Guía de usuario

Productos, servicios e inventario

Crea una biblioteca de productos con precios y unidades predeterminados, añade artículos guardados a las líneas de factura con un toque y consulta los niveles de stock y las reglas de automatización.

Actualizado: 2026-09-09

Un producto en Invoice Flow es una línea guardada: un nombre, una descripción opcional, un precio predeterminado, una unidad y un tipo impositivo predeterminado. Una vez que existe, cualquier factura, presupuesto o programación recurrente lo incorpora con un toque y tú solo ajustas la cantidad. El mismo registro es el ancla de la herramienta Inventario, que cuenta lo que tienes disponible, y de la automatización de stock, que resta de ese recuento cuando salen facturas.

Esta guía sigue a Kestrel Coffee Roasters, en Portland, Oregón. Maya vende granos tostados en bolsas de 5 lb a cafeterías de toda la ciudad, además de concentrado de cold brew, una bolsa de venta al público de 12 oz lista para el estante y unos cuantos servicios de barista. Oregón no tiene impuesto sobre las ventas, así que sus tipos impositivos se quedan en cero; todo se factura en dólares estadounidenses.

Qué ves en la pantalla

La biblioteca de productos está en la pestaña Ajustes (Settings). Desplázate hasta la sección Biblioteca (Library) y toca Productos y servicios (Products & Services) (subtítulo “Gestiona tu biblioteca de productos”). La lista está ordenada por nombre. Cada fila muestra un icono de caja, el nombre del producto y, debajo, el precio predeterminado seguido de una barra y el código de unidad, por ejemplo “$52.00 / item”. Cuando un producto tiene un tipo impositivo predeterminado superior a cero, la fila añade una viñeta y el tipo, como ”• 20% tax”.

La lupa de la barra de la app convierte el título en un campo Buscar productos… (Search products…) que filtra por nombre mientras escribes; el mismo icono se convierte en una cruz para cerrarlo. Deslizar una fila de derecha a izquierda revela una franja roja de eliminación. El botón redondo + de la parte inferior derecha inicia un producto nuevo. Una biblioteca vacía muestra “Aún no hay productos” con un botón Añadir producto (Add Product).

Otras dos pantallas trabajan con los mismos registros. La pestaña Herramientas (Tools) tiene una tarjeta Inventario (Inventory) que abre los niveles de stock de los productos marcados con seguimiento, y la sección Biblioteca de Ajustes tiene un segundo mosaico, Automatización de stock (Stock automation) (subtítulo “Ajusta el stock automáticamente al facturar”), que decide cuándo las facturas cambian esos niveles. Ambas se tratan más abajo.

Cómo añadir o editar un producto

1. Abre Ajustes, toca Productos y servicios y luego toca +. El editor se abre con el título Nuevo producto (New Product); tocar una fila existente abre el mismo formulario con el título Editar producto (Edit Product) y sus valores rellenados.
2. Escribe el Nombre * (Name *). Es el único campo obligatorio y se convierte en la descripción de la línea de factura. Pon el tamaño del envase en el nombre, como en "Colombia Huila - 5 lb bag", para que la línea se lea correctamente en el PDF.
3. Añade una Descripción (Description) si quieres una nota para ti. No se copia en las líneas de factura ni se imprime; solo aparece en este editor.
4. Introduce el Precio predeterminado * (Default Price *). El campo empieza en 0.00 y acepta decimales; un valor en blanco o no numérico bloquea el guardado con "Obligatorio" o "Número no válido".
5. Elige una Unidad (Unit) en el desplegable: item, hour, day, project o service. Aquí los códigos se muestran tal cual; el editor de facturas y el selector de productos los presentan como Unidad, Hora, Día, Proyecto y Servicio. El PDF imprime solo la cantidad y el precio, no la unidad.
6. Establece la Tasa de impuesto (%) (Tax Rate (%)) si este producto normalmente lleva impuesto. Déjala en 0 para bienes exentos; un valor que no sea un número se rechaza.
7. Toca Guardar (Save) en la barra de la app. La fila aparece en la lista en su posición alfabética.

Si tocas Atrás después de cambiar algo, un cuadro de diálogo Cambios sin guardar (Unsaved Changes) pregunta si quieres quedarte o salir; salir descarta las ediciones. Fíjate en lo que el formulario no contiene: no hay campo para un SKU, ni interruptor para seguir el stock, ni cantidad, ni umbral de stock bajo. Eso tiene consecuencias para la herramienta Inventario, explicadas más abajo.

Cómo poner productos en una factura

El editor de facturas tiene una fila de fichas encima de las líneas. La primera ficha, Producto / Servicio (Product / Service), es la puerta a tu biblioteca.

1. En el editor de facturas, desplázate hasta Líneas de factura (Line Items) y toca Producto / Servicio.
2. El cuadro de diálogo Añadir desde guardados (Add from Saved) enumera todos los productos por nombre con su precio en la moneda de la factura y su palabra de unidad. Desplázate si la lista es larga; toca una fila para añadirla.
3. La línea nueva llega con cantidad 1, la unidad, el precio y el tipo impositivo del producto, y un enlace al registro del producto. Cambia la cantidad, o el precio para este cliente, directamente en la línea; el producto en sí no se modifica.
4. Repite para cada producto. Cada toque añade una línea separada, así que toca una vez y sube la cantidad en lugar de tocar seis veces.

Cuando el producto aún no existe, usa la última fila del selector:

1. En Añadir desde guardados, desplázate hasta el final y toca Crear nuevo elemento (Create New Item).
2. En el cuadro de diálogo Añadir rápido (Quick Add Item), escribe el Nombre *. El cursor ya está en este campo.
3. Introduce el Precio (Price). El prefijo muestra el símbolo de la moneda de la factura, así que en una factura en euros verás "€" aquí.
4. Elige Unidad (Piece), Hora (Hour), Día (Day), Proyecto (Project) o Servicio (Service) en el desplegable junto al precio.
5. Toca Añadir (Add). El producto se guarda en la biblioteca con un tipo impositivo del 0% y aparece como línea nueva en la factura. Tocar Añadir con el nombre vacío no hace nada; usa Cancelar (Cancel) para cerrar sin guardar.

El editor de programaciones recurrentes usa el mismo selector y añade el recuento de stock a los productos con seguimiento. Las líneas añadidas con Personalizado (Custom) no conservan ningún enlace con la biblioteca.

Cómo leer la pantalla de Inventario

Abre la pestaña Herramientas y toca Inventario. La pantalla solo enumera los productos cuyo indicador de seguimiento está activado y muestra tres tarjetas de resumen en la parte superior: Con seguimiento (Tracked) (cuántos productos se cuentan), Stock bajo (Low Stock) (ámbar, con una pequeña insignia cuando el número es mayor que cero) y Agotado (Out) (rojo, con insignia cuando es mayor que cero). Tocar la tarjeta Stock bajo o Agotado filtra la lista a esos productos; tocar la misma tarjeta de nuevo vuelve a mostrar todos. La lupa busca por nombre o SKU.

Cada tarjeta muestra el nombre, una línea “SKU:” cuando hay un código guardado, una etiqueta con la cantidad y la unidad en verde, ámbar o rojo, un pequeño más en un círculo con la descripción Acción de stock (Stock action), una fina barra de rojo a verde con un marcador en el umbral de stock bajo y un punto en el nivel actual, y una fila inferior con el precio y el texto de estado En stock (In stock), Stock bajo (Low stock) o Agotado (Out of stock). La barra va de cero al doble del umbral.

Toca una tarjeta para expandir su Historial de transacciones (Transaction History). Los movimientos se enumeran del más reciente al más antiguo: una flecha verde hacia abajo con un número positivo para una compra, una flecha roja hacia arriba con un número negativo para una venta, una doble flecha azul para un ajuste y una flecha naranja de deshacer para una devolución. La segunda línea indica el origen: Invoice # seguido de un número, o Manual para movimientos que registraste a mano. Aparece un icono de nota cuando se guardó una nota; mantenlo pulsado para leer el texto. Tras veinte filas, la lista termina con “…y N más”.

Cómo registrar stock a mano

Cuando los productos tienen seguimiento, el botón Agregar stock (Add Stock) y el icono Acción de stock de cada tarjeta registran movimientos sin factura.

1. Toca Agregar stock en la parte inferior derecha y luego elige el producto en el cuadro de diálogo Seleccionar producto (Select Product) (las filas indican "nombre (SKU)"). Tocar el más en círculo de una tarjeta se salta este paso.
2. En el cuadro de diálogo titulado con el nombre del producto, elige Compra / Recepción (Purchase / Receive) para mercancía que entra, Ajuste (Adjustment) para sobrescribir el recuento tras un inventario físico, o Devolución (Return) para mercancía que un cliente devolvió.
3. El siguiente cuadro de diálogo se titula Compra — , Ajuste — o Devolución — más el nombre del producto y muestra "Stock actual" con la unidad. Introduce la Cantidad (Quantity); para un ajuste el campo se llama Nueva cantidad (New quantity) y escribes el total que contaste, no la diferencia.
4. Opcionalmente, escribe una nota en Notas (opcional) (Notes (optional)), como el lote de tueste o el motivo de la devolución.
5. Toca Guardar. Un aviso indica "Stock actualizado:" seguido de la nueva cantidad, y la tarjeta, la etiqueta y las tarjetas de resumen se actualizan.

Las compras y devoluciones suman la cantidad al stock y deben ser mayores que cero. Un ajuste sustituye el recuento; el historial guarda la diferencia con signo, así que un inventario físico que encuentra 28 en lugar de 31 aparece como “-3 Ajuste”.

Cómo funciona la automatización de stock

Ajustes → Biblioteca → Automatización de stock controla lo que las facturas hacen con los productos con seguimiento. La indicación de la parte superior establece los dos límites fijos: solo se ven afectados los productos con seguimiento, y los presupuestos nunca cambian el stock.

El motor se ejecuta cuando guardas una factura en el editor, cuando cambias su estado en la pantalla de detalle, antes de una eliminación y cuando una programación recurrente genera una factura. Compara lo que ya se ha registrado para esa factura con lo que la factura requiere ahora y escribe solo la diferencia. Guardar la misma factura cinco veces descuenta una vez; subir una línea de 10 a 12 bolsas descuenta 2 más; reducirla a 8 devuelve 4; devolver a borrador una factura enviada con el disparador en “enviada” lo devuelve todo. Los descuentos aparecen en el historial como Venta con la referencia de la factura, y las reposiciones automáticas como un movimiento de tipo “reposición”.

Con Descontar y avisar, la pantalla de detalle muestra “Stock insuficiente para N producto(s)” tras el cambio de estado; el editor aplica la misma regla sin aviso. Con No descontar por debajo de cero, un producto que quedaría en negativo se omite por completo, y el déficit se notifica de la misma forma. Permitir stock negativo simplemente deja que el recuento baje de cero, lo que se muestra como Agotado en rojo.

Reglas y detalles

• Una biblioteca, sin moneda. Los productos se comparten entre todos los perfiles de empresa y almacenan un número sin más como precio. La lista de Productos y servicios siempre imprime ese número con un signo de dólar, la pantalla de Inventario lo imprime en la moneda de tu perfil predeterminado y el selector de la factura lo imprime en la moneda de la factura. Ninguno convierte el importe; si facturas en más de una moneda, mantén el precio en la que más uses y ajusta la línea.
• Restricciones Pro. Ver la lista de productos y la pantalla de Inventario es gratuito. Crear un producto, abrir un producto para editarlo, Agregar stock y el icono Acción de stock requieren Pro o una prueba activa; de lo contrario se abre la pantalla de pago.
• Búsqueda. La lista de productos coincide solo con un fragmento del nombre. La búsqueda de Inventario coincide con nombre o SKU e ignora mayúsculas y minúsculas.
• Eliminar un producto. Desliza a la izquierda, confirma Eliminar en el cuadro de diálogo “Eliminar producto” y el producto desaparece junto con todo su historial de stock. Las líneas de factura creadas a partir de él conservan su texto, cantidad y precio, así que los documentos antiguos no se ven afectados.
• Editar un producto más adelante. Los cambios de precio, unidad o impuesto solo afectan a las líneas añadidas a partir de ese momento.
• Stock bajo. Un producto cuenta como bajo cuando su cantidad es mayor que cero, su umbral es mayor que cero y la cantidad es igual o inferior al umbral. Un producto sin umbral solo puede estar En stock o Agotado, y su barra usa 10 como marcador provisional. La tarjeta Stock bajo (Low Stock Alerts) del panel enumera hasta tres productos con seguimiento en o por debajo de su umbral, incluidos los que están a cero.
• Presupuestos y facturas canceladas. Solo los documentos de tipo factura cambian el stock. Los presupuestos, y las facturas en estado Cancelada, nunca descuentan.
• Reposición desactivada. Con Devolver stock automáticamente desactivado, retroceder una factura o eliminarla deja el stock intacto; lo corregirías con una Devolución o un Ajuste manual.

Consejos

Guías relacionadas

• El editor de facturas — la fila de fichas, las líneas, los descuentos y los totales.
• Facturas recurrentes — programaciones que toman líneas de la misma biblioteca de productos.
• Copia de seguridad, exportación e importación — qué contiene un archivo de copia de seguridad, incluidos productos y stock.