用户指南

客户、分类与客户分组

添加客户卡片，将客户归入分类和子分类，按未付发票或合同筛选客户，并查看每位客户的全部文档。

更新于: 2026-09-09

在 Invoice Flow 中，客户是文档中“Bill To”一方。每一张发票、估价单、合同、支出和记录的工时都会关联到一条客户记录，因此这条记录的质量决定了你日后能多快找到想要的内容：打印在 PDF 上的地址、发送屏幕默认填入的邮箱，以及影响编号规则中国家标记的国家信息，都来自这里。当客户达到二三十个时，你需要按照自己思考工作的方式对列表进行分组，并且希望不用逐个打开每一位客户，就能回答“谁还欠我钱、又没有签订合作协议”这样的问题。

本指南以 Ledgerline Bookkeeping 为例，这是一家位于曼彻斯特、以英镑开票的两人事务所。Priya 有十二位客户，分为三个分类：Retail（零售）、Trades（技工）和 Professional services（专业服务），其下还有两个子分类（Retail 下的 Online sellers，Trades 下的 Construction），另外还有一个用于周四拜访路线的 Cheshire 地区分组，以及一个用于每月一号统一开票客户的自定义 Monthly retainer 分组。

屏幕上你会看到什么

打开底部导航中的客户 (Clients) 标签页。应用栏上有四个图标：一个放大镜，点按后标题会变为搜索客户… (Search clients…) 输入框；一个漏斗图标，用于高级筛选（有筛选条件生效时会出现红色数字徽章）；一个带提示文字客户分组 (Client Groups) 的形状图标；以及一个用于归档 (Archive) 的方框图标。应用栏下方，只要你至少有一个分组，就会出现一行水平排列的筹码：首先是全部客户 (All clients)，随后按字母顺序排列每个分组。子分类会以自己的简短名称出现在这一行中，因此 Priya 的这一行内容依次是 All clients、Cheshire、Construction、Monthly retainer、Online、Professional services、Retail、Trades。

每位客户占一行：一个圆形头像（显示客户 Logo 或姓名首字母缩写）、加粗显示的姓名，以及第二行由点号连接的公司和邮箱。各行按姓名排序。点按某一行会打开该客户的详情屏幕；从右向左滑动某一行会露出一条橙色的归档条。右下角的**+**按钮用于新建客户。在平板或横屏下，列表会变为两列的网格布局，行的内容不变。

点按某个筹码会把列表限定为该分组的成员。点按父级分类（例如 Trades）也会包含其所有子分类中的客户，因此仅被标记为 Construction 的 Hollins Joinery 也会出现在 Trades 之下。再次点按该筹码或点按全部客户即可清除筛选。搜索会先按姓名和公司匹配，然后再由筹码进一步缩小结果范围。

如何添加客户卡片

1. 在 客户 (Clients) 页面点按 +。编辑器打开，标题为 新建客户 (New Client)，应用栏上有一个 保存 (Save) 按钮。
2. 点按圆形头像可添加 Logo 或照片。弹出的面板提供 相机 (Camera) 和 相册 (Gallery) 两个选项，两者都是系统选择器，因此这里不再展示。图片会被缩放到最大 512×512 像素并存储在客户记录中。设置完成后，其下方会出现一个红色的删除照片 (Remove photo)链接。
3. 输入 姓名 * (Name *)。这是唯一的必填字段，也是会出现在列表、选择器和 PDF 上的文字。
4. 按需填写 公司 (Company)、电子邮箱 (Email) 和 电话 (Phone)。公司会显示在列表中姓名下方；邮箱则是发送屏幕默认建议的地址。
5. 点按 国家 (Country)，从可搜索的选择国家 (Select country)列表中选取。图块会显示国旗和国家名称，下方的地址 (Address)字段的示例文字也会随之变为该国家的格式。
6. 用一到两行输入你希望打印在 Bill To 下方的地址 (Address)。
7. 使用备注 (Notes)记录任何内部信息。备注只会显示在客户的“信息”标签页上，绝不会出现在任何文档中。
8. 点按 保存 (Save)。编辑器关闭，新的一行会按字母顺序出现在列表中。

如果在有未保存修改的情况下点按返回，会弹出未保存的更改 (Unsaved Changes) 对话框，询问是留下 (Stay) 还是离开 (Leave)。选择离开会放弃这些修改。

如何将客户归入分类

分类（categories）和客户分组（client groups）其实是同一份数据的两种叫法。编辑器中称之为“分类”，以筹码形式展示；客户分组 (Client Groups) 屏幕则管理同一份列表，并附带描述、类型和成员选择器。分组属于业务档案，而不属于客户本身，因此如果你使用两个业务档案，每个档案都有各自独立的一套分组。

1. 在编辑器中打开一位客户，滚动到“备注”下方的 分类 (Categories) 区块。当前档案下的每个分组都会显示为一个筹码，顶层分组排在前面，每个下方跟着以 父级 › 子级 (Parent › Child) 形式书写的子分类。
2. 点按每一个适用的筹码。一位客户可以同时属于任意多个分组；Fairfield Roofing 同时属于 Monthly retainer、Trades 和 Trades › Construction。
3. 要添加一个尚不存在的分组，点按 + 新建分类 (+ Create category)。在 新建分类 (Create category) 对话框中输入分类名称 (Category name)。
4. 若要新建一个顶层分类，将父级分类（可选）(Parent category (optional))保留为无（顶层）(None (top level))；若要创建子分类，则选择一个已有的顶层分类。该下拉菜单只有在至少存在一个顶层分类时才会出现。
5. 在对话框中点按 保存 (Save)。分类会立即被存储，其筹码会在该客户身上显示为已选中状态。
6. 点按应用栏上的 保存 (Save)，将客户信息连同其分组归属一并存储。

分类区块下方，同一编辑器还包含两项按客户单独设置的金额相关选项。滞纳金政策 (Late-fee policy) 默认开启使用配置文件默认值 (Use profile default)；关闭它可以为该客户单独设置总额百分比 (Percent of total)、宽限天数 (Grace days)、计费方式 (Accrual mode)（一次性收取、按天、按月）、最高百分比上限 (Max % cap) 和付款时自动豁免 (Auto-forgive on payment)。提前付款折扣 (Early-payment discount) 的工作方式相同，其开关下方的小标题会显示当前的档案默认值。两者都在滞纳金指南中有详细说明。

如何管理分组及其成员

客户分组 (Client Groups) 屏幕是同一份数据的另一面。从客户应用栏上的形状图标进入。

1. 点按右下角的 新建客户分组 (New Client Group)。填写名称 (Name)，以及可选的描述 (Description)（会显示为该行的第二行文字）。
2. 从标为 状态 (Status) 的下拉菜单中选择一种类型：分类 (Category)、商品/服务 (Product/Service)、母公司 (Parent company)、地区 (Region) 或自定义 (Custom)。该类型只决定行上显示的图标（标签、方框、建筑物、地球或井号），不会改变分组的行为方式。
3. 如果已存在至少一个顶层分组，会出现一个父级分类（可选）(Parent category (optional))下拉菜单，可将新分组嵌套为下一级。点按 保存 (Save)。
4. 要添加或移除成员，点按该分组所在的行。会弹出一个以分组名称为标题的对话框，列出每一位活跃客户及其复选框；勾选属于该分组的客户后点按 保存 (Save)。保存后的列表会完全替换之前的成员关系。
5. 要重命名分组，或更改其类型、描述或父级，点按该行上的铅笔图标。所用的对话框与新建分组时相同。

无论是在此处勾选客户，还是在其编辑器中选择筹码，写入的都是同一份成员关系，客户标签页会立即更新。

如何按客户拥有的数据来查找客户

漏斗图标会打开筛选客户 (Filter clients) 面板。与分组筹码（用于表示你如何为客户打标签）不同，该面板关注的是客户身上关联的数据。

1. 点按 客户 (Clients) 应用栏上的漏斗图标。面板会上滑至约占屏幕三分之二的高度；拖动其把手可以放大。
2. 在 拥有相关数据 (Has related data) 下，点按 发票 (Invoices)、估价单 (Estimates)、未付发票 (Unpaid invoices)、合同 (Contracts)、工时记录 (Time entries)、项目 (Projects) 和支出 (Expenses) 中的任意一项。选择多项意味着客户必须同时满足全部条件。
3. 在 属性 (Attributes) 下，选择一个国家 (Country)（只提供至少有一位客户使用过的国家），如果你保留了多个业务档案，还可以选择一个业务档案 (Business profile)，用于显示在该档案下至少有一份文档的客户。
4. 打开自定义滞纳金设置 (Custom late-fee settings)开关，只保留滞纳金政策与档案默认值不同的客户。
5. 展开更多筛选 (Additional filters)，查看有邮箱 (Has email)、有电话 (Has phone)、有地址 (Has address)、有 Logo / 头像 (Has logo / avatar) 和有备注 (Has notes)这些开关，便于找出资料不完整的客户卡片。
6. 点按 应用 (Apply)。漏斗图标会显示当前生效的条件数量。要清除全部筛选，重新打开面板并点按 重置 (Reset)，再点按 应用 (Apply)。

“未付发票”指的是状态不是“已付款”或“已取消”的发票类文档，因此草稿也会被计入。相关数据筹码会检索所有文档，包括已归档的，而列表本身只显示活跃客户。

客户详情屏幕展示的内容

点按某一行即可打开该客户。带底色的顶部区域显示头像、姓名和公司，下方是一行可横向滚动的五个标签页。

• 信息 (Info) 会在填写了的情况下列出邮箱、电话、地址和备注，并始终显示添加日期 (Added)。
• 文档 (Documents) 按最新到最旧的顺序列出该客户的所有未归档文档：发票、估价单及同一数据表中的其他类型。每一行显示编号、开票日期、以该文档货币计的总额以及状态徽章（草稿、已发送、已付款、已取消）。点按某一行会打开该文档。
• 项目 (Projects) 列出该客户的项目及其状态和已开票总额，并带有自己的小型 + 按钮，用于新建一个已关联到该客户的项目。
• 合同 (Contracts) 显示合同标题、起止日期和状态徽章。
• 动态 (Activity) 将支出（红色，附金额）和工时记录（蓝色，附以小时和分钟计的时长）按日期合并为一个列表。

这个屏幕上没有汇总余额。要查看某位客户欠了多少钱，请阅读这里的“已发送”行，或使用“文档”主标签页上的状态筛选和仪表盘的逾期列表。应用栏上的铅笔图标会打开编辑器；方框图标用于归档该客户。

规则与细节

• 必填字段。只有姓名 * (Name *) 会被校验（“需要填写姓名”）。其余字段均为可选；留空的字段会被存储为无值，因此“信息”标签页会隐藏它，“有……”筛选也会将其视为缺失。
• **客户归属。**客户在所有业务档案之间是共享的。分类和分组则归属于单个档案：编辑器中的筹码、列表上方的筹码行以及“客户分组”屏幕，展示的都是当前被标记为默认的那个档案的分组。删除一个档案会删除其分组，但客户本身会保留。
• **嵌套层级。**分组只能嵌套一层。只有顶层分组才能作为父级，且一个分组不能成为自己的父级。如果某个父级被移除，其子分类会被提升为顶层，而不会丢失。
• 分组不支持删除。“客户分组”屏幕没有删除操作；你可以重命名分组、更改其父级或清空其成员。新建分类 (Create category) 对话框会在名称为空时忽略“保存”；而“客户分组”屏幕上的分组编辑器不会做此校验，因此在名称为空的情况下保存会出现一个空白行。
• **排序与搜索。**列表始终按姓名排序。搜索匹配的是姓名或公司的片段，不包括邮箱。分组筹码和高级筛选会依次叠加在搜索结果之上。
• 筛选逻辑。所有已选中的条件都必须同时满足（且关系）。有未结余额 (Has outstanding balance) 开关读取的是一个存储的余额列，该列只在备份导入时才会被应用填充；对于在手机上直接录入的数据，它始终为零，因此更推荐使用未付发票筹码。货币 (Currency) 下拉菜单只有在某位客户设置了偏好货币时才会出现，而目前没有任何屏幕可以设置该项，因此通常不会看到它。
• 按客户单独覆盖。当使用配置文件默认值开启时，客户自身的滞纳金相关字段会以空值存储，业务档案的政策生效。关闭后，你留空的每个字段仍会单独回退到档案设置；最低金额和“在 PDF 中显示”选项仅由档案级别设置。提前付款折扣遵循同样的逻辑。
• **发票编辑器使用的数据。**发票编辑器会从客户卡片读取姓名、公司、邮箱、地址和国家代码（用于 {client_country} 编号标记），以及滞纳金和折扣的覆盖设置。付款条款则预填自业务档案，而非客户。
• 归档而非删除。在某一行上滑动，或在详情屏幕上点按方框图标，都会询问移至归档？(Move to archive?)，点按归档 (Archive) 后会隐藏该客户及其所有文档。两者都可以从归档 (Archive) 屏幕通过恢复 (Restore) 找回。永久删除只能在归档屏幕中完成，需要经过两次确认，会一并删除该客户的发票、支出和工时记录。
• 哪些功能需要 Pro。列表上的 + 按钮、空状态下的添加客户 (Add Client) 按钮、详情屏幕上的铅笔图标、新建客户分组 (New Client Group) 按钮，以及“项目”标签页上的 +，都会检查你的试用期或订阅状态，否则会打开付费墙。查看、搜索、筛选、编辑已有分组、勾选成员、归档和恢复始终可用。
• **系统选择器。**头像选择器使用的是系统相机或相册。所选图片会被缩放到 512 像素并按原样存储；没有裁剪步骤。

使用技巧

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• 发票编辑器
• 滞纳金
• 项目与里程碑