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中文 Benutzerhandbuch
Kunden, Kategorien und Kundengruppen
Legen Sie Kundenkarten an, sortieren Sie Kunden in Kategorien und Unterkategorien, filtern Sie nach offenen Rechnungen und sehen Sie alle Dokumente pro Kunde.
Ein Kunde in Invoice Flow ist die „Rechnungsempfänger”-Seite eines Dokuments. Jede Rechnung, jedes Angebot, jeder Vertrag, jede Ausgabe und jede erfasste Stunde verweist auf einen Kundendatensatz, sodass die Qualität dieses Datensatzes entscheidet, wie schnell Sie später etwas finden: Die Adresse, die auf dem PDF gedruckt wird, die E-Mail, die der Sendebildschirm vorschlägt, und das Land, das Ihre Nummerierungs-Tokens speist, kommen alle von hier. Mit zwanzig oder dreißig Kunden möchten Sie die Liste so gruppiert haben, wie Sie über Ihre Arbeit denken, und Sie möchten die Frage „Wer schuldet mir noch Geld und hat keinen Auftragsbrief?” beantworten, ohne jeden Kunden einzeln zu öffnen.
Diese Anleitung begleitet Ledgerline Bookkeeping, eine Zwei-Personen-Kanzlei in Manchester, die in Pfund abrechnet. Priya hat zwölf Kunden, aufgeteilt in drei Kategorien, Retail, Trades und Professional services, mit zwei Unterkategorien darunter (Online sellers unter Retail, Construction unter Trades), einer Regionsgruppe Cheshire für ihre Donnerstags-Besuchsrunde und einer eigenen Gruppe Monthly retainer für die Kunden, die am Ersten jedes Monats abgerechnet werden.
Was Sie auf dem Bildschirm sehen
Öffnen Sie den Tab Kunden (Clients) in der unteren Navigation. Die App-Leiste trägt vier Symbole: eine Lupe, die den Titel in ein Feld Kunden suchen… (Search clients…) verwandelt, einen Trichter für den erweiterten Filter (er bekommt ein rotes Zahlenabzeichen, wenn ein Filter aktiv ist), ein Formen-Symbol mit dem Tooltip Kundengruppen (Client Groups) und ein Kisten-Symbol für das Archiv (Archive). Unter der App-Leiste erscheint, sobald Sie mindestens eine Gruppe haben, ein horizontaler Streifen von Chips: zuerst Alle Kunden (All clients), dann ein Chip pro Gruppe in alphabetischer Reihenfolge. Unterkategorien erscheinen in diesem Streifen unter ihrem eigenen Kurznamen, sodass Priyas Streifen All clients, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades lautet.
Jeder Kunde ist eine Zeile: ein runder Avatar mit dem Logo des Kunden oder zwei Initialen, der Name in Fettschrift und eine zweite Zeile mit Unternehmen und E-Mail, durch einen Punkt verbunden. Zeilen sind nach Namen sortiert. Ein Tipp auf eine Zeile öffnet den Detailbildschirm des Kunden; ein Wischen einer Zeile von rechts nach links zeigt einen orangefarbenen Archivstreifen. Die Schaltfläche + unten rechts erstellt einen neuen Kunden. Auf einem Tablet oder im Querformat wird die Liste zu einem zweispaltigen Raster derselben Zeilen.
Ein Tipp auf einen Chip grenzt die Liste auf die Mitglieder dieser Gruppe ein. Ein Tipp auf eine übergeordnete Gruppe wie Trades schließt auch alle in ihren Unterkategorien ein, sodass Hollins Joinery, nur mit Construction markiert, unter Trades erscheint. Tippen Sie erneut auf den Chip oder auf Alle Kunden, um ihn aufzuheben. Die Suche läuft zuerst über Name und Unternehmen, dann grenzt der Chip das Ergebnis ein.
So legen Sie eine Kundenkarte an
- Tippen Sie unter Kunden auf +. Der Editor öffnet sich mit dem Titel Neuer Kunde (New Client) und einer Schaltfläche Speichern (Save) in der App-Leiste.
- Tippen Sie auf den runden Avatar, um ein Logo oder Foto anzuhängen. Ein Blatt bietet Kamera und Galerie; beide sind Systemauswahlen und werden hier daher nicht gezeigt. Das Bild wird auf höchstens 512 mal 512 Pixel skaliert und im Kundendatensatz gespeichert. Einmal gesetzt, erscheint darunter ein roter Link Foto entfernen (Remove photo).
- Tippen Sie den Name * ein. Das ist das einzige Pflichtfeld und der Text, der in der Liste, in Auswahlen und auf dem PDF erscheint.
- Füllen Sie Unternehmen (Company), E-Mail und Telefon nach Bedarf aus. Das Unternehmen erscheint in der Liste unter dem Namen; die E-Mail ist das, was der Sendebildschirm vorschlagen wird.
- Tippen Sie auf Land (Country) und wählen Sie aus der durchsuchbaren Liste Land wählen. Die Kachel zeigt die Flagge und den Ländernamen, und das Feld Adresse (Address) darunter ändert seinen Beispieltext auf das Format dieses Landes.
- Schreiben Sie die Adresse in eine oder zwei Zeilen genau so, wie sie unter Rechnungsempfänger gedruckt werden soll.
- Nutzen Sie Notizen (Notes) für alles Interne. Notizen werden auf dem Info-Tab des Kunden angezeigt und nie auf einem Dokument.
- Tippen Sie auf Speichern. Der Editor schließt sich und die neue Zeile erscheint in der Liste an ihrer alphabetischen Position.
Wenn Sie mit ungespeicherten Änderungen auf Zurück tippen, fragt ein Dialog Ungespeicherte Änderungen (Unsaved Changes), ob Sie Bleiben (Stay) oder Verlassen (Leave) möchten. Verlassen verwirft die Änderungen.
So ordnen Sie Kunden in Kategorien ein
Kategorien und Kundengruppen sind dasselbe unter zwei Namen. Der Editor nennt sie Kategorien und zeigt sie als Chips; der Bildschirm Kundengruppen verwaltet dieselbe Liste mit Beschreibungen, Arten und einer Mitgliederauswahl. Gruppen gehören zu Ihrem Geschäftsprofil, nicht zum Kunden, sodass bei zwei Profilen jedes seinen eigenen Satz hat.
- Öffnen Sie einen Kunden im Editor und scrollen Sie zum Abschnitt Categories unter Notizen. Jede Gruppe Ihres aktuellen Profils ist ein Chip, zuerst die obersten, jeweils gefolgt von ihren Unterkategorien, geschrieben als Übergeordnet › Untergeordnet.
- Tippen Sie auf jeden zutreffenden Chip. Ein Kunde kann in beliebig vielen Gruppen sitzen; Fairfield Roofing ist gleichzeitig in Monthly retainer, Trades und Trades › Construction.
- Um eine noch nicht vorhandene Gruppe hinzuzufügen, tippen Sie auf + Create category. Tippen Sie im Dialog Create category den Category name ein.
- Lassen Sie Parent category (optional) für eine neue oberste Kategorie auf None (top level), oder wählen Sie eine vorhandene oberste, um eine Unterkategorie zu erstellen. Das Dropdown erscheint erst, wenn mindestens eine oberste Kategorie existiert.
- Tippen Sie im Dialog auf Speichern. Die Kategorie wird sofort gespeichert, und ihr Chip erscheint für diesen Kunden bereits ausgewählt.
- Tippen Sie in der App-Leiste auf Speichern, um den Kunden zusammen mit seinen Mitgliedschaften zu speichern.
Unter den Kategorien enthält derselbe Editor zwei kundenbezogene Geldeinstellungen. Verzugsgebühr-Richtlinie (Late-fee policy) beginnt mit eingeschaltetem Profilstandard verwenden (Use profile default); schalten Sie es aus, um die eigenen Werte dieses Kunden für Prozent vom Gesamt (Percent of total), Karenztage (Grace days), Berechnungsmodus (Accrual mode: Einmalige Gebühr, Pro Tag, Pro Monat), Max. %-Obergrenze (Max % cap) und Bei Zahlung automatisch erlassen (Auto-forgive on payment) einzugeben. Early-payment discount funktioniert genauso, und der Untertitel seines Schalters verrät, was der Profilstandard aktuell ist. Beide werden in der Anleitung zu Verzugsgebühren im Detail behandelt.
So verwalten Sie Gruppen und ihre Mitglieder
Der Bildschirm Kundengruppen ist die andere Seite derselben Daten. Öffnen Sie ihn über das Formen-Symbol in der App-Leiste von Kunden.
- Tippen Sie unten rechts auf Neue Kundengruppe (New Client Group). Geben Sie ihr einen Name und optional eine Beschreibung (Description), die als zweite Zeile der Zeile angezeigt wird.
- Wählen Sie eine Art aus dem Dropdown mit der Bezeichnung Status: Kategorie (Category), Produkt/Dienstleistung (Product/Service), Muttergesellschaft (Parent company), Region oder Benutzerdefiniert (Custom). Die Art bestimmt nur das Symbol der Zeile (ein Etikett, eine Kiste, ein Gebäude, ein Globus oder ein Rautezeichen); sie ändert nicht, wie sich die Gruppe verhält.
- Wenn mindestens eine oberste Gruppe existiert, lässt ein Dropdown Parent category (optional) die neue Gruppe eine Ebene tiefer verschachteln. Tippen Sie auf Speichern.
- Um Mitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen, tippen Sie auf die Zeile der Gruppe. Ein Dialog mit dem Gruppennamen als Titel listet jeden aktiven Kunden mit einem Kontrollkästchen; haken Sie die zugehörigen an und tippen Sie auf Speichern. Die gespeicherte Liste ersetzt die bisherige Mitgliedschaft vollständig.
- Um eine Gruppe umzubenennen oder ihre Art, Beschreibung oder übergeordnete Gruppe zu ändern, tippen Sie auf den Stift in ihrer Zeile. Der Dialog ist derselbe wie für eine neue Gruppe.
Einen Kunden hier anzuhaken oder einen Chip in seinem Editor auszuwählen, schreibt dieselbe Mitgliedschaft, und der Tab Kunden aktualisiert sich sofort.
So finden Sie Kunden nach dem, was sie haben
Das Trichter-Symbol öffnet das Blatt Filter clients. Anders als die Gruppen-Chips, bei denen es darum geht, wie Sie einen Kunden bezeichnet haben, geht es in diesem Blatt um die Daten, die an ihm hängen.
- Tippen Sie auf den Trichter in der App-Leiste von Kunden. Das Blatt gleitet auf etwa zwei Drittel des Bildschirms hoch; ziehen Sie seinen Griff, um es zu vergrößern.
- Tippen Sie unter Has related data auf beliebige von Rechnungen (Invoices), Angebote (Estimates), Unpaid invoices, Verträge (Contracts), Time entries, Projekte (Projects) und Ausgaben (Expenses). Mehrere auszuwählen bedeutet, dass der Kunde alle davon haben muss.
- Wählen Sie unter Attributes ein Land (es werden nur Länder angeboten, die von mindestens einem Kunden verwendet werden) und, wenn Sie mehr als ein Geschäftsprofil führen, ein Business profile, um Kunden zu zeigen, die mindestens ein Dokument darunter haben.
- Schalten Sie Custom late-fee settings ein, um nur Kunden zu behalten, deren Verzugsgebühr-Richtlinie das Profil überschreibt.
- Klappen Sie Additional filters auf für die Schalter Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar und Has notes, die praktisch sind, um unvollständige Karten zu entdecken.
- Tippen Sie auf Anwenden (Apply). Das Trichter-Symbol zeigt jetzt die Anzahl der aktiven Bedingungen. Öffnen Sie das Blatt erneut und tippen Sie auf Zurücksetzen (Reset), dann auf Anwenden, um alles zu löschen.
„Unpaid invoices” bedeutet ein Dokument vom Typ Rechnung, dessen Status etwas anderes als Bezahlt oder Storniert ist, sodass auch Entwürfe zählen. Die Chips für verknüpfte Daten betrachten alle Dokumente, einschließlich archivierter, während die Liste selbst nur aktive Kunden zeigt.
Was der Kundendetailbildschirm zeigt
Tippen Sie auf eine Zeile, um den Kunden zu öffnen. Ein getönter Kopfbereich zeigt Avatar, Name und Unternehmen, und darunter eine scrollbare Reihe von fünf Tabs.
- Info listet E-Mail, Telefon, Adresse und Notizen, wenn sie ausgefüllt sind, und immer das Datum Hinzugefügt (Added).
- Dokumente (Documents) listet jedes nicht archivierte Dokument für diesen Kunden, neueste zuerst: Rechnungen, Angebote und jeden anderen Typ aus derselben Tabelle. Jede Zeile zeigt die Nummer, das Ausstellungsdatum, den Gesamtbetrag in der Währung des Dokuments und ein Statusabzeichen (Entwurf, Versendet, Bezahlt, Storniert). Tippen Sie auf eine Zeile, um das Dokument zu öffnen.
- Projekte listet die Projekte des Kunden mit ihrem Status und dem in Rechnung gestellten Gesamtbetrag und hat ein eigenes kleines +, um ein bereits mit diesem Kunden verknüpftes Projekt zu starten.
- Verträge zeigt Vertragstitel, ihre Start- und Enddaten und ein Statusabzeichen.
- Aktivität (Activity) führt Ausgaben (rot, mit Betrag) und Zeiteinträge (blau, mit Dauer in Stunden und Minuten) in einer nach Datum sortierten Liste zusammen.
Es gibt auf diesem Bildschirm keinen summierten Saldo. Um zu sehen, was ein Kunde schuldet, lesen Sie hier die Versendet-Zeilen oder nutzen Sie die Statusfilter auf dem Haupt-Tab Dokumente und die Überfällig-Liste des Dashboards. Der Stift in der App-Leiste öffnet den Editor; das Kisten-Symbol archiviert den Kunden.
Regeln und Details
- Pflichtfelder. Nur Name * wird geprüft („Name ist erforderlich”). Jedes andere Feld ist optional; ein leer gelassenes Feld wird als kein Wert gespeichert, sodass der Info-Tab es ausblendet und die „Has …”-Filter es als fehlend behandeln.
- Wo Kunden leben. Kunden werden über alle Geschäftsprofile geteilt. Kategorien und Gruppen gehören zu einem Profil: Die Chips im Editor, der Streifen in der Liste und der Bildschirm Kundengruppen zeigen alle die Gruppen des aktuell als Standard markierten Profils. Das Löschen eines Profils löscht seine Gruppen; die Kunden bleiben.
- Verschachtelung. Gruppen verschachteln eine Ebene tief. Nur oberste Gruppen werden als übergeordnet angeboten, und eine Gruppe kann nicht ihre eigene übergeordnete sein. Wird eine übergeordnete Gruppe jemals entfernt, werden ihre Unterkategorien auf die oberste Ebene gehoben statt verloren zu gehen.
- Kein Löschen für Gruppen. Der Bildschirm Kundengruppen hat keine Löschaktion; Sie können eine Gruppe umbenennen, ihre übergeordnete Gruppe ändern oder ihre Mitgliedschaft leeren. Der Dialog Create category ignoriert Speichern, solange der Name leer ist; der Gruppeneditor auf dem Bildschirm Kundengruppen prüft nicht, sodass eine ohne Namen gespeicherte Gruppe als leere Zeile erscheint.
- Sortierung und Suche. Listen sind immer nach Namen sortiert. Die Suche gleicht ein Fragment des Namens oder des Unternehmens ab, nicht die E-Mail. Der Gruppen-Chip und der erweiterte Filter werden in dieser Reihenfolge auf das Suchergebnis angewendet.
- Filtersemantik. Jede ausgewählte Bedingung muss gelten (UND). Der Schalter Has outstanding balance liest eine gespeicherte Saldospalte, die die App nur beim Sicherungsimport füllt; für auf dem Telefon eingegebene Daten bleibt sie bei null, bevorzugen Sie also den Chip Unpaid invoices. Das Dropdown Währung (Currency) erscheint nur, wenn ein Kunde eine bevorzugte Währung hat, was derzeit kein Bildschirm setzt, sodass Sie es normalerweise nicht sehen.
- Kundenbezogene Überschreibungen. Wenn Profilstandard verwenden eingeschaltet ist, werden die Verzugsgebühr-Spalten des Kunden leer gespeichert und die Richtlinie des Geschäftsprofils gilt. Wenn es ausgeschaltet ist, fällt jedes leer gelassene Feld weiterhin einzeln auf das Profil zurück; der Mindestbetrag und die Option Im PDF einschließen sind nur im Profil verfügbar. Early-payment discount folgt demselben Muster.
- Was der Rechnungseditor verwendet. Aus der Kundenkarte liest der Rechnungseditor Name, Unternehmen, E-Mail, Adresse und Ländercode (für das Nummerierungs-Token
{client_country}) sowie die Überschreibungen für Verzugsgebühr und Skonto. Zahlungsbedingungen werden aus dem Profil vorausgefüllt, nicht aus dem Kunden. - Archivieren, nicht löschen. Das Wischen einer Zeile oder das Tippen auf das Kisten-Symbol im Detailbildschirm fragt Ins Archiv verschieben? (Move to archive?) und blendet bei Archivieren den Kunden zusammen mit all seinen Dokumenten aus. Beide kommen vom Bildschirm Archiv mit Wiederherstellen (Restore) zurück. Endgültiges Löschen wird nur dort angeboten, hinter zwei Bestätigungen, und entfernt die Rechnungen, Ausgaben und Zeiteinträge des Kunden in einem Zug.
- Was Pro braucht. Die Schaltfläche + in der Liste, die Schaltfläche Kunde hinzufügen (Add Client) im Leerzustand, der Stift im Detailbildschirm, die Schaltfläche Neue Kundengruppe und das + auf dem Tab Projekte prüfen Ihre Testphase oder Ihr Abonnement und öffnen andernfalls die Bezahlschranke. Ansehen, Suchen, Filtern, Bearbeiten einer vorhandenen Gruppe, Anhaken von Mitgliedern, Archivieren und Wiederherstellen sind immer verfügbar.
- Native Auswahlen. Die Avatar-Auswahl nutzt die Systemkamera oder -galerie. Das gewählte Bild wird auf 512 Pixel skaliert und so gespeichert; es gibt keinen Zuschneideschritt.