Käyttöopas

Toistuvat laskut ja laskutusaikataulut

Määritä viikoittaiset, kuukausittaiset, neljännesvuosittaiset tai vuosittaiset aikataulut, niin Invoice Flow luonnostelee saman laskun joka jaksolla.

Päivitetty: 2026-09-09

Jos laskutat samalta asiakkaalta saman summan säännöllisin väliajoin, laskun kirjoittaminen käsin joka kuukausi on hukkaan heitettyä työtä ja hyvä tapa unohtaa yksi kerta. Toistuva aikataulu Invoice Flow’ssa tallentaa asiakkaan, laskurivit ja rytmin kerran; sovellus luo sitten uuden laskuluonnoksen aina kun jakso koittaa, tavallisen numerointisi mukaisesti ja päivättynä sille päivälle, jona sen piti laueta. Sinä päätät edelleen, milloin se lähetetään.

Alla oleva läpikäynti käyttää esimerkkinä Ironline Fitness Studiota Austinissa Teksasissa. Studio laskuttaa Hollisin perhettä kolmesta jäsenyydestä joka kuukausi, laskuttaa Riverbend Runners Clubia kuukausittain ryhmävalmennusjaksosta, pitää neljännesvuosittaista yritysten työhyvinvointisopimusta Cedar Point Logisticsin kanssa (päättyy maaliskuussa 2027) ja on sopinut kahden viikon välein toistuvasta salin vuokrauksesta Northgate Physion kanssa, joka on kesän ajan tauolla.

Mitä näet ruudulla

Toistuvat aikataulut sijaitsevat Työkalut-välilehdellä: avaa Työkalut ja napauta Tuottavuus-osiossa turkoosia Toistuvat-korttia. Avautuvan näkymän otsikko on Toistuvat laskut.

Ylhäältä alas:

• Tulevien nauha. Niin kauan kuin vähintään yksi aikataulu on aktiivinen, vaakasuora rivi enintään neljää pientä korttia näyttää lähimmät seuraavat ajopäivät, kussakin asiakkaan nimi ja summa, jonka kyseinen jakso tuottaa. Sävy kertoo kiireellisyyden: punainen kun päivämäärä on jo mennyt, keltainen kun se on seuraavan kolmen päivän sisällä ja vihreä muutoin. Riverbend Runners Club on punainen, koska sen 4. syyskuuta liukui ohi; Hollisin perheen kortti on keltainen, koska se erääntyy tänään.
• Suodatinmerkit. Kaikki, Aktiivinen ja Keskeytetty rajaavat listaa. Valitsemasi merkki ei vaikuta yllä olevaan nauhaan.
• Aikataulurivit. Kukin rivi näyttää asiakkaan nimen, toistuvuuden sanoin (Joka kuukausi, 2 viikon välein, Neljännesvuosittain, Joka 3. kuukausi ja niin edelleen), seuraavan ajopäivän ja laskurin suluissa (tänään, huomenna, 10 päivän päästä tai myöhässä 5 päivää), jaksokohtaisen kokonaissumman veroineen sekä merkin Aktiivinen tai Keskeytetty. Vasemmalla oleva pyöreä toistokuvake on vihreä aktiiviselle aikataululle, punainen aktiiviselle aikataululle jonka seuraava päivämäärä on jo mennyt ja harmaa keskeytetylle. Pieni paperilennokkikuvake nimen vieressä tarkoittaa, että Automaattilähetys on kytketty päälle kyseiselle aikataululle.
• +-painike. Avaa Uusi aikataulu -muokkaimen.

Rivin pyyhkäisy oikealta vasemmalle tarjoaa sen poistamista. Pitkä painallus avaa toimintopaneelin, jossa ovat Muokkaa, Keskeytä (tai Aktivoi), Luo nyt ja Poista.

Miten aikataulu luodaan

Esimerkkinä on Hollisin perheen jäsenyys: kolme henkilöä, laskutus joka kuukauden yhdeksäntenä.

1. Avaa Työkalut, sitten Toistuvat, ja napauta +-painiketta. Muokkaimen avaaminen vaatii voimassa olevan kokeilujakson tai Pro-tilauksen; ilmaisella tilillä sinut viedään sen sijaan päivitysnäkymään.
2. Valitse asiakas kentässä Asiakas *. Lista sisältää vain jo tallentamasi asiakkaat, joten lisää asiakas ensin, jos hän on uusi.
3. Valitse kentässä Yritysprofiili * profiili, joka laskut antaa. Profiilin valinta vaihtaa myös kentän Valuutta kyseisen profiilin oletusvaluuttaan; voit muuttaa sen jälkeenpäin.
4. Aseta Toistuvuus. Vaihtoehdot ovat Viikoittain, Joka toinen viikko, Kuukausittain (oletus), Neljännesvuosittain ja Vuosittain.
5. Viikoittaisille, kuukausittaisille ja vuosittaisille aikatauluille ilmestyy lisäkenttä Joka N. jakso. Jätä siihen 1 joka viikolle tai kuukaudelle, tai kirjoita 2 joka toiselle viikolle, 6 kahdesti vuodessa ja niin edelleen. Joka toinen viikko ja neljännesvuosittain eivät näytä tätä kenttää ja toimivat aina kahden viikon tai kolmen kuukauden välein.
6. Napauta Alku-merkkiä valitaksesi ensimmäisen laskutuspäivän. Sen oletus on tämä päivä ja siitä tulee ensimmäisen laskun päiväys.
7. Napauta halutessasi Loppu ja valitse viimeinen päivä, johon asti aikataulu saa toimia. Poista päättymispäivä taas napauttamalla merkin pientä ×-kuvaketta.
8. Jätä Automaattilähetys toistaiseksi rauhaan (ks. Säännöt ja yksityiskohdat), tarkista Valuutta ja valitse PDF-Malli, jota luotujen laskujen tulisi käyttää.
9. Kirjoita kaikki, minkä tulisi näkyä jokaisen luodun laskun muistiinpanoissa, kenttään Muistiinpanot, esimerkiksi jäsenyyspaketti tai ostotilausviite.

Muokkain vahtii tallentamattomia muutoksia: jos napautat ×-kuvaketta tai takaisin-painiketta muutettuasi jotain, se kysyy haluatko todella poistua.

Miten toistuvat laskurivit määritellään

Kaikki Laskurivit-otsikon alapuolella kopioidaan jokaiselle luodulle laskulle täsmälleen sellaisena kuin sen tänne jätät. Kuvakaappauksessa on Cedar Point Logisticsin sopimus avattuna muokattavaksi: 24 työntekijäpaikkaa hintaan 135 USD sekä yksi paikan päällä pidettävä työpaja neljännesvuodessa.

1. Vieritä alas kohtaan Laskurivit. Uusi aikataulu alkaa yhdellä tyhjällä rivikortilla nimeltä #1.
2. Kirjoita joko käsin kenttiin Kuvaus, Määrä, Hinta ja Vero %, tai napauta kortin Lisää tuote -painiketta poimiaksesi nimikkeen tuotekirjastostasi. Tuotteen valinta täyttää sen nimen, hinnan ja verokannan ja säilyttää linkin tuotteeseen; jo syöttämäsi määrä säilyy.
3. Napauta Laskurivit-otsikon vieressä olevaa Lisää-painiketta kutakin lisäriviä varten. Uusi kortti korostuu hetkeksi ja sivu vierittyy siihen.
4. Poista tarpeeton rivi sen kortin punaisella miinuskuvakkeella. Kuvake näkyy vain silloin, kun aikataulussa on enemmän kuin yksi rivi.
5. Tarkista alareunan harmaa Yhteensä per jakso -laatikko. Se on määrä × hinta × (1 + vero) summattuna kaikkien rivien yli, ja juuri tämä luku näkyy listassa ja tulevien nauhassa.
6. Napauta Tallenna oikeassa yläkulmassa.

Pieni laatikkokuvake rivinumeron vieressä, kuten yllä rivillä #1, kertoo että rivi on linkitetty tuotteeseen. Sillä linkillä on merkitystä, jos käytät varastoautomaatiota: kun lasku luodaan, sovellus voi vähentää linkitettyjen tuotteiden varastoa automaatioasetustesi mukaisesti.

Tallennus estetään kahdessa tapauksessa: asiakas tai profiili puuttuu (pudotusvalikossa lukee Valitse asiakas tai Valitse profiili), ja aikataulu jossa jokaisen rivin kuvaus on tyhjä ja hinta on nolla (näkyviin tulee lyhyt viesti Lisää vähintään yksi rivi).

Miten aikataulu keskeytetään, jatketaan, ohitetaan tai poistetaan

Avaa rivin toimintopaneeli Toistuvat laskut -näkymässä pitkällä painalluksella.

1. Pysäyttääksesi aikataulun väliaikaisesti valitse Keskeytä. Merkiksi vaihtuu Keskeytetty, kuvake muuttuu harmaaksi ja aikataulu katoaa tulevien nauhasta. Mikään muu siinä ei muutu, ei myöskään sen seuraava päivämäärä.
2. Jatkaaksesi paina keskeytettyä riviä pitkään ja valitse Aktivoi. Jos sen seuraava päivämäärä on nyt menneisyydessä, sovellus ottaa kiinni seuraavalla käynnistyksellä: yksi lasku kutakin väliin jäänyttä jaksoa kohden. Muokkaa aikataulua ensin, jos et halua laskuttaa tauolla olleita kuukausia.
3. Ohittaaksesi nykyisen jakson tuottamatta laskua valitse Luo nyt. Nimestään huolimatta tämä ei luo laskua; se leimaa aikataulun tänään hoidetuksi ja siirtää seuraavan päivämäärän yhden jakson eteenpäin. Viesti kuten Lasku luotu, seuraava: 9.10.2026 vahvistaa uuden päivämäärän.
4. Muuttaaksesi rytmiä, päivämääriä, rivejä tai muistiinpanoja valitse Muokkaa. Muokkaaminen ei koskaan siirrä seuraavaa ajopäivää eikä muuta aktiivista tai keskeytettyä tilaa.
5. Poistaaksesi aikataulun lopullisesti valitse Poista (tai pyyhkäise rivi vasemmalle) ja vahvista Poista valintaikkunassa Poistetaanko aikataulu?. Aikataulun jo tuottamat laskut jäävät asiakirjoihisi.

Miten luodut laskut ilmestyvät ja miten ne löytää

Sovellus tarkistaa erääntyneet aikataulut aina, kun se käynnistetään kylmänä (kokonaan suljettuna ja sitten avattuna), ei silloin kun se on taustalla eikä pelkästään siihen takaisin vaihdettaessa. Aikataulu on erääntynyt, kun se on aktiivinen ja sen seuraava päivämäärä on tänään tai aiemmin. Jokaisesta erääntyneestä aikataulusta sovellus luo yhden laskuluonnoksen kutakin väliin jäänyttä jaksoa kohden ja siirtää seuraavaa päivämäärää eteenpäin, joten kaksi kuukautta laatikossa ollut puhelin tuottaa molemmat puuttuvat kuukausilaskut seuraavalla käynnistyksellä.

Jokainen luotu lasku:

• on tilassa Luonnos, joten mitään ei lähde ulos ennen kuin avaat sen ja lähetät sen;
• ottaa seuraavan vapaan numeron laskuttavan profiilin oletuslaskusarjasta (tai sen yksinkertaisesta etuliitteestä ja laskurista, jos sarjaa ei ole) ja kasvattaa laskuria aivan kuten käsin tehty lasku;
• päivätään sille päivälle, jolle jakso oli aikataulutettu, ei sille päivälle jolloin satuit avaamaan sovelluksen, joten kiinniottoajo säilyttää oikeat päivämäärät papereissa;
• erääntyy 30 päivää tuon päiväyksen jälkeen;
• kantaa aikataulun valuutan, mallin, muistiinpanot ja laskurivit, ja välisumma, vero ja loppusumma on jo laskettu;
• jäädyttää profiilisi yhteystiedot, verotunnukset, osoitteet ja maksuehdot sellaisina kuin ne olivat sillä hetkellä, joten profiilin muokkaaminen myöhemmin ei kirjoita tämän laskun PDF:ää uusiksi.

Ajon jälkeen aikataulu itse on siirtynyt eteenpäin. Vertaa tämän oppaan alun listaa alla olevaan: Runners Clubin rivillä lukee nyt 4. lokakuuta, 25 päivän päässä, ja tulevien nauha on järjestynyt uudelleen.

Kaiken aikataulun tuottaman poimimiseksi:

1. Avaa Asiakirjat-välilehti Laskut-osio valittuna.
2. Napauta yläpalkin suodatinkuvaketta (kolme vaakaviivaa) avataksesi näkymän Filter documents.
3. Laajenna Additional filters ja kytke päälle From a recurring schedule.
4. Napauta Käytä. Jäljelle jäävät vain aikataulun luomat laskut; yhdistä saman paneelin Asiakas-valitsimeen nähdäksesi yhden aikataulun historian ja Luonnos-merkkiin nähdäksesi mikä odottaa vielä lähettämistä.

Luoduilla luonnoksilla ei ole listassa muuta merkintää; niitä voi muokata, lähettää, maksaa ja arkistoida kuten mitä tahansa muuta luonnosta.

Säännöt ja yksityiskohdat

• Pro-rajoitukset. Vain muokkaimen avaaminen (uusi tai muokkaus) vaatii kokeilujakson tai tilauksen. Listan katselu, keskeyttäminen, aktivointi, Luo nyt ja poistaminen toimivat kaikilla tileillä.
• Päivämäärälaskenta luonnin aikana. Viikoittainen lisää 7 × N päivää, joka toinen viikko 14 päivää, kuukausittainen N kuukautta, neljännesvuosittainen 3 kuukautta ja vuosittainen 12 × N kuukautta. Kuukausipohjaiset askeleet rajautuvat kuukauden viimeiseen päivään, joten 31. tammikuuta aloitettu aikataulu laukeaa 28. tai 29. helmikuuta ja sitten 31. maaliskuuta.
• Luo nyt käyttää yksinkertaisempaa laskentaa. Ohitustoiminto lisää kalenterikuukausia ilman tuota rajausta, joten 31. tammikuuta päivätty kuukausiaikataulu käsin ohitettuna päätyy 3. maaliskuuta eikä 28. helmikuuta. Se myös jättää päättymispäivän huomiotta. Jos tarkat kuukauden lopun päivämäärät ovat sinulle tärkeitä, muokkaa mieluummin alkupäivää kuin ohita.
• Päättymispäivä. Laskun luomisen jälkeen sovellus vertaa uutta seuraavaa päivämäärää päättymispäivään; jos se ei ole aiempi, aikataulu siirretään tilaan Keskeytetty. Luo nyt ei tee tätä tarkistusta.
• Kiinniotto. Väliin jääneet jaksot luodaan peräkkäin yhdellä käynnistyksellä, kukin omalle aikataulupäivälleen päivättynä, kunnes seuraava päivämäärä on tulevaisuudessa. Aikataulu joka epäonnistuu (esimerkiksi koska vapaata laskunumeroa ei löydy) ohitetaan sillä käynnistyskerralla eikä se estä muita.
• Automaattilähetys tallennetaan aikataulun mukana ja näytetään rivillä paperilennokkikuvakkeena, mutta nykyisessä versiossa se ei lähetä itsestään mitään. Luodut laskut ovat aina luonnoksia, jotka lähetät laskunäkymästä. Käsittele kytkintä muistutuksena aikeestasi.
• Numerointi. Generaattori käyttää samaa sarjaa kuin manuaaliset laskusi ja jatkaa etsimistä kunnes löytää käyttämättömän numeron, joten aikataulut ja käsin tehdyt laskut eivät koskaan törmää. Mallit, jotka sisältävät kielitunnisteen, pudottavat sen pois, koska aikataulut eivät tallenna laskun kieltä.
• Muokkaaminen myöhemmin. Aikataulun muutokset koskevat muutoksen jälkeen luotuja laskuja. Jo tuotetut laskut ovat tavallisia laskuja eikä niihin kosketa.
• Aikataulun poistaminen jättää sen laskut paikoilleen. Ne säilyttävät linkkinsä, joten ne täsmäävät edelleen From a recurring schedule -suodattimeen.
• Analytiikka. Analytiikka-näkymän Toistuvat tulot -kortti normalisoi kaikki aktiiviset aikataulut kuukausilukemaksi. Keskeytetyt aikataulut jätetään pois.

Vinkkejä

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Laskujen tilat, lista ja historia siitä, mitä luonnokselle tapahtuu kun lähetät sen.
• Tuotteet ja varasto tuotekirjaston rakentamiseen, josta Lisää tuote ammentaa, sekä varastoautomaatioon.
• Viivästysmaksut, jos toistuva asiakas maksaa jatkuvasti myöhässä.