Gebruikershandleiding

Producten, diensten en voorraad

Bouw een productbibliotheek met prijzen en eenheden, zet items met één tik op factuurregels en lees voorraadniveaus en automatisering.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Een product in Invoice Flow is een opgeslagen regel: een naam, een optionele omschrijving, een standaardprijs, een eenheid en een standaard btw-tarief. Zodra het bestaat, haalt elke factuur, offerte of terugkerende planning het met één tik binnen en pas je alleen het aantal aan. Datzelfde record is het ankerpunt voor het hulpmiddel Voorraad, dat telt wat je in huis hebt, en voor de voorraadautomatisering, die van dat aantal aftrekt wanneer facturen de deur uitgaan.

Deze gids volgt Kestrel Coffee Roasters in Portland, Oregon. Maya verkoopt gebrande bonen in zakken van 5 lb aan cafés in de stad, plus cold brew-concentraat, een winkelklare zak van 12 oz en een handvol baristadiensten. Oregon kent geen omzetbelasting, dus haar btw-tarieven blijven op nul; alles wordt in Amerikaanse dollars gefactureerd.

Wat je op het scherm ziet

De productbibliotheek staat op het tabblad Instellingen. Scrol naar de sectie Bibliotheek en tik op Producten en diensten (ondertitel “Beheer je productbibliotheek”). De lijst is op naam gesorteerd. Elke rij toont een doospictogram, de productnaam en daaronder de standaardprijs, gevolgd door een schuine streep en de eenheidscode, bijvoorbeeld “$52.00 / item”. Heeft een product een standaard btw-tarief boven nul, dan voegt de rij een opsommingsteken en het tarief toe, zoals ”• 20% tax”.

Het vergrootglas in de appbalk verandert de titel in een veld Producten zoeken… (Search products…) dat tijdens het typen op naam filtert; hetzelfde pictogram wordt een kruisje om het te sluiten. Een rij van rechts naar links vegen legt een rode verwijderstrook bloot. Met de ronde +-knop rechtsonder begin je een nieuw product. Een lege bibliotheek toont “Nog geen producten” met een knop Product toevoegen.

Het scherm Products & Services van de app Invoice Flow met negen artikelen van de koffiebranderij, zoals Barista training session voor 150.00 per hour, Colombia Huila 5 lb bag voor 58.00 per item en Wholesale onboarding voor 250.00 per project, elk met een doospictogram en pijl, en een plusknop — De bibliotheek van Maya: bonen per zak, cold brew per gallon, training per uur en onboarding per project.

Twee andere schermen werken met dezelfde records. Het tabblad Hulpmiddelen heeft een kaart Voorraad die de voorraadniveaus opent van producten die als gevolgd zijn gemarkeerd, en de sectie Bibliotheek in Instellingen heeft een tweede tegel, Voorraadautomatisering (ondertitel “Voorraad automatisch aanpassen bij facturering”), die bepaalt wanneer facturen die niveaus wijzigen. Beide komen verderop aan bod.

Zo voeg je een product toe of bewerk je het

Open Instellingen, tik op Producten en diensten en daarna op +. De editor opent met de titel Nieuw product (New Product); op een bestaande rij tikken opent hetzelfde formulier met de titel Product bewerken en de ingevulde waarden.
Typ de Naam *. Dit is het enige verplichte veld en wordt de omschrijving van de factuurregel. Zet de verpakkingsmaat in de naam, zoals "Colombia Huila - 5 lb bag", zodat de regel op de PDF goed leest.
Voeg een Omschrijving toe als je een aantekening voor jezelf wilt. Die wordt niet naar factuurregels gekopieerd en wordt niet afgedrukt; hij verschijnt alleen in deze editor.
Voer de Standaardprijs * (Default Price) in. Het veld begint op 0.00 en accepteert decimalen; een leeg of niet-numeriek veld blokkeert het opslaan met "Vereist" of "Ongeldig getal".
Kies een Eenheid (Unit) in de keuzelijst: item, hour, day, project of service. De codes worden hier ongewijzigd getoond; de factuureditor en de productkiezer tonen ze als Stuk, Uur, Dag, Project en Service. De PDF drukt alleen aantal en prijs af, niet de eenheid.
Stel Btw-tarief (%) in als dit product normaal btw draagt. Laat het op 0 voor btw-vrije goederen; een waarde die geen getal is wordt geweigerd.
Tik op Opslaan in de appbalk. De rij verschijnt op zijn alfabetische plek in de lijst.

Het scherm Edit Product van de app Invoice Flow voor Ethiopia Yirgacheffe - 5 lb bag met een Description met de tekst Washed, light roast. Floral, lemon, black tea., Default Price 68.00, Unit item en Tax Rate 0.0, met een knop Save in de appbalk — Het hele productformulier: naam, omschrijving, prijs, eenheid en btw-tarief. Voorraadvelden staan er niet in.

Tik je op Terug nadat je iets hebt gewijzigd, dan vraagt een dialoogvenster Niet-opgeslagen wijzigingen of je wilt blijven of vertrekken; vertrekken gooit de bewerkingen weg. Let op wat het formulier niet bevat: er is geen veld voor een SKU, geen schakelaar om voorraad te volgen, geen aantal en geen drempel voor lage voorraad. Dat heeft gevolgen voor het hulpmiddel Voorraad, zoals hieronder wordt uitgelegd.

Zo zet je producten op een factuur

De factuureditor heeft een rij chips boven de regels. De eerste chip, Product / Dienst, is de deur naar je bibliotheek.

Scrol in de factuureditor naar Regels (Line Items) en tik op Product / Dienst.
Het dialoogvenster Vanuit opgeslagen toevoegen (Add from Saved) toont elk product op naam met de prijs in de valuta van de factuur en het eenheidswoord. Scrol als de lijst lang is; tik op een rij om die toe te voegen.
De nieuwe regel komt binnen met aantal 1, de eenheid, prijs en btw van het product, en een verwijzing terug naar het productrecord. Wijzig het aantal, of de prijs voor deze klant, direct op de regel; het product zelf verandert niet.
Herhaal dit voor elk product. Elke tik voegt een aparte regel toe, dus tik één keer en verhoog het aantal in plaats van zes keer te tikken.

Het dialoogvenster Add from Saved van de app Invoice Flow over een nieuwe factuur met Colombia Huila - 5 lb bag $58.00 / Piece, Decaf Swiss Water, Espresso machine calibration $95.00 / Service, Ethiopia Yirgacheffe, House Espresso Blend, Retail bag 12 oz en Wholesale onboarding - brew bar setup $250.00 / Project, met onderaan een rij Create New Item — Prijzen in de kiezer staan in de factuurvaluta; met de laatste rij maak je ter plekke een product aan.

Het dialoogvenster Quick Add Item van de app Invoice Flow over de factuureditor met Name ingevuld als Guatemala Antigua - 5 lb bag, Price 64.00 met een dollarprefix, een eenheidskeuzelijst met Piece, en de knoppen Cancel en Add — Snel toevoegen slaat een nieuw product in de bibliotheek op en zet het in één stap als regel op de factuur.

Bestaat het product nog niet, gebruik dan de laatste rij van de kiezer:

Scrol in Vanuit opgeslagen toevoegen naar beneden en tik op Nieuw item maken (Create New Item).
Typ in het dialoogvenster Snel toevoegen (Quick Add Item) de Naam *. De cursor staat al in dit veld.
Voer de Prijs in. Het voorvoegsel toont het valutasymbool van de factuur, dus op een eurofactuur zie je hier "€".
Kies Stuk, Uur, Dag, Project of Service in de keuzelijst naast de prijs.
Tik op Toevoegen. Het product wordt met een btw-tarief van 0% in de bibliotheek opgeslagen en verschijnt als nieuwe regel op de factuur. Op Toevoegen tikken met een lege naam doet niets; gebruik Annuleren om te sluiten zonder op te slaan.

De editor voor terugkerende planningen gebruikt dezelfde kiezer en toont daarbij de voorraadstand van gevolgde producten. Regels die met Aangepast zijn toegevoegd houden geen verbinding met de bibliotheek.

Zo lees je het scherm Voorraad

Open het tabblad Hulpmiddelen en tik op Voorraad. Het scherm toont alleen producten waarvan de volgvlag aanstaat, met bovenaan drie samenvattingskaarten: Gevolgd (hoeveel producten worden geteld), Lage voorraad (amber, met een klein label wanneer het getal boven nul is) en Op (rood, label wanneer boven nul). Op de kaart Lage voorraad of Op tikken filtert de lijst op die producten; opnieuw op dezelfde kaart tikken keert terug naar alles. Het vergrootglas zoekt op naam of SKU.

Het scherm Inventory van de app Invoice Flow met kaarten 6 Tracked, 2 Low Stock en 1 Out, en productkaarten voor Cold Brew Concentrate 9 item lage voorraad, Colombia Huila 6 item lage voorraad, Decaf Swiss Water 0 item niet op voorraad, Ethiopia Yirgacheffe 14 item, House Espresso Blend 31 item en Retail bag 12 oz 48 item, elk met een SKU-regel, een gekleurde voorraadbalk en een prijs, plus een knop Add Stock — Zes gevolgde producten; de kleur van het label en de stip op de kleurbalk vertellen in één oogopslag welke er gebrand moeten worden.

Elke kaart toont de naam, een regel “SKU:” wanneer er een code is opgeslagen, een label met het aantal en de eenheid in groen, amber of rood, een kleine plus in een cirkel met de tooltip Voorraadactie (Stock action), een dunne balk van rood naar groen met een markering bij de drempel voor lage voorraad en een stip op het huidige niveau, en onderaan een rij met de prijs en de statustekst Op voorraad, Lage voorraad of Niet op voorraad. De balk loopt van nul tot twee keer de drempel.

Tik op een kaart om de Transactiegeschiedenis uit te klappen. Bewegingen staan met de nieuwste eerst: een groene pijl omlaag met een positief getal voor een inkoop, een rode pijl omhoog met een negatief getal voor een verkoop, een blauwe dubbele pijl voor een correctie en een oranje terugpijl voor een retour. De tweede regel noemt de bron: Factuur # gevolgd door een nummer, of Handmatig voor bewegingen die je met de hand hebt vastgelegd. Er verschijnt een notitiepictogram wanneer er een notitie is opgeslagen; druk er lang op om de tekst te lezen. Na twintig rijen eindigt de lijst met “…en nog N”.

Het scherm Inventory van de app Invoice Flow met de kaart House Espresso Blend - 5 lb bag uitgeklapt tot een Transaction History met Return +3 Manual op 05.09, Sale -20 Invoice #216 op 04.09, Sale -12 Invoice #214 op 02.09 en Purchase +60 Manual op 01.09 — Een brandpartij erin, twee groothandelsfacturen eruit en een retour van gescheurde zakken: de vier bewegingen die samen de 31 zakken op voorraad vormen.

De producteditor kent geen manier om het volgen in te schakelen, dus producten die je in de app maakt verschijnen nooit op dit scherm; het toont "Geen gevolgde producten" en "Schakel voorraadbeheer in voor producten". In de huidige versie komen de volgvlag, SKU, hoeveelheid en drempel alleen binnen via een teruggezette back-up die ze al bevat. Tot er een editor voor deze velden verschijnt, kun je Voorraad en Voorraadautomatisering beschouwen als functies waarover je hier kunt lezen, maar die je niet gevuld zult zien.

Zo leg je voorraad met de hand vast

Wanneer producten worden gevolgd, leggen de knop Voorraad toevoegen en het pictogram Voorraadactie per kaart bewegingen vast zonder factuur.

Tik rechtsonder op Voorraad toevoegen (Add Stock) en kies daarna het product in het dialoogvenster Product selecteren (rijen luiden "naam (SKU)"). Op de plus in de cirkel op een kaart tikken slaat deze stap over.
Kies in het dialoogvenster met de productnaam als titel Inkoop / Ontvangst (Purchase / Receive) voor binnenkomende goederen, Correctie (Adjustment) om het aantal na een telling te overschrijven, of Retour voor goederen die een klant heeft teruggestuurd.
Het volgende dialoogvenster heet Inkoop — , Correctie — of Retour — plus de productnaam en toont "Huidige voorraad" met de eenheid. Voer de Hoeveelheid in; bij een correctie heet het veld Nieuwe hoeveelheid en typ je het getelde totaal, niet het verschil.
Schrijf desgewenst een notitie in Notities (optioneel), bijvoorbeeld de brandpartij of de reden van de retour.
Tik op Opslaan. Een melding toont "Voorraad bijgewerkt:" gevolgd door de nieuwe hoeveelheid, en de kaart, het label en de samenvattingskaarten worden ververst.

Een dialoogvenster van de app Invoice Flow met de titel Purchase — Colombia Huila - 5 lb bag met Current stock: 6 item, een veld Quantity met 24 en het achtervoegsel item, een veld Notes met de tekst Roast batch 0909, en de knoppen Cancel en Save — Een brandpartij ontvangen: 24 zakken bovenop de resterende 6 brengt Colombia Huila weer boven de drempel van 10.

Inkopen en retouren tellen de hoeveelheid bij de voorraad op en moeten groter dan nul zijn. Een correctie vervangt het aantal; de geschiedenis bewaart het verschil met teken, dus een telling die 28 in plaats van 31 vindt, verschijnt als “-3 Correctie”.

Hoe voorraadautomatisering werkt

Instellingen → Bibliotheek → Voorraadautomatisering bepaalt wat facturen met gevolgde producten doen. De hint bovenaan noemt de twee harde grenzen: alleen gevolgde producten worden geraakt, en offertes wijzigen nooit de voorraad.

De instellingen Stock automation van de app Invoice Flow met Enable stock automation aan, keuzerondjes Deduct stock waarbij When the invoice is sent is gekozen, Return stock automatically aan, keuzerondjes If stock is insufficient waarbij Deduct and warn is gekozen, en Include recurring invoices aan — Maya trekt af zodra een factuur is verzonden en wil een waarschuwing, geen blokkade, wanneer een brandpartij tekortschiet.

Instelling	Opties	Standaard	Wat het doet
Voorraadautomatisering inschakelen	aan / uit	aan	Hoofdschakelaar; staat hij uit, dan wordt niets hieronder getoond of toegepast.
Voorraad aftrekken	Wanneer de factuur wordt aangemaakt / Wanneer de factuur wordt verzonden / Wanneer de factuur wordt betaald	verzonden	De status waarbij gevolgde regels worden afgetrokken. “Verzonden” dekt ook vervallen en betaalde facturen.
Voorraad automatisch terugboeken	aan / uit	aan	Telt de hoeveelheid weer op wanneer een factuur wordt geannuleerd, verwijderd of onder de trigger terugvalt (bijvoorbeeld terug naar concept).
Bij onvoldoende voorraad	Negatieve voorraad toestaan / Aftrekken en waarschuwen / Niet onder nul aftrekken	toestaan	Wat er gebeurt wanneer een regel meer vraagt dan er in huis is.
Terugkerende facturen meenemen	aan / uit	aan	Of facturen die door terugkerende planningen worden gegenereerd dezelfde regels volgen.

De motor draait wanneer je een factuur in de editor opslaat, wanneer je de status op het detailscherm wijzigt, vóór een verwijdering, en wanneer een terugkerende planning een factuur genereert. Hij vergelijkt wat er al voor die factuur is vastgelegd met wat de factuur nu vereist en schrijft alleen het verschil weg. Dezelfde factuur vijf keer opslaan trekt één keer af; een regel van 10 naar 12 zakken verhogen trekt er 2 extra af; hem naar 8 verlagen boekt er 4 terug; een verzonden factuur terugzetten naar concept met de trigger op “verzonden” boekt alles terug. Aftrekkingen verschijnen in de geschiedenis als Verkoop met de factuurverwijzing, automatische terugboekingen als een beweging van het type “restock”.

Met Aftrekken en waarschuwen toont het detailscherm na de statuswijziging “Onvoldoende voorraad voor N product(en)”; de editor past dezelfde regel stilzwijgend toe. Met Niet onder nul aftrekken wordt een product dat negatief zou worden helemaal overgeslagen, en wordt het tekort op dezelfde manier gemeld. Negatieve voorraad toestaan laat het aantal simpelweg onder nul zakken, wat in het rood als Niet op voorraad wordt getoond.

Regels en details

Eén bibliotheek, geen valuta. Producten worden door alle bedrijfsprofielen gedeeld en bewaren de prijs als kaal getal. De lijst Producten en diensten drukt dat getal altijd met een dollarteken af, het scherm Voorraad drukt het af in de valuta van je standaardprofiel, en de factuurkiezer in de valuta van de factuur. Geen van alle rekent het bedrag om; factureer je in meer dan één valuta, houd de prijs dan in de valuta die je het meest gebruikt en pas de regel aan.
Pro-afscherming. De productlijst en het scherm Voorraad bekijken is gratis. Een product aanmaken, een product openen om te bewerken, Voorraad toevoegen en het pictogram Voorraadactie vereisen Pro of een actieve proefperiode; anders opent de betaalmuur.
Zoeken. De productlijst matcht alleen op een fragment van de naam. Het zoeken in Voorraad matcht op naam of SKU en negeert hoofdletters.
Een product verwijderen. Veeg naar links, bevestig Verwijderen in het dialoogvenster “Product verwijderen”, en het product verdwijnt samen met zijn hele voorraadgeschiedenis. Factuurregels die eruit zijn ontstaan behouden hun tekst, aantal en prijs, dus oude documenten blijven onaangetast.
Een product later bewerken. Wijzigingen in prijs, eenheid of btw raken alleen regels die vanaf nu worden toegevoegd.
Lage voorraad. Een product telt als laag wanneer de hoeveelheid boven nul is, de drempel boven nul is en de hoeveelheid op of onder de drempel ligt. Een product zonder drempel kan alleen Op voorraad of Niet op voorraad zijn, en de balk gebruikt 10 als tijdelijke waarde voor de markering. De dashboardkaart Lage voorraad toont maximaal drie gevolgde producten op of onder hun drempel, inclusief die op nul.
Offertes en geannuleerde facturen. Alleen documenten van het type factuur wijzigen de voorraad. Offertes, en facturen met de status Geannuleerd, trekken nooit af.
Terugboeken uit. Staat Voorraad automatisch terugboeken uit, dan laat een factuur terugzetten of verwijderen de voorraad ongemoeid; je corrigeert dat dan met een handmatige Retour of Correctie.

Tips

Noem producten zoals je ze afgedrukt wilt zien. De naam is de regelomschrijving, het omschrijvingsveld niet, dus "House Espresso Blend - 5 lb bag" vertelt het café precies waarvoor het betaalt terwijl je smaaknotities in de omschrijving blijven staan.

Maak producten vanuit de factuur, niet vooraf. De eerste keer dat een café iets nieuws bestelt, tik je in de kiezer op Nieuw item maken; het belandt in de bibliotheek met de prijs die je zojuist hebt afgesproken. Open het later in Producten en diensten als er een omschrijving of btw-tarief bij moet.

Exporteer je een back-up en zet je die op een nieuwe telefoon terug, dan reizen producten, SKU's, volgvlaggen en voorraadbewegingen mee, zodat een voorraadgeschiedenis nooit aan één apparaat vastzit.

Verwante gidsen

De factuureditor — de chiprij, regels, kortingen en totalen.
Terugkerende facturen — planningen die regels uit dezelfde productbibliotheek halen.
Back-up, export en import — wat een back-upbestand meeneemt, inclusief producten en voorraad.