用户指南

周期性发票与开票计划

设置每周、每月、每季度或每年的计划，让Invoice Flow每个周期自动为你起草同一张发票，然后再进行审核、暂停或结束。

更新于: 2026-09-09

如果你按固定周期向同一位客户收取同样的金额，每个月手动重新输入一遍发票不仅浪费精力，还很容易漏掉一次。Invoice Flow中的周期性计划只需一次性存好客户、明细行和节奏；此后应用会在每个周期到来时自动创建一张全新的草稿发票，按你的常规编号方式编号，并标注上原本应该触发的日期。是否发送，仍由你自己决定。

下面的演练以德克萨斯州奥斯汀的Ironline Fitness Studio为例。该工作室每月向Hollis一家收取三人的会员费，每月向Riverbend Runners Club开具团体训练课的发票，与Cedar Point Logistics签有一份季度性的企业健康合约，将于2027年3月到期，还与Northgate Physio有一份双周场地租赁安排，目前在暑期暂停。

屏幕上看到的内容

周期性计划位于 工具(Tools) 标签页下：打开 工具，在 效率工具(Productivity) 部分点击青色的 周期性发票(Recurring) 卡片。打开的界面标题为 周期性发票(Recurring Invoices)。

从上到下依次是：

• 即将到来条(Upcoming strip)。只要至少有一个计划处于启用状态，就会有一行最多四张小卡片，显示最近的下一次触发日期，各带客户名称和该周期会产生的金额。颜色深浅表示紧急程度：日期已过为红色，三天以内为琥珀色，其余为绿色。Riverbend Runners Club显示为红色，因为它9月4日的日期已经错过；Hollis一家的卡片是琥珀色，因为今天就到期。
• 筛选选项(Filter chips)。全部(All)、已启用(Active) 和 已暂停(Paused) 用于缩小列表范围。你选择的筛选选项不会影响上方的即将到来条。
• 计划行(Schedule rows)。每一行显示客户名称、以文字表示的频率（每月(Every month)、每2周(Every 2 weeks)、每季度(Quarterly)、每3个月(Every 3 months) 等等）、带括号倒计时的下一次触发日期（今天(today)、明天(tomorrow)、10天后(in 10 days) 或 已逾期5天(overdue by 5 days)）、含税的每周期总额，以及 已启用(Active) 或 已暂停(Paused) 徽章。左侧的圆形循环图标：启用中的计划为绿色，下一次日期已过的启用计划为红色，暂停的计划为灰色。名称旁的小纸飞机图标表示该计划开启了 自动发送(Auto-send)。
• + 按钮。用于打开 新建计划(New Schedule) 编辑器。

从右向左滑动一行会提示删除。长按会打开一个操作面板，包含 编辑(Edit)、暂停(Pause)（或 启用(Activate)）、立即生成(Trigger Now) 和 删除(Delete)。

如何创建计划

本例是Hollis一家的会员计划：三个人，每月9日开票。

1. 打开 工具(Tools)，然后 周期性发票(Recurring)，点击 + 按钮。打开编辑器需要有效试用期或Pro订阅；免费账号则会被带到升级界面。
2. 在 客户 *(Client *) 中选择客户。列表中只包含你已保存的客户，所以如果是新客户，请先添加。
3. 在 企业资料 *(Business Profile *) 中选择将要开具这些发票的资料。选择资料也会把 货币(Currency) 切换为该资料的默认币种；之后你可以再改。
4. 设置 频率(Frequency)。选项有 每周(Weekly)、每两周(Biweekly)、每月(Monthly)（默认）、每季度(Quarterly) 和 每年(Yearly)。
5. 对于每周、每月或每年的计划，会出现一个额外字段 每 N 个周期(Every N periods)。每周或每月一次时保持为1；每隔一周输入2，一年两次输入6，以此类推。每两周和每季度不显示此字段，始终固定为每两周或每三个月一次。
6. 点击 开始(Start) 选项以选择首次开票日期。默认是今天，并会成为第一张发票的开票日期。
7. 如需设置，点击 结束(End) 并选择该计划可运行到的最后日期。点击选项上的小 × 可再次移除结束日期。
8. 暂时不要动 自动发送(Auto-send)（见“规则与细节”），检查 货币(Currency)，并为生成的发票选择PDF 模板(Template)。
9. 把每张生成发票的备注中都应出现的内容输入 备注(Notes)，例如会员计划名称或采购单编号。

编辑器会留意未保存的改动：如果你在改动之后点击 × 或返回按钮，它会询问你是否真的要离开。

如何定义重复的明细行

明细项目(Line Items) 以下的所有内容都会原样复制到每张生成的发票上。截图展示的是正在编辑的Cedar Point Logistics合约：24个员工席位，单价135美元，外加每季度一次的现场培训。

1. 向下滚动到 明细项目(Line Items)。新计划以一张标为 #1 的空白项目卡片开始。
2. 你可以手动填写 描述(Description)、数量(Qty)、单价(Price) 和 税率 %(Tax %)，也可以点击卡片上的 添加产品(Add Product) 从你的产品库中拉取一项。选择产品会自动填入其名称、价格和税率，并保留与该产品的关联；你已经输入的数量则会保留。
3. 点击 明细项目(Line Items) 标题旁的 添加(Add) 以添加更多项目。新卡片会短暂高亮，页面会自动滚动到该处。
4. 用卡片上的红色减号图标移除不需要的项目。该图标只在计划包含多于一项时才会出现。
5. 查看底部灰色的 每周期总额(Total per cycle) 框。它是所有项目的数量 × 单价 ×（1 + 税率）之和，也是列表和即将到来条会显示的数字。
6. 点击右上角的 保存(Save)。

如上图项目#1旁的小方框图标，表示该明细行已关联到某个产品。如果你使用库存自动化，这个关联很重要：发票生成时，应用会根据你的自动化设置为已关联的产品扣减库存。

有两种情况会导致保存被拒绝：缺少客户或资料（下拉框会显示 请选择客户(Select a client) 或 请选择资料(Select a profile)），以及计划中所有项目的描述都为空且单价都为零（会出现简短提示 请至少添加一个项目(Add at least one item)）。

如何暂停、恢复、跳过或删除一个计划

在 周期性发票(Recurring Invoices) 界面长按某一行，打开其操作面板。

1. 要临时停止一个计划，选择 暂停(Pause)。徽章变为 已暂停(Paused)，图标变灰，该计划从即将到来条中消失。其它一切都不受影响，包括它的下一次日期。
2. 要恢复，长按已暂停的行并选择 启用(Activate)。如果它的下一次日期已经在过去，应用会在下次启动时补齐：每个错过的周期生成一张发票。如果不想为暂停的月份开票，请先编辑该计划。
3. 要跳过当前周期而不生成发票，选择 立即生成(Trigger Now)。尽管名字如此，它并不会创建发票；它只是把计划标记为今天已处理，并把下一次日期向后推一个周期。会出现一条类似 已触发，下一次：2026年10月9日 的消息确认新日期。
4. 要更改节奏、日期、明细或备注，选择 编辑(Edit)。编辑不会移动下一次运行日期，也不会改变启用或暂停状态。
5. 要永久删除一个计划，选择 删除(Delete)（或向左滑动该行），并在 删除计划？(Delete schedule?) 对话框中确认 删除(Delete)。该计划已经生成过的发票会保留在你的单据中。

生成的发票如何显示以及如何找到它们

应用会在每次冷启动时（完全关闭后再打开）检查到期的计划，而不是在后台运行时或简单地切回前台时检查。当一个计划处于启用状态且其下一次日期是今天或更早时，即为到期。对每个到期的计划，应用会为每个错过的周期各生成一张草稿发票，并把下一次日期向后推进，因此一部两个月没打开过的手机，会在下次启动时把两个月漏掉的发票都补出来。

每张生成的发票：

• 状态为 草稿(Draft)，因此在你打开并发送之前，不会有任何东西真正发出去；
• 从开票资料的默认发票编号序列中取下一个可用编号（如果没有序列，则使用简单的前缀和计数器），像手动创建的发票一样推进计数器；
• 开票日期为该周期原定的日期，而不是你恰好打开应用的日期，因此补发时单据上的日期依然正确；
• 到期日为开票日期之后30天；
• 携带该计划的币种、模板、备注和明细行，小计、税额和总计均已计算好；
• 会冻结你资料当时的联系方式、税号、地址和付款条款，因此之后修改资料不会重写这张发票的PDF。

扫描完成后，该计划本身会随之推进。把本指南开头的列表和下面这张对比一下：Runners Club那一行现在显示10月4日，还有25天，即将到来条也重新排序了。

要提取某个计划生成的所有发票：

1. 打开选中了 发票(Invoices) 分段的 单据(Documents) 标签页。
2. 点击顶部栏中的筛选图标（三条横线）打开 筛选单据(Filter documents)。
3. 展开 更多筛选(Additional filters)，开启 来自周期性计划(From a recurring schedule)。
4. 点击 应用(Apply)。此时只保留由计划创建的发票；可与同一面板中的 客户(Client) 选择器组合使用，以查看某一计划的历史记录，也可与 草稿(Draft) 选项组合，查看还有哪些待发送。

生成的草稿在列表中没有其它任何标记；它们可以像其它草稿一样被编辑、发送、标记付款和归档。

规则与细节

• Pro权限限制。 只有打开编辑器（新建或编辑）需要试用期或订阅。查看列表、暂停、启用、立即生成和删除在任何账号上都可用。
• 生成时的日期计算。 每周加7×N天，每两周加14天，每月加N个月，每季度加3个月，每年加12×N个月。基于月份的推进会锁定到该月的最后一天，因此从1月31日开始的计划会在2月28日或29日触发，之后在3月31日触发。
• 立即生成使用更简单的算法。 跳过操作按日历月直接相加，不做上述锁定，因此把一个日期为1月31日的月度计划手动跳过后，会落在3月3日，而不是2月28日。它也会忽略结束日期。如果月末日期对你很重要，请改为编辑开始日期，而不是使用跳过。
• 结束日期。 生成一张发票后，应用会把新的下一次日期与结束日期比较；如果不早于结束日期，该计划会被切换为已暂停。立即生成不会执行此检查。
• 补齐。 错过的周期会在同一次启动中依次生成，每张各自标注其原定日期，直到下一次日期落在未来为止。如果某个计划失败（例如找不到可用的空闲发票编号），本次启动会跳过它，且不会影响其它计划。
• 自动发送 会随计划一起保存，并在行上显示为纸飞机图标，但在当前版本中它本身不会自动发送任何东西。生成的发票始终是草稿，需要你从发票界面自行发送。请把这个开关当作一个提醒你意图的标记。
• 编号。 生成器使用与你手动发票相同的序列，并持续查找直到找到一个未使用的编号，因此计划生成的发票与手动创建的发票永远不会冲突。含有语言标记的模板会去掉该标记，因为计划不存储发票语言。
• 之后的编辑。 对计划的更改只适用于更改之后生成的发票。已经生成的发票是普通发票，不会被改动。
• 删除计划 会保留其已生成的发票。它们仍保有关联，因此依然符合 来自周期性计划(From a recurring schedule) 的筛选条件。
• 分析。 分析界面的 周期性收入(Recurring revenue) 卡片会把所有启用中的计划换算为月度数字。已暂停的计划不计入。

小贴士

相关指南

• 发票状态、列表与历史 了解发送草稿之后会发生什么。
• 产品与库存 了解“添加产品”所使用的产品库的搭建方法，以及库存自动化。
• 滞纳金 应对总是拖延付款的周期性客户。