Hướng dẫn sử dụng
Sản phẩm, dịch vụ và tồn kho
Xây dựng thư viện sản phẩm với giá và đơn vị mặc định, thêm nhanh vào dòng hóa đơn chỉ với một chạm, và theo dõi mức tồn kho cùng quy tắc tự động hóa tồn kho.
Một sản phẩm trong Invoice Flow là một dòng đã lưu sẵn: tên, mô tả tùy chọn, giá mặc định, đơn vị và thuế suất mặc định. Khi đã tồn tại, mọi hóa đơn, báo giá hay lịch hóa đơn định kỳ đều lấy sản phẩm đó vào chỉ với một chạm, bạn chỉ cần chỉnh số lượng. Cùng bản ghi đó là điểm neo cho công cụ Hàng tồn kho, dùng để đếm những gì bạn đang có trong kho, và cho tính năng tự động hóa tồn kho, trừ đi số lượng đó mỗi khi hóa đơn được gửi đi.
Hướng dẫn này theo chân Kestrel Coffee Roasters ở Portland, Oregon. Maya bán cà phê rang xay đóng túi 5 lb cho các quán cà phê khắp thành phố, cùng với cold brew đậm đặc, túi bán lẻ 12 oz sẵn sàng lên kệ và vài dịch vụ pha chế. Oregon không có thuế bán hàng nên thuế suất của cô luôn là 0; mọi thứ đều tính bằng đô la Mỹ.
Những gì bạn thấy trên màn hình
Thư viện sản phẩm nằm trong tab Cài đặt. Cuộn xuống mục Thư viện và chạm Sản phẩm & dịch vụ (Products & Services) (phụ đề “Quản lý thư viện sản phẩm của bạn”). Danh sách được sắp xếp theo tên. Mỗi dòng hiển thị biểu tượng hộp, tên sản phẩm và bên dưới là giá mặc định, theo sau là dấu gạch chéo và mã đơn vị, ví dụ “$52.00 / item”. Khi sản phẩm có thuế suất mặc định lớn hơn 0, dòng đó sẽ thêm một dấu chấm và mức thuế, ví dụ ”• 20% tax”.
Biểu tượng kính lúp trên thanh ứng dụng biến tiêu đề thành ô Tìm kiếm sản phẩm… (Search products…), lọc theo tên khi bạn gõ; cùng biểu tượng đó chuyển thành dấu X để đóng ô tìm kiếm. Vuốt một dòng từ phải sang trái hiện dải xóa màu đỏ. Nút + tròn ở góc dưới bên phải mở form tạo sản phẩm mới. Khi thư viện trống, màn hình hiện “Chưa có sản phẩm” (No products yet) cùng nút Thêm sản phẩm (Add Product).
Hai màn hình khác cũng dùng chung các bản ghi này. Tab Công cụ (Tools) có thẻ Hàng tồn kho (Inventory) mở ra mức tồn kho cho các sản phẩm được đánh dấu theo dõi, và mục Thư viện trong Cài đặt có thêm ô thứ hai, Tự động hóa tồn kho (Stock automation) (phụ đề “Tự động điều chỉnh tồn kho khi xuất hóa đơn”), quyết định khi nào hóa đơn thay đổi các mức đó. Cả hai được trình bày chi tiết bên dưới.
Cách thêm hoặc sửa một sản phẩm
- Mở Cài đặt (Settings), chạm Sản phẩm & dịch vụ (Products & Services), rồi chạm +. Trình chỉnh sửa mở ra với tiêu đề Sản phẩm mới (New Product); chạm vào một dòng có sẵn sẽ mở cùng form đó với tiêu đề Chỉnh sửa sản phẩm (Edit Product), các giá trị đã được điền sẵn.
- Nhập Tên * (Name *). Đây là trường bắt buộc duy nhất và sẽ trở thành mô tả của dòng hóa đơn. Hãy ghi cả quy cách đóng gói vào tên, ví dụ "Colombia Huila - 5 lb bag", để dòng hiển thị đúng trên PDF.
- Thêm Mô tả (Description) nếu bạn muốn ghi chú cho riêng mình. Nội dung này không được sao chép vào dòng hóa đơn và không in ra; nó chỉ hiện trong trình chỉnh sửa này.
- Nhập Giá mặc định * (Default Price *). Trường này bắt đầu ở 0.00 và chấp nhận số thập phân; giá trị trống hoặc không phải số sẽ chặn việc lưu với thông báo "Bắt buộc" (Required) hoặc "Số không hợp lệ" (Invalid number).
- Chọn Đơn vị (Unit) từ danh sách thả xuống: item, hour, day, project hoặc service. Các mã này được hiển thị nguyên gốc ở đây; trình chỉnh sửa hóa đơn và bộ chọn sản phẩm sẽ hiển thị chúng thành Cái, Giờ, Ngày, Dự án và Dịch vụ. PDF chỉ in số lượng và giá, không in đơn vị.
- Đặt Thuế suất (%) (Tax Rate (%)) nếu sản phẩm này thường chịu thuế. Để mức 0 với hàng miễn thuế; giá trị không phải là số sẽ bị từ chối.
- Chạm Lưu (Save) trên thanh ứng dụng. Dòng sản phẩm xuất hiện trong danh sách theo đúng vị trí bảng chữ cái.
Nếu bạn chạm Quay lại sau khi đã thay đổi gì đó, hộp thoại Thay đổi chưa lưu (Unsaved Changes) sẽ hỏi có ở lại hay rời đi; rời đi sẽ hủy bỏ các chỉnh sửa. Lưu ý những gì form này không có: không có trường SKU, không có công tắc bật theo dõi tồn kho, không có số lượng và không có ngưỡng cảnh báo tồn kho thấp. Điều này ảnh hưởng đến công cụ Hàng tồn kho, được giải thích bên dưới.
Cách đưa sản phẩm vào hóa đơn
Trình chỉnh sửa hóa đơn có một hàng chip phía trên các dòng mục hàng. Chip đầu tiên, Sản phẩm / dịch vụ (Product / Service), là cửa vào thư viện của bạn.
- Trong trình chỉnh sửa hóa đơn, cuộn tới Dòng mục hàng (Line Items) và chạm Sản phẩm / dịch vụ.
- Hộp thoại Thêm từ đã lưu (Add from Saved) liệt kê mọi sản phẩm theo tên cùng giá tính theo tiền tệ của hóa đơn và đơn vị. Cuộn nếu danh sách dài; chạm một dòng để thêm.
- Dòng mới xuất hiện với số lượng 1, đơn vị, giá và thuế suất của sản phẩm, cùng liên kết ngược về bản ghi sản phẩm. Chỉnh số lượng, hoặc giá cho khách hàng này, trực tiếp trên dòng đó; bản thân sản phẩm không bị thay đổi.
- Lặp lại cho mỗi sản phẩm. Mỗi lần chạm sẽ thêm một dòng riêng, vậy nên chạm một lần rồi tăng số lượng thay vì chạm sáu lần.
Khi sản phẩm chưa tồn tại, dùng dòng cuối cùng của bộ chọn:
- Trong Thêm từ đã lưu, cuộn xuống cuối và chạm Tạo mục mới (Create New Item).
- Trong hộp thoại Thêm nhanh (Quick Add Item), nhập Tên *. Con trỏ đã sẵn ở trường này.
- Nhập Giá (Price). Tiền tố hiển thị ký hiệu tiền tệ của hóa đơn, vậy nên trên hóa đơn euro bạn sẽ thấy "€" ở đây.
- Chọn Cái (Piece), Giờ (Hour), Ngày (Day), Dự án (Project) hoặc Dịch vụ (Service) từ danh sách thả xuống bên cạnh giá.
- Chạm Thêm (Add). Sản phẩm được lưu vào thư viện với thuế suất 0% và xuất hiện thành một dòng mới trên hóa đơn. Chạm Thêm khi tên còn trống sẽ không có tác dụng gì; dùng Hủy (Cancel) để đóng mà không lưu.
Trình chỉnh sửa lịch hóa đơn định kỳ dùng chung bộ chọn này và cộng thêm vào số lượng tồn kho của các sản phẩm được theo dõi. Các dòng thêm bằng Tùy chỉnh (Custom) không giữ liên kết nào với thư viện.
Cách đọc màn hình Hàng tồn kho
Mở tab Công cụ (Tools) và chạm Hàng tồn kho (Inventory). Màn hình này chỉ liệt kê những sản phẩm có cờ theo dõi được bật và hiển thị ba thẻ tóm tắt ở trên cùng: Theo dõi (Tracked) (số sản phẩm đang được đếm), Sắp hết (Low Stock) (màu hổ phách, có huy hiệu nhỏ khi con số lớn hơn 0) và Hết hàng (Out) (màu đỏ, huy hiệu khi lớn hơn 0). Chạm vào thẻ Sắp hết hoặc Hết hàng sẽ lọc danh sách theo các sản phẩm đó; chạm lại cùng thẻ sẽ quay về xem tất cả. Kính lúp tìm theo tên hoặc SKU.
Mỗi thẻ hiển thị tên, dòng “SKU:” khi có mã lưu, một viên thuốc chứa số lượng và đơn vị với màu xanh lá, hổ phách hoặc đỏ, một dấu cộng nhỏ trong vòng tròn với chú thích Thao tác kho (Stock action), một thanh mỏng chuyển từ đỏ sang xanh với một điểm đánh dấu ngưỡng cảnh báo tồn kho thấp và một chấm ở mức hiện tại, và hàng dưới cùng có giá cùng trạng thái Còn hàng (In stock), Sắp hết hàng (Low stock) hoặc Hết hàng (Out of stock). Thanh này trải dài từ 0 đến gấp đôi ngưỡng cảnh báo.
Chạm vào một thẻ để mở rộng Lịch sử giao dịch (Transaction History). Các giao dịch được liệt kê mới nhất trước: mũi tên xanh chỉ xuống với số dương cho một lần mua vào, mũi tên đỏ chỉ lên với số âm cho một lần bán ra, mũi tên đôi màu xanh dương cho một lần điều chỉnh và mũi tên hoàn tác màu cam cho một lần trả hàng. Dòng thứ hai ghi rõ nguồn: Hóa đơn # (Invoice #) theo sau là một số, hoặc Thủ công (Manual) cho các giao dịch bạn ghi bằng tay. Biểu tượng ghi chú xuất hiện khi có ghi chú được lưu; chạm giữ để đọc nội dung. Sau hai mươi dòng, danh sách kết thúc với “…và còn N nữa”.
Cách ghi tồn kho bằng tay
Khi sản phẩm được theo dõi, nút Nhập kho (Add Stock) và biểu tượng Thao tác kho (Stock action) trên từng thẻ sẽ ghi lại các giao dịch mà không cần hóa đơn.
- Chạm Nhập kho ở góc dưới bên phải, rồi chọn sản phẩm trong hộp thoại Chọn sản phẩm (Select Product) (các dòng đọc là "tên (SKU)"). Chạm vào dấu cộng trong vòng tròn trên một thẻ sẽ bỏ qua bước này.
- Trong hộp thoại có tiêu đề là tên sản phẩm, chọn Mua / Nhận hàng (Purchase / Receive) cho hàng nhập về, Điều chỉnh (Adjustment) để ghi đè số lượng sau khi kiểm kê, hoặc Trả hàng (Return) cho hàng khách trả lại.
- Hộp thoại tiếp theo có tiêu đề Mua — , Điều chỉnh — hoặc Trả hàng — cộng thêm tên sản phẩm, và hiển thị "Tồn kho hiện tại" (Current stock) cùng đơn vị. Nhập Số lượng (Quantity); với một lần điều chỉnh, trường này được gọi là Số lượng mới (New quantity) và bạn nhập tổng số bạn đã đếm được, không phải phần chênh lệch.
- Tùy chọn viết ghi chú vào Ghi chú (tùy chọn) (Notes (optional)), chẳng hạn mẻ rang hoặc lý do trả hàng.
- Chạm Lưu. Một snackbar hiện "Đã cập nhật tồn kho:" (Stock updated:) theo sau là số lượng mới, và thẻ, viên thuốc cùng các thẻ tóm tắt sẽ được làm mới.
Các lần mua vào và trả hàng cộng thêm số lượng vào tồn kho và phải lớn hơn 0. Một lần điều chỉnh sẽ thay thế toàn bộ số lượng; lịch sử lưu lại phần chênh lệch có dấu, vậy nên một lần kiểm kê tìm thấy 28 thay vì 31 sẽ hiện thành “-3 Adjustment”.
Cách hoạt động của tự động hóa tồn kho
Cài đặt → Thư viện → Tự động hóa tồn kho (Stock automation) kiểm soát việc hóa đơn tác động đến các sản phẩm được theo dõi như thế nào. Ghi chú ở đầu trang nêu rõ hai giới hạn cứng: chỉ những sản phẩm được theo dõi mới bị ảnh hưởng, và báo giá không bao giờ thay đổi tồn kho.
| Cài đặt | Tùy chọn | Mặc định | Chức năng |
|---|---|---|---|
| Bật tự động hóa tồn kho (Enable stock automation) | bật / tắt | bật | Công tắc chính; khi tắt, không có mục nào bên dưới được hiển thị hoặc áp dụng. |
| Trừ tồn kho (Deduct stock) | Khi hóa đơn được tạo / Khi hóa đơn được gửi / Khi hóa đơn được thanh toán | đã gửi | Trạng thái mà tại đó các dòng được theo dõi sẽ bị trừ. “Đã gửi” cũng bao gồm cả hóa đơn quá hạn và đã thanh toán. |
| Tự động hoàn trả tồn kho (Return stock automatically) | bật / tắt | bật | Cộng lại số lượng khi một hóa đơn bị hủy, xóa hoặc chuyển về trạng thái thấp hơn ngưỡng kích hoạt (ví dụ chuyển lại thành bản nháp). |
| Nếu tồn kho không đủ (If stock is insufficient) | Cho phép tồn kho âm / Trừ và cảnh báo / Không trừ xuống dưới 0 | cho phép | Điều gì xảy ra khi một dòng yêu cầu nhiều hơn số lượng đang có. |
| Bao gồm hóa đơn định kỳ (Include recurring invoices) | bật / tắt | bật | Liệu các hóa đơn được tạo bởi lịch định kỳ có tuân theo cùng quy tắc hay không. |
Cơ chế này chạy khi bạn lưu một hóa đơn trong trình chỉnh sửa, khi bạn đổi trạng thái trên màn hình chi tiết, trước khi xóa, và khi một lịch định kỳ tạo ra một hóa đơn. Nó so sánh những gì đã được ghi nhận cho hóa đơn đó với những gì hóa đơn hiện đang yêu cầu và chỉ ghi phần chênh lệch. Lưu cùng một hóa đơn năm lần chỉ trừ một lần; tăng một dòng từ 10 lên 12 túi sẽ trừ thêm 2; giảm xuống 8 sẽ hoàn lại 4. Chuyển một hóa đơn đã gửi về bản nháp với ngưỡng kích hoạt là “đã gửi” sẽ hoàn trả tất cả. Các lần trừ xuất hiện trong lịch sử dưới dạng Bán hàng cùng mã hóa đơn, các lần hoàn trả tự động dưới dạng một giao dịch có kiểu “hoàn kho”.
Với Trừ và cảnh báo, màn hình chi tiết hiện “Không đủ tồn kho cho N sản phẩm” sau khi đổi trạng thái; trình chỉnh sửa cũng áp dụng cùng quy tắc đó một cách âm thầm. Với Không trừ xuống dưới 0, một sản phẩm có thể bị âm sẽ bị bỏ qua hoàn toàn, và phần thiếu hụt được báo cáo theo cùng cách. Cho phép tồn kho âm đơn giản là cho phép số lượng xuống dưới 0, hiển thị thành Hết hàng màu đỏ.
Quy tắc và chi tiết
- Một thư viện, không có tiền tệ riêng. Sản phẩm được dùng chung cho mọi hồ sơ doanh nghiệp và lưu giá dưới dạng một con số trần. Danh sách Sản phẩm & dịch vụ luôn in con số đó kèm ký hiệu đô la, màn hình Hàng tồn kho in nó theo tiền tệ của hồ sơ mặc định, và bộ chọn trên hóa đơn in nó theo tiền tệ của hóa đơn. Không màn hình nào quy đổi số tiền; nếu bạn xuất hóa đơn bằng nhiều loại tiền tệ, hãy giữ giá theo loại tiền bạn dùng nhiều nhất và chỉnh lại trên từng dòng.
- Giới hạn cho Pro. Xem danh sách sản phẩm và màn hình Hàng tồn kho là miễn phí. Tạo sản phẩm, mở sản phẩm để chỉnh sửa, Nhập kho và biểu tượng Thao tác kho yêu cầu Pro hoặc bản dùng thử đang hoạt động; nếu không, màn hình trả phí sẽ mở ra.
- Tìm kiếm. Danh sách sản phẩm chỉ khớp một đoạn của tên. Tìm kiếm trong Hàng tồn kho khớp theo tên hoặc SKU và không phân biệt hoa thường.
- Xóa một sản phẩm. Vuốt sang trái, xác nhận Xóa trong hộp thoại “Xóa sản phẩm”, và sản phẩm biến mất cùng toàn bộ lịch sử tồn kho của nó. Các dòng hóa đơn được tạo từ sản phẩm đó vẫn giữ nguyên nội dung, số lượng và giá, nên các tài liệu cũ không bị ảnh hưởng.
- Chỉnh sửa sản phẩm về sau. Thay đổi giá, đơn vị hoặc thuế chỉ ảnh hưởng đến các dòng thêm vào từ thời điểm đó trở đi.
- Tồn kho thấp. Một sản phẩm được tính là sắp hết khi số lượng lớn hơn 0, ngưỡng cảnh báo lớn hơn 0 và số lượng bằng hoặc thấp hơn ngưỡng đó. Một sản phẩm không có ngưỡng cảnh báo chỉ có thể là Còn hàng hoặc Hết hàng, và thanh của nó dùng 10 làm giá trị giữ chỗ cho điểm đánh dấu. Thẻ Cảnh báo tồn kho thấp (Low Stock Alerts) trên bảng điều khiển liệt kê tối đa ba sản phẩm được theo dõi ở mức bằng hoặc dưới ngưỡng, kể cả những sản phẩm đã về 0.
- Báo giá và hóa đơn đã hủy. Chỉ những tài liệu thuộc loại hóa đơn mới thay đổi tồn kho. Báo giá, và hóa đơn ở trạng thái Đã hủy, không bao giờ bị trừ.
- Tắt công tắc hoàn kho. Khi Tự động hoàn trả tồn kho tắt, việc chuyển một hóa đơn lùi trạng thái hoặc xóa nó sẽ không đụng đến tồn kho; bạn cần tự điều chỉnh bằng một lần Trả hàng hoặc Điều chỉnh thủ công.
Mẹo
Hướng dẫn liên quan
- Trình chỉnh sửa hóa đơn — hàng chip, dòng mục hàng, chiết khấu và tổng cộng.
- Hóa đơn định kỳ — các lịch trình lấy dòng từ cùng thư viện sản phẩm.
- Sao lưu, xuất và nhập — những gì một tệp sao lưu mang theo, bao gồm cả sản phẩm và tồn kho.