מדריך למשתמש

לקוחות, קטגוריות וקבוצות לקוחות

הוסיפו כרטיסי לקוח, מיינו לקוחות לקטגוריות ותת-קטגוריות, סננו אותם לפי חשבוניות שלא שולמו או חוזים, וראו כל מסמך לפי לקוח.

עודכן: 2026-09-09

לקוח ב-Invoice Flow הוא הצד “Bill To” של מסמך. כל חשבונית, הצעת מחיר, חוזה, הוצאה ושעה שמעקבים אחריה מצביעים על רשומת לקוח אחת, כך שאיכות הרשומה הזו קובעת כמה מהר תוכלו למצוא דברים בהמשך: הכתובת שמודפסת ב-PDF, הדוא”ל שמסך השליחה מציע, והמדינה שמזינה את אסימוני המספור שלכם - כולם מגיעים מכאן. עם שנים עשר או שלושים לקוחות אתם רוצים שהרשימה תהיה מקובצת בדרך שבה אתם חושבים על העבודה שלכם, ואתם רוצים לענות על “מי עדיין חייב לי כסף ואין לו מכתב התקשרות” בלי לפתוח כל לקוח בנפרד.

מדריך זה עוקב אחר Ledgerline Bookkeeping, פרקטיקה של שני אנשים במנצ’סטר שמחייבת בליש”ט. לפריה שנים עשר לקוחות מחולקים לשלוש קטגוריות, קמעונאות, בעלי מלאכה ושירותים מקצועיים, עם שתי תת-קטגוריות מתחת (מוכרים מקוונים תחת קמעונאות, בנייה תחת בעלי מלאכה), קבוצת אזור צ’שייר לסבב הביקורים שלה בימי חמישי, וקבוצה מותאמת אישית בשם ריטיינר חודשי עבור לקוחות שמחויבים באחד בחודש.

מה רואים על המסך

פתחו את הכרטיסייה לקוחות בניווט התחתון. סרגל העליון נושא ארבעה סמלים: זכוכית מגדלת שהופכת את הכותרת לשדה חיפוש לקוחות…, משפך לסינון מתקדם (הוא מקבל תג מספרי אדום כשסינון פעיל), סמל צורות עם הסבר כלי קבוצות לקוחות, וסמל קופסה עבור הארכיון. מתחת לסרגל העליון, ברגע שיש לכם לפחות קבוצה אחת, מופיעה רצועה אופקית של שבבים: כל הלקוחות ראשון, ואחריו שבב אחד לכל קבוצה בסדר אלפביתי. תת-קטגוריות מופיעות ברצועה הזו תחת השם הקצר שלהן, כך שהרצועה של פריה קוראת כל הלקוחות, צ’שייר, בנייה, ריטיינר חודשי, מוכרים מקוונים, שירותים מקצועיים, קמעונאות, בעלי מלאכה.

כל לקוח הוא שורה אחת: אווטאר עגול עם הלוגו של הלקוח או שני ראשי תיבות, השם באותיות מודגשות, ושורה שנייה עם החברה והדוא”ל מחוברים בנקודה. השורות ממוינות לפי שם. הקשה על שורה פותחת את מסך פרטי הלקוח; החלקה של שורה מימין לשמאל חושפת רצועת ארכיון כתומה. כפתור ה-+ בפינה הימנית התחתונה יוצר לקוח חדש. בטאבלט או במצב לרוחב, הרשימה הופכת לרשת דו-טורית של אותן שורות.

הקשה על שבב מצמצמת את הרשימה לחברי אותה קבוצה. הקשה על קבוצת אב כמו בעלי מלאכה כוללת גם את כולם בתת-הקטגוריות שלה, כך ש-Hollins Joinery, המתויג רק בנייה, מופיע תחת בעלי מלאכה. הקישו על השבב שוב, או על כל הלקוחות, כדי לנקות אותו. החיפוש רץ קודם על השם והחברה, ואז השבב מצמצם את התוצאה.

איך מוסיפים כרטיס לקוח

1. ב-לקוחות, הקישו +. העורך נפתח עם הכותרת לקוח חדש וכפתור שמור בסרגל העליון.
2. הקישו על האווטאר העגול לצירוף לוגו או תמונה. גליון מציע מצלמה ו-גלריה; שתיהן בוררים של המערכת, ולכן אינן מוצגות כאן. התמונה מוקטנת לכל היותר ל-512 על 512 פיקסלים ונשמרת בתוך רשומת הלקוח. לאחר ההגדרה, מופיע מתחתיה קישור אדום הסר תמונה.
3. הקלידו את ה-שם *. זהו השדה היחיד הנדרש והטקסט שמופיע ברשימה, בבוררים וב-PDF.
4. מלאו חברה, דוא"ל ו-טלפון לפי הצורך. החברה מוצגת מתחת לשם ברשימה; הדוא"ל הוא מה שמסך השליחה יציע.
5. הקישו מדינה ובחרו מרשימת בחר מדינה הניתנת לחיפוש. האריח מציג את הדגל ואת שם המדינה, ושדה ה-כתובת מתחתיו משנה את טקסט הדוגמה שלו לפורמט של אותה מדינה.
6. כתבו את ה-כתובת בשורה אחת או שתיים בדיוק כפי שאתם רוצים שתודפס תחת Bill To.
7. השתמשו ב-הערות לכל דבר פנימי. הערות מוצגות בכרטיסיית המידע של הלקוח ולעולם לא במסמך.
8. הקישו שמור. העורך נסגר והשורה החדשה מופיעה ברשימה במיקום האלפביתי שלה.

אם תקישו חזרה עם עריכות שלא נשמרו, תיבת דו-שיח שינויים שלא נשמרו שואלת אם להישאר או לצאת. יציאה מבטלת את העריכות.

איך משבצים לקוחות לקטגוריות

קטגוריות וקבוצות לקוחות הן אותו הדבר תחת שני שמות. העורך קורא להן קטגוריות ומציג אותן כשבבים; מסך קבוצות לקוחות מנהל את אותה רשימה עם תיאורים, סוגים ובורר חברים. קבוצות שייכות לפרופיל העסק שלכם, לא ללקוח, אז אם אתם מפעילים שני פרופילים לכל אחד יש קבוצה משלו.

1. פתחו לקוח בעורך וגללו לקטע קטגוריות תחת הערות. כל קבוצה בפרופיל הנוכחי שלכם היא שבב, קבוצות עליונות קודם, כל אחת ואחריה תת-הקטגוריות שלה כתובות כ-הורה › צאצא.
2. הקישו על כל שבב שרלוונטי. לקוח יכול להיות בכמה קבוצות שתרצו; Fairfield Roofing נמצא בו-זמנית בריטיינר חודשי, בעלי מלאכה ובעלי מלאכה › בנייה.
3. כדי להוסיף קבוצה שעדיין לא קיימת, הקישו + צור קטגוריה. בתיבת הדו-שיח צור קטגוריה, הקלידו את שם הקטגוריה.
4. השאירו קטגוריית הורה (אופציונלי) על ללא (רמה עליונה) עבור קטגוריה עליונה חדשה, או בחרו קטגוריה עליונה קיימת כדי ליצור תת-קטגוריה. התיבה הנפתחת מופיעה רק כשקיימת לפחות קטגוריה עליונה אחת.
5. הקישו שמור בתיבת הדו-שיח. הקטגוריה נשמרת מיידית, והשבב שלה מופיע כבר נבחר עבור לקוח זה.
6. הקישו שמור בסרגל העליון כדי לשמור את הלקוח יחד עם השיוכים שלו.

מתחת לקטגוריות, אותו עורך מחזיק שתי הגדרות כספיות לכל לקוח. מדיניות דמי הפיגורים מתחילה עם השתמש בברירת מחדל של פרופיל מופעל; כבו אותו כדי להזין את אחוז מהסכום הכולל, ימי חסד, אופן הצבירה (חיוב חד-פעמי, ליום, לחודש), תקרת % מרבית ו-מחילה אוטומטית עם התשלום של לקוח זה. הנחת תשלום מוקדם עובד באותה צורה, וכתובית המשנה של המתג שלו מציגה מהי ברירת המחדל הנוכחית של הפרופיל. שתיהן מכוסות בפירוט במדריך דמי הפיגורים.

איך מנהלים קבוצות וחבריהן

מסך קבוצות לקוחות הוא הצד השני של אותם נתונים. פתחו אותו מסמל הצורות בסרגל העליון של לקוחות.

1. הקישו קבוצת לקוחות חדשה בפינה הימנית התחתונה. תנו לה שם ו, אופציונלית, תיאור, המוצג כשורה השנייה של הרשומה.
2. בחרו סוג מהתיבה הנפתחת שכותרתה סטטוס: קטגוריה, מוצר/שירות, חברת אם, אזור או מותאם אישית. הסוג רק קובע את הסמל בשורה (תווית, קופסה, בניין, גלובוס או סימן האשטג); הוא לא משנה את אופן ההתנהגות של הקבוצה.
3. אם קיימת לפחות קבוצה אחת ברמה עליונה, תיבה נפתחת קטגוריית הורה (אופציונלי) מאפשרת לקנן את הקבוצה החדשה רמה אחת למטה. הקישו שמור.
4. כדי להוסיף או להסיר חברים, הקישו על שורת הקבוצה. תיבת דו-שיח שכותרתה שם הקבוצה מפרטת כל לקוח פעיל עם תיבת סימון; סמנו את אלה ששייכים והקישו שמור. הרשימה ששמרתם מחליפה את החברות הקודמת לגמרי.
5. כדי לשנות שם של קבוצה, לשנות את הסוג, התיאור או ההורה שלה, הקישו על העיפרון בשורתה. תיבת הדו-שיח זהה לזו של קבוצה חדשה.

סימון לקוח כאן או בחירת שבב בעורך שלו כותבים את אותה חברות, והכרטיסייה לקוחות מתעדכנת מיידית.

איך מוצאים לקוחות לפי מה שיש להם

סמל המשפך פותח את גליון סינון לקוחות. שלא כמו שבבי הקבוצה, שעוסקים באיך תייגתם לקוח, הגליון הזה עוסק בנתונים המצורפים אליו.

1. הקישו על המשפך בסרגל העליון של לקוחות. הגליון גולש כלפי מעלה לכשני שלישים מהמסך; גררו את הידית שלו להגדלה.
2. תחת יש נתונים קשורים, הקישו על אחת מהאפשרויות חשבוניות, הצעות מחיר, חשבוניות שלא שולמו, חוזים, רישומי זמן, פרויקטים ו-הוצאות. בחירת כמה מהן פירושה שללקוח חייב להיות כולן.
3. תחת תכונות, בחרו מדינה (רק מדינות שבהן משתמש לפחות לקוח אחד מוצעות) ואם אתם מנהלים יותר מפרופיל עסקי אחד, פרופיל עסקי להצגת לקוחות שיש להם לפחות מסמך אחד תחתיו.
4. הפעילו הגדרות דמי פיגורים מותאמות כדי לשמור רק לקוחות שמדיניות דמי הפיגורים שלהם עוקפת את הפרופיל.
5. הרחיבו את מסננים נוספים עבור המתגים יש דוא"ל, יש טלפון, יש כתובת, יש לוגו / אווטאר ו-יש הערות, שנוחים לאיתור כרטיסים לא שלמים.
6. הקישו החל. סמל המשפך מציג כעת את מספר התנאים הפעילים. פתחו את הגליון שוב והקישו איפוס, ואז החל, כדי לנקות הכל.

“חשבוניות שלא שולמו” פירושו מסמך מסוג חשבונית שהסטטוס שלו הוא כל דבר מלבד שולם או בוטל, כך שגם טיוטות נספרות. שבבי הנתונים הקשורים בוחנים את כל המסמכים, כולל אלה שבארכיון, בעוד הרשימה עצמה מציגה רק לקוחות פעילים.

מה מציג מסך פרטי הלקוח

הקישו על שורה כדי לפתוח את הלקוח. כותרת עליונה בגוון מציגה את האווטאר, השם והחברה, ומתחתיה שורה גלילה של חמש כרטיסיות.

• מידע מפרטת דוא”ל, טלפון, כתובת והערות כשהם מולאו, ותמיד את תאריך ההוספה.
• מסמכים מפרטת כל מסמך שאינו בארכיון עבור לקוח זה, החדש ביותר קודם: חשבוניות, הצעות מחיר וכל סוג אחר מאותה טבלה. כל שורה מציגה את המספר, תאריך ההוצאה, הסכום הכולל במטבע המסמך ותג סטטוס (טיוטה, נשלח, שולם, בוטל). הקישו על שורה לפתיחת המסמך.
• פרויקטים מפרטת את הפרויקטים של הלקוח עם הסטטוס והסכום שחויב שלהם, ויש לה כפתור + קטן משלה להתחלת פרויקט שכבר מקושר ללקוח זה.
• חוזים מציגה כותרות חוזים, תאריכי ההתחלה והסיום שלהם ותג סטטוס.
• פעילות ממזגת הוצאות (באדום, עם הסכום) ורישומי זמן (בכחול, עם משך הזמן בשעות ודקות) לרשימה אחת ממוינת לפי תאריך.

אין יתרה מסוכמת במסך זה. כדי לראות מה לקוח חייב, קראו את שורות “נשלח” כאן, או השתמשו במסנני הסטטוס בכרטיסייה הראשית מסמכים וברשימת האיחורים של לוח הבקרה. העיפרון בסרגל העליון פותח את העורך; סמל הקופסה מעביר את הלקוח לארכיון.

כללים ופרטים

• שדות חובה. רק שם * מאומת (“שם נדרש”). כל שדה אחר אופציונלי; שדה שנשאר ריק נשמר כללא ערך, כך שכרטיסיית המידע מסתירה אותו והמסננים “יש…” מתייחסים אליו כחסר.
• היכן הלקוחות חיים. לקוחות משותפים בין כל פרופילי העסק. קטגוריות וקבוצות שייכות לפרופיל אחד: השבבים בעורך, הרצועה ברשימה ומסך קבוצות הלקוחות - כולם מציגים את הקבוצות של הפרופיל המסומן כברירת מחדל כרגע. מחיקת פרופיל מוחקת את קבוצותיו; הלקוחות נשארים.
• קינון. קבוצות מקוננות רמה אחת בעומק. רק קבוצות עליונות מוצעות כהורים, וקבוצה לא יכולה להיות ההורה של עצמה. אם הורה מוסר אי פעם, תת-הקטגוריות שלו מקודמות לרמה העליונה במקום ללכת לאיבוד.
• אין מחיקה לקבוצות. למסך קבוצות הלקוחות אין פעולת מחיקה; אתם יכולים לשנות שם של קבוצה, לשנות את ההורה שלה או לרוקן את חברותה. תיבת הדו-שיח צור קטגוריה מתעלמת משמור כל עוד השם ריק; עורך הקבוצה במסך קבוצות הלקוחות לא בודק, כך שקבוצה שנשמרה ללא שם מופיעה כשורה ריקה.
• מיון וחיפוש. הרשימות תמיד ממוינות לפי שם. החיפוש תואם קטע מהשם או מהחברה, לא הדוא”ל. שבב הקבוצה והסינון המתקדם מוחלים על תוצאת החיפוש, בסדר הזה.
• סמנטיקת סינון. כל תנאי שנבחר חייב להתקיים (AND). המתג יש יתרה לתשלום קורא עמודת יתרה שמורה שהאפליקציה ממלאת רק במהלך ייבוא גיבוי; עבור נתונים שהוזנו בטלפון היא נשארת אפס, אז עדיפו את שבב חשבוניות שלא שולמו. תיבת ה-מטבע הנפתחת מופיעה רק כשללקוח יש מטבע מועדף, מה שאף מסך לא מגדיר כרגע, אז בדרך כלל לא תראו אותה.
• עקיפות לכל לקוח. כאשר השתמש בברירת מחדל של פרופיל מופעל, עמודות דמי הפיגורים של הלקוח נשמרות ריקות וחלה מדיניות פרופיל העסק. כשהוא כבוי, כל שדה שתשאירו ריק עדיין חוזר לפרופיל בנפרד; הסכום המינימלי ואפשרות הכלול ב-PDF הם רק ברמת הפרופיל. הנחת תשלום מוקדם פועלת באותה דוגמה.
• מה עורך החשבונית משתמש בו. מכרטיס הלקוח עורך החשבונית קורא את השם, החברה, הדוא”ל, הכתובת וקוד המדינה (עבור אסימון המספור {client_country}), בתוספת עקיפות דמי הפיגורים וההנחה. תנאי התשלום מומלאים מראש מהפרופיל, לא מהלקוח.
• ארכיון, לא מחיקה. החלקת שורה או הקשה על סמל הקופסה במסך הפרטים שואלת להעביר לארכיון? ובלחיצה על ארכיון, מסתירה את הלקוח יחד עם כל המסמכים שלו. שניהם חוזרים ממסך הארכיון באמצעות שחזור. מחיקה קבועה מוצעת רק שם, מאחורי שני אישורים, ומסירה בבת אחת את חשבוניות, הוצאות ורישומי הזמן של הלקוח.
• מה דורש Pro. כפתור ה-+ ברשימה, כפתור הוסף לקוח במצב ריק, העיפרון במסך הפרטים, כפתור קבוצת לקוחות חדשה וה-+ בכרטיסיית הפרויקטים בודקים את תקופת הניסיון או המנוי שלכם ופותחים את מסך התשלום אחרת. צפייה, חיפוש, סינון, עריכת קבוצה קיימת, סימון חברים, העברה לארכיון ושחזור תמיד זמינים.
• בוררים מובנים. בורר האווטאר משתמש במצלמת המערכת או בגלריה. התמונה שנבחרה מוקטנת ל-512 פיקסלים ונשמרת כפי שהיא; אין שלב חיתוך.

טיפים

מדריכים קשורים

• עורך החשבוניות
• דמי פיגורים
• פרויקטים ואבני דרך