza od prawej do lewej odsłania pomarańczowy pasek archiwizacji. Przycisk + w prawym dolnym rogu tworzy nowego klienta. Na tablecie lub w orientacji poziomej lista zamienia się w dwukolumnową siatkę tych samych wierszy.

Dotknięcie chipa zawęża listę do członków danej grupy. Dotknięcie kategorii nadrzędnej, takiej jak Trades, obejmuje też wszystkich z jej podkategorii, więc Hollins Joinery, oznaczony tylko jako Construction, pojawi się pod Trades. Dotknij chipa ponownie lub wybierz Wszyscy klienci, aby wyczyścić filtr. Wyszukiwanie działa najpierw na nazwie i firmie, a dopiero potem chip zawęża wynik.

Jak dodać kartę klienta

1. Na ekranie Klienci dotknij +. Otworzy się edytor z tytułem Nowy klient (New Client) i przyciskiem Zapisz (Save) na pasku aplikacji.
2. Dotknij okrągłego awatara, aby dodać logo lub zdjęcie. Arkusz oferuje Aparat (Camera) i Galeria (Gallery); oba są selektorami systemowymi, więc nie są tu pokazane. Zdjęcie jest skalowane do maksymalnie 512 na 512 pikseli i przechowywane wewnątrz rekordu klienta. Po ustawieniu pod spodem pojawia się czerwony odnośnik Usuń zdjęcie (Remove photo).
3. Wpisz Nazwa * (Name *). To jedyne pole wymagane i tekst, który pojawia się na liście, w selektorach i na PDF.
4. Wypełnij w razie potrzeby Firma (Company), E-mail i Telefon (Phone). Firma wyświetla się na liście pod nazwą; adres e-mail zostanie zaproponowany przez ekran wysyłki.
5. Dotknij Kraj (Country) i wybierz pozycję z przeszukiwalnej listy Wybierz kraj (Select country). Kafelek pokazuje flagę i nazwę kraju, a pole Adres (Address) poniżej zmienia swój tekst przykładowy na format tego kraju.
6. Wpisz Adres w jednej lub dwóch liniach dokładnie tak, jak ma być wydrukowany pod nagłówkiem Nabywca.
7. Użyj pola Notatki (Notes) na wszystko, co wewnętrzne. Notatki są widoczne na zakładce Informacje klienta i nigdy nie trafiają na dokument.
8. Dotknij Zapisz. Edytor się zamknie, a nowy wiersz pojawi się na liście w swoim miejscu alfabetycznym.

Jeśli dotkniesz Wstecz przy niezapisanych zmianach, okno Niezapisane zmiany (Unsaved Changes) zapyta, czy chcesz Zostań (Stay), czy Wyjdź (Leave). Wyjście odrzuca zmiany.

Jak przypisać klientów do kategorii

Kategorie i grupy klientów to to samo pod dwiema nazwami. Edytor nazywa je kategoriami i pokazuje jako chipy; ekran Grupy klientów zarządza tą samą listą wraz z opisami, rodzajami i selektorem członków. Grupy należą do profilu firmy, a nie do klienta, więc jeśli prowadzisz dwa profile, każdy ma własny zestaw.

1. Otwórz klienta w edytorze i przewiń do sekcji Categories pod Notatkami. Każda grupa bieżącego profilu to jeden chip — najpierw te najwyższego poziomu, każda z podkategoriami zapisanymi jako Rodzic › Dziecko.
2. Dotknij każdego pasującego chipa. Klient może należeć do dowolnej liczby grup; Fairfield Roofing jest jednocześnie w Monthly retainer, Trades oraz Trades › Construction.
3. Aby dodać grupę, która jeszcze nie istnieje, dotknij + Create category. W oknie Create category wpisz Category name.
4. Pozostaw Parent category (optional) na None (top level), aby utworzyć nową kategorię najwyższego poziomu, albo wybierz istniejącą kategorię nadrzędną, aby utworzyć podkategorię. Lista rozwijana pojawia się dopiero wtedy, gdy istnieje co najmniej jedna kategoria najwyższego poziomu.
5. Dotknij Zapisz w oknie dialogowym. Kategoria zostaje zapisana od razu, a jej chip pojawia się już zaznaczony dla tego klienta.
6. Dotknij Zapisz na pasku aplikacji, aby zapisać klienta razem z przypisaniami.

Pod kategoriami ten sam edytor mieści dwa ustawienia finansowe dla klienta. Polityka odsetek (Late-fee policy) zaczyna się od włączonego przełącznika Użyj domyślnych ustawień profilu (Use profile default); wyłącz go, aby wprowadzić własne wartości tego klienta: Procent kwoty (Percent of total), Dni karencji (Grace days), Tryb naliczania (Accrual mode — Opłata jednorazowa, Za dzień, Za miesiąc), Maks. limit % (Max % cap) oraz Automatyczne umorzenie przy płatności (Auto-forgive on payment). Early-payment discount działa tak samo, a podtytuł jego przełącznika informuje, jakie jest aktualne ustawienie domyślne profilu. Oba omówiono szczegółowo w przewodniku o odsetkach za zwłokę.

Jak zarządzać grupami i ich członkami

Ekran Grupy klientów to druga strona tych samych danych. Otwórz go ikoną figur na pasku aplikacji Klienci.

1. Dotknij Nowa grupa klientów (New Client Group) w prawym dolnym rogu. Nadaj jej Nazwa (Name) i opcjonalnie Opis (Description), który wyświetla się jako druga linia wiersza.
2. Wybierz rodzaj z listy rozwijanej oznaczonej Status: Kategoria (Category), Produkt/usługa (Product/Service), Spółka macierzysta (Parent company), Region lub Niestandardowa (Custom). Rodzaj decyduje wyłącznie o ikonie w wierszu (etykieta, pudełko, budynek, globus lub znak krzyżyka); nie zmienia zachowania grupy.
3. Jeśli istnieje co najmniej jedna grupa najwyższego poziomu, lista rozwijana Parent category (optional) pozwala zagnieździć nową grupę o jeden poziom niżej. Dotknij Zapisz.
4. Aby dodać lub usunąć członków, dotknij wiersza grupy. Okno zatytułowane nazwą grupy wypisuje wszystkich aktywnych klientów z polami wyboru; zaznacz właściwych i dotknij Zapisz. Zapisana lista całkowicie zastępuje poprzednie przypisania.
5. Aby zmienić nazwę grupy, jej rodzaj, opis lub rodzica, dotknij ołówka w jej wierszu. Okno jest takie samo jak przy nowej grupie.

Zaznaczenie klienta tutaj i wybranie chipa w jego edytorze zapisują to samo przypisanie, a zakładka Klienci aktualizuje się natychmiast.

Jak znaleźć klientów po tym, co posiadają

Ikona lejka otwiera arkusz Filter clients. W przeciwieństwie do chipów grup, które dotyczą tego, jak oznaczyłeś klienta, ten arkusz dotyczy danych powiązanych z klientem.

1. Dotknij lejka na pasku aplikacji Klienci. Arkusz wysuwa się do mniej więcej dwóch trzecich ekranu; przeciągnij uchwyt, aby go powiększyć.
2. W sekcji Has related data dotknij dowolnych z opcji: Invoices, Estimates, Unpaid invoices, Contracts, Time entries, Projects i Expenses. Wybranie kilku oznacza, że klient musi mieć je wszystkie.
3. W sekcji Attributes wybierz Country (oferowane są tylko kraje używane przez co najmniej jednego klienta), a jeśli prowadzisz więcej niż jeden profil firmy — Business profile, aby pokazać klientów mających w nim co najmniej jeden dokument.
4. Włącz Custom late-fee settings, aby zostawić tylko klientów, których polityka odsetek nadpisuje ustawienia profilu.
5. Rozwiń Additional filters, aby uzyskać przełączniki Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar i Has notes, przydatne do wyłapywania niekompletnych kart.
6. Dotknij Apply. Ikona lejka pokazuje teraz liczbę aktywnych warunków. Otwórz arkusz ponownie i dotknij Reset, a potem Apply, aby wyczyścić wszystko.

“Unpaid invoices” oznacza dokument typu faktura o statusie innym niż Opłacona lub Anulowana, więc liczą się też wersje robocze. Chipy danych powiązanych patrzą na wszystkie dokumenty, w tym zarchiwizowane, natomiast sama lista pokazuje tylko aktywnych klientów.

Co pokazuje ekran szczegółów klienta

Dotknij wiersza, aby otworzyć klienta. Zabarwiony nagłówek pokazuje awatar, nazwę i firmę, a pod nim znajduje się przewijany rząd pięciu zakładek.

• Informacje (Info) wypisuje E-mail, Telefon, Adres i Notatki, gdy są wypełnione, oraz zawsze datę Dodano (Added).
• Dokumenty (Documents) wypisuje każdy niezarchiwizowany dokument tego klienta, od najnowszego: faktury, kosztorysy i każdy inny typ z tej samej tabeli. Każdy wiersz pokazuje numer, datę wystawienia, sumę w walucie dokumentu i odznakę statusu (Wersja robocza, Wysłana, Opłacona, Anulowana). Dotknij wiersza, aby otworzyć dokument.
• Projekty (Projects) wypisuje projekty klienta z ich statusem i zafakturowaną sumą oraz ma własny mały przycisk +, aby rozpocząć projekt już powiązany z tym klientem.
• Umowy (Contracts) pokazuje tytuły umów, ich daty początku i końca oraz odznakę statusu.
• Aktywność (Activity) łączy wydatki (czerwone, z kwotą) i wpisy czasu (niebieskie, z czasem trwania w godzinach i minutach) w jedną listę posortowaną według daty.

Na tym ekranie nie ma zsumowanego salda. Aby zobaczyć, ile klient jest winien, przeczytaj tutejsze wiersze Wysłana albo skorzystaj z filtrów statusu na głównej zakładce Dokumenty i z listy zaległości na pulpicie. Ołówek na pasku aplikacji otwiera edytor; ikona pudełka archiwizuje klienta.

Zasady i szczegóły

• Pola wymagane. Weryfikowane jest tylko Nazwa * (“Nazwa jest wymagana”). Każde inne pole jest opcjonalne; puste pole zapisuje się jako brak wartości, więc zakładka Informacje je ukrywa, a filtry “Has …” traktują je jako brakujące.
• Gdzie mieszkają klienci. Klienci są wspólni dla wszystkich profili firmy. Kategorie i grupy należą do jednego profilu: chipy w edytorze, pasek nad listą i ekran Grupy klientów pokazują grupy profilu obecnie oznaczonego jako domyślny. Usunięcie profilu usuwa jego grupy; klienci zostają.
• Zagnieżdżanie. Grupy zagnieżdżają się o jeden poziom. Jako rodzice oferowane są tylko grupy najwyższego poziomu, a grupa nie może być własnym rodzicem. Jeśli rodzic zostanie kiedyś usunięty, jego podkategorie są awansowane na najwyższy poziom, a nie tracone.
• Brak usuwania grup. Ekran Grupy klientów nie ma akcji usuwania; możesz zmienić nazwę grupy, zmienić jej rodzica lub opróżnić jej skład. Okno Create category ignoruje Zapisz, gdy nazwa jest pusta; edytor grup na ekranie Grupy klientów tego nie sprawdza, więc grupa zapisana bez nazwy pojawia się jako pusty wiersz.
• Sortowanie i wyszukiwanie. Listy są zawsze sortowane według nazwy. Wyszukiwanie dopasowuje fragment nazwy lub firmy, ale nie adresu e-mail. Chip grupy i filtr zaawansowany są stosowane na wyniku wyszukiwania, w tej kolejności.
• Semantyka filtrów. Każdy wybrany warunek musi być spełniony (AND). Przełącznik Has outstanding balance czyta zapisaną kolumnę salda, którą aplikacja wypełnia tylko przy imporcie kopii zapasowej; przy danych wprowadzanych na telefonie pozostaje ona zerowa, więc lepiej używać chipa Unpaid invoices. Lista rozwijana Currency pojawia się tylko wtedy, gdy klient ma preferowaną walutę, czego obecnie nie ustawia żaden ekran, więc zwykle jej nie zobaczysz.
• Nadpisania dla klienta. Gdy Użyj domyślnych ustawień profilu jest włączone, kolumny odsetek klienta są zapisane jako puste i obowiązuje polityka profilu firmy. Gdy jest wyłączone, każde pole pozostawione puste nadal indywidualnie wraca do wartości z profilu; kwota minimalna i opcja uwzględniania w PDF występują wyłącznie na poziomie profilu. Rabat za wcześniejszą płatność działa według tego samego wzorca.
• Czego używa edytor faktury. Z karty klienta edytor faktury pobiera nazwę, firmę, e-mail, adres i kod kraju (dla tokenu numeracji {client_country}) oraz nadpisania odsetek i rabatu. Warunki płatności są wstępnie wypełniane z profilu, a nie z karty klienta.
• Archiwizacja, nie usuwanie. Przeciągnięcie wiersza lub dotknięcie ikony pudełka na ekranie szczegółów wywołuje pytanie Przenieść do archiwum? (Move to archive?), a po wybraniu Archiwum ukrywa klienta razem ze wszystkimi jego dokumentami. Jedno i drugie wraca z ekranu Archiwum przyciskiem Przywróć (Restore). Trwałe usunięcie jest oferowane tylko tam, za dwoma potwierdzeniami, i usuwa faktury, wydatki i wpisy czasu klienta za jednym razem.
• Co wymaga Pro. Przycisk + na liście, przycisk Dodaj klienta (Add Client) w stanie pustym, ołówek na ekranie szczegółów, przycisk Nowa grupa klientów i + na zakładce Projekty sprawdzają Twój okres próbny lub subskrypcję i w przeciwnym razie otwierają ekran płatności. Przeglądanie, wyszukiwanie, filtrowanie, edytowanie istniejącej grupy, zaznaczanie członków, archiwizowanie i przywracanie są zawsze dostępne.
• Selektory systemowe. Wybór awatara korzysta z systemowego aparatu lub galerii. Wybrany obraz jest skalowany do 512 pikseli i zapisywany bez zmian; nie ma etapu kadrowania.

Wskazówki

Powiązane przewodniki

• Edytor faktur
• Odsetki za zwłokę
• Projekty i kamienie milowe