Guide d’utilisation

Produits, services et inventaire

Constituez une bibliothèque de produits avec prix et unités par défaut, insérez-les dans vos lignes de facture en un tap, et lisez les niveaux de stock et les règles d'automatisation.

Mis à jour: 2026-09-09

Un produit dans Invoice Flow est une ligne enregistrée : un nom, une description facultative, un prix par défaut, une unité et un taux de taxe par défaut. Une fois créé, chaque facture, devis ou planification récurrente l’insère en un tap et vous n’ajustez que la quantité. Le même enregistrement sert d’ancrage à l’outil Inventaire, qui compte ce que vous avez en stock, et à l’automatisation du stock, qui déduit de ce compte quand les factures partent.

Ce guide suit Kestrel Coffee Roasters à Portland, dans l’Oregon. Maya vend des grains torréfiés en sacs de 5 lb à des cafés de toute la ville, plus du concentré de cold brew, un sac de vente au détail de 12 oz prêt pour les rayons et quelques services de barista. L’Oregon n’a pas de taxe sur les ventes, ses taux de taxe restent donc à zéro ; tout est facturé en dollars américains.

Ce que vous voyez à l’écran

La bibliothèque de produits se trouve sous l’onglet Paramètres (Settings). Faites défiler jusqu’à la section Bibliothèque (Library) et touchez Produits et services (Products & Services, sous-titre « Gérez votre bibliothèque de produits »). La liste est triée par nom. Chaque ligne montre une icône de boîte, le nom du produit et, en dessous, le prix par défaut suivi d’une barre oblique et du code de l’unité, par exemple « $52.00 / item ». Lorsqu’un produit a un taux de taxe par défaut supérieur à zéro, la ligne ajoute une puce et le taux, comme « • 20% tax ».

La loupe dans la barre d’application transforme le titre en champ Rechercher des produits… (Search products…) qui filtre par nom au fil de la saisie ; la même icône devient une croix pour le fermer. Balayer une ligne de droite à gauche révèle une bande rouge de suppression. Le bouton rond + en bas à droite démarre un nouveau produit. Une bibliothèque vide affiche « Aucun produit pour le moment » avec un bouton Ajouter un produit (Add Product).

Écran Produits et services de l'app Invoice Flow listant neuf articles de torréfaction tels que Barista training session à 150.00 par heure, Colombia Huila 5 lb bag à 58.00 par article et Wholesale onboarding à 250.00 par projet, chacun avec une icône de boîte et un chevron, et un bouton plus — La bibliothèque de Maya : les grains au sac, le cold brew au gallon, la formation à l'heure et l'intégration au projet.

Deux autres écrans travaillent avec les mêmes enregistrements. L’onglet Outils (Tools) a une carte Inventaire (Inventory) qui ouvre les niveaux de stock des produits marqués comme suivis, et la section Bibliothèque des Paramètres a une seconde tuile, Automatisation du stock (Stock automation, sous-titre « Auto-adjust stock when invoicing »), qui décide quand les factures modifient ces niveaux. Les deux sont couverts plus bas.

Comment ajouter ou modifier un produit

Ouvrez Paramètres, touchez Produits et services, puis touchez +. L'éditeur s'ouvre avec le titre Nouveau produit (New Product) ; toucher une ligne existante ouvre le même formulaire intitulé Modifier le produit (Edit Product) avec ses valeurs remplies.
Saisissez le Nom * (Name *). C'est le seul champ obligatoire et il devient la description de la ligne de facture. Mettez le conditionnement dans le nom, comme « Colombia Huila - 5 lb bag », pour que la ligne se lise correctement sur le PDF.
Ajoutez une Description si vous voulez une note pour vous-même. Elle n'est pas copiée sur les lignes de facture et ne s'imprime pas ; elle n'apparaît que dans cet éditeur.
Saisissez le Prix par défaut * (Default Price *). Le champ démarre à 0.00 et accepte les décimales ; une valeur vide ou non numérique bloque l'enregistrement avec « Requis » ou « Nombre invalide ».
Choisissez une Unité (Unit) dans la liste déroulante : item, hour, day, project ou service. Les codes sont affichés tels quels ici ; l'éditeur de facture et le sélecteur de produits les rendent comme Pièce, Heure, Jour, Projet et Service. Le PDF imprime uniquement la quantité et le prix, pas l'unité.
Définissez le Taux de TVA (%) (Tax Rate (%)) si ce produit porte normalement une taxe. Laissez-le à 0 pour les biens non taxés ; une valeur qui n'est pas un nombre est rejetée.
Touchez Enregistrer (Save) dans la barre d'application. La ligne apparaît dans la liste à sa position alphabétique.

Écran Modifier le produit de l'app Invoice Flow pour Ethiopia Yirgacheffe - 5 lb bag avec une Description indiquant Washed, light roast. Floral, lemon, black tea., Prix par défaut 68.00, Unité item et Taux de TVA 0.0, avec un bouton Enregistrer dans la barre d'application — Le formulaire produit complet : nom, description, prix, unité et taux de taxe. Il n'y a pas de champs de stock ici.

Si vous touchez Retour après avoir modifié quelque chose, une boîte de dialogue Modifications non enregistrées (Unsaved Changes) demande si vous voulez rester ou quitter ; quitter abandonne les modifications. Notez ce que le formulaire ne contient pas : il n’y a pas de champ pour une référence SKU, pas d’interrupteur pour suivre le stock, pas de quantité ni de seuil de stock bas. Cela a des conséquences pour l’outil Inventaire, expliquées plus bas.

Comment mettre des produits sur une facture

L’éditeur de facture a une rangée de pastilles au-dessus des lignes. La première pastille, Produit / Service (Product / Service), est la porte d’accès à votre bibliothèque.

Dans l'éditeur de facture, faites défiler jusqu'à Lignes de facture (Line Items) et touchez Produit / Service.
La boîte de dialogue Ajouter depuis enregistrés (Add from Saved) liste chaque produit par nom avec son prix dans la devise de la facture et le mot de son unité. Faites défiler si la liste est longue ; touchez une ligne pour l'ajouter.
La nouvelle ligne arrive avec la quantité 1, l'unité, le prix et le taux de taxe du produit, et un lien vers la fiche produit. Modifiez la quantité, ou le prix pour ce client, directement sur la ligne ; le produit lui-même n'est pas modifié.
Répétez pour chaque produit. Chaque tap ajoute une ligne distincte, alors touchez une fois et augmentez la quantité plutôt que de toucher six fois.

Boîte de dialogue Ajouter depuis enregistrés de l'app Invoice Flow sur une nouvelle facture listant Colombia Huila - 5 lb bag $58.00 / Pièce, Decaf Swiss Water, Espresso machine calibration $95.00 / Service, Ethiopia Yirgacheffe, House Espresso Blend, Retail bag 12 oz et Wholesale onboarding - brew bar setup $250.00 / Projet, avec une ligne Créer un nouvel élément en bas — Les prix du sélecteur sont affichés dans la devise de la facture ; la dernière ligne crée un produit sur-le-champ.

Boîte de dialogue Ajout rapide de l'app Invoice Flow sur l'éditeur de facture avec le Nom défini sur Guatemala Antigua - 5 lb bag, le Prix 64.00 avec un préfixe dollar, une liste déroulante d'unité affichant Pièce, et des boutons Annuler et Ajouter — L'ajout rapide enregistre un nouveau produit dans la bibliothèque et l'ajoute comme ligne en une seule étape.

Quand le produit n’existe pas encore, utilisez la dernière ligne du sélecteur :

Dans Ajouter depuis enregistrés, faites défiler jusqu'en bas et touchez Créer un nouvel élément (Create New Item).
Dans la boîte de dialogue Ajout rapide (Quick Add Item), saisissez le Nom *. Le curseur est déjà dans ce champ.
Saisissez le Prix (Price). Le préfixe affiche le symbole de la devise de la facture, donc sur une facture en euros vous voyez « € » ici.
Choisissez Pièce, Heure, Jour, Projet ou Service dans la liste déroulante à côté du prix.
Touchez Ajouter (Add). Le produit est stocké dans la bibliothèque avec un taux de taxe de 0 % et apparaît comme nouvelle ligne sur la facture. Toucher Ajouter avec un nom vide ne fait rien ; utilisez Annuler (Cancel) pour fermer sans enregistrer.

L’éditeur de planification récurrente utilise le même sélecteur et ajoute le compte de stock aux produits suivis. Les lignes ajoutées avec Personnalisé (Custom) ne gardent aucun lien avec la bibliothèque.

Comment lire l’écran Inventaire

Ouvrez l’onglet Outils et touchez Inventaire. L’écran ne liste que les produits dont l’indicateur de suivi est activé et affiche trois cartes de synthèse en haut : Suivi (Tracked, combien de produits sont comptés), Stock bas (Low Stock, ambre, avec un petit badge quand le nombre est supérieur à zéro) et Épuisé (Out, rouge, badge quand supérieur à zéro). Toucher la carte Stock bas ou Épuisé filtre la liste sur ces produits ; toucher à nouveau la même carte revient à tous. La loupe recherche par nom ou SKU.

Écran Inventaire de l'app Invoice Flow avec des cartes indiquant 6 Suivi, 2 Stock bas et 1 Épuisé, et des cartes produit pour Cold Brew Concentrate 9 item stock bas, Colombia Huila 6 item stock bas, Decaf Swiss Water 0 item en rupture, Ethiopia Yirgacheffe 14 item, House Espresso Blend 31 item et Retail bag 12 oz 48 item, chacune avec une ligne SKU, une barre de stock colorée et un prix, plus un bouton Ajouter du stock — Six produits suivis ; la couleur de la pastille et le point sur la barre en dégradé vous disent d'un coup d'œil lesquels doivent être torréfiés.

Chaque carte montre le nom, une ligne « SKU: » quand un code est stocké, une pastille avec la quantité et l’unité colorée en vert, ambre ou rouge, un petit plus cerclé avec l’info-bulle Action de stock (Stock action), une fine barre du rouge au vert avec un repère au seuil de stock bas et un point au niveau actuel, et une ligne du bas avec le prix et le texte de statut En stock (In stock), Stock bas (Low stock) ou En rupture de stock (Out of stock). La barre s’étend de zéro à deux fois le seuil.

Touchez une carte pour déplier son Historique des transactions (Transaction History). Les mouvements sont listés du plus récent au plus ancien : une flèche verte vers le bas avec un nombre positif pour un achat, une flèche rouge vers le haut avec un nombre négatif pour une vente, une double flèche bleue pour un ajustement et une flèche d’annulation orange pour un retour. La deuxième ligne nomme la source : Invoice # suivi d’un numéro, ou Manuel (Manual) pour les mouvements que vous avez enregistrés à la main. Une icône de note apparaît quand une note a été enregistrée ; un appui long permet de lire le texte. Après vingt lignes, la liste se termine par « …and N more ».

Écran Inventaire de l'app Invoice Flow avec la carte House Espresso Blend - 5 lb bag dépliée sur un Historique des transactions montrant Retour +3 Manuel le 05.09, Vente -20 Invoice #216 le 04.09, Vente -12 Invoice #214 le 02.09 et Achat +60 Manuel le 01.09 — Un lot de torréfaction entré, deux factures de gros sorties et un retour de sacs déchirés : les quatre mouvements qui composent les 31 sacs en stock.

L'éditeur de produit n'offre aucun moyen d'activer le suivi, si bien que les produits que vous créez dans l'app n'apparaissent jamais sur cet écran ; il affiche « Aucun produit suivi » et « Enable inventory tracking on products ». Dans la version actuelle, l'indicateur de suivi, le SKU, la quantité et le seuil n'arrivent que par une sauvegarde restaurée qui les contient déjà. Jusqu'à ce qu'un éditeur pour ces champs soit livré, considérez Inventaire et Automatisation du stock comme des fonctionnalités que vous pouvez lire ici mais que vous ne verrez pas remplies.

Comment enregistrer du stock à la main

Quand des produits sont suivis, le bouton Ajouter du stock (Add Stock) et l’icône Action de stock de chaque carte enregistrent des mouvements sans facture.

Touchez Ajouter du stock en bas à droite, puis choisissez le produit dans la boîte de dialogue Sélectionner un produit (Select Product) (les lignes se lisent « nom (SKU) »). Toucher le plus cerclé sur une carte saute cette étape.
Dans la boîte de dialogue intitulée du nom du produit, choisissez Achat / Réception (Purchase / Receive) pour des marchandises entrantes, Ajustement (Adjustment) pour écraser le compte après un inventaire, ou Retour (Return) pour des marchandises renvoyées par un client.
La boîte de dialogue suivante est intitulée Achat — , Ajustement — ou Retour — plus le nom du produit et affiche « Stock actuel » avec l'unité. Saisissez la Quantité (Quantity) ; pour un ajustement, le champ s'appelle Nouvelle quantité (New quantity) et vous saisissez le total compté, pas la différence.
Écrivez éventuellement une note dans Notes (facultatif) (Notes (optional)), comme le lot de torréfaction ou la raison du retour.
Touchez Enregistrer. Une notification indique « Stock updated: » suivi de la nouvelle quantité, et la carte, la pastille et les cartes de synthèse s'actualisent.

Boîte de dialogue de l'app Invoice Flow intitulée Achat — Colombia Huila - 5 lb bag montrant Stock actuel : 6 item, un champ Quantité avec 24 et le suffixe item, un champ Notes indiquant Roast batch 0909, et des boutons Annuler et Enregistrer — Réception d'un lot de torréfaction : 24 sacs en plus des 6 restants ramènent Colombia Huila au-dessus de son seuil de 10.

Les achats et retours ajoutent la quantité au stock et doivent être supérieurs à zéro. Un ajustement remplace le compte ; l’historique stocke la différence signée, si bien qu’un inventaire qui trouve 28 au lieu de 31 apparaît comme « -3 Ajustement ».

Comment fonctionne l’automatisation du stock

Paramètres → Bibliothèque → Automatisation du stock contrôle ce que les factures font aux produits suivis. L’indication en haut énonce les deux limites strictes : seuls les produits suivis sont concernés, et les devis ne modifient jamais le stock.

Paramètres d'automatisation du stock de l'app Invoice Flow avec Activer l'automatisation du stock activé, des boutons radio Déduire le stock où Lorsque la facture est envoyée est sélectionné, Retourner le stock automatiquement activé, des boutons radio Si le stock est insuffisant où Déduire et avertir est sélectionné, et Inclure les factures récurrentes activé — Maya déduit quand une facture est envoyée et veut un avertissement, pas un blocage, quand une torréfaction vient à manquer.

Réglage	Options	Par défaut	Ce qu’il fait
Activer l’automatisation du stock (Enable stock automation)	activé / désactivé	activé	Interrupteur principal ; désactivé, rien de ce qui suit n’est affiché ni appliqué.
Déduire le stock (Deduct stock)	Lorsque la facture est créée / Lorsque la facture est envoyée / Lorsque la facture est payée	envoyée	Le statut auquel les lignes suivies sont déduites. « Envoyée » couvre aussi les factures en retard et payées.
Retourner le stock automatiquement (Return stock automatically)	activé / désactivé	activé	Rajoute la quantité quand une facture est annulée, supprimée ou ramenée sous le déclencheur (par exemple repassée en brouillon).
Si le stock est insuffisant (If stock is insufficient)	Autoriser le stock négatif / Déduire et avertir / Ne pas déduire sous zéro	autoriser	Ce qui se passe quand une ligne demande plus que ce qui est en stock.
Inclure les factures récurrentes (Include recurring invoices)	activé / désactivé	activé	Si les factures générées par des planifications récurrentes suivent les mêmes règles.

Le moteur s’exécute quand vous enregistrez une facture dans l’éditeur, quand vous changez son statut sur l’écran de détail, avant une suppression, et quand une planification récurrente génère une facture. Il compare ce qui a déjà été enregistré pour cette facture avec ce que la facture requiert désormais et n’écrit que la différence. Enregistrer la même facture cinq fois déduit une fois ; passer une ligne de 10 à 12 sacs déduit 2 de plus ; la réduire à 8 en remet 4 ; repasser une facture envoyée en brouillon avec le déclencheur sur « envoyée » retourne tout. Les déductions apparaissent dans l’historique comme Vente avec la référence de la facture, les réajouts automatiques comme un mouvement de type « restock ».

Avec Déduire et avertir, l’écran de détail affiche « Insufficient stock for N product(s) » après le changement de statut ; l’éditeur applique la même règle silencieusement. Avec Ne pas déduire sous zéro, un produit qui passerait en négatif est entièrement ignoré, et le manque est signalé de la même manière. Autoriser le stock négatif laisse simplement le compte passer sous zéro, ce qui s’affiche comme En rupture de stock en rouge.

Règles et détails

Une bibliothèque, pas de devise. Les produits sont partagés par tous les profils d’entreprise et stockent un nombre brut comme prix. La liste Produits et services affiche toujours ce nombre avec un signe dollar, l’écran Inventaire l’affiche dans la devise de votre profil par défaut, et le sélecteur de facture l’affiche dans la devise de la facture. Aucun d’eux ne convertit le montant ; si vous facturez dans plus d’une devise, gardez le prix dans celle que vous utilisez le plus et ajustez la ligne.
Restriction Pro. Consulter la liste des produits et l’écran Inventaire est gratuit. Créer un produit, ouvrir un produit pour le modifier, Ajouter du stock et l’icône Action de stock nécessitent Pro ou un essai actif ; sinon l’écran d’abonnement s’ouvre.
Recherche. La liste des produits ne correspond qu’à un fragment du nom. La recherche Inventaire correspond au nom ou au SKU et ignore la casse.
Supprimer un produit. Balayez vers la gauche, confirmez Supprimer dans la boîte de dialogue « Supprimer le produit », et le produit disparaît avec tout son historique de stock. Les lignes de facture créées à partir de lui gardent leur texte, quantité et prix, donc les anciens documents ne sont pas affectés.
Modifier un produit plus tard. Les changements de prix, d’unité ou de taxe n’affectent que les lignes ajoutées à partir de là.
Stock bas. Un produit compte comme bas quand sa quantité est supérieure à zéro, son seuil est supérieur à zéro et la quantité est égale ou inférieure au seuil. Un produit sans seuil ne peut être qu’En stock ou En rupture de stock, et sa barre utilise 10 comme valeur de substitution pour le repère. La carte Stock faible (Low Stock Alerts) du tableau de bord liste jusqu’à trois produits suivis à leur seuil ou en dessous, y compris ceux à zéro.
Devis et factures annulées. Seuls les documents de type facture modifient le stock. Les devis, et les factures au statut Annulée, ne déduisent jamais.
Réapprovisionnement désactivé. Avec Retourner le stock automatiquement désactivé, ramener une facture en arrière ou la supprimer laisse le stock intact ; vous le corrigeriez avec un Retour ou un Ajustement manuel.

Astuces

Nommez les produits comme vous voulez qu'ils s'impriment. Le nom est la description de la ligne, le champ description ne l'est pas, donc « House Espresso Blend - 5 lb bag » indique au café exactement ce qu'il paie tandis que vos notes de dégustation restent dans la description.

Créez les produits depuis la facture, pas avant. La première fois qu'un café commande quelque chose de nouveau, touchez Créer un nouvel élément dans le sélecteur ; il atterrit dans la bibliothèque avec le prix que vous venez de convenir. Ouvrez-le plus tard dans Produits et services s'il a besoin d'une description ou d'un taux de taxe.

Si vous exportez une sauvegarde et la restaurez sur un nouveau téléphone, les produits, SKU, indicateurs de suivi et mouvements de stock voyagent avec elle, si bien qu'un historique de stock n'est jamais lié à un seul appareil.

Guides associés

L’éditeur de facture — la rangée de pastilles, les lignes, les remises et les totaux.
Factures récurrentes — des planifications qui prennent leurs lignes dans la même bibliothèque de produits.
Sauvegarde, export et import — ce qu’un fichier de sauvegarde contient, y compris les produits et le stock.