Ghidul utilizatorului

Produse, servicii și inventar

Construiește o bibliotecă de produse cu prețuri și unități implicite, adaugă articole salvate pe factură dintr-o atingere și citește nivelurile de stoc.

Actualizat: 2026-09-09

Un produs în Invoice Flow este o linie salvată: un nume, o descriere opțională, un preț implicit, o unitate și o cotă de taxă implicită. Odată ce există, orice factură, deviz sau programare recurentă îl preia dintr-o atingere, iar tu ajustezi doar cantitatea. Aceeași înregistrare este punctul de ancorare pentru instrumentul Inventar, care numără ce ai pe stoc, și pentru automatizarea stocului, care scade din acel număr atunci când pleacă facturile.

Ghidul urmărește Kestrel Coffee Roasters din Portland, Oregon. Maya vinde boabe prăjite în pungi de 5 lb cafenelelor din oraș, plus concentrat de cold brew, o pungă de 12 oz pentru raft și câteva servicii de barista. În Oregon nu există taxă pe vânzări, așa că ratele ei de taxă rămân la zero; totul se facturează în dolari americani.

Ce vezi pe ecran

Biblioteca de produse se află în fila Setări (Settings). Derulează la secțiunea Bibliotecă (Library) și atinge Produse & servicii (Products & Services) (subtitlu „Gestionează biblioteca de produse”). Lista este sortată după nume. Fiecare rând arată o pictogramă de cutie, numele produsului și, dedesubt, prețul implicit urmat de o bară oblică și de codul unității, de exemplu „$52.00 / item”. Când un produs are o cotă de taxă implicită peste zero, rândul adaugă un punct și cota, de pildă „• 20% tax”.

Lupa din bara aplicației transformă titlul într-un câmp Caută produse… (Search products…), care filtrează după nume pe măsură ce scrii; aceeași pictogramă devine o cruce, pentru a-l închide. Glisarea unui rând de la dreapta la stânga descoperă o fâșie roșie de ștergere. Butonul rotund + din dreapta jos începe un produs nou. O bibliotecă goală afișează „No products yet” și un buton Adaugă produs (Add Product).

Ecranul Products & Services din aplicația Invoice Flow, listând nouă articole de prăjitorie, precum Barista training session la 150.00 pe oră, Colombia Huila 5 lb bag la 58.00 pe bucată și Wholesale onboarding la 250.00 pe proiect, fiecare cu pictogramă de cutie și săgeată, plus un buton plus — Biblioteca Mayei: boabe la pungă, cold brew la galon, instruire la oră și integrare la proiect.

Alte două ecrane lucrează cu aceleași înregistrări. Fila Unelte (Tools) are un card Inventar (Inventory), care deschide nivelurile de stoc pentru produsele marcate ca urmărite, iar secțiunea Bibliotecă din Setări are un al doilea card, Stock automation (subtitlu „Ajustează automat stocul la facturare”), care decide când facturile modifică acele niveluri. Ambele sunt tratate mai jos.

Cum adaugi sau editezi un produs

Deschide Setări, atinge Produse & servicii, apoi atinge +. Se deschide editorul cu titlul Produs nou (New Product); atingerea unui rând existent deschide același formular, intitulat Editează produsul (Edit Product), cu valorile lui completate.
Introdu Name *. Este singurul câmp obligatoriu și devine descrierea liniei de pe factură. Pune dimensiunea ambalajului în nume, ca în „Colombia Huila - 5 lb bag", ca linia să se citească corect pe PDF.
Adaugă o Descriere (Description) dacă vrei o notă pentru tine. Nu este copiată pe liniile de factură și nu se tipărește; apare doar în acest editor.
Introdu Default Price *. Câmpul pornește de la 0.00 și acceptă zecimale; o valoare goală sau nenumerică blochează salvarea cu „Required" sau „Invalid number".
Alege o Unitate (Unit) din lista derulantă: item, hour, day, project sau service. Aici codurile sunt afișate ca atare; editorul de facturi și selectorul de produse le redau ca Buc., Oră, Zi, Proiect și Serviciu. PDF-ul tipărește doar cantitatea și prețul, nu și unitatea.
Setează Cota TVA (%) (Tax Rate (%)) dacă produsul poartă în mod obișnuit taxă. Las-o la 0 pentru bunuri fără taxă; o valoare care nu este număr este respinsă.
Atinge Salvează (Save) în bara aplicației. Rândul apare în listă, la poziția lui alfabetică.

Ecranul Edit Product din aplicația Invoice Flow pentru Ethiopia Yirgacheffe - 5 lb bag, cu o descriere care spune Washed, light roast. Floral, lemon, black tea., Default Price 68.00, Unit item și Tax Rate 0.0, cu un buton Save în bara aplicației — Întregul formular de produs: nume, descriere, preț, unitate și cotă de taxă. Aici nu există câmpuri de stoc.

Dacă atingi Înapoi după ce ai schimbat ceva, un dialog Modificări nesalvate (Unsaved Changes) te întreabă dacă rămâi sau ieși; ieșirea renunță la modificări. Observă ce nu conține formularul: nu există câmp pentru SKU, niciun comutator de urmărire a stocului, nicio cantitate și niciun prag de stoc redus. Asta are consecințe pentru instrumentul Inventar, explicate mai jos.

Cum pui produse pe o factură

Editorul de facturi are un rând de pastile deasupra liniilor. Prima pastilă, Produs / serviciu (Product / Service), este poarta către biblioteca ta.

În editorul de facturi, derulează la Articole (Line Items) și atinge Produs / serviciu.
Dialogul Adaugă din salvate (Add from Saved) listează fiecare produs după nume, cu prețul în moneda facturii și cuvântul pentru unitate. Derulează dacă lista e lungă; atinge un rând pentru a-l adăuga.
Noua linie apare cu cantitatea 1, cu unitatea, prețul și cota de taxă ale produsului și cu o legătură înapoi la înregistrarea produsului. Schimbă cantitatea sau prețul pentru acest client direct pe linie; produsul în sine nu se modifică.
Repetă pentru fiecare produs. Fiecare atingere adaugă o linie separată, deci atinge o dată și crește cantitatea, în loc să atingi de șase ori.

Dialogul Add from Saved din aplicația Invoice Flow, peste o factură nouă, listând Colombia Huila - 5 lb bag $58.00 / Piece, Decaf Swiss Water, Espresso machine calibration $95.00 / Service, Ethiopia Yirgacheffe, House Espresso Blend, Retail bag 12 oz și Wholesale onboarding - brew bar setup $250.00 / Project, cu un rând Create New Item la final — Prețurile din selector sunt afișate în moneda facturii; ultimul rând creează un produs pe loc.

Dialogul Quick Add Item din aplicația Invoice Flow, peste editorul de facturi, cu Name setat pe Guatemala Antigua - 5 lb bag, Price 64.00 cu prefix dolar, o listă derulantă de unitate care arată Piece și butoanele Cancel și Add — Adăugarea rapidă salvează un produs nou în bibliotecă și îl adaugă ca linie într-un singur pas.

Când produsul nu există încă, folosește ultimul rând al selectorului:

În Adaugă din salvate, derulează până jos și atinge Creează articol nou (Create New Item).
În dialogul Adăugare rapidă (Quick Add Item), introdu Name *. Cursorul se află deja în acest câmp.
Introdu Prețul (Price). Prefixul arată simbolul monedei facturii, așa că pe o factură în euro vezi aici „€".
Alege Buc. (Piece), Oră (Hour), Zi (Day), Proiect (Project) sau Serviciu (Service) din lista derulantă de lângă preț.
Atinge Adaugă (Add). Produsul este stocat în bibliotecă, cu o cotă de taxă de 0%, și apare ca linie nouă pe factură. Atingerea butonului Adaugă cu numele gol nu face nimic; folosește Anulează (Cancel) pentru a închide fără salvare.

Editorul de programări recurente folosește același selector și adaugă numărul de stoc la produsele urmărite. Liniile adăugate cu Personalizat (Custom) nu păstrează nicio legătură cu biblioteca.

Cum citești ecranul Inventar

Deschide fila Unelte și atinge Inventar. Ecranul listează doar produsele al căror indicator de urmărire este activ și arată trei carduri de sinteză în partea de sus: Urmărit (Tracked, câte produse sunt numărate), Stoc redus (Low Stock, chihlimbariu, cu o insignă mică atunci când numărul este peste zero) și Epuizat (Out, roșu, cu insignă când e peste zero). Atingerea cardului Stoc redus sau Epuizat filtrează lista la acele produse; o nouă atingere pe același card revine la toate. Lupa caută după nume sau SKU.

Ecranul Inventory din aplicația Invoice Flow, cu carduri care arată 6 Tracked, 2 Low Stock și 1 Out și carduri de produs pentru Cold Brew Concentrate 9 item stoc redus, Colombia Huila 6 item stoc redus, Decaf Swiss Water 0 item epuizat, Ethiopia Yirgacheffe 14 item, House Espresso Blend 31 item și Retail bag 12 oz 48 item, fiecare cu un rând SKU, o bară de stoc colorată și un preț, plus un buton Add Stock — Șase produse urmărite; culoarea pastilei și punctul de pe bara în degrade îți spun dintr-o privire care au nevoie de prăjire.

Fiecare card afișează numele, un rând „SKU:” când este stocat un cod, o pastilă cu cantitatea și unitatea, colorată verde, chihlimbariu sau roșu, un mic plus într-un cerc, cu indiciul Acțiune stoc (Stock action), o bară subțire de la roșu la verde, cu un marcaj la pragul de stoc redus și un punct la nivelul curent, și un rând de jos cu prețul și textul de stare În stoc (In stock), Stoc redus (Low stock) sau Stoc epuizat (Out of stock). Bara se întinde de la zero până la dublul pragului.

Atinge un card pentru a-i extinde Istoricul tranzacțiilor (Transaction History). Mișcările sunt listate de la cele mai noi: o săgeată verde în jos, cu un număr pozitiv, pentru o achiziție, o săgeată roșie în sus, cu un număr negativ, pentru o vânzare, o săgeată dublă albastră pentru o ajustare și o săgeată portocalie de revenire pentru un retur. Al doilea rând numește sursa: Invoice # urmat de un număr sau Manual pentru mișcările înregistrate de tine. O pictogramă de notă apare când a fost salvată o notă; apasă lung pe ea pentru a citi textul. După douăzeci de rânduri, lista se încheie cu „…and N more”.

Ecranul Inventory din aplicația Invoice Flow, cu cardul House Espresso Blend - 5 lb bag extins la un Transaction History care arată Return +3 Manual pe 05.09, Sale -20 Invoice #216 pe 04.09, Sale -12 Invoice #214 pe 02.09 și Purchase +60 Manual pe 01.09 — O șarjă de prăjire intrată, două facturi en gros ieșite și un retur de pungi rupte: cele patru mișcări care compun cele 31 de pungi pe stoc.

Editorul de produse nu are nicio modalitate de a activa urmărirea, așa că produsele pe care le creezi în aplicație nu apar niciodată pe acest ecran; el afișează „No tracked products" și „Enable inventory tracking on products". În versiunea actuală, indicatorul de urmărire, SKU-ul, cantitatea și pragul ajung aici doar printr-un backup restaurat care le conține deja. Până când apare un editor pentru aceste câmpuri, tratează Inventarul și automatizarea stocului drept funcții despre care poți citi aici, dar pe care nu le vei vedea populate.

Cum înregistrezi stocul manual

Când produsele sunt urmărite, butonul Adaugă stoc (Add Stock) și pictograma Acțiune stoc de pe fiecare card înregistrează mișcări fără factură.

Atinge Adaugă stoc în dreapta jos, apoi alege produsul în dialogul Selectează produsul (Select Product) (rândurile afișează „nume (SKU)"). Atingerea plusului din cerc de pe un card sare peste acest pas.
În dialogul intitulat cu numele produsului, alege Achiziție / Recepție (Purchase / Receive) pentru marfa intrată, Ajustare (Adjustment) pentru a suprascrie numărul după o inventariere sau Retur (Return) pentru marfa returnată de un client.
Următorul dialog se intitulează Purchase — , Adjustment — sau Return — plus numele produsului și afișează „Current stock" cu unitatea. Introdu Cantitatea (Quantity); pentru o ajustare, câmpul se numește Cantitate nouă (New quantity), iar acolo introduci totalul numărat, nu diferența.
Opțional, scrie o notă în Note (opțional) (Notes (optional)), de exemplu șarja de prăjire sau motivul returului.
Atinge Salvează. Un mesaj afișează „Stock updated:" urmat de noua cantitate, iar cardul, pastila și cardurile de sinteză se reîmprospătează.

Dialogul intitulat Purchase — Colombia Huila - 5 lb bag din aplicația Invoice Flow, arătând Current stock: 6 item, un câmp Quantity cu 24 și sufixul item, un câmp Notes cu textul Roast batch 0909 și butoanele Cancel și Save — Recepția unei șarje de prăjire: 24 de pungi peste cele 6 rămase readuc Colombia Huila peste pragul ei de 10.

Achizițiile și returile adaugă cantitatea la stoc și trebuie să fie mai mari decât zero. O ajustare înlocuiește numărul; istoricul stochează diferența cu semn, așa că o inventariere care găsește 28 în loc de 31 apare ca „-3 Adjustment”.

Cum funcționează automatizarea stocului

Setări → Bibliotecă → Stock automation controlează ce fac facturile cu produsele urmărite. Indiciul din partea de sus enunță cele două limite ferme: sunt afectate doar produsele urmărite, iar devizele nu modifică niciodată stocul.

Setările Stock automation din aplicația Invoice Flow, cu Enable stock automation activ, butoane radio Deduct stock unde este selectat When the invoice is sent, Return stock automatically activ, butoane radio If stock is insufficient unde este selectat Deduct and warn și Include recurring invoices activ — Maya scade stocul la trimiterea facturii și vrea o avertizare, nu o blocare, când o prăjire e pe terminate.

Setare	Opțiuni	Implicit	Ce face
Enable stock automation	activ / inactiv	activ	Comutator principal; când e inactiv, nimic din cele de mai jos nu este afișat sau aplicat.
Deduct stock	La crearea facturii / La trimiterea facturii / La plata facturii	trimitere	Starea la care liniile urmărite sunt scăzute. „Trimisă” acoperă și facturile întârziate și plătite.
Return stock automatically	activ / inactiv	activ	Adaugă cantitatea înapoi când o factură este anulată, ștearsă sau readusă sub declanșator (de exemplu, revenită la ciornă).
If stock is insufficient	Permite stoc negativ / Scade și avertizează / Nu scădea sub zero	permite	Ce se întâmplă când o linie cere mai mult decât există pe stoc.
Include recurring invoices	activ / inactiv	activ	Dacă facturile generate de programările recurente urmează aceleași reguli.

Motorul rulează când salvezi o factură în editor, când îi schimbi starea pe ecranul de detaliu, înainte de o ștergere și când o programare recurentă generează o factură. Compară ce a fost deja înregistrat pentru acea factură cu ce cere factura acum și scrie doar diferența. Salvarea aceleiași facturi de cinci ori scade o singură dată; creșterea unei linii de la 10 la 12 pungi mai scade 2; reducerea la 8 pune 4 înapoi; readucerea la ciornă a unei facturi trimise, cu declanșatorul pe „trimisă”, returnează tot. Scăderile apar în istoric ca Sale, cu referința facturii, iar readăugările automate ca mișcare de tip „restock”.

Cu Deduct and warn, ecranul de detaliu afișează „Insufficient stock for N product(s)” după schimbarea stării; editorul aplică aceeași regulă în tăcere. Cu Don’t deduct below zero, un produs care ar deveni negativ este sărit complet, iar lipsa este raportată la fel. Allow negative stock pur și simplu lasă numărul să coboare sub zero, ceea ce se afișează ca Stoc epuizat, cu roșu.

Reguli și detalii

O singură bibliotecă, fără monedă. Produsele sunt comune tuturor profilurilor de afaceri și stochează un simplu număr drept preț. Lista Produse & servicii tipărește întotdeauna acel număr cu semnul dolarului, ecranul Inventar îl tipărește în moneda profilului tău implicit, iar selectorul din factură îl tipărește în moneda facturii. Niciunul nu convertește suma; dacă facturezi în mai multe monede, păstrează prețul în cea pe care o folosești cel mai des și ajustează linia.
Restricții Pro. Vizualizarea listei de produse și a ecranului Inventar este gratuită. Crearea unui produs, deschiderea unui produs pentru editare, Adaugă stoc și pictograma Acțiune stoc necesită Pro sau o perioadă de probă activă; altfel se deschide ecranul de abonare.
Căutare. Lista de produse potrivește doar un fragment din nume. Căutarea din Inventar potrivește numele sau SKU-ul și ignoră majusculele.
Ștergerea unui produs. Glisează spre stânga, confirmă Șterge în dialogul „Delete Product”, iar produsul dispare împreună cu tot istoricul lui de stoc. Liniile de factură create din el își păstrează textul, cantitatea și prețul, așa că documentele vechi nu sunt afectate.
Editarea ulterioară a unui produs. Modificările de preț, unitate sau taxă afectează doar liniile adăugate de acum înainte.
Stoc redus. Un produs se consideră cu stoc redus când cantitatea lui este peste zero, pragul lui este peste zero, iar cantitatea este la prag sau sub el. Un produs fără prag poate fi doar În stoc sau Stoc epuizat, iar bara lui folosește 10 ca valoare de rezervă pentru marcaj. Cardul Alerte de stoc redus (Low Stock Alerts) din tabloul de bord listează până la trei produse urmărite aflate la prag sau sub el, inclusiv cele la zero.
Devize și facturi anulate. Doar documentele de tip factură modifică stocul. Devizele și facturile în starea Anulată nu scad niciodată.
Comutatorul de reaprovizionare dezactivat. Cu Return stock automatically inactiv, mutarea unei facturi înapoi sau ștergerea ei lasă stocul neatins; ai corecta situația cu un Retur sau o Ajustare manuală.

Sfaturi

Denumește produsele așa cum vrei să fie tipărite. Numele este descrierea liniei, câmpul de descriere nu, așa că „House Espresso Blend - 5 lb bag" îi spune cafenelei exact pentru ce plătește, în timp ce notele tale de degustare rămân în descriere.

Creează produse din factură, nu înainte. Prima dată când o cafenea comandă ceva nou, atinge Creează articol nou în selector; ajunge în bibliotecă cu prețul tocmai convenit. Deschide-l mai târziu în Produse & servicii dacă are nevoie de o descriere sau de o cotă de taxă.

Dacă exporți un backup și îl restaurezi pe un telefon nou, produsele, codurile SKU, indicatorii de urmărire și mișcările de stoc călătoresc odată cu el, așa că un istoric de stoc nu este niciodată legat de un singur dispozitiv.

Ghiduri conexe

Editorul de facturi — rândul de pastile, liniile, discounturile și totalurile.
Facturi recurente — programări care iau linii din aceeași bibliotecă de produse.
Backup, export și import — ce conține un fișier de backup, inclusiv produse și stocuri.