Användarguide

Produkter, tjänster och lager

Bygg ett produktbibliotek med standardpriser och enheter, lägg sparade artiklar på fakturarader med ett tryck och läs av lagernivåer och lagerregler.

Uppdaterad: 2026-09-09

En produkt i Invoice Flow är en sparad rad: ett namn, en valfri beskrivning, ett standardpris, en enhet och en standardmomssats. När den väl finns hämtar varje faktura, offert eller återkommande schema in den med ett tryck och du justerar bara antalet. Samma post är utgångspunkten för verktyget Lager, som räknar vad du har i lager, och för lagerautomatiken, som drar av från den räkningen när fakturor går ut.

Den här guiden följer Kestrel Coffee Roasters i Portland, Oregon. Maya säljer rostade bönor i 5 lb-påsar till kaféer över hela staden, plus kallbryggskoncentrat, en butiksfärdig 12 oz-påse och en handfull barista-tjänster. Oregon har ingen omsättningsskatt, så hennes momssatser förblir noll; allt faktureras i amerikanska dollar.

Vad du ser på skärmen

Produktbiblioteket finns under fliken Inställningar. Rulla till avsnittet Bibliotek och tryck på Produkter och tjänster (underrubrik “Hantera ditt produktbibliotek”). Listan sorteras efter namn. Varje rad visar en lådikon, produktnamnet och därunder standardpriset följt av ett snedstreck och enhetskoden, till exempel “$52.00 / item”. När en produkt har en standardmomssats över noll lägger raden till en punkt och satsen, som ”• 20% tax”.

Förstoringsglaset i appfältet gör titeln till fältet Sök produkter…, som filtrerar på namn medan du skriver; samma ikon blir ett kryss för att stänga det. Om du sveper en rad från höger till vänster visas en röd raderingsremsa. Den runda +-knappen nere till höger startar en ny produkt. Ett tomt bibliotek visar “Inga produkter ännu” med en knapp Lägg till produkt.

Invoice Flow-appens skärm Products & Services som listar nio artiklar från ett kafferosteri, som Barista training session på 150.00 per hour, Colombia Huila 5 lb bag på 58.00 per item och Wholesale onboarding på 250.00 per project, var och en med lådikon och pil, samt en plusknapp — Mayas bibliotek: bönor per påse, kallbrygg per gallon, utbildning per timme och onboarding per projekt.

Två andra skärmar arbetar med samma poster. Fliken Verktyg har ett kort Lager som öppnar lagernivåer för produkter som är märkta som spårade, och avsnittet Bibliotek i Inställningar har en andra ruta, Stock automation (underrubrik “Auto-adjust stock when invoicing”), som avgör när fakturor ändrar de nivåerna. Båda behandlas längre ned.

Så lägger du till eller redigerar en produkt

Öppna Inställningar (Settings), tryck på Produkter och tjänster (Products & Services) och tryck sedan på +. Redigeraren öppnas med titeln Ny produkt; om du trycker på en befintlig rad öppnas samma formulär med titeln Redigera produkt och dess värden ifyllda.
Skriv Namn *. Det är det enda obligatoriska fältet och blir beskrivningen på fakturaraden. Skriv förpackningsstorleken i namnet, som i "Colombia Huila - 5 lb bag", så att raden läses rätt på PDF:en.
Lägg till en Beskrivning om du vill ha en anteckning till dig själv. Den kopieras inte till fakturarader och trycks inte; den syns bara i den här redigeraren.
Ange Standardpris * (Default Price). Fältet börjar på 0.00 och tar emot decimaler; ett tomt eller icke-numeriskt värde blockerar sparandet med "Required" eller "Ogiltigt tal".
Välj en Enhet i listan: item, hour, day, project eller service. Koderna visas som de är här; fakturaredigeraren och produktväljaren återger dem som St, Timme, Dag, Projekt och Tjänst. PDF:en trycker bara antal och pris, inte enheten.
Ange Momssats (%) om produkten normalt bär moms. Lämna den på 0 för momsfria varor; ett värde som inte är ett tal avvisas.
Tryck på Spara i appfältet. Raden dyker upp i listan på sin alfabetiska plats.

Invoice Flow-appens skärm Edit Product för Ethiopia Yirgacheffe - 5 lb bag med en Description som lyder Washed, light roast. Floral, lemon, black tea., Default Price 68.00, Unit item och Tax Rate 0.0, med en Save-knapp i appfältet — Hela produktformuläret: namn, beskrivning, pris, enhet och momssats. Det finns inga lagerfält här.

Om du trycker på Bakåt efter att ha ändrat något frågar en dialog, Osparade ändringar, om du vill stanna eller lämna; att lämna kastar ändringarna. Notera vad formuläret inte innehåller: det finns inget fält för artikelnummer, ingen brytare för att spåra lager, inget antal och ingen gräns för lågt lager. Det får konsekvenser för verktyget Lager, vilket förklaras nedan.

Så lägger du produkter på en faktura

Fakturaredigeraren har en rad med förval ovanför radposterna. Det första förvalet, Produkt / Tjänst, är dörren till ditt bibliotek.

Rulla i fakturaredigeraren till Radposter (Line Items) och tryck på Produkt / Tjänst (Product / Service).
Dialogen Lägg till från sparade (Add from Saved) listar varje produkt med namn, pris i fakturans valuta och enhetsord. Rulla om listan är lång; tryck på en rad för att lägga till den.
Den nya raden kommer med antal 1, produktens enhet, pris och momssats samt en länk tillbaka till produktposten. Ändra antalet, eller priset för den här kunden, direkt på raden; själva produkten påverkas inte.
Upprepa för varje produkt. Varje tryck lägger till en separat rad, så tryck en gång och höj antalet i stället för att trycka sex gånger.

Invoice Flow-appens dialog Add from Saved över en ny faktura som listar Colombia Huila - 5 lb bag $58.00 / Piece, Decaf Swiss Water, Espresso machine calibration $95.00 / Service, Ethiopia Yirgacheffe, House Espresso Blend, Retail bag 12 oz och Wholesale onboarding - brew bar setup $250.00 / Project, med en rad Create New Item längst ned — Priserna i väljaren visas i fakturans valuta; den sista raden skapar en produkt på plats.

Invoice Flow-appens dialog Quick Add Item över fakturaredigeraren med Name satt till Guatemala Antigua - 5 lb bag, Price 64.00 med dollarprefix, en enhetslista som visar Piece och knapparna Cancel och Add — Snabbtillägg sparar en ny produkt i biblioteket och lägger till den som en rad i ett enda steg.

När produkten inte finns ännu använder du väljarens sista rad:

Rulla längst ned i Lägg till från sparade och tryck på Skapa ny artikel (Create New Item).
Skriv Namn * i dialogen Snabbtillägg (Quick Add Item). Markören står redan i det fältet.
Ange Pris. Prefixet visar fakturans valutasymbol, så på en eurofaktura ser du "€" här.
Välj St, Timme, Dag, Projekt eller Tjänst i listan bredvid priset.
Tryck på Lägg till. Produkten sparas i biblioteket med 0 % momssats och visas som en ny rad på fakturan. Att trycka på Lägg till med tomt namn gör ingenting; använd Avbryt för att stänga utan att spara.

Redigeraren för återkommande scheman använder samma väljare och lägger till lagersaldot för spårade produkter. Rader som läggs till med Anpassad behåller ingen länk till biblioteket.

Så läser du skärmen Lager

Öppna fliken Verktyg och tryck på Lager. Skärmen listar bara produkter vars spårningsflagga är på och visar tre sammanfattningskort högst upp: Spårad (hur många produkter som räknas), Lågt lager (gult, med en liten markering när talet är över noll) och Slut (rött, markering när det är över noll). Om du trycker på kortet Lågt lager eller Slut filtreras listan till de produkterna; tryck på samma kort igen för att komma tillbaka till alla. Förstoringsglaset söker på namn eller artikelnummer.

Invoice Flow-appens skärm Inventory med kort som visar 6 Tracked, 2 Low Stock och 1 Out, samt produktkort för Cold Brew Concentrate 9 item low stock, Colombia Huila 6 item low stock, Decaf Swiss Water 0 item out of stock, Ethiopia Yirgacheffe 14 item, House Espresso Blend 31 item och Retail bag 12 oz 48 item, var och en med en SKU-rad, en färgad lagerstapel och ett pris, plus en knapp Add Stock — Sex spårade produkter; pillrets färg och punkten på gradientstapeln säger direkt vilka som behöver rostas.

Varje kort visar namnet, en rad “SKU:” när en kod är sparad, ett piller med antal och enhet färgat grönt, gult eller rött, ett litet inringat plus med verktygstipset Lageråtgärd, en tunn rödtillgrön stapel med en markör vid gränsen för lågt lager och en punkt vid den aktuella nivån, samt en nedersta rad med priset och statustexten I lager, Lågt lager eller Slut i lager. Stapeln sträcker sig från noll till två gånger gränsvärdet.

Tryck på ett kort för att fälla ut dess Transaktionshistorik. Rörelser listas nyast först: en grön nedåtpil med ett positivt tal för ett inköp, en röd uppåtpil med ett negativt tal för en försäljning, en blå dubbelpil för en justering och en orange ångra-pil för en retur. Den andra raden namnger källan: Invoice # följt av ett nummer, eller Manuell för rörelser du registrerat för hand. En anteckningsikon visas när en anteckning sparats; håll den intryckt för att läsa texten. Efter tjugo rader avslutas listan med “…and N more”.

Invoice Flow-appens skärm Inventory med kortet House Espresso Blend - 5 lb bag utfällt till en Transaction History som visar Return +3 Manual den 05.09, Sale -20 Invoice #216 den 04.09, Sale -12 Invoice #214 den 02.09 och Purchase +60 Manual den 01.09 — En rostbatch in, två grossistfakturor ut och en retur av trasiga påsar: de fyra rörelser som utgör de 31 påsarna i lager.

Produktredigeraren har inget sätt att slå på spårning, så produkter du skapar i appen dyker aldrig upp på den här skärmen; den visar "No tracked products" och "Enable inventory tracking on products". I den nuvarande versionen kommer spårningsflaggan, artikelnumret, antalet och gränsvärdet bara in via en återställd säkerhetskopia som redan innehåller dem. Tills en redigerare för de här fälten släpps får du betrakta Lager och lagerautomatik som funktioner du kan läsa om här men inte kommer att se ifyllda.

Så registrerar du lager för hand

När produkter är spårade registrerar knappen Lägg till lager och ikonen Lageråtgärd på varje kort rörelser utan faktura.

Tryck på Lägg till lager (Add Stock) nere till höger och välj sedan produkten i dialogen Välj produkt (rader lyder "namn (SKU)"). Om du trycker på det inringade plusset på ett kort hoppar du över det här steget.
I dialogen med produktnamnet som titel väljer du Inköp / Inleverans för varor som kommer in, Justering för att skriva över antalet efter en inventering, eller Retur för varor som en kund skickat tillbaka.
Nästa dialog har titeln Purchase — , Adjustment — eller Return — plus produktnamnet och visar "Aktuellt lager" med enheten. Ange Antal; för en justering heter fältet Nytt antal och du skriver totalen du räknat fram, inte differensen.
Skriv om du vill en anteckning i Anteckningar (valfritt), till exempel rostbatchen eller orsaken till returen.
Tryck på Spara. En snackbar lyder "Lager uppdaterat:" följt av det nya antalet, och kortet, pillret och sammanfattningskorten uppdateras.

Invoice Flow-appens dialog med titeln Purchase — Colombia Huila - 5 lb bag som visar Current stock: 6 item, ett Quantity-fält med 24 och suffixet item, ett Notes-fält som lyder Roast batch 0909 samt knapparna Cancel och Save — Inleverans av en rostbatch: 24 påsar ovanpå de 6 som blev kvar tar Colombia Huila tillbaka över gränsvärdet 10.

Inköp och returer lägger till antalet i lagret och måste vara större än noll. En justering ersätter antalet; historiken lagrar den tecknade differensen, så en inventering som hittar 28 i stället för 31 visas som “-3 Adjustment”.

Så fungerar lagerautomatiken

Inställningar → Bibliotek → Stock automation styr vad fakturor gör med spårade produkter. Ledtexten högst upp anger de två hårda gränserna: bara spårade produkter påverkas, och offerter ändrar aldrig lagret.

Invoice Flow-appens inställningar Stock automation med Enable stock automation på, radioknappar för Deduct stock där When the invoice is sent är valt, Return stock automatically på, radioknappar för If stock is insufficient där Deduct and warn är valt, och Include recurring invoices på — Maya drar av när en faktura skickas och vill ha en varning, inte en spärr, när en rostning tar slut.

Inställning	Alternativ	Standard	Vad den gör
Enable stock automation (aktivera lagerautomatik)	på / av	på	Huvudbrytare; när den är av visas och tillämpas inget nedanför.
Deduct stock (dra av lager)	When the invoice is created / When the invoice is sent / When the invoice is paid	sent	Den status vid vilken spårade rader dras av. “Sent” täcker även förfallna och betalda fakturor.
Return stock automatically (återför lager automatiskt)	på / av	på	Lägger tillbaka antalet när en faktura annulleras, raderas eller flyttas tillbaka under utlösaren (till exempel återställs till utkast).
If stock is insufficient (om lagret inte räcker)	Allow negative stock / Deduct and warn / Don’t deduct below zero	allow	Vad som händer när en rad begär mer än vad som finns i lager.
Include recurring invoices (inkludera återkommande fakturor)	på / av	på	Om fakturor som genereras av återkommande scheman följer samma regler.

Motorn körs när du sparar en faktura i redigeraren, när du ändrar dess status på detaljskärmen, före en radering och när ett återkommande schema genererar en faktura. Den jämför vad som redan bokförts för den fakturan med vad fakturan nu kräver och skriver bara differensen. Att spara samma faktura fem gånger drar av en gång; att höja en rad från 10 till 12 påsar drar av 2 till; att sänka den till 8 lägger tillbaka 4; att återställa en skickad faktura till utkast med utlösaren på “sent” återför allt. Avdrag visas i historiken som Försäljning med fakturareferensen, automatiska återföringar som en rörelse av typen “restock”.

Med Deduct and warn visar detaljskärmen “Insufficient stock for N product(s)” efter statusändringen; redigeraren tillämpar samma regel utan meddelande. Med Don’t deduct below zero hoppas en produkt som skulle bli negativ över helt, och underskottet rapporteras på samma sätt. Allow negative stock låter helt enkelt antalet gå under noll, vilket visas som Slut i lager i rött.

Regler och detaljer

Ett bibliotek, ingen valuta. Produkter delas av alla företagsprofiler och lagrar priset som ett rent tal. Listan Produkter och tjänster skriver alltid ut det talet med dollartecken, skärmen Lager skriver ut det i din standardprofils valuta, och fakturaväljaren skriver ut det i fakturans valuta. Ingen av dem räknar om beloppet; om du fakturerar i mer än en valuta, håll priset i den du använder mest och justera raden.
Pro-spärr. Att visa produktlistan och skärmen Lager är gratis. Att skapa en produkt, öppna en produkt för redigering, Lägg till lager och ikonen Lageråtgärd kräver Pro eller en aktiv provperiod; annars öppnas betalväggen.
Sökning. Produktlistan matchar bara en del av namnet. Lagersökningen matchar namn eller artikelnummer och struntar i versaler och gemener.
Radera en produkt. Svep åt vänster, bekräfta Ta bort i dialogen “Ta bort produkt”, så försvinner produkten tillsammans med hela sin lagerhistorik. Fakturarader som skapats från den behåller sin text, sitt antal och sitt pris, så gamla dokument påverkas inte.
Redigera en produkt senare. Ändringar av pris, enhet eller moms påverkar bara rader som läggs till från och med nu.
Lågt lager. En produkt räknas som låg när dess antal är över noll, dess gränsvärde är över noll och antalet är lika med eller under gränsvärdet. En produkt utan gränsvärde kan bara vara I lager eller Slut i lager, och dess stapel använder 10 som platshållare för markören. Översiktens kort Varningar för lågt lager listar upp till tre spårade produkter på eller under sitt gränsvärde, inklusive de som står på noll.
Offerter och annullerade fakturor. Bara dokument av typen faktura ändrar lagret. Offerter, och fakturor med statusen Annullerad, drar aldrig av.
Återföringsbrytaren av. Med Return stock automatically avstängd lämnar en faktura som flyttas bakåt eller raderas lagret orört; du skulle rätta det med en manuell Retur eller Justering.

Tips

Namnge produkter så som du vill att de trycks. Namnet är radens beskrivning, beskrivningsfältet är det inte, så "House Espresso Blend - 5 lb bag" talar om exakt vad kaféet betalar för medan dina smaknoteringar stannar i beskrivningen.

Skapa produkter från fakturan, inte i förväg. Första gången ett kafé beställer något nytt trycker du på Skapa ny artikel inne i väljaren; den hamnar i biblioteket med det pris ni just kom överens om. Öppna den senare i Produkter och tjänster om den behöver en beskrivning eller en momssats.

Om du exporterar en säkerhetskopia och återställer den på en ny telefon följer produkter, artikelnummer, spårningsflaggor och lagerrörelser med, så en lagerhistorik är aldrig bunden till en enda enhet.

Relaterade guider

Fakturaredigeraren — förvalsraden, radposter, rabatter och summor.
Återkommande fakturor — scheman som hämtar rader från samma produktbibliotek.
Säkerhetskopiering, export och import — vad en säkerhetskopia innehåller, inklusive produkter och lager.