Käyttöopas

Asiakkaat, luokat ja asiakasryhmät

Luo asiakaskortteja, lajittele asiakkaat luokkiin ja alaluokkiin, suodata heitä maksamattomien laskujen tai sopimusten mukaan ja näe jokaisen asiakkaan kaikki asiakirjat.

Päivitetty: 2026-09-09

Asiakas on Invoice Flow’ssa asiakirjan “Laskutetaan”-puoli. Jokainen lasku, tarjous, sopimus, kulu ja kirjattu työtunti osoittaa yhteen asiakastietueeseen, joten tietueen laatu ratkaisee, kuinka nopeasti löydät asiat myöhemmin: PDF:ään tulostuva osoite, lähetysnäytön ehdottama sähköpostiosoite ja numerointimerkkejä ruokkiva maa tulevat kaikki täältä. Kun asiakkaita on kaksi- tai kolmekymmentä, haluat listan ryhmiteltynä samalla tavalla kuin ajattelet työtäsi, ja haluat vastata kysymykseen “kuka on yhä velkaa eikä hänellä ole toimeksiantosopimusta” avaamatta jokaista asiakasta yksitellen.

Tämä opas seuraa Ledgerline Bookkeeping -toimistoa, kahden hengen kirjanpitotoimistoa Manchesterissa, joka laskuttaa punnissa. Priyalla on kaksitoista asiakasta jaettuna kolmeen luokkaan: Retail, Trades ja Professional services, joiden alla on kaksi alaluokkaa (Online sellers Retailin alla ja Construction Tradesin alla), Cheshire-alueryhmä torstain kierrosta varten ja mukautettu Monthly retainer -ryhmä asiakkaille, joita laskutetaan kuun ensimmäisenä päivänä.

Mitä näytöllä näkyy

Avaa alanavigoinnista Asiakkaat-välilehti. Yläpalkissa on neljä kuvaketta: suurennuslasi, joka muuttaa otsikon Etsi asiakkaita… -kentäksi, suppilo tarkennettua suodatinta varten (siihen ilmestyy punainen numerotunnus, kun suodatin on käytössä), muotokuvake, jonka työkaluvihje on Asiakasryhmät, ja laatikkokuvake Arkistoa varten. Yläpalkin alle ilmestyy vaakasuora sirurivi heti kun sinulla on vähintään yksi ryhmä: ensin Kaikki asiakkaat, sitten yksi siru ryhmää kohti aakkosjärjestyksessä. Alaluokat näkyvät tässä rivissä omalla lyhyellä nimellään, joten Priyan rivi on Kaikki asiakkaat, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Jokainen asiakas on yksi rivi: pyöreä profiilikuva asiakkaan logolla tai kahdella alkukirjaimella, nimi lihavoituna ja toisella rivillä yritys ja sähköposti pisteellä yhdistettynä. Rivit on lajiteltu nimen mukaan. Rivin napauttaminen avaa asiakkaan tietonäytön; rivin pyyhkäisy oikealta vasemmalle paljastaa oranssin arkistointipalkin. Oikean alakulman +-painike luo uuden asiakkaan. Tabletilla tai vaakatilassa lista muuttuu samojen rivien kaksisarakkeiseksi ruudukoksi.

Sirun napauttaminen rajaa listan kyseisen ryhmän jäseniin. Ylätason kuten Trades napauttaminen sisältää myös kaikki sen alaluokkien jäsenet, joten Hollins Joinery, joka on merkitty vain Constructioniin, näkyy Tradesin alla. Tyhjennä valinta napauttamalla sirua uudelleen tai valitsemalla Kaikki asiakkaat. Haku suoritetaan ensin, ja siru rajaa tuloksen.

Miten asiakaskortti lisätään

1. Napauta Asiakkaat-näytöllä +. Editori avautuu otsikolla Uusi asiakas (New Client) ja yläpalkissa on Tallenna-painike.
2. Napauta pyöreää profiilikuvaa liittääksesi logon tai valokuvan. Valintapaneeli tarjoaa vaihtoehdot Kamera ja Galleria; molemmat ovat järjestelmän valitsimia, joten niitä ei näytetä tässä. Kuva skaalataan enintään kokoon 512 × 512 pikseliä ja tallennetaan asiakastietueen sisään. Asetuksen jälkeen sen alle ilmestyy punainen Poista kuva -linkki.
3. Kirjoita Nimi *. Tämä on ainoa pakollinen kenttä ja se teksti, joka näkyy listassa, valitsimissa ja PDF:ssä.
4. Täytä tarpeen mukaan Yritys, Sähköposti ja Puhelin. Yritys näkyy listassa nimen alla; sähköposti on se, jota lähetysnäyttö ehdottaa.
5. Napauta Maa ja valitse haettavasta Valitse maa -listasta. Ruudussa näkyy lippu ja maan nimi, ja alla olevan Osoite-kentän esimerkkiteksti muuttuu kyseisen maan muotoon.
6. Kirjoita Osoite yhdelle tai kahdelle riville täsmälleen siinä muodossa, jossa haluat sen tulostuvan Laskutetaan-lohkon alle.
7. Käytä Muistiinpanot-kenttää kaikkeen sisäiseen. Muistiinpanot näkyvät asiakkaan Tiedot-välilehdellä eivätkä koskaan asiakirjassa.
8. Napauta Tallenna. Editori sulkeutuu ja uusi rivi ilmestyy listaan aakkosjärjestyksen mukaiselle paikalleen.

Jos napautat Takaisin tallentamattomien muokkausten kanssa, Tallentamattomat muutokset -valintaikkuna kysyy, haluatko Jää vai Poistu. Poistuminen hylkää muokkaukset.

Miten asiakkaat sijoitetaan luokkiin

Luokat ja asiakasryhmät ovat sama asia kahdella nimellä. Editori kutsuu niitä luokiksi ja näyttää ne siruina; Asiakasryhmät-näyttö hallinnoi samaa listaa kuvauksineen, tyyppeineen ja jäsenvalitsimineen. Ryhmät kuuluvat yritysprofiiliisi, eivät asiakkaalle, joten jos käytät kahta profiilia, kummallakin on oma joukkonsa.

1. Avaa asiakas editoriin ja vieritä Muistiinpanojen alla olevaan Luokat-osioon (Categories). Jokainen nykyisen profiilisi ryhmä on siru, ylätason ryhmät ensin, kutakin seuraavat sen alaluokat muodossa Ylätaso › Alataso.
2. Napauta jokaista sopivaa sirua. Asiakas voi kuulua niin moneen ryhmään kuin haluat; Fairfield Roofing on samanaikaisesti ryhmissä Monthly retainer, Trades ja Trades › Construction.
3. Lisätäksesi ryhmän, jota ei vielä ole, napauta + Luo luokka (Create category). Kirjoita Luo luokka -valintaikkunaan Luokan nimi (Category name).
4. Jätä Yläluokka (valinnainen) (Parent category (optional)) arvoon Ei mitään (ylätaso) (None (top level)) luodaksesi uuden ylätason luokan, tai valitse olemassa oleva ylätason luokka tehdäksesi alaluokan. Pudotusvalikko näkyy vasta, kun vähintään yksi ylätason luokka on olemassa.
5. Napauta valintaikkunan Tallenna-painiketta. Luokka tallennetaan heti, ja sen siru näkyy jo valittuna tälle asiakkaalle.
6. Napauta yläpalkin Tallenna-painiketta tallentaaksesi asiakkaan yhdessä jäsenyyksiensä kanssa.

Luokkien alla sama editori sisältää kaksi asiakaskohtaista raha-asetusta. Viivästysmaksukäytäntö alkaa siitä, että Käytä profiilin oletusta on päällä; kytke se pois päältä syöttääksesi tämän asiakkaan omat arvot kenttiin Prosenttia loppusummasta, Maksuaikapäivät, Kertymistapa (Kertaveloitus, Päivittäin, Kuukausittain), Enimmäis-%-katto ja Anna automaattisesti anteeksi maksettaessa. Ennakkomaksualennus toimii samalla tavalla, ja sen kytkimen alaotsikko kertoo, mikä profiilin oletus tällä hetkellä on. Molemmat käsitellään yksityiskohtaisesti viivästysmaksuoppaassa.

Miten ryhmiä ja niiden jäseniä hallitaan

Asiakasryhmät-näyttö on saman datan toinen puoli. Avaa se Asiakkaat-yläpalkin muotokuvakkeesta.

1. Napauta oikeasta alakulmasta Uusi asiakasryhmä (New Client Group). Anna sille Nimi ja halutessasi Kuvaus, joka näkyy rivin toisena rivinä.
2. Valitse tyyppi pudotusvalikosta, jonka nimi on Tila (Status): Luokka, Tuote/palvelu, Emoyhtiö, Alue tai Mukautettu. Tyyppi ratkaisee vain rivin kuvakkeen (tarra, laatikko, rakennus, maapallo tai ristikkomerkki); se ei muuta ryhmän toimintaa.
3. Jos vähintään yksi ylätason ryhmä on olemassa, Yläluokka (valinnainen) -pudotusvalikon avulla voit sijoittaa uuden ryhmän yhden tason alemmas. Napauta Tallenna.
4. Lisätäksesi tai poistaaksesi jäseniä napauta ryhmän riviä. Ryhmän nimellä otsikoitu valintaikkuna listaa kaikki aktiiviset asiakkaat valintaruutuineen; rastita ne, jotka kuuluvat ryhmään, ja napauta Tallenna. Tallentamasi lista korvaa aiemman jäsenyyden kokonaan.
5. Nimetäksesi ryhmän uudelleen tai muuttaaksesi sen tyyppiä, kuvausta tai ylätasoa napauta rivin kynäkuvaketta. Valintaikkuna on sama kuin uudella ryhmällä.

Asiakkaan rastittaminen täällä tai sirun valitseminen hänen editorissaan kirjoittaa saman jäsenyyden, ja Asiakkaat-välilehti päivittyy välittömästi.

Miten asiakkaita etsitään sen perusteella, mitä heillä on

Suppilokuvake avaa Suodata asiakkaita -paneelin (Filter clients). Toisin kuin ryhmäsirut, jotka kertovat siitä, miten olet asiakkaan merkinnyt, tämä paneeli koskee häneen liittyvää dataa.

1. Napauta suppiloa Asiakkaat-yläpalkissa. Paneeli liukuu ylös noin kahteen kolmasosaan näytöstä; suurenna sitä vetämällä kahvasta.
2. Napauta kohdassa Liittyvät tiedot (Has related data) mitä tahansa vaihtoehdoista Laskut, Tarjoukset, Maksamattomat laskut, Sopimukset, Tuntimerkinnät, Projektit ja Kulut. Useamman valitseminen tarkoittaa, että asiakkaalla on oltava ne kaikki.
3. Valitse kohdassa Ominaisuudet (Attributes) Maa (vain vähintään yhden asiakkaan käyttämät maat tarjotaan) ja, jos ylläpidät useampaa yritysprofiilia, Yritysprofiili nähdäksesi asiakkaat, joilla on vähintään yksi asiakirja sen alla.
4. Kytke päälle Mukautetut viivästysmaksuasetukset (Custom late-fee settings) pitääksesi vain asiakkaat, joiden viivästysmaksukäytäntö ohittaa profiilin.
5. Laajenna Lisäsuodattimet (Additional filters) nähdäksesi kytkimet On sähköposti, On puhelin, On osoite, On logo / kuva ja On muistiinpanoja, jotka ovat kätevät puutteellisten korttien löytämiseen.
6. Napauta Käytä. Suppilokuvakkeessa näkyy nyt aktiivisten ehtojen määrä. Avaa paneeli uudelleen ja napauta Tyhjennä ja sitten Käytä tyhjentääksesi kaiken.

“Maksamattomat laskut” tarkoittaa laskutyyppistä asiakirjaa, jonka tila on jokin muu kuin Maksettu tai Peruutettu, joten myös luonnokset lasketaan mukaan. Liittyvien tietojen sirut huomioivat kaikki asiakirjat, myös arkistoidut, kun taas itse lista näyttää vain aktiiviset asiakkaat.

Mitä asiakkaan tietonäyttö näyttää

Avaa asiakas napauttamalla riviä. Sävytetty otsikko näyttää profiilikuvan, nimen ja yrityksen, ja sen alla on vieritettävä rivi viittä välilehteä.

• Tiedot listaa sähköpostin, puhelimen, osoitteen ja muistiinpanot, kun ne on täytetty, ja aina Lisätty-päivän.
• Asiakirjat listaa jokaisen tämän asiakkaan arkistoimattoman asiakirjan uusin ensin: laskut, tarjoukset ja kaikki muut samasta taulusta tulevat tyypit. Kukin rivi näyttää numeron, laskupäivän, loppusumman asiakirjan valuutassa ja tilamerkinnän (Luonnos, Lähetetty, Maksettu, Peruutettu). Avaa asiakirja napauttamalla riviä.
• Projektit listaa asiakkaan projektit tiloineen ja laskutettuine summineen, ja siinä on oma pieni +, jolla voi aloittaa projektin, joka on jo linkitetty tähän asiakkaaseen.
• Sopimukset näyttää sopimusten otsikot, niiden alku- ja loppupäivät sekä tilamerkinnän.
• Tapahtumat yhdistää kulut (punaisella, summan kanssa) ja tuntimerkinnät (sinisellä, keston kanssa tunteina ja minuutteina) yhdeksi päivämäärän mukaan lajitelluksi listaksi.

Tällä näytöllä ei ole summattua saldoa. Nähdäksesi, mitä asiakas on velkaa, lue täältä Lähetetty-rivit tai käytä pääasiakirjavälilehden tilasuodattimia ja koontinäytön erääntyneiden listaa. Yläpalkin kynä avaa editorin; laatikkokuvake arkistoi asiakkaan.

Säännöt ja yksityiskohdat

• Pakolliset kentät. Vain Nimi * validoidaan (“Nimi on pakollinen”). Kaikki muut kentät ovat valinnaisia; tyhjäksi jätetty kenttä tallennetaan arvottomana, joten Tiedot-välilehti piilottaa sen ja “On …” -suodattimet käsittelevät sitä puuttuvana.
• Missä asiakkaat sijaitsevat. Asiakkaat ovat yhteisiä kaikille yritysprofiileille. Luokat ja ryhmät kuuluvat yhdelle profiilille: editorin sirut, listan sirurivi ja Asiakasryhmät-näyttö näyttävät kaikki sen profiilin ryhmät, joka on tällä hetkellä merkitty oletukseksi. Profiilin poistaminen poistaa sen ryhmät; asiakkaat jäävät.
• Sisäkkäisyys. Ryhmät voivat olla sisäkkäin yhden tason. Vain ylätason ryhmiä tarjotaan ylätasoiksi, eikä ryhmästä voi tehdä oman itsensä ylätasoa. Jos ylätaso joskus poistetaan, sen alaluokat nostetaan ylätasolle sen sijaan, että ne katoaisivat.
• Ryhmiä ei voi poistaa. Asiakasryhmät-näytöllä ei ole poistotoimintoa; voit nimetä ryhmän uudelleen, vaihtaa sen ylätason tai tyhjentää sen jäsenyyden. Luo luokka -valintaikkuna ei reagoi Tallenna-painikkeeseen nimen ollessa tyhjä; Asiakasryhmät-näytön ryhmäeditori ei tarkista tätä, joten ilman nimeä tallennettu ryhmä näkyy tyhjänä rivinä.
• Lajittelu ja haku. Listat lajitellaan aina nimen mukaan. Haku osuu nimen tai yrityksen katkelmaan, ei sähköpostiin. Ryhmäsiru ja tarkennettu suodatin sovelletaan hakutuloksen päälle, tässä järjestyksessä.
• Suodatinlogiikka. Jokaisen valitun ehdon on toteuduttava (JA). Avoin saldo -kytkin lukee tallennettua saldosaraketta, jonka sovellus täyttää vain varmuuskopion tuonnin yhteydessä; puhelimella syötetyssä datassa se pysyy nollassa, joten käytä mieluummin Maksamattomat laskut -sirua. Valuutta-pudotusvalikko ilmestyy vain, kun asiakkaalla on ensisijainen valuutta, jota mikään näyttö ei tällä hetkellä aseta, joten et yleensä näe sitä.
• Asiakaskohtaiset ohitukset. Kun Käytä profiilin oletusta on päällä, asiakkaan viivästysmaksusarakkeet tallennetaan tyhjinä ja yritysprofiilin käytäntö on voimassa. Kun se on pois päältä, jokainen tyhjäksi jättämäsi kenttä palautuu silti erikseen profiilin arvoon; vähimmäissumma ja Sisällytä PDF:ään -valinta ovat vain profiilikohtaisia. Ennakkomaksualennus noudattaa samaa kaavaa.
• Mitä laskueditori käyttää. Asiakaskortilta laskueditori lukee nimen, yrityksen, sähköpostin, osoitteen ja maakoodin (numerointimerkkiä {client_country} varten) sekä viivästysmaksu- ja alennusohitukset. Maksuehdot esitäytetään profiilista, ei asiakkaalta.
• Arkistointi, ei poisto. Rivin pyyhkäisy tai tietonäytön laatikkokuvakkeen napauttaminen kysyy Siirretäänkö arkistoon? ja Arkistoa napautettaessa piilottaa asiakkaan yhdessä kaikkien hänen asiakirjojensa kanssa. Molemmat palaavat Arkisto-näytöstä Palauta-toiminnolla. Pysyvä poisto tarjotaan vain siellä, kahden vahvistuksen takana, ja se poistaa asiakkaan laskut, kulut ja tuntimerkinnät kerralla.
• Mikä vaatii Pro-tilauksen. Listan +-painike, tyhjän tilan Lisää asiakas -painike, tietonäytön kynä, Uusi asiakasryhmä -painike ja Projektit-välilehden + tarkistavat kokeilujaksosi tai tilauksesi ja avaavat muussa tapauksessa maksumuurin. Katselu, haku, suodatus, olemassa olevan ryhmän muokkaus, jäsenten rastitus, arkistointi ja palautus ovat aina käytettävissä.
• Järjestelmän valitsimet. Profiilikuvan valitsin käyttää järjestelmän kameraa tai galleriaa. Valittu kuva skaalataan 512 pikseliin ja tallennetaan sellaisenaan; rajausvaihetta ei ole.

Vinkkejä

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Laskueditori
• Viivästysmaksut
• Projektit ja välitavoitteet