Gebruikershandleiding

Klanten, categorieën en klantgroepen

Voeg klantkaarten toe, sorteer klanten in categorieën en subcategorieën, filter ze op onbetaalde facturen of contracten en bekijk elk document per klant.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Een klant in Invoice Flow is de “Factuuradres”-kant van een document. Elke factuur, offerte, elk contract, elke uitgave en elk bijgehouden uur wijst naar één klantrecord, dus de kwaliteit van dat record bepaalt hoe snel je later dingen terugvindt: het adres dat op de pdf wordt afgedrukt, het e-mailadres dat het verzendscherm voorstelt en het land dat je nummeringstokens voedt, komen allemaal hiervandaan. Met twintig of dertig klanten wil je de lijst gegroepeerd hebben zoals jij over je werk denkt, en wil je de vraag “wie is mij nog geld schuldig en heeft geen opdrachtbevestiging” kunnen beantwoorden zonder elke klant een voor een te openen.

Deze gids volgt Ledgerline Bookkeeping, een tweemanspraktijk in Manchester die in ponden factureert. Priya heeft twaalf klanten verdeeld over drie categorieën, Retail, Trades en Professional services, met twee subcategorieën daaronder (Online sellers onder Retail, Construction onder Trades), een regiogroep Cheshire voor haar donderdagse bezoekronde, en een aangepaste groep Monthly retainer voor de klanten die op de eerste van elke maand worden gefactureerd.

Wat je op het scherm ziet

Open het tabblad Klanten (Clients) in de onderste navigatie. De appbalk draagt vier pictogrammen: een vergrootglas dat de titel in een veld Klanten zoeken… verandert, een trechter voor het geavanceerde filter (die een rode cijferbadge krijgt wanneer een filter actief is), een vormenpictogram met de tooltip Klantgroepen (Client Groups) en een doospictogram voor het Archief (Archive). Onder de appbalk verschijnt, zodra je minstens één groep hebt, een horizontale strook chips: eerst Alle klanten (All clients), daarna één chip per groep in alfabetische volgorde. Subcategorieën verschijnen in deze strook onder hun eigen korte naam, dus Priya’s strook luidt Alle klanten, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Elke klant is één rij: een ronde avatar met het logo of twee initialen van de klant, de naam vetgedrukt, en een tweede regel met het bedrijf en het e-mailadres, gescheiden door een punt. Rijen zijn op naam gesorteerd. Op een rij tikken opent het detailscherm van de klant; een rij van rechts naar links vegen onthult een oranje archiefstrook. De knop + rechtsonder maakt een nieuwe klant aan. Op een tablet of in liggende stand wordt de lijst een raster van twee kolommen met dezelfde rijen.

Op een chip tikken beperkt de lijst tot de leden van die groep. Op een bovenliggende groep zoals Trades tikken neemt ook iedereen in de subcategorieën mee, dus Hollins Joinery, alleen gelabeld als Construction, verschijnt onder Trades. Tik nogmaals op de chip, of op Alle klanten, om hem te wissen. Zoeken werkt eerst op naam en bedrijf, daarna beperkt de chip het resultaat.

Hoe je een klantkaart toevoegt

1. Tik op Klanten op +. De editor opent met de titel Nieuwe klant en een knop Opslaan in de appbalk.
2. Tik op de ronde avatar om een logo of foto toe te voegen. Een blad biedt Camera en Galerij; beide zijn systeemkiezers en worden hier dus niet getoond. De afbeelding wordt geschaald naar maximaal 512 bij 512 pixels en in het klantrecord opgeslagen. Eenmaal ingesteld verschijnt er een rode link Foto verwijderen eronder.
3. Typ de Naam *. Dit is het enige verplichte veld en de tekst die in de lijst, in kiezers en op de pdf verschijnt.
4. Vul zo nodig Bedrijf, E-mail en Telefoon in. Het bedrijf verschijnt onder de naam in de lijst; het e-mailadres is wat het verzendscherm voorstelt.
5. Tik op Land en kies uit de doorzoekbare lijst Selecteer land. De tegel toont de vlag en de landsnaam, en het veld Adres eronder past zijn voorbeeldtekst aan de opmaak van dat land aan.
6. Schrijf het Adres op één of twee regels, precies zoals je het onder Factuuradres afgedrukt wilt zien.
7. Gebruik Notities voor alles wat intern is. Notities worden op het tabblad Info van de klant getoond en nooit op een document.
8. Tik op Opslaan. De editor sluit en de nieuwe rij verschijnt op de alfabetische plek in de lijst.

Tik je op Terug terwijl er niet-opgeslagen wijzigingen zijn, dan vraagt een venster Niet-opgeslagen wijzigingen of je wilt Blijven of Vertrekken. Vertrekken gooit de wijzigingen weg.

Hoe je klanten in categorieën zet

Categorieën en klantgroepen zijn hetzelfde onder twee namen. De editor noemt ze categorieën en toont ze als chips; het scherm Klantgroepen beheert dezelfde lijst met beschrijvingen, soorten en een ledenkiezer. Groepen horen bij je bedrijfsprofiel, niet bij de klant, dus heb je twee profielen, dan heeft elk zijn eigen set.

1. Open een klant in de editor en scroll naar de sectie Categorieën onder Notities. Elke groep van je huidige profiel is een chip, eerst de bovenliggende, elk gevolgd door zijn subcategorieën geschreven als Bovenliggend › Onderliggend.
2. Tik op elke chip die van toepassing is. Een klant mag in zoveel groepen zitten als je wilt; Fairfield Roofing zit tegelijk in Monthly retainer, Trades en Trades › Construction.
3. Wil je een groep toevoegen die nog niet bestaat, tik dan op + Categorie maken. Typ in het venster Categorie maken de Categorienaam.
4. Laat Bovenliggende categorie (optioneel) op Geen (hoofdniveau) staan voor een nieuwe categorie op het hoogste niveau, of kies een bestaande hoofdcategorie om er een subcategorie van te maken. De keuzelijst verschijnt pas als er ten minste één hoofdcategorie bestaat.
5. Tik op Opslaan in het venster. De categorie wordt meteen opgeslagen en de chip verschijnt al geselecteerd voor deze klant.
6. Tik op Opslaan in de appbalk om de klant samen met zijn lidmaatschappen op te slaan.

Onder de categorieën bevat dezelfde editor twee geldinstellingen per klant. Boetebeleid (Late-fee policy) begint met Profielstandaard gebruiken ingeschakeld; zet het uit om de eigen Percentage van totaal, Coulancedagen, Berekeningswijze (Eenmalige toeslag, Per dag, Per maand), Max. %-plafond en Automatisch kwijtschelden bij betaling van deze klant in te voeren. Early-payment discount werkt op dezelfde manier, en de ondertitel van de schakelaar vertelt je wat de profielstandaard op dat moment is. Beide worden in detail behandeld in de gids over aanmaningskosten.

Hoe je groepen en hun leden beheert

Het scherm Klantgroepen is de andere kant van dezelfde gegevens. Open het via het vormenpictogram in de appbalk van Klanten.

1. Tik rechtsonder op Nieuwe klantgroep. Geef hem een Naam en eventueel een Omschrijving, die als tweede regel van de rij wordt getoond.
2. Kies een soort uit de keuzelijst Status: Categorie, Product/dienst, Moederbedrijf, Regio of Aangepast. De soort bepaalt alleen het pictogram op de rij (een label, een doos, een gebouw, een wereldbol of een hekje); het verandert niets aan het gedrag van de groep.
3. Bestaat er ten minste één groep op het hoogste niveau, dan kun je met de keuzelijst Bovenliggende categorie (optioneel) de nieuwe groep één niveau lager nestelen. Tik op Opslaan.
4. Tik op de rij van de groep om leden toe te voegen of te verwijderen. Een venster met de groepsnaam als titel toont elke actieve klant met een selectievakje; vink de klanten aan die erbij horen en tik op Opslaan. De lijst die je opslaat vervangt het vorige lidmaatschap volledig.
5. Tik op het potlood op de rij om een groep te hernoemen of de soort, omschrijving of bovenliggende groep te wijzigen. Het venster is hetzelfde als voor een nieuwe groep.

Een klant hier aanvinken of een chip in zijn editor selecteren schrijft hetzelfde lidmaatschap weg, en het tabblad Klanten werkt meteen bij.

Hoe je klanten vindt op wat ze hebben

Het trechterpictogram opent het blad Klanten filteren (Filter clients). Anders dan de groepschips, die gaan over hoe jij een klant hebt gelabeld, gaat dit blad over de gegevens die eraan hangen.

1. Tik op de trechter in de appbalk van Klanten. Het blad schuift omhoog tot ongeveer twee derde van het scherm; sleep aan het handvat om het te vergroten.
2. Tik onder Heeft gerelateerde gegevens op een of meer van Facturen, Offertes, Onbetaalde facturen, Contracten, Tijdsregistratie, Projecten en Uitgaven. Meerdere selecteren betekent dat de klant ze allemaal moet hebben.
3. Kies onder Kenmerken een Land (alleen landen die door minstens één klant worden gebruikt, worden aangeboden) en, als je meer dan één bedrijfsprofiel bijhoudt, een Bedrijfsprofiel om klanten te tonen die daaronder minstens één document hebben.
4. Zet Aangepaste aanmaningsinstellingen aan om alleen klanten te behouden van wie het boetebeleid het profiel overschrijft.
5. Klap Aanvullende filters uit voor de schakelaars Heeft e-mail, Heeft telefoon, Heeft adres, Heeft logo / avatar en Heeft notities, handig om onvolledige kaarten op te sporen.
6. Tik op Toepassen. Het trechterpictogram toont nu het aantal actieve voorwaarden. Open het blad opnieuw en tik op Opnieuw instellen en daarna op Toepassen om alles te wissen.

“Onbetaalde facturen” betekent een document van het type factuur met een andere status dan Betaald of Geannuleerd, dus concepten tellen ook mee. De chips voor gerelateerde gegevens kijken naar alle documenten, ook gearchiveerde, terwijl de lijst zelf alleen actieve klanten toont.

Wat het detailscherm van de klant toont

Tik op een rij om de klant te openen. Een gekleurde kop toont de avatar, naam en het bedrijf, en daaronder een scrollbare rij van vijf tabbladen.

• Info toont E-mail, Telefoon, Adres en Notities wanneer die zijn ingevuld, en altijd de datum Toegevoegd.
• Documenten toont elk niet-gearchiveerd document voor deze klant, nieuwste eerst: facturen, offertes en elk ander type uit dezelfde tabel. Elke rij toont het nummer, de factuurdatum, het totaal in de valuta van het document en een statusbadge (Concept, Verzonden, Betaald, Geannuleerd). Tik op een rij om het document te openen.
• Projecten toont de projecten van de klant met hun status en gefactureerd totaal, en heeft een eigen kleine + om een project te starten dat al aan deze klant is gekoppeld.
• Contracten toont contracttitels, hun begin- en einddatum en een statusbadge.
• Activiteit voegt uitgaven (rood, met het bedrag) en tijdregistraties (blauw, met de duur in uren en minuten) samen in één lijst, gesorteerd op datum.

Er staat geen opgeteld saldo op dit scherm. Wil je zien wat een klant verschuldigd is, lees dan hier de rijen met Verzonden, of gebruik de statusfilters op het hoofdtabblad Documenten en de lijst met vervallen facturen op het dashboard. Het potlood in de appbalk opent de editor; het doospictogram archiveert de klant.

Regels en details

• Verplichte velden. Alleen Naam * wordt gevalideerd (“Naam is vereist”). Elk ander veld is optioneel; een leeg gelaten veld wordt opgeslagen als geen waarde, dus het tabblad Info verbergt het en de “Heeft …”-filters beschouwen het als ontbrekend.
• Waar klanten leven. Klanten worden gedeeld over alle bedrijfsprofielen. Categorieën en groepen horen bij één profiel: de chips in de editor, de strook in de lijst en het scherm Klantgroepen tonen allemaal de groepen van het profiel dat op dat moment als standaard is gemarkeerd. Een profiel verwijderen verwijdert de bijbehorende groepen; de klanten blijven.
• Nesten. Groepen nestelen één niveau diep. Alleen groepen op het hoogste niveau worden als bovenliggend aangeboden, en een groep kan niet zijn eigen bovenliggende groep worden. Wordt een bovenliggende groep ooit verwijderd, dan worden de subcategorieën naar het hoogste niveau gepromoveerd in plaats van verloren te gaan.
• Geen verwijderen voor groepen. Het scherm Klantgroepen kent geen verwijderactie; je kunt een groep hernoemen, de bovenliggende groep wijzigen of het lidmaatschap leegmaken. Het venster Categorie maken negeert Opslaan zolang de naam leeg is; de groepseditor op het scherm Klantgroepen controleert dat niet, dus een groep die zonder naam is opgeslagen verschijnt als een lege rij.
• Sorteren en zoeken. Lijsten worden altijd op naam gesorteerd. Zoeken matcht op een fragment van de naam of het bedrijf, niet op het e-mailadres. De groepschip en het geavanceerde filter worden bovenop het zoekresultaat toegepast, in die volgorde.
• Filterlogica. Elke geselecteerde voorwaarde moet gelden (EN). De schakelaar Heeft openstaand saldo leest een opgeslagen saldokolom die de app alleen bij een back-upimport vult; voor gegevens die op de telefoon zijn ingevoerd blijft die nul, dus gebruik liever de chip Onbetaalde facturen. De keuzelijst Valuta verschijnt alleen wanneer een klant een voorkeursvaluta heeft, wat op dit moment geen enkel scherm instelt, dus normaal gesproken zie je hem niet.
• Overschrijvingen per klant. Wanneer Profielstandaard gebruiken aanstaat, blijven de aanmaningskolommen van de klant leeg en geldt het beleid van het bedrijfsprofiel. Staat het uit, dan valt elk veld dat je leeg laat afzonderlijk alsnog terug op het profiel; het minimumbedrag en de optie Opnemen in PDF zijn alleen op profielniveau beschikbaar. De korting bij vroegtijdige betaling volgt hetzelfde patroon.
• Wat de factuureditor gebruikt. Van de klantkaart leest de factuureditor de naam, het bedrijf, het e-mailadres, het adres en de landcode (voor het nummeringstoken {client_country}), plus de afwijkende aanmanings- en kortingsinstellingen. Betalingsvoorwaarden worden vooraf ingevuld vanuit het profiel, niet vanuit de klant.
• Archiveren, niet verwijderen. Een rij vegen of het doospictogram op het detailscherm aantikken vraagt Naar archief verplaatsen? en verbergt bij Archief de klant samen met al zijn documenten. Beide komen terug vanuit het scherm Archief met Herstellen. Definitief verwijderen wordt alleen daar aangeboden, achter twee bevestigingen, en verwijdert de facturen, uitgaven en tijdregistraties van de klant in één keer.
• Waarvoor Pro nodig is. De knop + in de lijst, de knop Klant toevoegen in de lege staat, het potlood op het detailscherm, de knop Nieuwe klantgroep en de + op het tabblad Projecten controleren je proefperiode of abonnement en openen anders het betaalscherm. Bekijken, zoeken, filteren, een bestaande groep bewerken, leden aanvinken, archiveren en herstellen zijn altijd beschikbaar.
• Systeemkiezers. De avatarkiezer gebruikt de systeemcamera of -galerij. De gekozen afbeelding wordt naar 512 pixels geschaald en zo opgeslagen; er is geen bijsnijstap.

Tips

Verwante gidsen

• De factuureditor
• Aanmaningskosten
• Projecten en mijlpalen