사용자 가이드

상품, 서비스, 재고

기본 가격과 단위가 설정된 상품 라이브러리를 만들고, 저장된 항목을 한 번의 탭으로 인보이스 라인에 넣으며, 재고 수준과 재고 자동화 규칙을 확인합니다.

업데이트: 2026-09-09

Invoice Flow에서 상품이란 이름, 선택적 설명, 기본 가격, 단위, 기본 세율이 저장된 하나의 라인입니다. 한 번 만들어 두면 모든 인보이스, 견적서, 반복 청구 일정에서 한 번의 탭으로 불러와 수량만 조정하면 됩니다. 같은 레코드는 보유량을 세는 재고(Inventory) 도구와, 인보이스가 발송될 때 그 수량을 차감하는 재고 자동화의 기준점이기도 합니다.

이 가이드는 오리건주 포틀랜드의 Kestrel Coffee Roasters를 따라갑니다. Maya는 5파운드 봉지에 담긴 로스팅 원두를 시내 카페에 판매하고, 콜드브루 농축액, 매장 진열용 12온스 소매 봉지, 몇 가지 바리스타 서비스도 함께 취급합니다. 오리건주에는 판매세가 없으므로 세율은 항상 0으로 유지되며, 모든 청구는 미국 달러로 이루어집니다.

화면에서 보이는 것

상품 라이브러리는 설정(Settings) 탭 아래에 있습니다. 라이브러리(Library) 섹션까지 스크롤해 상품 및 서비스(Products & Services)(부제 “상품 라이브러리를 관리하세요”)를 탭합니다. 목록은 이름순으로 정렬됩니다. 각 행에는 상자 아이콘, 상품명, 그 아래 슬래시와 단위 코드가 함께 표시된 기본 가격이 나타납니다. 예를 들어 “$52.00 / item”입니다. 상품에 0보다 큰 기본 세율이 설정되어 있으면 행에 점과 세율이 추가됩니다. 예: ”• 20% tax”.

앱 바의 돋보기를 탭하면 제목이 입력하는 대로 이름을 필터링하는 상품 검색…(Search products…) 필드로 바뀌며, 같은 아이콘이 닫기 위한 X로 바뀝니다. 행을 오른쪽에서 왼쪽으로 스와이프하면 빨간색 삭제 스트립이 나타납니다. 오른쪽 아래의 둥근 + 버튼으로 새 상품을 시작합니다. 라이브러리가 비어 있으면 “아직 상품이 없습니다”와 상품 추가(Add Product) 버튼이 표시됩니다.

같은 레코드를 다루는 화면이 두 개 더 있습니다. 도구(Tools) 탭에는 재고 추적이 켜진 상품의 재고 수준을 여는 재고(Inventory) 카드가 있고, 설정의 라이브러리 섹션에는 인보이스가 그 수량을 언제 바꾸는지 결정하는 재고 자동화(Stock automation)(부제 “청구 시 재고를 자동으로 조정하세요”) 타일이 두 번째로 있습니다. 둘 다 아래에서 다룹니다.

상품을 추가하거나 수정하는 방법

1. 설정을 열고 상품 및 서비스를 탭한 뒤 +를 탭합니다. 편집기는 새 상품(New Product)이라는 제목으로 열립니다. 기존 행을 탭하면 값이 채워진 같은 폼이 상품 수정(Edit Product)이라는 제목으로 열립니다.
2. 이름 *(Name *)을 입력합니다. 유일한 필수 항목이며 인보이스 라인의 설명이 됩니다. "Colombia Huila - 5 lb bag"처럼 포장 단위를 이름에 넣어 두면 PDF에서 줄이 정확히 표시됩니다.
3. 자신을 위한 메모를 남기고 싶다면 설명(Description)을 추가합니다. 인보이스 라인에 복사되지 않고 인쇄되지도 않으며, 이 편집기에서만 표시됩니다.
4. 기본 가격 *(Default Price *)을 입력합니다. 필드는 0.00에서 시작하고 소수점을 허용하며, 비어 있거나 숫자가 아니면 "필수" 또는 "잘못된 숫자"라는 메시지와 함께 저장이 막힙니다.
5. 드롭다운에서 단위(Unit)를 선택합니다. item, hour, day, project, service 중 하나입니다. 코드는 여기서는 그대로 표시되지만, 인보이스 편집기와 상품 픽커에서는 Piece, Hour, Day, Project, Service로 표시됩니다. PDF에는 수량과 가격만 인쇄되며 단위는 인쇄되지 않습니다.
6. 이 상품에 보통 세금이 붙는다면 세율(%)(Tax Rate (%))을 설정합니다. 비과세 상품이라면 0으로 두세요. 숫자가 아닌 값은 거부됩니다.
7. 앱 바의 저장(Save)을 탭합니다. 행은 목록에서 알파벳순 위치에 나타납니다.

무언가를 바꾼 뒤 뒤로 가기를 탭하면 저장되지 않은 변경 사항(Unsaved Changes) 대화상자가 나타나 머무를지 나갈지 묻습니다. 나가면 변경 사항이 버려집니다. 이 폼에 없는 항목에 유의하세요. SKU 필드, 재고 추적 스위치, 수량, 재고 부족 임계값이 없습니다. 이는 아래에서 설명하는 재고 도구에 영향을 미칩니다.

인보이스에 상품을 넣는 방법

인보이스 편집기에는 항목 위에 칩 행이 있습니다. 첫 번째 칩인 **상품/서비스(Product / Service)**가 라이브러리로 들어가는 문입니다.

1. 인보이스 편집기에서 항목(Line Items)까지 스크롤해 상품/서비스를 탭합니다.
2. 저장된 항목에서 추가(Add from Saved) 대화상자는 모든 상품을 이름, 인보이스 통화로 표시된 가격, 단위 단어와 함께 나열합니다. 목록이 길면 스크롤하고, 행을 탭해 추가합니다.
3. 새 줄은 수량 1, 그 상품의 단위·가격·세율, 상품 레코드로의 연결과 함께 추가됩니다. 수량이나 이 고객에 대한 가격은 줄에서 직접 바꿀 수 있으며 상품 자체는 변경되지 않습니다.
4. 각 상품에 대해 반복합니다. 탭할 때마다 새 줄이 추가되므로, 여섯 번 탭하는 대신 한 번 탭하고 수량을 올리세요.

아직 존재하지 않는 상품이라면 픽커의 마지막 행을 사용하세요.

1. 저장된 항목에서 추가에서 맨 아래로 스크롤해 새 항목 만들기(Create New Item)를 탭합니다.
2. 빠른 항목 추가(Quick Add Item) 대화상자에서 이름 *(Name *)을 입력합니다. 커서는 이미 이 필드에 있습니다.
3. 가격(Price)을 입력합니다. 접두사는 인보이스의 통화 기호를 표시하므로, 유로 인보이스에서는 여기에 "€"가 보입니다.
4. 가격 옆 드롭다운에서 Piece, Hour, Day, Project, Service 중 하나를 선택합니다.
5. 추가(Add)를 탭합니다. 상품은 세율 0%로 라이브러리에 저장되고 인보이스의 새 줄로 나타납니다. 이름이 비어 있는 상태로 추가를 탭하면 아무 일도 일어나지 않습니다. 저장하지 않고 닫으려면 취소(Cancel)를 사용하세요.

반복 청구 일정 편집기도 같은 픽커를 사용하며, 재고가 추적되는 상품에는 재고 수량 계산도 함께 반영됩니다. **직접 입력(Custom)**으로 추가한 줄은 라이브러리와 연결되지 않습니다.

재고 화면을 읽는 방법

도구 탭을 열고 재고를 탭합니다. 이 화면에는 추적 플래그가 켜진 상품만 나열되며, 상단에 세 개의 요약 카드가 있습니다. 추적 중(Tracked)(추적되는 상품 수), 재고 부족(Low Stock)(호박색, 0보다 크면 작은 배지 표시), 품절(Out)(빨간색, 0보다 크면 배지 표시)입니다. 재고 부족이나 품절 카드를 탭하면 해당 상품만으로 목록이 필터링되고, 같은 카드를 다시 탭하면 전체로 돌아갑니다. 돋보기로 이름 또는 SKU를 검색할 수 있습니다.

각 카드에는 이름, 코드가 저장된 경우 “SKU:” 줄, 수량과 단위가 초록색·호박색·빨간색으로 표시된 알약, **재고 액션(Stock action)**이라는 툴팁이 붙은 작은 원형 플러스, 재고 부족 임계값에 마커가 있고 현재 수준에 점이 있는 얇은 빨강-초록 막대, 그리고 가격과 재고 있음(In stock), 재고 부족(Low stock), **품절(Out of stock)**이라는 상태 텍스트가 있는 하단 줄이 표시됩니다. 막대는 0부터 임계값의 두 배까지 이어집니다.

카드를 탭하면 **거래 내역(Transaction History)**이 펼쳐집니다. 이동 내역은 최근 순으로 나열됩니다. 매입은 양수와 초록색 아래 화살표, 판매는 음수와 빨간색 위 화살표, 조정은 파란색 이중 화살표, 반품은 주황색 되돌리기 화살표로 표시됩니다. 두 번째 줄은 출처를 나타냅니다. **인보이스 #**과 번호, 또는 직접 기록한 이동이면 **수동(Manual)**입니다. 메모가 저장된 경우 노트 아이콘이 나타나며, 길게 누르면 내용을 읽을 수 있습니다. 20개 행 이후에는 목록이 ”…그리고 N개 더”로 끝납니다.

손으로 재고를 기록하는 방법

상품이 추적되고 있다면, 재고 추가(Add Stock) 버튼과 카드별 재고 액션 아이콘으로 인보이스 없이 이동을 기록할 수 있습니다.

1. 오른쪽 아래의 재고 추가를 탭한 뒤 상품 선택(Select Product) 대화상자에서 상품을 선택합니다(행은 "이름 (SKU)" 형식). 카드의 원형 플러스를 탭하면 이 단계를 건너뜁니다.
2. 상품명이 제목인 대화상자에서 입고에는 매입/입고(Purchase / Receive), 재고 조사 후 수량을 덮어쓰려면 조정(Adjustment), 고객이 반품한 상품에는 반품(Return)을 선택합니다.
3. 다음 대화상자는 Purchase — , Adjustment — , Return — 뒤에 상품명이 붙은 제목과 함께 "현재 재고"를 단위와 함께 보여줍니다. 수량(Quantity)을 입력합니다. 조정의 경우 필드 이름은 새 수량(New quantity)이며, 차이가 아니라 실제로 센 총량을 입력합니다.
4. 필요하다면 메모 (선택 사항)(Notes (optional))에 로스팅 배치나 반품 사유 등을 적습니다.
5. 저장을 탭합니다. "재고가 업데이트되었습니다:"라는 스낵바에 새 수량이 이어서 표시되고, 카드·알약·요약 카드가 새로고침됩니다.

매입과 반품은 재고에 수량을 더하며 0보다 커야 합니다. 조정은 수량을 대체하며, 내역에는 부호가 있는 차이가 저장됩니다. 예를 들어 재고 조사에서 31 대신 28을 발견하면 “-3 Adjustment”로 표시됩니다.

재고 자동화가 작동하는 방식

설정 → 라이브러리 → 재고 자동화는 인보이스가 추적되는 상품에 어떤 영향을 주는지 제어합니다. 상단의 안내 문구는 두 가지 고정 규칙을 명시합니다. 추적되는 상품만 영향을 받으며, 견적서는 절대 재고를 바꾸지 않습니다.

이 엔진은 편집기에서 인보이스를 저장할 때, 상세 화면에서 상태를 바꿀 때, 삭제 전, 반복 청구 일정이 인보이스를 생성할 때 실행됩니다. 그 인보이스에 대해 이미 기록된 것과 인보이스가 지금 요구하는 것을 비교해 차이만 기록합니다. 같은 인보이스를 다섯 번 저장해도 한 번만 차감되고, 한 줄을 10에서 12봉지로 늘리면 2봉지만 추가로 차감되며, 8로 줄이면 4봉지가 되돌아옵니다. 기준이 “발송됨”인 발송된 인보이스를 임시저장으로 되돌리면 모든 것이 반환됩니다. 차감은 내역에 인보이스 참조와 함께 판매로 표시되고, 자동 반환은 “restock”이라는 종류의 이동으로 표시됩니다.

차감 후 경고를 선택하면 상태 변경 후 상세 화면에 “N개 상품의 재고가 부족합니다”가 표시되고, 편집기는 같은 규칙을 조용히 적용합니다. 0 미만으로 차감하지 않음을 선택하면 음수가 될 상품은 완전히 건너뛰며, 부족분은 같은 방식으로 보고됩니다. 음수 재고 허용은 단순히 수량이 0 아래로 내려가는 것을 허용하며, 이는 빨간색 품절로 표시됩니다.

규칙과 세부 사항

• 하나의 라이브러리, 통화 없음. 상품은 모든 비즈니스 프로필이 공유하며 가격은 단순한 숫자로 저장됩니다. 상품 및 서비스 목록은 그 숫자를 항상 달러 기호와 함께 표시하고, 재고 화면은 기본 프로필의 통화로, 인보이스 픽커는 인보이스의 통화로 표시합니다. 어느 쪽도 금액을 환산하지 않으므로, 여러 통화로 청구한다면 가장 자주 쓰는 통화로 가격을 유지하고 필요할 때 줄에서 조정하세요.
• Pro 제한. 상품 목록과 재고 화면을 보는 것은 무료입니다. 상품 만들기, 수정을 위해 열기, 재고 추가, 재고 액션 아이콘은 Pro 또는 활성 체험판이 필요하며, 그렇지 않으면 결제 화면이 열립니다.
• 검색. 상품 목록은 이름의 일부만 대조합니다. 재고 검색은 이름이나 SKU를 대소문자 구분 없이 대조합니다.
• 상품 삭제. 왼쪽으로 스와이프해 “상품 삭제” 대화상자에서 삭제를 확인하면, 상품은 재고 이력 전체와 함께 사라집니다. 그 상품에서 만들어진 인보이스 줄은 텍스트, 수량, 가격을 그대로 유지하므로 기존 문서는 영향을 받지 않습니다.
• 나중에 상품 수정. 가격, 단위, 세금을 바꿔도 그 이후 추가되는 줄에만 영향을 줍니다.
• 재고 부족. 상품은 수량이 0보다 크고 임계값이 0보다 크며 수량이 임계값 이하일 때 재고 부족으로 계산됩니다. 임계값이 없는 상품은 재고 있음 또는 품절로만 표시되며, 막대는 마커의 자리표시자로 10을 사용합니다. 대시보드의 재고 부족 알림(Low Stock Alerts) 카드는 임계값 이하(0인 경우 포함)인 추적 상품을 최대 세 개까지 나열합니다.
• 견적서와 취소된 인보이스. 인보이스 유형의 문서만 재고를 바꿉니다. 견적서와 취소 상태의 인보이스는 절대 차감하지 않습니다.
• 재고 반환 스위치 끔. 재고 자동 반환이 꺼져 있으면 인보이스를 뒤로 이동하거나 삭제해도 재고는 그대로 남으므로, 수동 반품이나 조정으로 직접 고쳐야 합니다.

팁

관련 가이드

• 인보이스 편집기 — 칩 행, 항목, 할인, 합계.
• 반복 청구 — 같은 상품 라이브러리에서 줄을 가져오는 일정.
• 백업, 내보내기, 가져오기 — 백업 파일이 상품과 재고를 포함해 무엇을 담는지.