Användarguide

Kunder, kategorier och kundgrupper

Lägg till kundkort, sortera kunder i kategorier och underkategorier, filtrera dem på obetalda fakturor eller avtal, och se varje dokument per kund.

Uppdaterad: 2026-09-09

En kund i Invoice Flow är ”Bill To”-sidan av ett dokument. Varje faktura, kostnadsförslag, avtal, utgift och registrerad timme pekar på en kundpost, så kvaliteten på den posten avgör hur snabbt du hittar saker senare: adressen som trycks på PDF:en, e-postadressen som skickaskärmen föreslår och landet som matar dina numreringstokens kommer alla härifrån. Med tjugo eller trettio kunder vill du ha listan grupperad så som du tänker om ditt arbete, och du vill kunna svara på ”vem är fortfarande skyldig mig pengar och saknar uppdragsavtal” utan att öppna varje kund en och en.

Den här guiden följer Ledgerline Bookkeeping, en tvåmannabyrå i Manchester som fakturerar i pund. Priya har tolv kunder fördelade på tre kategorier, Retail, Trades och Professional services, med två underkategorier under dem (Online sellers under Retail, Construction under Trades), en Cheshire-regiongrupp för hennes torsdagsrunda med besök, och en anpassad grupp Monthly retainer för kunderna som faktureras den första varje månad.

Vad du ser på skärmen

Öppna fliken Kunder i den nedre navigeringen. Appfältet har fyra ikoner: ett förstoringsglas som gör rubriken till ett fält Sök kunder…, en tratt för det avancerade filtret (den får en röd sifferbricka när ett filter är aktivt), en formikon med verktygstipset Kundgrupper, och en boxikon för Arkiv. Under appfältet visas, så snart du har minst en grupp, en horisontell rad med chips: Alla kunder först, sedan ett chip per grupp i alfabetisk ordning. Underkategorier visas i denna rad under sitt eget korta namn, så Priyas rad lyder Alla kunder, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Varje kund är en rad: en rund avatar med kundens logotyp eller två initialer, namnet i fetstil, och en andra rad med företaget och e-postadressen sammanfogade med en punkt. Rader sorteras efter namn. Att trycka på en rad öppnar kundens detaljskärm; att svepa en rad från höger till vänster avslöjar en orange arkiveringsremsa. Knappen + nere till höger skapar en ny kund. På en surfplatta eller i liggande läge blir listan ett rutnät med två kolumner av samma rader.

Att trycka på ett chip smalnar av listan till den gruppens medlemmar. Att trycka på en förälder som Trades inkluderar också alla i dess underkategorier, så Hollins Joinery, som bara är märkt Construction, dyker upp under Trades. Tryck på chipet igen, eller på Alla kunder, för att rensa det. Sökningen körs först på namn och företag, sedan smalnar chipet av resultatet.

Så lägger du till ett kundkort

1. Tryck på + i Kunder. Redigeraren öppnas med rubriken Ny kund och en knapp Spara i appfältet.
2. Tryck på den runda avataren för att bifoga en logotyp eller ett foto. Ett blad erbjuder Kamera och Galleri; båda är systemväljare och visas därför inte här. Bilden skalas till högst 512 gånger 512 pixlar och lagras inuti kundposten. När den är satt visas en röd länk Ta bort foto under den.
3. Skriv Namn *. Detta är det enda obligatoriska fältet och den text som visas i listan, i väljare och på PDF:en.
4. Fyll i Företag, E-post och Telefon efter behov. Företaget visas under namnet i listan; e-postadressen är den som skickaskärmen kommer att föreslå.
5. Tryck på Land och välj från den sökbara listan Välj land. Panelen visar flaggan och landsnamnet, och fältet Adress nedanför ändrar sin exempeltext till det landets format.
6. Skriv Adress på en eller två rader exakt som du vill att den ska tryckas under Bill To.
7. Använd Anteckningar för sådant som är internt. Anteckningar visas på kundens Info-flik och aldrig på ett dokument.
8. Tryck på Spara. Redigeraren stängs och den nya raden dyker upp i listan på sin alfabetiska plats.

Om du trycker på Bakåt med osparade ändringar frågar en dialog Osparade ändringar om du vill Stanna eller Lämna. Att lämna kastar bort ändringarna.

Så placerar du kunder i kategorier

Kategorier och kundgrupper är samma sak under två namn. Redigeraren kallar dem kategorier och visar dem som chips; skärmen Kundgrupper hanterar samma lista med beskrivningar, slag och en medlemsväljare. Grupper tillhör din företagsprofil, inte kunden, så om du kör två profiler har var och en sin egen uppsättning.

1. Öppna en kund i redigeraren och rulla till avsnittet Categories under Anteckningar. Varje grupp i din nuvarande profil är ett chip, de på översta nivån först, var och en följd av sina underkategorier skrivna som Förälder › Barn.
2. Tryck på varje chip som gäller. En kund kan ligga i hur många grupper du vill; Fairfield Roofing ligger i Monthly retainer, Trades och Trades › Construction samtidigt.
3. För att lägga till en grupp som inte finns ännu, tryck på + Create category. I dialogen Create category, skriv Category name.
4. Lämna Parent category (optional) på None (top level) för en ny kategori på översta nivån, eller välj en befintlig på översta nivån för att göra en underkategori. Rullgardinsmenyn visas först när minst en kategori på översta nivån finns.
5. Tryck på Spara i dialogen. Kategorin sparas direkt, och dess chip visas redan valt för den här kunden.
6. Tryck på Spara i appfältet för att spara kunden tillsammans med sina medlemskap.

Under kategorierna håller samma redigerare två pengainställningar per kund. Förseningsavgiftspolicy börjar med Använd profilstandard påslaget; stäng av det för att ange kundens egna Procent av totalbelopp, Respitdagar, Beräkningsläge (Engångsavgift, Per dag, Per månad), Maxtak i % och Efterskänk automatiskt vid betalning. Early-payment discount fungerar på samma sätt, och dess reglageunderrubrik talar om vad profilens standard är för närvarande. Båda beskrivs i detalj i guiden om förseningsavgifter.

Så hanterar du grupper och deras medlemmar

Skärmen Kundgrupper är den andra sidan av samma data. Öppna den från formikonen i Kunder-appfältet.

1. Tryck på Ny kundgrupp nere till höger. Ge den ett Namn och, valfritt, en Beskrivning, som visas som radens andra rad.
2. Välj ett slag i rullgardinsmenyn med etiketten Status: Kategori, Produkt/Tjänst, Moderbolag, Region eller Anpassad. Slaget avgör bara ikonen på raden (en etikett, en box, en byggnad, en jordglob eller ett brädgårdstecken); det ändrar inte hur gruppen beter sig.
3. Om minst en grupp på översta nivån finns låter en rullgardinsmeny Parent category (optional) dig placera den nya gruppen en nivå ned. Tryck på Spara.
4. För att lägga till eller ta bort medlemmar, tryck på gruppens rad. En dialog med gruppens namn som rubrik listar varje aktiv kund med en kryssruta; bocka i dem som hör dit och tryck på Spara. Listan du sparar ersätter det tidigare medlemskapet helt.
5. För att byta namn på en grupp, ändra dess slag, beskrivning eller förälder, tryck på pennan på dess rad. Dialogen är densamma som för en ny grupp.

Att bocka i en kund här eller att välja ett chip i dess redigerare skriver samma medlemskap, och fliken Kunder uppdateras omedelbart.

Så hittar du kunder efter vad de har

Trattikonen öppnar bladet Filter clients. Till skillnad från gruppchipsen, som handlar om hur du har märkt en kund, handlar det här bladet om de data som är kopplade till kunden.

1. Tryck på tratten i appfältet i Kunder. Bladet glider upp till ungefär två tredjedelar av skärmen; dra i dess handtag för att förstora det.
2. Under Has related data, tryck på någon av Fakturor, Offerter, Unpaid invoices, Avtal, Time entries, Projekt och Utgifter. Att välja flera betyder att kunden måste ha alla.
3. Under Attributes, välj ett Land (endast länder som används av minst en kund erbjuds) och, om du håller mer än en företagsprofil, en Business profile för att visa kunder som har minst ett dokument under den.
4. Slå på Custom late-fee settings för att bara behålla kunder vars förseningsavgiftspolicy åsidosätter profilens.
5. Fäll ut Additional filters för reglagen Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar och Has notes, som är praktiska för att upptäcka ofullständiga kort.
6. Tryck på Tillämpa. Trattikonen visar nu antalet aktiva villkor. Öppna bladet igen och tryck på Återställ, sedan Tillämpa, för att rensa allt.

”Unpaid invoices” betyder ett dokument av fakturatyp vars status är något annat än Betald eller Annullerad, så utkast räknas också. Chipsen för relaterade data tittar på alla dokument, inklusive arkiverade, medan listan själv bara visar aktiva kunder.

Vad kundens detaljskärm visar

Tryck på en rad för att öppna kunden. En tonad rubrik visar avataren, namnet och företaget, och under den en rullbar rad med fem flikar.

• Info listar E-post, Telefon, Adress och Anteckningar när de är ifyllda, och alltid datumet Tillagd.
• Dokument listar varje icke-arkiverat dokument för den här kunden, nyast först: fakturor, kostnadsförslag och varje annan typ från samma tabell. Varje rad visar numret, fakturadatumet, totalsumman i dokumentets valuta och en statusbricka (Utkast, Skickad, Betald, Annullerad). Tryck på en rad för att öppna dokumentet.
• Projekt listar kundens projekt med deras status och fakturerade totalsumma, och har sitt eget lilla + för att starta ett projekt som redan är kopplat till den här kunden.
• Avtal visar avtalstitlar, deras start- och slutdatum och en statusbricka.
• Aktivitet slår ihop utgifter (rött, med beloppet) och tidsposter (blått, med varaktigheten i timmar och minuter) i en lista sorterad efter datum.

Det finns inget summerat saldo på den här skärmen. För att se vad en kund är skyldig, läs Skickad-raderna här, eller använd statusfiltren på huvudfliken Dokument och översiktens lista över förfallna. Pennan i appfältet öppnar redigeraren; boxikonen arkiverar kunden.

Regler och detaljer

• Obligatoriska fält. Endast Namn * valideras (”Namn krävs”). Varje annat fält är valfritt; ett fält som lämnas tomt lagras som inget värde, så Info-fliken döljer det och ”Has …”-filtren behandlar det som saknat.
• Var kunder hör hemma. Kunder delas över alla företagsprofiler. Kategorier och grupper tillhör en profil: chipsen i redigeraren, raden i listan och skärmen Kundgrupper visar alla grupperna för den profil som just nu är markerad som standard. Att radera en profil raderar dess grupper; kunderna står kvar.
• Nästling. Grupper nästlas en nivå djupt. Endast grupper på översta nivån erbjuds som föräldrar, och en grupp kan inte bli sin egen förälder. Om en förälder någon gång tas bort befordras dess underkategorier till översta nivån snarare än att gå förlorade.
• Ingen radering av grupper. Skärmen Kundgrupper har ingen raderingsåtgärd; du kan byta namn på en grupp, ändra dess förälder eller tömma dess medlemskap. Dialogen Create category ignorerar Spara medan namnet är tomt; gruppredigeraren på skärmen Kundgrupper kontrollerar inte, så en grupp som sparats utan namn dyker upp som en tom rad.
• Sortering och sökning. Listor sorteras alltid efter namn. Sökningen matchar ett fragment av namnet eller företaget, inte e-postadressen. Gruppchipet och det avancerade filtret tillämpas ovanpå sökresultatet, i den ordningen.
• Filtersemantik. Varje valt villkor måste gälla (OCH). Reglaget Has outstanding balance läser en lagrad saldokolumn som appen bara fyller vid en import av en säkerhetskopia; för data som matats in på telefonen står den kvar på noll, så använd hellre chipet Unpaid invoices. Rullgardinsmenyn Valuta visas bara när en kund har en föredragen valuta, vilket ingen skärm för närvarande sätter, så normalt ser du den inte.
• Överstyrningar per kund. När Använd profilstandard är på lagras kundens förseningsavgiftskolumner tomma och företagsprofilens policy gäller. När det är av faller varje fält du lämnar tomt fortfarande tillbaka på profilen individuellt; minimibeloppet och alternativet Inkludera i PDF är endast profilbaserade. Rabatt vid tidig betalning följer samma mönster.
• Vad fakturaredigeraren använder. Från kundkortet läser fakturaredigeraren namnet, företaget, e-postadressen, adressen och landskoden (för numreringstoken {client_country}), plus överstyrningarna för förseningsavgift och rabatt. Betalningsvillkor förifylls från profilen, inte från kunden.
• Arkivera, inte radera. Att svepa en rad eller trycka på boxikonen på detaljskärmen frågar Flytta till arkiv? och, vid Arkiv, döljer kunden tillsammans med alla dennes dokument. Båda kommer tillbaka från skärmen Arkiv med Återställ. Permanent radering erbjuds bara där, bakom två bekräftelser, och tar bort kundens fakturor, utgifter och tidsposter på en gång.
• Vad som kräver Pro. Knappen + i listan, knappen Lägg till kund i tomt läge, pennan på detaljskärmen, knappen Ny kundgrupp och + på fliken Projekt kontrollerar din provperiod eller prenumeration och öppnar annars betalväggen. Att visa, söka, filtrera, redigera en befintlig grupp, bocka i medlemmar, arkivera och återställa är alltid tillgängligt.
• Systemets egna väljare. Avatarväljaren använder systemets kamera eller galleri. Den valda bilden skalas till 512 pixlar och lagras som den är; det finns inget beskärningssteg.

Tips

Relaterade guider

• Fakturaredigeraren
• Förseningsavgifter
• Projekt och milstolpar