사용자 가이드

반복 청구서와 청구 일정

매주, 매월, 분기별, 매년 반복되는 일정을 설정하면 Invoice Flow가 주기마다 동일한 청구서 초안을 자동으로 만들어 줍니다. 검토, 일시 중지, 종료 방법도 함께 안내합니다.

업데이트: 2026-09-09

같은 고객에게 정기적으로 같은 금액을 청구한다면, 매달 청구서를 직접 입력하는 것은 시간 낭비일 뿐 아니라 깜빡하기도 쉽습니다. Invoice Flow의 반복 일정 기능은 고객, 항목, 주기를 한 번만 저장해 두면, 주기가 돌아올 때마다 새 청구서 초안을 만들어 줍니다. 번호는 평소 사용하는 순번으로 매겨지고, 날짜는 원래 발생했어야 할 날짜로 지정됩니다. 발송 시점은 여전히 사용자가 결정합니다.

아래 안내는 텍사스주 오스틴의 Ironline Fitness Studio 사례를 사용합니다. 이 스튜디오는 매달 Hollis 가족에게 세 명분의 회원권을 청구하고, Riverbend Runners Club에는 매달 그룹 트레이닝 비용을 청구하며, Cedar Point Logistics와는 2027년 3월에 종료되는 분기별 기업 웰니스 계약을 맺고 있고, Northgate Physio와는 여름 동안 일시 중지된 격주 스튜디오 대여 계약을 맺고 있습니다.

화면에서 보이는 것

반복 일정은 도구(Tools) 탭 아래에 있습니다. 도구를 열고 생산성(Productivity) 섹션에서 청록색 반복 청구(Recurring) 카드를 탭하세요. 열리는 화면의 제목은 반복 청구서(Recurring Invoices)입니다.

위에서 아래로:

• 다가오는 일정 스트립. 활성 일정이 하나라도 있으면, 최대 네 개의 작은 카드가 가로로 나열되어 가장 가까운 다음 실행 날짜를 보여주며, 각 카드에는 고객 이름과 해당 주기에 발생할 금액이 표시됩니다. 색상은 긴급도를 나타냅니다: 날짜가 이미 지났으면 빨강, 3일 이내면 주황, 그 외에는 초록입니다. Riverbend Runners Club은 9월 4일이 지나버려서 빨강으로 표시되고, Hollis 가족 카드는 오늘이 마감이라 주황으로 표시됩니다.
• 필터 칩. 전체(All), 활성(Active), 일시 중지(Paused)로 목록을 좁힙니다. 위쪽 스트립은 선택한 칩의 영향을 받지 않습니다.
• 일정 행. 각 행에는 고객 이름, 텍스트로 표시되는 주기(매달, 2주마다, 분기별, 3개월마다 등), 괄호 안 카운트다운이 있는 다음 실행 날짜(오늘, 내일, 10일 후 또는 5일 연체), 세금이 포함된 주기당 총액, 그리고 활성 또는 일시 중지 배지가 표시됩니다. 왼쪽의 둥근 반복 아이콘은 활성 일정이면 초록색, 다음 날짜가 이미 지난 활성 일정이면 빨간색, 일시 중지된 일정이면 회색입니다. 이름 옆의 작은 종이비행기 아이콘은 해당 일정에 자동 전송(Auto-send)이 켜져 있음을 의미합니다.
• + 버튼. 새 일정(New Schedule) 편집기를 엽니다.

행을 오른쪽에서 왼쪽으로 스와이프하면 삭제를 제안합니다. 길게 누르면 편집(Edit), 일시 중지(Pause)(또는 활성화, Activate), 지금 생성(Trigger Now), 삭제(Delete)가 있는 작업 시트가 열립니다.

일정을 만드는 방법

예시는 Hollis 가족의 회원권입니다: 세 사람, 매달 9일에 청구됩니다.

1. 도구를 열고 반복 청구를 탭한 뒤 + 버튼을 탭합니다. 편집기를 열려면 활성 체험판이나 Pro 구독이 필요합니다. 무료 계정에서는 대신 업그레이드 화면으로 이동합니다.
2. 고객 *(Client)에서 고객을 선택합니다. 목록에는 이미 저장한 고객만 표시되므로, 새 고객이라면 먼저 고객을 추가하세요.
3. 비즈니스 프로필 *(Business Profile)에서 청구서를 발행할 프로필을 선택합니다. 프로필을 선택하면 통화(Currency)도 해당 프로필의 기본 통화로 바뀌며, 이후 변경할 수 있습니다.
4. 주기(Frequency)를 설정합니다. 선택지는 매주(Weekly), 격주(Biweekly), 매달(Monthly, 기본값), 분기별(Quarterly), 매년(Yearly)입니다.
5. 매주, 매달, 매년 일정에서는 N 기간마다(Every N periods)라는 추가 필드가 나타납니다. 매주 또는 매달이면 1로 두고, 격주라면 2, 연 2회라면 6과 같이 입력합니다. 격주와 분기별은 이 필드를 표시하지 않으며 항상 2주 또는 3개월 주기로 실행됩니다.
6. 시작(Start) 칩을 탭해 첫 청구일을 선택합니다. 기본값은 오늘이며 첫 청구서의 발행일이 됩니다.
7. 필요하다면 종료(End)를 탭해 일정이 실행될 마지막 날짜를 선택합니다. 칩의 작은 ×를 탭하면 종료일을 다시 제거할 수 있습니다.
8. 지금은 자동 전송(Auto-send)을 그대로 두고("규칙과 세부 사항" 참고), 통화를 확인한 뒤 생성되는 청구서에 사용할 PDF 템플릿(Template)을 선택합니다.
9. 생성되는 모든 청구서의 메모에 포함될 내용을 메모(Notes)에 입력합니다. 예를 들어 회원권 플랜이나 구매 주문 참조 번호입니다.

편집기는 저장되지 않은 변경 사항을 감시합니다. 무언가 바꾼 후 ×나 뒤로 가기를 누르면, 정말로 나갈 것인지 묻습니다.

반복될 항목을 정의하는 방법

항목(Line Items) 아래의 모든 내용은 여기서 남겨둔 그대로 생성되는 청구서마다 그대로 복사됩니다. 스크린샷은 편집을 위해 열린 Cedar Point Logistics 계약을 보여줍니다: 직원 좌석 24개(135달러)에 분기당 현장 워크숍 1회가 추가됩니다.

1. 항목으로 스크롤합니다. 새 일정은 #1이라는 빈 항목 카드 하나로 시작합니다.
2. 설명(Description), 수량(Qty), 가격(Price), 세율 %(Tax %)를 직접 입력하거나, 카드의 상품 추가(Add Product)를 탭해 상품 라이브러리에서 항목을 가져옵니다. 상품을 선택하면 이름, 가격, 세율이 채워지고 상품과의 연결이 유지되며, 이미 입력한 수량은 그대로 유지됩니다.
3. 추가 항목마다 항목 제목 옆의 추가(Add)를 탭합니다. 새 카드는 잠시 강조 표시되며 화면이 그쪽으로 스크롤됩니다.
4. 필요 없는 항목은 카드의 빨간 마이너스 아이콘으로 제거합니다. 이 아이콘은 일정에 항목이 두 개 이상일 때만 표시됩니다.
5. 하단의 회색 주기당 합계(Total per cycle) 상자를 확인합니다. 이는 모든 항목에 대해 수량 × 가격 × (1 + 세율)을 합산한 값으로, 목록과 다가오는 일정 스트립에 표시되는 숫자입니다.
6. 우측 상단의 저장(Save)을 탭합니다.

위 항목 #1처럼 항목 번호 옆에 작은 상자 아이콘이 있으면 해당 줄이 상품에 연결되어 있다는 뜻입니다. 재고 자동화를 사용한다면 이 연결이 중요합니다. 청구서가 생성될 때, 자동화 설정에 따라 연결된 상품의 재고가 차감될 수 있습니다.

저장이 거부되는 경우는 두 가지입니다: 고객이나 프로필이 없는 경우(드롭다운에 고객을 선택하세요 또는 프로필을 선택하세요가 표시됨), 그리고 모든 항목의 설명이 비어 있고 가격이 0인 경우(최소 하나의 항목을 추가하세요라는 짧은 메시지가 표시됨).

일정을 일시 중지, 재개, 건너뛰기, 삭제하는 방법

반복 청구서 화면에서 행을 길게 눌러 작업 시트를 엽니다.

1. 일정을 일시적으로 멈추려면 일시 중지(Pause)를 선택합니다. 배지가 일시 중지(Paused)로 바뀌고, 아이콘이 회색이 되며, 일정이 다가오는 스트립에서 사라집니다. 다음 날짜를 포함해 그 외 다른 사항은 바뀌지 않습니다.
2. 재개하려면 일시 중지된 행을 길게 눌러 활성화(Activate)를 선택합니다. 다음 날짜가 이미 과거라면, 앱은 다음 실행 시 놓친 기간만큼 따라잡습니다. 즉 놓친 주기마다 청구서 하나씩입니다. 일시 중지된 달을 청구하고 싶지 않다면 먼저 일정을 편집하세요.
3. 청구서를 생성하지 않고 현재 주기만 건너뛰려면 지금 생성(Trigger Now)을 선택합니다. 이름과 달리 이는 청구서를 만들지 않습니다. 일정을 오늘 처리된 것으로 표시하고 다음 날짜를 한 주기만큼 앞당깁니다. 청구서가 생성됨, 다음: Oct 9, 2026과 같은 메시지로 새 날짜를 확인해 줍니다.
4. 주기, 날짜, 항목, 메모를 바꾸려면 편집(Edit)을 선택합니다. 편집으로는 다음 실행 날짜가 이동하지 않으며 활성/일시 중지 상태도 바뀌지 않습니다.
5. 일정을 완전히 제거하려면 삭제(Delete)를 선택하거나(또는 행을 왼쪽으로 스와이프), 일정을 삭제할까요?(Delete schedule?) 대화 상자에서 삭제를 확인합니다. 일정이 이미 생성한 청구서는 문서 목록에 그대로 남습니다.

생성된 청구서가 어떻게 나타나며 찾는 방법

앱은 완전히 종료된 뒤 다시 열릴 때(콜드 스타트)마다 마감된 일정이 있는지 확인합니다. 백그라운드에 있는 동안이나 단순히 다시 전환할 때는 확인하지 않습니다. 일정은 활성 상태이고 다음 날짜가 오늘이거나 그 이전일 때 마감된 것으로 간주됩니다. 마감된 일정마다 앱은 놓친 주기 하나당 청구서 초안 하나를 생성하고 다음 날짜를 앞으로 이동시키므로, 두 달 동안 서랍 속에 있던 휴대폰은 다음 실행 시 놓친 두 달치 청구서를 모두 생성합니다.

생성된 각 청구서는:

• 초안(Draft) 상태이므로, 직접 열어서 발송하기 전까지는 아무것도 나가지 않습니다.
• 발행 프로필의 기본 청구서 번호 체계에서(체계가 없다면 간단한 접두사와 카운터로) 다음 사용 가능한 번호를 가져오며, 수동으로 만든 청구서와 마찬가지로 카운터를 증가시킵니다.
• 앱을 연 날짜가 아니라 해당 주기가 예정되어 있던 날짜에 발행되므로, 밀린 청구서를 한꺼번에 처리해도 서류상 날짜는 올바르게 유지됩니다.
• 발행일로부터 30일 후가 마감일입니다.
• 일정의 통화, 템플릿, 메모, 항목을 그대로 가져오며, 소계, 세금, 합계가 이미 계산되어 있습니다.
• 그 시점의 프로필 연락처, 세금 ID, 주소, 결제 조건을 그대로 고정하므로, 이후 프로필을 수정해도 이 청구서의 PDF는 다시 작성되지 않습니다.

일괄 처리 후에는 일정 자체도 앞으로 이동합니다. 이 가이드 시작 부분의 목록과 아래 목록을 비교해 보세요: Runners Club 행은 이제 25일 후인 10월 4일로 표시되고, 다가오는 스트립도 다시 정렬됩니다.

특정 일정이 생성한 모든 청구서를 찾으려면:

1. 청구서(Invoices) 세그먼트가 선택된 문서 탭을 엽니다.
2. 상단 바의 필터 아이콘(가로 세 줄)을 탭해 문서 필터(Filter documents)를 엽니다.
3. 추가 필터(Additional filters)를 펼치고 반복 일정에서 생성됨(From a recurring schedule)을 켭니다.
4. 적용(Apply)을 탭합니다. 일정에서 생성된 청구서만 남습니다. 같은 시트의 고객 선택기와 조합하면 특정 일정의 이력을 볼 수 있고, 초안(Draft) 칩과 조합하면 아직 발송해야 할 항목을 볼 수 있습니다.

생성된 초안은 목록에서 다른 표시가 없으며, 다른 초안과 마찬가지로 편집, 발송, 결제, 보관할 수 있습니다.

규칙과 세부 사항

• Pro 제한. 편집기 열기(신규 또는 편집)만 체험판이나 구독이 필요합니다. 목록 보기, 일시 중지, 활성화, 지금 생성, 삭제는 모든 계정에서 가능합니다.
• 생성 시 날짜 계산. 매주는 7 × N일을 더하고, 격주는 14일, 매달은 N개월, 분기별은 3개월, 매년은 12 × N개월을 더합니다. 월 단위 계산은 해당 월의 마지막 날에 맞춰지므로, 1월 31일에 시작한 일정은 2월 28일 또는 29일에 실행된 뒤 3월 31일에 실행됩니다.
• 지금 생성은 더 단순한 계산을 사용합니다. 건너뛰기 동작은 이런 조정 없이 달력상의 개월 수만 더하므로, 1월 31일로 지정된 매달 일정을 수동으로 건너뛰면 2월 28일이 아니라 3월 3일이 됩니다. 종료일도 무시됩니다. 정확한 월말 날짜가 중요하다면 건너뛰기 대신 시작일을 편집하세요.
• 종료일. 청구서 생성 후 앱은 새로운 다음 날짜와 종료일을 비교합니다. 그보다 이르지 않으면 일정이 일시 중지로 전환됩니다. 지금 생성은 이 확인을 수행하지 않습니다.
• 밀린 주기 처리. 놓친 주기는 한 번의 실행에서 차례로 생성되며, 각각 예정된 날짜로 발행되고, 다음 날짜가 미래가 될 때까지 계속됩니다. 실패한 일정(예: 사용 가능한 청구서 번호를 찾지 못한 경우)은 해당 실행에서 건너뛰어질 뿐 다른 일정을 막지는 않습니다.
• 자동 전송(Auto-send)은 일정과 함께 저장되고 행에 종이비행기 아이콘으로 표시되지만, 현재 버전에서는 이것만으로 자동 전송이 이루어지지 않습니다. 생성된 청구서는 항상 초안이며 청구서 화면에서 직접 발송해야 합니다. 이 스위치는 의도를 기록하는 용도로 생각하세요.
• 번호 매기기. 생성기는 수동 청구서와 동일한 번호 체계를 사용하며 사용되지 않은 번호를 찾을 때까지 계속 시도하므로, 일정과 수동 청구서의 번호가 충돌하지 않습니다. 언어 토큰이 포함된 템플릿은 해당 토큰을 제거합니다. 일정에는 청구서 언어가 저장되지 않기 때문입니다.
• 나중에 편집하기. 일정을 변경하면 변경 이후에 생성되는 청구서에 적용됩니다. 이미 생성된 청구서는 일반 청구서이므로 영향을 받지 않습니다.
• 일정 삭제는 그 일정이 만든 청구서를 그대로 남깁니다. 청구서는 연결 정보를 유지하므로 여전히 반복 일정에서 생성됨 필터에 해당합니다.
• 분석. 분석 화면의 반복 매출(Recurring revenue) 카드는 모든 활성 일정을 월 단위 수치로 정규화합니다. 일시 중지된 일정은 제외됩니다.

팁

관련 가이드

• 청구서 상태, 목록, 이력 - 초안을 발송한 뒤 어떤 일이 일어나는지 다룹니다.
• 상품과 재고 - 상품 추가에서 사용하는 상품 라이브러리 구축과 재고 자동화를 다룹니다.
• 연체료 - 반복 고객이 계속 늦게 결제할 경우를 다룹니다.