Brukerveiledning

Gjentakende fakturaer og faktureringsplaner

Sett opp ukentlige, månedlige, kvartalsvise eller årlige planer slik at Invoice Flow lager samme faktura hver syklus, og se gjennom, pause eller avslutt dem.

Oppdatert: 2026-09-09

Hvis du fakturerer den samme kunden det samme beløpet med jevne mellomrom, er det bortkastet arbeid å skrive fakturaen for hånd hver måned – og en sikker måte å glemme en på. En gjentakende plan i Invoice Flow lagrer kunden, fakturalinjene og rytmen én gang; appen oppretter så en ny fakturakladd hver gang en syklus forfaller, nummerert i din vanlige serie og datert den dagen den skulle vært utløst. Du bestemmer fortsatt selv når den skal sendes.

Gjennomgangen nedenfor bruker Ironline Fitness Studio i Austin, Texas. Studioet fakturerer familien Hollis for tre medlemskap hver måned, fakturerer Riverbend Runners Club månedlig for en gruppetreningsperiode, har en kvartalsvis bedriftshelseavtale med Cedar Point Logistics som utløper i mars 2027, og har en avtale om studioutleie til Northgate Physio annenhver uke som er satt på pause for sommeren.

Dette ser du på skjermen

Gjentakende planer ligger under fanen Verktøy (Tools): åpne Verktøy, og trykk på det turkise kortet Gjentakende (Recurring) i seksjonen Produktivitet. Skjermen som åpnes heter Gjentakende fakturaer (Recurring Invoices).

Ovenfra og ned:

• Stripen med kommende kjøringer. Så lenge minst én plan er aktiv, viser en vannrett rad med opptil fire små kort de nærmeste neste kjøringsdatoene, hvert med kundenavnet og beløpet den syklusen vil gi. Fargetonen forteller hvor haster det er: rød når datoen allerede har passert, gul når den er innen de neste tre dagene, ellers grønn. Riverbend Runners Club er rød fordi datoen 4. september gled forbi; kortet for familien Hollis er gult fordi det forfaller i dag.
• Filterbrikker. Alle (All), Aktive (Active) og Pauset (Paused) begrenser listen. Stripen over påvirkes ikke av brikken du velger.
• Planrader. Hver rad viser kundenavnet, frekvensen i ord (Hver måned, Hver 2. uke, Kvartalsvis, Hver 3. måned og så videre), neste kjøringsdato med en nedtelling i parentes (i dag, i morgen, om 10 dager eller forfalt med 5 dager), totalen per syklus inkludert mva., og et merke som viser Aktiv eller Pauset. Det runde gjentakelsesikonet til venstre er grønt for en aktiv plan, rødt for en aktiv plan hvis neste dato allerede er passert, og grått for en pauset plan. Et lite papirfly-ikon ved siden av navnet betyr at Send automatisk (Auto-send) er slått på for den planen.
• +-knappen. Åpner redigeringsvinduet Ny plan (New Schedule).

Sveiper du en rad fra høyre mot venstre, tilbys du å slette den. Et langt trykk åpner et handlingsark med Rediger, Sett på pause (eller Aktiver), Utløs nå og Slett.

Slik oppretter du en plan

Eksempelet er medlemskapet til familien Hollis: tre personer, fakturert den niende hver måned.

1. Åpne Verktøy, deretter Gjentakende, og trykk på +-knappen. Å åpne redigeringsvinduet krever en aktiv prøveperiode eller et Pro-abonnement; på en gratiskonto blir du i stedet sendt til oppgraderingsskjermen.
2. Velg kunden i Kunde * (Client *). Listen inneholder bare kunder du allerede har lagret, så legg inn kunden først hvis vedkommende er ny.
3. Velg profilen som skal utstede fakturaene i Bedriftsprofil * (Business Profile *). Når du velger en profil, endres også Valuta (Currency) til profilens standardvaluta; du kan endre den etterpå.
4. Angi Frekvens (Frequency). Alternativene er Ukentlig, Annenhver uke, Månedlig (standard), Kvartalsvis og Årlig.
5. For ukentlige, månedlige eller årlige planer dukker det opp et ekstra felt, Hver N. periode (Every N periods). La det stå på 1 for hver uke eller måned, eller skriv 2 for annenhver uke, 6 for to ganger i året, og så videre. Annenhver uke og kvartalsvis viser ikke dette feltet og kjører alltid hver andre uke eller hver tredje måned.
6. Trykk på brikken Start for å velge den første faktureringsdatoen. Den er som standard i dag og blir den første fakturaens utstedelsesdato.
7. Trykk eventuelt på Slutt (End) og velg den siste datoen planen kan kjøre til. Trykk på den lille × på brikken for å fjerne sluttdatoen igjen.
8. La Send automatisk være i fred foreløpig (se Regler og detaljer), sjekk Valuta og velg PDF-Mal (Template) som de genererte fakturaene skal bruke.
9. Skriv inn i Notater (Notes) alt som skal stå i notatene på hver genererte faktura, for eksempel medlemskapsplanen eller en innkjøpsordrereferanse.

Redigeringsvinduet holder øye med endringer som ikke er lagret: trykker du på × eller tilbakeknappen etter å ha endret noe, spør det om du virkelig vil forlate siden.

Slik definerer du fakturalinjene som gjentas

Alt under Fakturalinjer (Line Items) kopieres til hver genererte faktura nøyaktig slik du legger det inn her. Skjermbildet viser Cedar Point Logistics-kontrakten åpnet for redigering: 24 ansattplasser à 135 USD pluss én workshop på stedet per kvartal.

1. Bla ned til Fakturalinjer. En ny plan starter med ett tomt linjekort merket #1.
2. Enten skriver du inn Beskrivelse (Description), Ant. (Qty), Pris (Price) og MVA % (Tax %) for hånd, eller du trykker på Legg til produkt (Add Product) på kortet for å hente en vare fra produktbiblioteket ditt. Når du velger et produkt, fylles navn, pris og mva.-sats inn, og lenken til produktet beholdes; antallet du allerede har lagt inn, beholdes.
3. Trykk på Legg til (Add) ved siden av overskriften Fakturalinjer for hver ekstra linje. Det nye kortet fremheves kort, og siden ruller til det.
4. Fjern en uønsket linje med det røde minusikonet på kortet. Ikonet vises bare så lenge planen har mer enn én linje.
5. Sjekk den grå boksen Totalt per syklus (Total per cycle) nederst. Den er antall × pris × (1 + mva.) summert over alle linjene, og det er tallet listen og stripen med kommende kjøringer vil vise.
6. Trykk på Lagre øverst til høyre.

Et lite eskeikon ved siden av linjenummeret, som på linje 1 ovenfor, forteller at linjen er koblet til et produkt. Den koblingen betyr noe hvis du bruker lagerautomatisering: når fakturaen genereres, kan appen trekke fra lagerbeholdning for koblede produkter i tråd med automatiseringsinnstillingene dine.

Lagring avvises i to tilfeller: manglende kunde eller profil (nedtrekkslisten viser Velg en kunde eller Velg en profil), og en plan der alle linjer har tom beskrivelse og pris null (en kort melding, Legg til minst én linje, vises).

Slik pauser, gjenopptar, hopper over eller sletter du en plan

Trykk lenge på en rad på skjermen Gjentakende fakturaer for å åpne handlingsarket.

1. For å stanse en plan midlertidig velger du Sett på pause (Pause). Merket endres til Pauset, ikonet blir grått, og planen forsvinner fra stripen med kommende kjøringer. Ingenting annet ved den endres, heller ikke neste dato.
2. For å gjenoppta trykker du lenge på den pausede raden og velger Aktiver (Activate). Hvis neste dato nå er passert, tar appen igjen ved neste oppstart: én faktura per tapt periode. Rediger planen først hvis du heller vil unngå å fakturere de pausede månedene.
3. For å hoppe over inneværende periode uten å lage en faktura velger du Utløs nå (Trigger Now). Til tross for navnet oppretter dette ingen faktura; det stempler planen som håndtert i dag og flytter neste dato én periode fram. En melding som Faktura utløst, neste: 9. okt. 2026 bekrefter den nye datoen.
4. For å endre rytme, datoer, linjer eller notater velger du Rediger (Edit). Redigering flytter aldri neste kjøringsdato og endrer aldri aktiv- eller pausetilstanden.
5. For å fjerne en plan for godt velger du Slett (Delete) (eller sveiper raden mot venstre) og bekrefter med Slett i dialogen Slette plan?. Fakturaer planen allerede har laget, blir liggende i dokumentene dine.

Slik ser genererte fakturaer ut, og slik finner du dem

Appen sjekker etter forfalte planer hver gang den startes kaldt (helt lukket, så åpnet igjen), ikke mens den ligger i bakgrunnen og ikke ved et enkelt bytte tilbake til den. En plan forfaller når den er aktiv og neste dato er i dag eller tidligere. For hver forfalte plan oppretter appen én fakturakladd per tapt periode og flytter neste dato fram, slik at en telefon som har ligget i en skuff i to måneder, produserer begge de manglende månedsfakturaene ved neste oppstart.

Hver genererte faktura:

• har statusen Kladd (Draft), så ingenting går ut før du åpner den og sender den;
• tar neste ledige nummer fra den utstedende profilens standardserie for fakturanummerering (eller dens enkle prefiks og teller hvis ingen serie finnes), og øker telleren akkurat som en manuelt laget faktura;
• utstedes på datoen syklusen var planlagt for, ikke datoen du tilfeldigvis åpnet appen, slik at en innhentingskjøring beholder riktige datoer i papirene;
• forfaller 30 dager etter den utstedelsesdatoen;
• bærer med seg planens valuta, mal, notater og fakturalinjer, med delsum, mva. og total allerede beregnet;
• fryser profilens kontaktopplysninger, organisasjonsnumre, adresser og betalingsbetingelser slik de var i det øyeblikket, slik at senere endringer i profilen ikke skriver om denne fakturaens PDF.

Etter gjennomkjøringen har planen selv beveget seg videre. Sammenlign listen fra begynnelsen av denne veiledningen med den nedenfor: Runners Club-raden sier nå 4. oktober, 25 dager fram i tid, og stripen med kommende kjøringer har omorganisert seg.

Slik henter du fram alt en plan har produsert:

1. Åpne fanen Dokumenter (Documents) med segmentet Fakturaer (Invoices) valgt.
2. Trykk på filterikonet (tre vannrette streker) i toppfeltet for å åpne Filtrer dokumenter (Filter documents).
3. Utvid Flere filtre (Additional filters) og slå på Fra en gjentakende plan (From a recurring schedule).
4. Trykk på Bruk (Apply). Bare fakturaer som er opprettet av en plan, blir igjen; kombiner med velgeren Kunde i det samme arket for å se historikken til én plan, og med brikken Kladd for å se hva som fortsatt må sendes.

Genererte kladder har ingen annen markør i listen; de kan redigeres, sendes, betales og arkiveres som en hvilken som helst annen kladd.

Regler og detaljer

• Pro-begrensning. Bare det å åpne redigeringsvinduet (nytt eller eksisterende) krever prøveperiode eller abonnement. Å se listen, pause, aktivere, Utløs nå og slette fungerer på alle kontoer.
• Datoberegning under generering. Ukentlig legger til 7 × N dager, annenhver uke 14 dager, månedlig N måneder, kvartalsvis 3 måneder og årlig 12 × N måneder. Månedsbaserte steg klippes til siste dag i måneden, så en plan som starter 31. januar, utløses 28. eller 29. februar og deretter 31. mars.
• Utløs nå bruker enklere regning. Hoppehandlingen legger til kalendermåneder uten den klippingen, så en månedlig plan datert 31. januar som hoppes over for hånd, lander på 3. mars i stedet for 28. februar. Den ignorerer også sluttdatoen. Hvis nøyaktige månedsslutt-datoer er viktige for deg, bør du redigere startdatoen i stedet for å hoppe over.
• Sluttdato. Etter at en faktura er generert, sammenligner appen den nye neste datoen med sluttdatoen; hvis den ikke er tidligere, settes planen til Pauset. Utløs nå gjør ikke denne kontrollen.
• Innhenting. Tapte perioder genereres etter hverandre i én og samme oppstart, hver datert på sin egen planlagte dag, helt til neste dato ligger fram i tid. En plan som feiler (for eksempel fordi det ikke finnes noe ledig fakturanummer) hoppes over for den oppstarten og blokkerer ikke de andre.
• Send automatisk lagres med planen og vises som et papirfly-ikon på raden, men i den nåværende versjonen sender den ikke noe av seg selv. Genererte fakturaer er alltid kladder som du sender fra fakturaskjermen. Betrakt bryteren som en påminnelse om hva du hadde tenkt.
• Nummerering. Generatoren bruker den samme serien som dine manuelle fakturaer og leter videre til den finner et ubrukt nummer, slik at planer og håndlagde fakturaer aldri kolliderer. Maler som inneholder et språktoken, dropper dette tokenet, fordi planer ikke lagrer noe fakturaspråk.
• Redigering senere. Endringer i en plan gjelder fakturaer som genereres etter endringen. Fakturaer som allerede er laget, er vanlige fakturaer og røres ikke.
• Å slette en plan lar fakturaene den har laget, ligge. De beholder koblingen sin, så de treffes fortsatt av filteret Fra en gjentakende plan.
• Analyse. Kortet Gjentakende inntekter (Recurring revenue) på analyseskjermen normaliserer alle aktive planer til et månedstall. Pausede planer holdes utenfor.

Tips

Relaterte veiledninger

• Fakturastatuser, liste og historikk for hva som skjer med en kladd når du har sendt den.
• Produkter og lager for å bygge produktbiblioteket som Legg til produkt henter fra, og for lagerautomatisering.
• Forsinkelsesgebyrer hvis en gjentakende kunde stadig betaler for sent.