Benutzerhandbuch

Wiederkehrende Rechnungen und Abrechnungszeitpläne

Richten Sie wöchentliche, monatliche oder jährliche Zeitpläne ein, damit Invoice Flow jede Rechnung als Entwurf anlegt, und pausieren oder beenden Sie sie.

Aktualisiert: 2026-09-09

Wenn Sie demselben Kunden in regelmäßigen Abständen denselben Betrag berechnen, ist es vergeudete Mühe, diese Rechnung jeden Monat von Hand zu tippen, und ein sicherer Weg, eine zu vergessen. Ein wiederkehrender Zeitplan in Invoice Flow speichert Kunde, Positionen und Rhythmus einmal; die App legt dann bei jedem fälligen Zyklus einen neuen Rechnungsentwurf an, nummeriert in Ihrer normalen Reihenfolge und datiert auf den Tag, an dem er fällig war. Wann Sie ihn senden, entscheiden weiterhin Sie.

Die folgende Anleitung nutzt Ironline Fitness Studio in Austin, Texas. Das Studio stellt der Familie Hollis jeden Monat drei Mitgliedschaften in Rechnung, berechnet dem Riverbend Runners Club monatlich einen Gruppentrainingsblock, hat einen vierteljährlichen Firmen-Wellnessvertrag mit Cedar Point Logistics, der im März 2027 endet, und eine vierzehntägige Studiomiete mit Northgate Physio, die über den Sommer pausiert ist.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Wiederkehrende Zeitpläne liegen unter dem Tab Werkzeuge: Öffnen Sie Werkzeuge und tippen Sie im Abschnitt Produktivität auf die türkise Kachel Wiederkehrend. Der Bildschirm, der sich öffnet, heißt Wiederkehrende Rechnungen.

Von oben nach unten:

• Streifen der anstehenden Termine. Solange mindestens ein Zeitplan aktiv ist, zeigt eine horizontale Reihe von bis zu vier kleinen Karten die nächsten Ausführungstermine, jede mit Kundenname und dem Betrag, den dieser Zyklus erzeugen wird. Die Färbung verrät die Dringlichkeit: rot, wenn das Datum bereits vorbei ist, gelb, wenn es in den nächsten drei Tagen liegt, sonst grün. Der Riverbend Runners Club ist rot, weil sein Termin am 4. September verstrichen ist; die Karte der Familie Hollis ist gelb, weil sie heute fällig ist.
• Filterchips. Alle, Aktiv und Pausiert grenzen die Liste ein. Der Streifen darüber wird vom gewählten Chip nicht beeinflusst.
• Zeitplanzeilen. Jede Zeile zeigt den Kundennamen, die Häufigkeit in Worten (Jeden Monat, Alle 2 Wochen, Vierteljährlich, Alle 3 Monate und so weiter), das nächste Ausführungsdatum mit einem Countdown in Klammern (heute, morgen, in 10 Tagen oder 5 Tage überfällig), die Summe pro Zyklus inklusive Steuer und ein Abzeichen Aktiv oder Pausiert. Das runde Wiederholungssymbol links ist grün bei einem aktiven Zeitplan, rot bei einem aktiven Zeitplan, dessen nächstes Datum bereits in der Vergangenheit liegt, und grau bei einem pausierten. Ein kleines Papierflieger-Symbol neben dem Namen bedeutet, dass Automatisch senden für diesen Zeitplan eingeschaltet ist.
• Schaltfläche +. Öffnet den Editor Neuer Zeitplan.

Wischen Sie eine Zeile von rechts nach links, wird angeboten, sie zu löschen. Langes Drücken öffnet ein Aktionsblatt mit Bearbeiten, Pausieren (oder Aktivieren), Jetzt auslösen und Löschen.

So legen Sie einen Zeitplan an

Das Beispiel ist die Mitgliedschaft der Familie Hollis: drei Personen, abgerechnet am Neunten jedes Monats.

1. Öffnen Sie Werkzeuge (Tools), dann Wiederkehrend (Recurring), und tippen Sie auf die Schaltfläche +. Das Öffnen des Editors erfordert eine aktive Testphase oder ein Pro-Abonnement; mit einem kostenlosen Konto werden Sie stattdessen zum Upgrade-Bildschirm geleitet.
2. Wählen Sie unter Kunde * (Client *) den Kunden. Die Liste enthält nur bereits gespeicherte Kunden, legen Sie neue Kunden also zuerst an.
3. Wählen Sie unter Geschäftsprofil * (Business Profile *) das Profil, das die Rechnungen ausstellt. Die Wahl eines Profils stellt auch Währung (Currency) auf die Standardwährung dieses Profils um; Sie können sie danach ändern.
4. Legen Sie die Häufigkeit (Frequency) fest. Die Optionen sind Wöchentlich (Weekly), Zweiwöchentlich (Biweekly), Monatlich (Monthly, die Vorgabe), Vierteljährlich (Quarterly) und Jährlich (Yearly).
5. Bei wöchentlichen, monatlichen oder jährlichen Zeitplänen erscheint ein zusätzliches Feld Alle N Perioden (Every N periods). Lassen Sie es für jede Woche oder jeden Monat auf 1, oder geben Sie 2 für jede zweite Woche, 6 für zweimal im Jahr und so weiter ein. Zweiwöchentlich und vierteljährlich zeigen dieses Feld nicht und laufen immer alle zwei Wochen bzw. alle drei Monate.
6. Tippen Sie auf den Chip Beginn (Start), um das erste Abrechnungsdatum zu wählen. Es steht standardmäßig auf heute und wird zum Ausstellungsdatum der ersten Rechnung.
7. Tippen Sie optional auf Ende (End) und wählen Sie das letzte Datum, bis zu dem der Zeitplan laufen darf. Tippen Sie auf das kleine × am Chip, um ein Enddatum wieder zu entfernen.
8. Lassen Sie Automatisch senden (Auto-send) vorerst unangetastet (siehe Regeln und Details), prüfen Sie Währung und wählen Sie die PDF-Vorlage (Template), die die erzeugten Rechnungen verwenden sollen.
9. Tippen Sie unter Notizen (Notes) alles ein, was in den Notizen jeder erzeugten Rechnung erscheinen soll, zum Beispiel den Mitgliedschaftstarif oder eine Bestellnummer.

Der Editor achtet auf ungespeicherte Änderungen: Wenn Sie nach einer Änderung auf das × oder die Zurück-Schaltfläche tippen, fragt er, ob Sie wirklich gehen wollen.

So definieren Sie die wiederkehrenden Positionen

Alles unter Positionen wird genau so, wie Sie es hier hinterlassen, auf jede erzeugte Rechnung kopiert. Der Screenshot zeigt den zur Bearbeitung geöffneten Vertrag mit Cedar Point Logistics: 24 Mitarbeiterplätze zu 135 USD plus ein Vor-Ort-Workshop pro Quartal.

1. Scrollen Sie nach unten zu Positionen (Line Items). Ein neuer Zeitplan beginnt mit einer leeren Positionskarte mit der Beschriftung #1.
2. Tippen Sie entweder von Hand in Beschreibung, Menge (Qty), Preis und Steuer %, oder tippen Sie auf der Karte auf Produkt hinzufügen (Add Product), um einen Artikel aus Ihrer Produktbibliothek zu übernehmen. Die Wahl eines Produkts füllt Name, Preis und Steuersatz aus und behält eine Verknüpfung zum Produkt; die bereits eingegebene Menge bleibt erhalten.
3. Tippen Sie für jede weitere Position auf Hinzufügen (Add) neben der Überschrift Positionen. Die neue Karte wird kurz hervorgehoben und die Seite scrollt zu ihr.
4. Entfernen Sie eine unerwünschte Position über das rote Minus-Symbol auf ihrer Karte. Das Symbol erscheint nur, solange der Zeitplan mehr als eine Position hat.
5. Prüfen Sie das graue Feld Summe pro Zyklus (Total per cycle) unten. Es ist Menge × Preis × (1 + Steuer), summiert über alle Positionen, und das ist die Zahl, die die Liste und der Streifen der anstehenden Termine anzeigen werden.
6. Tippen Sie oben rechts auf Speichern (Save).

Ein kleines Kartonsymbol neben der Positionsnummer, wie bei Position #1 oben, zeigt Ihnen, dass die Zeile mit einem Produkt verknüpft ist. Diese Verknüpfung ist wichtig, wenn Sie die Lagerautomatisierung nutzen: Beim Erzeugen der Rechnung kann die App den Bestand verknüpfter Produkte gemäß Ihren Automatisierungseinstellungen abziehen.

Das Speichern wird in zwei Fällen verweigert: bei fehlendem Kunden oder Profil (das Dropdown zeigt Kunden auswählen oder Profil auswählen) und bei einem Zeitplan, in dem jede Position eine leere Beschreibung und einen Preis von null hat (eine kurze Meldung Mindestens eine Position hinzufügen erscheint).

So pausieren, reaktivieren, überspringen oder löschen Sie einen Zeitplan

Drücken Sie auf dem Bildschirm Wiederkehrende Rechnungen lange auf eine Zeile, um ihr Aktionsblatt zu öffnen.

1. Um einen Zeitplan vorübergehend anzuhalten, wählen Sie Pausieren (Pause). Das Abzeichen wechselt zu Pausiert, das Symbol wird grau, und der Zeitplan verschwindet aus dem Streifen der anstehenden Termine. Sonst ändert sich nichts, auch nicht sein nächstes Datum.
2. Zum Fortsetzen drücken Sie lange auf die pausierte Zeile und wählen Aktivieren (Activate). Liegt das nächste Datum inzwischen in der Vergangenheit, holt die App beim nächsten Start nach: eine Rechnung pro verpasster Periode. Bearbeiten Sie den Zeitplan zuerst, wenn Sie die pausierten Monate lieber nicht abrechnen möchten.
3. Um die aktuelle Periode ohne Rechnung zu überspringen, wählen Sie Jetzt auslösen (Trigger Now). Trotz des Namens erzeugt das keine Rechnung; es markiert den Zeitplan als heute erledigt und verschiebt das nächste Datum um eine Periode nach vorn. Eine Meldung wie Rechnung ausgelöst, nächste: Oct 9, 2026 bestätigt das neue Datum.
4. Um Rhythmus, Daten, Positionen oder Notizen zu ändern, wählen Sie Bearbeiten (Edit). Bearbeiten verschiebt nie das nächste Ausführungsdatum und ändert nie den Zustand aktiv oder pausiert.
5. Um einen Zeitplan endgültig zu entfernen, wählen Sie Löschen (Delete) (oder wischen Sie die Zeile nach links) und bestätigen Sie im Dialog Zeitplan löschen? mit Löschen. Rechnungen, die der Zeitplan bereits erzeugt hat, bleiben in Ihren Dokumenten.

Wie erzeugte Rechnungen erscheinen und wie Sie sie finden

Die App prüft bei jedem Kaltstart (vollständig geschlossen, dann wieder geöffnet) auf fällige Zeitpläne, nicht während sie im Hintergrund liegt und nicht beim bloßen Zurückwechseln. Ein Zeitplan ist fällig, wenn er aktiv ist und sein nächstes Datum heute oder früher liegt. Für jeden fälligen Zeitplan erstellt die App einen Rechnungsentwurf pro verpasster Periode und verschiebt das nächste Datum nach vorn; ein Telefon, das zwei Monate in der Schublade lag, erzeugt beim nächsten Start also beide fehlenden Monatsrechnungen.

Jede erzeugte Rechnung:

• hat den Status Entwurf, es geht also nichts hinaus, bevor Sie sie öffnen und senden;
• erhält die nächste freie Nummer aus der Standard-Nummernserie des ausstellenden Profils (oder dessen einfachem Präfix und Zähler, falls keine Serie existiert) und zählt den Zähler wie eine handgemachte Rechnung hoch;
• wird auf das Datum ausgestellt, für das der Zyklus geplant war, nicht auf den Tag, an dem Sie die App zufällig geöffnet haben, sodass ein Nachhol-Lauf die richtigen Daten auf den Unterlagen behält;
• ist 30 Tage nach diesem Ausstellungsdatum fällig;
• übernimmt Währung, Vorlage, Notizen und Positionen des Zeitplans, mit bereits berechneter Zwischensumme, Steuer und Summe;
• friert Kontaktdaten, Steuernummern, Adressen und Zahlungsbedingungen Ihres Profils zum jeweiligen Zeitpunkt ein, sodass eine spätere Profiländerung das PDF dieser Rechnung nicht umschreibt.

Nach dem Durchlauf ist der Zeitplan selbst weitergerückt. Vergleichen Sie die Liste vom Anfang dieser Anleitung mit der unten: Die Zeile des Runners Club zeigt jetzt den 4. Oktober, in 25 Tagen, und der Streifen der anstehenden Termine hat sich neu sortiert.

So holen Sie alles heraus, was ein Zeitplan erzeugt hat:

1. Öffnen Sie den Tab Dokumente (Documents) mit ausgewähltem Segment Rechnungen (Invoices).
2. Tippen Sie auf das Filtersymbol (drei waagerechte Linien) in der oberen Leiste, um Filter documents (Dokumente filtern) zu öffnen.
3. Klappen Sie Additional filters (Weitere Filter) auf und schalten Sie From a recurring schedule (Aus einem wiederkehrenden Zeitplan) ein.
4. Tippen Sie auf Anwenden (Apply). Nur von einem Zeitplan erzeugte Rechnungen bleiben übrig; kombinieren Sie das mit der Auswahl Kunde im selben Blatt, um die Historie eines Zeitplans zu sehen, und mit dem Chip Entwurf (Draft), um zu sehen, was noch gesendet werden muss.

Erzeugte Entwürfe tragen in der Liste keine weitere Kennzeichnung; sie können wie jeder andere Entwurf bearbeitet, gesendet, bezahlt und archiviert werden.

Regeln und Details

• Pro-Beschränkung. Nur das Öffnen des Editors (neu oder bearbeiten) erfordert eine Testphase oder ein Abonnement. Liste ansehen, Pausieren, Aktivieren, Jetzt auslösen und Löschen funktionieren mit jedem Konto.
• Datumsarithmetik bei der Erzeugung. Wöchentlich addiert 7 × N Tage, zweiwöchentlich 14 Tage, monatlich N Monate, vierteljährlich 3 Monate, jährlich 12 × N Monate. Monatsbasierte Schritte werden auf den letzten Tag des Monats begrenzt, ein am 31. Januar gestarteter Zeitplan läuft also am 28. oder 29. Februar und dann am 31. März.
• „Jetzt auslösen“ rechnet einfacher. Die Überspringen-Aktion addiert Kalendermonate ohne diese Begrenzung, ein von Hand übersprungener monatlicher Zeitplan vom 31. Januar landet also am 3. März statt am 28. Februar. Sie ignoriert außerdem das Enddatum. Wenn Ihnen exakte Monatsend-Daten wichtig sind, bearbeiten Sie stattdessen das Beginn-Datum, anstatt zu überspringen.
• Enddatum. Nach dem Erzeugen einer Rechnung vergleicht die App das neue nächste Datum mit dem Enddatum; liegt es nicht davor, wird der Zeitplan auf Pausiert gesetzt. „Jetzt auslösen“ führt diese Prüfung nicht durch.
• Nachholen. Verpasste Perioden werden in einem einzigen Start nacheinander erzeugt, jede auf ihren eigenen geplanten Tag datiert, bis das nächste Datum in der Zukunft liegt. Ein Zeitplan, der fehlschlägt (zum Beispiel weil keine freie Rechnungsnummer gefunden wird), wird für diesen Start übersprungen und blockiert die anderen nicht.
• Automatisch senden wird mit dem Zeitplan gespeichert und als Papierflieger-Symbol in der Zeile angezeigt, sendet in der aktuellen Version aber nichts von selbst. Erzeugte Rechnungen sind immer Entwürfe, die Sie vom Rechnungsbildschirm aus senden. Betrachten Sie den Schalter als Erinnerung an Ihre Absicht.
• Nummerierung. Der Generator nutzt dieselbe Serie wie Ihre manuellen Rechnungen und sucht so lange, bis er eine unbenutzte Nummer findet, sodass Zeitpläne und handgemachte Rechnungen nie kollidieren. Vorlagen mit einem Sprach-Platzhalter lassen diesen weg, weil Zeitpläne keine Rechnungssprache speichern.
• Späteres Bearbeiten. Änderungen an einem Zeitplan gelten für Rechnungen, die nach der Änderung erzeugt werden. Bereits erzeugte Rechnungen sind gewöhnliche Rechnungen und werden nicht angetastet.
• Einen Zeitplan löschen lässt seine Rechnungen bestehen. Sie behalten ihre Verknüpfung und passen weiterhin zum Filter From a recurring schedule.
• Analysen. Die Karte Wiederkehrende Umsätze auf dem Analysebildschirm rechnet alle aktiven Zeitpläne auf einen Monatswert um. Pausierte Zeitpläne sind ausgeschlossen.

Tipps

Verwandte Anleitungen

• Rechnungsstatus, Liste und Verlauf dazu, was mit einem Entwurf passiert, sobald Sie ihn senden.
• Produkte und Lagerbestand zum Aufbau der Produktbibliothek, aus der „Produkt hinzufügen“ schöpft, und zur Lagerautomatisierung.
• Verzugsgebühren, falls ein wiederkehrender Kunde immer wieder zu spät zahlt.