Ghidul utilizatorului

Clienți, categorii și grupuri de clienți

Adaugă fișe de client, sortează clienții în categorii și subcategorii, filtrează-i după facturi neplătite sau contracte și vezi documentele fiecăruia.

Actualizat: 2026-09-09

Un client în Invoice Flow este partea „Facturat către” a unui document. Fiecare factură, estimare, contract, cheltuială și oră înregistrată indică o singură fișă de client, așa că de calitatea acelei fișe depinde cât de repede găsești lucrurile mai târziu: adresa care se tipărește pe PDF, e-mailul pe care îl propune ecranul de trimitere și țara care alimentează simbolurile de numerotare vin toate de aici. Cu douăzeci sau treizeci de clienți vrei lista grupată așa cum gândești tu despre munca ta și vrei să răspunzi la întrebarea „cine încă îmi datorează bani și nu are contract de colaborare” fără să deschizi fiecare client în parte.

Acest ghid urmărește Ledgerline Bookkeeping, un cabinet de două persoane din Manchester care facturează în lire. Priya are doisprezece clienți împărțiți în trei categorii, Retail, Trades și Professional services, cu două subcategorii dedesubt (Online sellers sub Retail, Construction sub Trades), un grup de regiune Cheshire pentru turul ei de vizite de joi și un grup personalizat Monthly retainer pentru clienții facturați în prima zi a fiecărei luni.

Ce vezi pe ecran

Deschide fila Clienți din navigarea de jos. Bara aplicației are patru pictograme: o lupă care transformă titlul într-un câmp Caută clienți…, o pâlnie pentru filtrul avansat (căreia îi apare o insignă roșie cu un număr când un filtru este activ), o pictogramă cu forme având indiciul Grupuri de clienți și o pictogramă de cutie pentru Arhivă. Sub bara aplicației, de îndată ce ai cel puțin un grup, apare o bandă orizontală de chipsuri: mai întâi Toți clienții, apoi câte un chips pentru fiecare grup, în ordine alfabetică. Subcategoriile apar în această bandă sub numele lor scurt, așa că banda Priyei arată Toți clienții, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Fiecare client este un rând: un avatar rotund cu sigla clientului sau două inițiale, numele îngroșat și un al doilea rând cu firma și e-mailul unite printr-un punct. Rândurile sunt sortate după nume. Atingerea unui rând deschide ecranul de detalii al clientului; glisarea unui rând de la dreapta la stânga dezvăluie o bandă portocalie de arhivare. Butonul + din dreapta jos creează un client nou. Pe o tabletă sau în modul peisaj, lista devine o grilă cu două coloane cu aceleași rânduri.

Atingerea unui chips restrânge lista la membrii acelui grup. Atingerea unui părinte precum Trades include și pe toți cei din subcategoriile lui, așa că Hollins Joinery, etichetată doar cu Construction, apare sub Trades. Atinge chipsul din nou, sau Toți clienții, pentru a-l elimina. Căutarea rulează mai întâi pe nume și firmă, apoi chipsul restrânge rezultatul.

Cum adaugi o fișă de client

1. În Clienți, atinge +. Editorul se deschide cu titlul Client nou și un buton Salvează în bara aplicației.
2. Atinge avatarul rotund pentru a atașa o siglă sau o fotografie. O foaie oferă Cameră și Galerie; ambele sunt selectoare de sistem, așa că nu sunt arătate aici. Imaginea este redimensionată la cel mult 512 pe 512 pixeli și stocată în fișa clientului. Odată setată, sub ea apare un link roșu Elimină fotografia.
3. Scrie Nume *. Este singurul câmp obligatoriu și textul care apare în listă, în selectoare și pe PDF.
4. Completează Companie, E-mail și Telefon după nevoie. Compania apare sub nume în listă; e-mailul este cel pe care îl va propune ecranul de trimitere.
5. Atinge Țară și alege din lista căutabilă Selectează țară. Dala arată steagul și numele țării, iar câmpul Adresă de dedesubt își schimbă textul de exemplu în formatul acelei țări.
6. Scrie Adresă pe unul sau două rânduri, exact așa cum vrei să fie tipărită sub Facturat către.
7. Folosește Note pentru orice informație internă. Notele sunt afișate în fila Informații a clientului și niciodată pe un document.
8. Atinge Salvează. Editorul se închide, iar noul rând apare în listă la poziția lui alfabetică.

Dacă atingi Înapoi cu modificări nesalvate, un dialog Modificări nesalvate te întreabă dacă vrei să Rămâi sau să Pleci. Plecarea renunță la modificări.

Cum pui clienții în categorii

Categoriile și grupurile de clienți sunt același lucru sub două denumiri. Editorul le numește categorii și le afișează ca chipsuri; ecranul Grupuri de clienți gestionează aceeași listă, cu descrieri, tipuri și un selector de membri. Grupurile aparțin profilului tău de afaceri, nu clientului, deci dacă ai două profiluri, fiecare are propriul set.

1. Deschide un client în editor și derulează până la secțiunea Categories de sub Note. Fiecare grup al profilului tău curent este un chips, mai întâi cele de nivel superior, fiecare urmat de subcategoriile sale scrise ca Părinte › Copil.
2. Atinge fiecare chips care se aplică. Un client poate face parte din câte grupuri vrei; Fairfield Roofing este simultan în Monthly retainer, Trades și Trades › Construction.
3. Ca să adaugi un grup care nu există încă, atinge + Create category. În dialogul Create category, scrie Category name.
4. Lasă Parent category (optional) pe None (top level) pentru o categorie nouă de nivel superior sau alege una existentă de nivel superior pentru a crea o subcategorie. Lista derulantă apare doar după ce există cel puțin o categorie de nivel superior.
5. Atinge Salvează în dialog. Categoria este stocată imediat, iar chipsul ei apare deja selectat pentru acest client.
6. Atinge Salvează în bara aplicației pentru a stoca clientul împreună cu apartenențele lui.

Sub categorii, același editor conține două setări financiare per client. Politica de penalități de întârziere pornește cu Folosește setarea implicită a profilului activată; dezactiveaz-o pentru a introduce Procent din total, Zile de grație, Mod de acumulare (Taxă unică, Pe zi, Pe lună), Plafon % maxim și Anulare automată la plată proprii acestui client. Early-payment discount funcționează la fel, iar subtitlul comutatorului îți spune care este în prezent valoarea implicită din profil. Ambele sunt tratate în detaliu în ghidul despre penalitățile de întârziere.

Cum administrezi grupurile și membrii lor

Ecranul Grupuri de clienți este cealaltă față a acelorași date. Deschide-l din pictograma cu forme din bara aplicației Clienți.

1. Atinge Grup de clienți nou în dreapta jos. Dă-i un Nume și, opțional, o Descriere, care este afișată ca al doilea rând al înregistrării.
2. Alege un tip din lista derulantă numită Stare: Categorie, Produs/Serviciu, Companie-mamă, Regiune sau Personalizat. Tipul decide doar pictograma de pe rând (o etichetă, o cutie, o clădire, un glob sau un simbol diez); nu schimbă modul în care se comportă grupul.
3. Dacă există cel puțin un grup de nivel superior, o listă derulantă Parent category (optional) îți permite să imbrici noul grup cu un nivel mai jos. Atinge Salvează.
4. Ca să adaugi sau să elimini membri, atinge rândul grupului. Un dialog intitulat cu numele grupului listează fiecare client activ cu o casetă de bifare; bifează-i pe cei care aparțin și atinge Salvează. Lista pe care o salvezi înlocuiește complet apartenența anterioară.
5. Ca să redenumești un grup, să îi schimbi tipul, descrierea sau părintele, atinge creionul de pe rândul lui. Dialogul este același ca pentru un grup nou.

Bifarea unui client aici sau selectarea unui chips în editorul lui scriu aceeași apartenență, iar fila Clienți se actualizează imediat.

Cum găsești clienții după ce au

Pictograma de pâlnie deschide foaia Filter clients. Spre deosebire de chipsurile de grup, care privesc modul în care ai etichetat un client, această foaie privește datele atașate lui.

1. Atinge pâlnia din bara aplicației Clienți. Foaia urcă până la circa două treimi din ecran; trage de mânerul ei pentru a o mări.
2. La Has related data, atinge oricare dintre Invoices, Estimates, Unpaid invoices, Contracts, Time entries, Projects și Expenses. Selectarea mai multora înseamnă că clientul trebuie să le aibă pe toate.
3. La Attributes, alege o Country (sunt oferite doar țările folosite de cel puțin un client) și, dacă ții mai multe profiluri de afaceri, un Business profile, pentru a afișa clienții care au cel puțin un document sub el.
4. Activează Custom late-fee settings pentru a păstra doar clienții a căror politică de penalizare suprascrie profilul.
5. Extinde Additional filters pentru comutatoarele Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar și Has notes, utile pentru a depista fișele incomplete.
6. Atinge Apply. Pictograma de pâlnie arată acum numărul de condiții active. Redeschide foaia și atinge Reset, apoi Apply, pentru a șterge tot.

„Unpaid invoices” înseamnă un document de tip factură a cărui stare este oricare alta decât Plătită sau Anulată, deci și ciornele contează. Chipsurile de date asociate se uită la toate documentele, inclusiv la cele arhivate, în timp ce lista în sine arată doar clienții activi.

Ce afișează ecranul de detalii al clientului

Atinge un rând pentru a deschide clientul. Un antet colorat arată avatarul, numele și firma, iar sub el un rând derulabil cu cinci file.

• Informații listează E-mail, Telefon, Adresă și Note atunci când sunt completate și mereu data Adăugat.
• Documente listează fiecare document nearhivat al acestui client, cel mai nou primul: facturi, estimări și orice alt tip din același tabel. Fiecare rând arată numărul, data emiterii, totalul în moneda documentului și o insignă de stare (Ciornă, Trimisă, Plătită, Anulată). Atinge un rând pentru a deschide documentul.
• Proiecte listează proiectele clientului cu starea și totalul facturat și are propriul + mic pentru a începe un proiect deja legat de acest client.
• Contracte arată titlurile contractelor, datele lor de început și de sfârșit și o insignă de stare.
• Activitate îmbină cheltuielile (roșu, cu suma) și intrările de timp (albastru, cu durata în ore și minute) într-o singură listă sortată după dată.

Pe acest ecran nu există un sold însumat. Ca să vezi cât îți datorează un client, citește rândurile Trimisă de aici sau folosește filtrele de stare din fila principală Documente și lista de restanțe de pe tabloul de bord. Creionul din bara aplicației deschide editorul; pictograma de cutie arhivează clientul.

Reguli și detalii

• Câmpuri obligatorii. Doar Nume * este validat („Numele este obligatoriu”). Orice alt câmp este opțional; un câmp lăsat gol este stocat fără valoare, așa că fila Informații îl ascunde, iar filtrele „Has …” îl consideră lipsă.
• Unde locuiesc clienții. Clienții sunt partajați între toate profilurile de afaceri. Categoriile și grupurile aparțin unui singur profil: chipsurile din editor, banda de pe listă și ecranul Grupuri de clienți arată toate grupurile profilului marcat în prezent ca implicit. Ștergerea unui profil îi șterge grupurile; clienții rămân.
• Imbricare. Grupurile se imbrică pe un singur nivel. Doar grupurile de nivel superior sunt oferite ca părinți, iar un grup nu poate deveni propriul părinte. Dacă un părinte este vreodată eliminat, subcategoriile lui sunt promovate la nivel superior în loc să fie pierdute.
• Fără ștergere pentru grupuri. Ecranul Grupuri de clienți nu are acțiune de ștergere; poți redenumi un grup, îi poți schimba părintele sau îi poți goli lista de membri. Dialogul Create category ignoră Salvează cât timp numele este gol; editorul de grupuri de pe ecranul Grupuri de clienți nu verifică, așa că un grup salvat fără nume apare ca un rând gol.
• Sortare și căutare. Listele sunt mereu sortate după nume. Căutarea potrivește un fragment din nume sau din firmă, nu din e-mail. Chipsul de grup și filtrul avansat se aplică peste rezultatul căutării, în această ordine.
• Semantica filtrelor. Fiecare condiție selectată trebuie să fie îndeplinită (ȘI). Comutatorul Has outstanding balance citește o coloană de sold stocat pe care aplicația o completează doar la importul unui backup; pentru datele introduse pe telefon rămâne la zero, așa că preferă chipsul Unpaid invoices. Lista derulantă Currency apare doar când un client are o monedă preferată, pe care niciun ecran nu o setează în prezent, deci în mod normal nu o vei vedea.
• Suprascrieri per client. Când Folosește setarea implicită a profilului este activată, coloanele de penalizare ale clientului sunt stocate goale și se aplică politica profilului de afaceri. Când este dezactivată, fiecare câmp pe care îl lași gol revine individual la profil; suma minimă și opțiunea de includere în PDF există doar la nivel de profil. Discountul pentru plata anticipată urmează același tipar.
• Ce folosește editorul de facturi. Din fișa clientului, editorul de facturi citește numele, firma, e-mailul, adresa și codul de țară (pentru simbolul de numerotare {client_country}), plus suprascrierile de penalizare și de discount. Termenii de plată sunt precompletați din profil, nu din client.
• Arhivare, nu ștergere. Glisarea unui rând sau atingerea pictogramei de cutie pe ecranul de detalii întreabă Mutați în arhivă? și, la Arhivă, ascunde clientul împreună cu toate documentele lui. Ambele revin din ecranul Arhivă cu Restaurează. Ștergerea permanentă este oferită doar acolo, în spatele a două confirmări, și elimină dintr-o dată facturile, cheltuielile și intrările de timp ale clientului.
• Ce necesită Pro. Butonul + din listă, butonul Adaugă client din starea goală, creionul de pe ecranul de detalii, butonul Grup de clienți nou și + din fila Proiecte verifică perioada ta de probă sau abonamentul și deschid altfel fereastra de plată. Vizualizarea, căutarea, filtrarea, editarea unui grup existent, bifarea membrilor, arhivarea și restaurarea sunt mereu disponibile.
• Selectoare native. Selectorul de avatar folosește camera sau galeria de sistem. Imaginea aleasă este redimensionată la 512 pixeli și stocată ca atare; nu există un pas de decupare.

Sfaturi

Ghiduri conexe

• Editorul de facturi
• Penalități de întârziere
• Proiecte și etape