Panduan pengguna

Pelanggan, kategori dan kumpulan pelanggan

Tambah kad pelanggan, susun pelanggan mengikut kategori dan sub-kategori, tapis mengikut invois belum dibayar atau kontrak, dan lihat semua dokumen bagi setiap pelanggan.

Dikemas kini: 2026-09-09

Pelanggan dalam Invoice Flow ialah pihak “Bill To” dalam sesuatu dokumen. Setiap invois, anggaran, kontrak, perbelanjaan dan jam yang direkod merujuk kepada satu rekod pelanggan, jadi kualiti rekod itu menentukan seberapa pantas anda dapat mencari maklumat kelak: alamat yang dicetak pada PDF, e-mel yang dicadangkan pada skrin hantar, serta negara yang memberi input kepada token penomboran anda semuanya datang dari sini. Dengan dua puluh atau tiga puluh pelanggan, anda mahu senarai itu dikumpulkan mengikut cara anda berfikir tentang kerja anda, dan anda mahu dapat menjawab “siapa yang masih berhutang kepada saya dan tiada surat penglibatan” tanpa perlu membuka setiap pelanggan satu demi satu.

Panduan ini mengikuti Ledgerline Bookkeeping, sebuah amalan dua orang di Manchester yang mengebil dalam pound. Priya mempunyai dua belas pelanggan yang dibahagikan kepada tiga kategori, Retail, Trades dan Professional services, dengan dua sub-kategori di bawahnya (Online sellers di bawah Retail, Construction di bawah Trades), satu kumpulan wilayah Cheshire untuk pusingan lawatan Khamisnya, dan satu kumpulan tersuai Monthly retainer untuk pelanggan yang dibil pada 1hb setiap bulan.

Apa yang anda lihat pada skrin

Buka tab Pelanggan pada navigasi bawah. Bar apl membawa empat ikon: pembesar kaca yang menukar tajuk kepada medan Search clients…, corong untuk penapis lanjutan (ia menunjukkan lencana nombor merah apabila penapis aktif), ikon bentuk dengan tooltip Client Groups, dan ikon kotak untuk Arkib. Di bawah bar apl, sebaik sahaja anda mempunyai sekurang-kurangnya satu kumpulan, satu jalur mendatar cip akan muncul: All clients dahulu, kemudian satu cip bagi setiap kumpulan mengikut susunan abjad. Sub-kategori muncul dalam jalur ini di bawah nama pendeknya sendiri, jadi jalur Priya berbunyi All clients, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Setiap pelanggan ialah satu baris: avatar bulat dengan logo pelanggan atau dua huruf inisial, nama dalam huruf tebal, dan baris kedua dengan syarikat dan e-mel digabungkan dengan titik. Baris disusun mengikut nama. Mengetik satu baris membuka skrin butiran pelanggan; meleret baris dari kanan ke kiri mendedahkan jalur arkib oren. Butang + di bawah sebelah kanan mencipta pelanggan baharu. Pada tablet atau dalam orientasi mendatar, senarai berubah menjadi grid dua lajur bagi baris yang sama.

Senarai pelanggan Priya: avatar atau inisial, baris syarikat dan e-mel bagi setiap pelanggan, serta cip kumpulan di atasnya.

Mengetik satu cip menyempitkan senarai kepada ahli kumpulan tersebut. Mengetik induk seperti Trades juga turut memasukkan semua orang dalam sub-kategorinya, jadi Hollins Joinery, yang hanya ditag Construction, akan muncul di bawah Trades. Ketik semula cip itu, atau All clients, untuk membersihkannya. Carian berjalan dahulu berdasarkan nama dan syarikat, kemudian cip menyempitkan hasilnya.

Cara menambah kad pelanggan

Pada Pelanggan, ketik +. Editor terbuka dengan tajuk Pelanggan baharu (New Client) dan butang Simpan (Save) pada bar apl.
Ketik avatar bulat untuk melampirkan logo atau foto. Satu helaian menawarkan Kamera (Camera) dan Galeri (Gallery); kedua-duanya ialah pemilih sistem, jadi tidak ditunjukkan di sini. Gambar diskalakan kepada paling banyak 512 kali 512 piksel dan disimpan dalam rekod pelanggan. Setelah ditetapkan, pautan merah Buang foto (Remove photo) muncul di bawahnya.
Taip Nama * (Name). Ini satu-satunya medan wajib dan teks yang muncul dalam senarai, dalam pemilih dan pada PDF.
Isi Syarikat (Company), E-mel (Email) dan Telefon (Phone) mengikut keperluan. Syarikat dipaparkan di bawah nama dalam senarai; e-mel ialah apa yang akan dicadangkan oleh skrin hantar.
Ketik Negara (Country) dan pilih daripada senarai boleh cari Pilih negara (Select country). Jubin menunjukkan bendera dan nama negara, dan medan Alamat (Address) di bawah menukar teks contohnya kepada format negara tersebut.
Tulis Alamat dalam satu atau dua baris tepat seperti yang anda mahu ia dicetak di bawah Bill To.
Gunakan Nota (Notes) untuk apa-apa yang bersifat dalaman. Nota dipaparkan pada tab Info pelanggan dan tidak pernah pada dokumen.
Ketik Simpan. Editor ditutup dan baris baharu muncul dalam senarai pada kedudukan abjadnya.

Kad Fairfield Roofing: jubin negara memandu contoh alamat, dan nota kekal dalaman.

Jika anda ketik Back dengan suntingan belum disimpan, satu dialog Perubahan Belum Disimpan (Unsaved Changes) bertanya sama ada hendak Kekal (Stay) atau Keluar (Leave). Keluar akan membuang suntingan tersebut.

Cara meletakkan pelanggan ke dalam kategori

Kategori dan kumpulan pelanggan ialah perkara yang sama dengan dua nama. Editor memanggilnya kategori dan memaparkannya sebagai cip; skrin Client Groups menguruskan senarai yang sama dengan penerangan, jenis dan pemilih ahli. Kumpulan tergolong kepada profil perniagaan anda, bukan kepada pelanggan, jadi jika anda menjalankan dua profil, setiap satu mempunyai set tersendiri.

Buka pelanggan dalam editor dan tatal ke bahagian Categories di bawah Notes. Setiap kumpulan bagi profil anda semasa ialah satu cip, kumpulan peringkat atas dahulu, setiap satu diikuti oleh sub-kategorinya yang ditulis sebagai Parent › Child.
Ketik setiap cip yang berkenaan. Seorang pelanggan boleh berada dalam seberapa banyak kumpulan yang anda mahu; Fairfield Roofing berada dalam Monthly retainer, Trades dan Trades › Construction pada masa yang sama.
Untuk menambah kumpulan yang belum wujud, ketik + Create category. Dalam dialog Create category, taip Category name.
Biarkan Parent category (optional) pada None (top level) untuk kategori peringkat atas yang baharu, atau pilih kategori peringkat atas sedia ada untuk menjadikannya sub-kategori. Menu lungsur ini hanya muncul sebaik sahaja sekurang-kurangnya satu kategori peringkat atas wujud.
Ketik Save dalam dialog. Kategori itu terus disimpan, dan cipnya muncul sudah dipilih untuk pelanggan ini.
Ketik Simpan pada bar apl untuk menyimpan pelanggan bersama keahliannya.

Tiga cip dipilih; di bawah, terma fi lewat pelanggan sendiri menggantikan lalai profil.

Dialog Create category aplikasi Invoice Flow di atas editor pelanggan dengan Category name ditetapkan kepada Cafes dan Parent category (optional) ditetapkan kepada Retail, dengan butang Cancel dan Save — Mencipta Cafes sebagai sub-kategori bagi Retail tanpa meninggalkan editor pelanggan.

Di bawah kategori, editor yang sama memegang dua tetapan kewangan setiap pelanggan. Dasar fi lewat (Late-fee policy) bermula dengan Guna lalai profil (Use profile default) dihidupkan; matikan ia untuk memasukkan Peratus daripada jumlah (Percent of total), Hari tangguh (Grace days), Mod pengiraan (Accrual mode) (Caj sekali sahaja / One-time charge, Setiap hari / Per day, Setiap bulan / Per month), Had % maksimum (Max % cap) dan Maafkan automatik semasa pembayaran (Auto-forgive on payment) tersendiri bagi pelanggan ini. Early-payment discount berfungsi dengan cara yang sama, dan sari kata suisnya memberitahu anda apa nilai lalai profil semasa. Kedua-duanya dibincangkan secara terperinci dalam panduan fi lewat.

Cara menguruskan kumpulan dan ahlinya

Skrin Client Groups ialah sisi lain daripada data yang sama. Buka daripada ikon bentuk pada bar apl Pelanggan.

Ketik Kumpulan Pelanggan Baharu (New Client Group) di bawah sebelah kanan. Berikan ia Nama (Name) dan, jika mahu, Keterangan (Description), yang dipaparkan sebagai baris kedua bagi baris tersebut.
Pilih satu jenis daripada menu lungsur berlabel Status: Kategori (Category), Produk/Perkhidmatan (Product/Service), Syarikat induk (Parent company), Wilayah (Region) atau Tersuai (Custom). Jenis ini hanya menentukan ikon pada baris tersebut (label, kotak, bangunan, glob atau tanda pagar); ia tidak mengubah cara kumpulan itu berfungsi.
Jika sekurang-kurangnya satu kumpulan peringkat atas wujud, menu lungsur Parent category (optional) membenarkan anda menyarangkan kumpulan baharu satu peringkat ke bawah. Ketik Simpan.
Untuk menambah atau membuang ahli, ketik baris kumpulan tersebut. Satu dialog bertajuk nama kumpulan menyenaraikan setiap pelanggan aktif dengan kotak semak; tandakan yang tergolong dan ketik Simpan. Senarai yang anda simpan menggantikan sepenuhnya keahlian sebelumnya.
Untuk menamakan semula kumpulan, mengubah jenis, keterangan atau induknya, ketik pensel pada barisnya. Dialog sama seperti untuk kumpulan baharu.

Skrin Client Groups aplikasi Invoice Flow menyenaraikan Cheshire dengan ikon glob, Monthly retainer dengan ikon tanda pagar, Professional services, Retail dan Trades dengan ikon label, dan sub-kategori Online serta Construction berindeks dengan ikon anak panah, setiap baris dengan keterangan dan butang pensel, ditambah dengan butang New Client Group — Kumpulan peringkat atas dengan ikon jenisnya; Online dan Construction berindeks di bawah Retail dan Trades.

Dialog pemilih ahli aplikasi Invoice Flow bertajuk Trades menyenaraikan pelanggan dengan kotak semak, Ellison Plumbing & Heating ditanda, dengan butang Cancel dan Save — Pemilih ahli untuk Trades: tandakan pelanggan di sini atau tag mereka satu demi satu daripada editor.

Menandakan pelanggan di sini atau memilih satu cip dalam editornya menulis keahlian yang sama, dan tab Pelanggan dikemas kini serta-merta.

Cara mencari pelanggan mengikut apa yang mereka ada

Ikon corong membuka helaian Filter clients. Berbeza daripada cip kumpulan, yang berkaitan dengan cara anda melabelkan pelanggan, helaian ini berkaitan dengan data yang dilampirkan kepadanya.

Ketik corong pada bar apl Pelanggan. Helaian meluncur naik kira-kira dua pertiga skrin; seret pemegangnya untuk membesarkannya.
Di bawah Has related data, ketik mana-mana antara Invois (Invoices), Anggaran (Estimates), Unpaid invoices, Kontrak (Contracts), Time entries, Projek (Projects) dan Perbelanjaan (Expenses). Memilih beberapa bermakna pelanggan mesti mempunyai kesemuanya.
Di bawah Attributes, pilih Negara (Country) (hanya negara yang digunakan oleh sekurang-kurangnya satu pelanggan ditawarkan) dan, jika anda menyimpan lebih daripada satu profil perniagaan, satu Business profile untuk menunjukkan pelanggan yang mempunyai sekurang-kurangnya satu dokumen di bawahnya.
Hidupkan Custom late-fee settings untuk hanya mengekalkan pelanggan yang dasar fi lewatnya mengatasi profil.
Kembangkan Additional filters untuk suis Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar dan Has notes, yang berguna untuk mengesan kad yang tidak lengkap.
Ketik Guna (Apply). Ikon corong kini menunjukkan bilangan syarat aktif. Buka semula helaian dan ketik Set semula (Reset), kemudian Guna, untuk membersihkan semuanya.

Helaian bawah Filter clients aplikasi Invoice Flow di atas senarai pelanggan dengan cip Has related data di mana Unpaid invoices dan Time entries dipilih, bahagian Attributes dengan pemilih Country ditetapkan kepada Any, suis Has outstanding balance dimatikan dan Custom late-fee settings dihidupkan, satu baris Additional filters yang dilipat dan butang Apply — Unpaid invoices ditambah Time entries ditambah dasar fi lewat tersuai: dengan data Priya hanya Fairfield Roofing sepadan, dan corong menunjukkan angka 3.

“Unpaid invoices” bermaksud dokumen jenis invois yang statusnya selain daripada Paid atau Cancelled, jadi draf turut dikira. Cip data berkaitan melihat semua dokumen, termasuk yang diarkibkan, manakala senarai itu sendiri hanya memaparkan pelanggan aktif.

Apa yang dipaparkan pada skrin butiran pelanggan

Ketik satu baris untuk membuka pelanggan tersebut. Pengepala berwarna memaparkan avatar, nama dan syarikat, dan di bawahnya satu baris tab boleh tatal terdiri daripada lima tab.

Info menyenaraikan Email, Phone, Address dan Notes apabila diisi, dan sentiasa tarikh Ditambah (Added).
Dokumen (Documents) menyenaraikan setiap dokumen yang tidak diarkibkan bagi pelanggan ini, yang terbaharu dahulu: invois, anggaran dan mana-mana jenis lain daripada jadual yang sama. Setiap baris menunjukkan nombor, tarikh terbit, jumlah dalam mata wang dokumen dan satu lencana status (Draft, Sent, Paid, Cancelled). Ketik satu baris untuk membuka dokumen tersebut.
Projek (Projects) menyenaraikan projek pelanggan berserta status dan jumlah yang dibilkan, dan mempunyai butang + kecilnya sendiri untuk memulakan projek yang sudah dipautkan kepada pelanggan ini.
Kontrak (Contracts) memaparkan tajuk kontrak, tarikh mula dan tamatnya serta satu lencana status.
Aktiviti (Activity) menggabungkan perbelanjaan (merah, dengan jumlah) dan entri masa (biru, dengan tempoh dalam jam dan minit) ke dalam satu senarai yang disusun mengikut tarikh.

Enam dokumen bagi Fairfield Roofing, yang terbaharu dahulu, setiap satu dengan jumlah dan statusnya.

Tiada baki terkumpul pada skrin ini. Untuk melihat apa yang terhutang oleh seorang pelanggan, baca baris Sent di sini, atau gunakan penapis status pada tab Dokumen utama serta senarai tertunggak pada papan pemuka. Pensel pada bar apl membuka editor; ikon kotak mengarkibkan pelanggan tersebut.

Peraturan dan butiran

Medan wajib. Hanya Nama * yang disahkan (“Name is required”). Setiap medan lain adalah pilihan; medan yang dibiarkan kosong disimpan sebagai tiada nilai, jadi tab Info menyembunyikannya dan penapis “Has …” menganggapnya tiada.
Di mana pelanggan berada. Pelanggan dikongsi merentasi semua profil perniagaan. Kategori dan kumpulan tergolong kepada satu profil: cip dalam editor, jalur pada senarai dan skrin Client Groups kesemuanya memaparkan kumpulan bagi profil yang ditanda sebagai lalai pada masa ini. Memadam satu profil memadam kumpulannya; pelanggan kekal.
Penyarangan. Kumpulan bersarang setakat satu peringkat sahaja. Hanya kumpulan peringkat atas ditawarkan sebagai induk, dan sesuatu kumpulan tidak boleh menjadi induknya sendiri. Jika induk pernah dibuang, sub-kategorinya dinaikkan taraf ke peringkat atas dan bukannya hilang.
Tiada padam untuk kumpulan. Skrin Client Groups tidak mempunyai tindakan padam; anda boleh menamakan semula satu kumpulan, mengubah induknya atau mengosongkan keahliannya. Dialog Create category mengabaikan Save selagi nama kosong; editor kumpulan pada skrin Client Groups tidak menyemak perkara ini, jadi kumpulan yang disimpan tanpa nama akan muncul sebagai baris kosong.
Susunan dan carian. Senarai sentiasa disusun mengikut nama. Carian memadankan sebahagian daripada nama atau syarikat, bukan e-mel. Cip kumpulan dan penapis lanjutan digunakan di atas hasil carian, mengikut susunan itu.
Semantik penapis. Setiap syarat yang dipilih mesti dipenuhi (AND). Suis Has outstanding balance membaca satu lajur baki tersimpan yang hanya diisi oleh aplikasi semasa import sandaran; bagi data yang dimasukkan pada telefon, ia kekal pada sifar, jadi lebih baik gunakan cip Unpaid invoices. Menu lungsur Currency hanya muncul apabila seorang pelanggan mempunyai mata wang pilihan, yang tiada skrin buat masa ini menetapkannya, jadi anda biasanya tidak akan melihatnya.
Penggantian setiap pelanggan. Apabila Use profile default dihidupkan, lajur fi lewat pelanggan disimpan kosong dan dasar profil perniagaan berkuat kuasa. Apabila dimatikan, setiap medan yang anda biarkan kosong masih kembali kepada profil secara individu; jumlah minimum dan pilihan Include in PDF adalah khusus profil sahaja. Diskaun bayaran awal mengikut corak yang sama.
Apa yang digunakan oleh editor invois. Daripada kad pelanggan, editor invois membaca nama, syarikat, e-mel, alamat dan kod negara (untuk token penomboran {client_country}), ditambah penggantian fi lewat dan diskaun. Terma bayaran dipraisi daripada profil, bukan daripada pelanggan.
Arkib, bukan padam. Meleret satu baris atau mengetik ikon kotak pada skrin butiran bertanya Alih ke arkib? (Move to archive?) dan, apabila Archive ditekan, menyembunyikan pelanggan tersebut bersama semua dokumennya. Kedua-duanya boleh dikembalikan daripada skrin Archive dengan Restore. Pemadaman kekal hanya ditawarkan di sana, di sebalik dua pengesahan, dan membuang invois, perbelanjaan dan entri masa pelanggan tersebut sekali gus.
Apa yang memerlukan Pro. Butang + pada senarai, butang Add Client keadaan-kosong, pensel pada skrin butiran, butang New Client Group dan + pada tab Projects menyemak percubaan atau langganan anda dan sebaliknya membuka tembok bayar. Melihat, mencari, menapis, menyunting kumpulan sedia ada, menandakan ahli, mengarkib dan memulihkan sentiasa tersedia.
Pemilih asli. Pemilih avatar menggunakan kamera atau galeri sistem. Imej yang dipilih diskalakan kepada 512 piksel dan disimpan seadanya; tiada langkah pemotongan.

Lencana tab Dokumen mencerminkan status tersimpan bagi dokumen tersebut. Invois yang dihantar dan sudah melepasi tarikh matangnya masih menunjukkan lencana Sent berwarna biru di sini; rawatan Overdue berwarna merah terdapat pada papan pemuka dan tab Dokumen, yang mengiranya daripada tarikh matang.

Petua

Namakan kumpulan mengikut soalan yang anda tanya. Kumpulan Monthly retainer Priya wujud supaya pada 1hb setiap bulan dia boleh mengetik satu cip dan mengusahakan pelanggan retainer; kumpulan Region melakukan perkara yang sama untuk pusingan lawatan.

Gunakan sub-kategori hanya apabila penapis induk sepatutnya turut memasukkannya. Mengetik Trades turut menunjukkan pelanggan Construction; mengetik Construction hanya menunjukkan mereka sahaja. Jika dua kumpulan tidak pernah perlu digulung bersama, kekalkan kedua-duanya di peringkat atas supaya cipnya kekal pendek.

Jalankan Additional filters sekali setiap suku tahun: Has email dimatikan, atau Has address dimatikan, menyenaraikan kad yang akan menghasilkan PDF dengan blok Bill To kosong atau skrin hantar tanpa penerima.

Letakkan fakta dalaman dalam Notes, bukan dalam alamat. Notes dipaparkan pada tab Info dan tiada di tempat lain; apa-apa dalam medan Address dicetak pada setiap dokumen.

Pelanggan, kategori dan kumpulan pelanggan

Apa yang anda lihat pada skrin

Cara menambah kad pelanggan

Cara meletakkan pelanggan ke dalam kategori

Cara menguruskan kumpulan dan ahlinya

Cara mencari pelanggan mengikut apa yang mereka ada

Apa yang dipaparkan pada skrin butiran pelanggan

Peraturan dan butiran

Petua

Panduan berkaitan