Podręcznik użytkownika

Faktury cykliczne i harmonogramy rozliczeń

Ustaw harmonogramy tygodniowe, miesięczne, kwartalne lub roczne, by Invoice Flow sam tworzył tę samą fakturę w każdym cyklu, a potem je wstrzymuj.

Zaktualizowano: 2026-09-09

Jeśli fakturujesz tego samego klienta na tę samą kwotę w regularnych odstępach, przepisywanie tej faktury ręcznie co miesiąc to zmarnowany wysiłek i dobry sposób, żeby o którejś zapomnieć. Harmonogram cykliczny w Invoice Flow zapisuje klienta, pozycje i rytm raz; aplikacja tworzy potem świeżą wersję roboczą faktury za każdym razem, gdy nadchodzi cykl, z numerem z Twojej zwykłej serii i datą dnia, w którym miała się pojawić. To Ty wciąż decydujesz, kiedy ją wysłać.

Poniższy przewodnik korzysta z Ironline Fitness Studio w Austin w Teksasie. Studio fakturuje rodzinie Hollis trzy karnety co miesiąc, wystawia Riverbend Runners Club co miesiąc rachunek za blok treningów grupowych, ma kwartalną umowę wellness dla firmy Cedar Point Logistics kończącą się w marcu 2027 oraz co dwa tygodnie wynajmuje salę Northgate Physio — ta ostatnia umowa jest wstrzymana na lato.

Co widać na ekranie

Harmonogramy cykliczne mieszkają na karcie Narzędzia: otwórz Narzędzia, a w sekcji Produktywność (Productivity) dotknij turkusowego kafelka Cykliczne (Recurring). Otwierający się ekran nosi tytuł Faktury cykliczne (Recurring Invoices).

Od góry do dołu:

• Pasek nadchodzących. Dopóki aktywny jest co najmniej jeden harmonogram, poziomy rząd do czterech małych kart pokazuje najbliższe daty uruchomienia, każdą z nazwą klienta i kwotą, którą wygeneruje ten cykl. Odcień mówi o pilności: czerwony, gdy data już minęła, bursztynowy, gdy przypada w ciągu najbliższych trzech dni, zielony w pozostałych przypadkach. Riverbend Runners Club jest czerwony, bo jego data 4 września przeleciała; karta rodziny Hollis jest bursztynowa, bo przypada dzisiaj.
• Chipy filtrów. Wszystkie (All), Aktywne (Active) i Wstrzymane (Paused) zawężają listę. Pasek powyżej nie reaguje na wybrany chip.
• Wiersze harmonogramów. Każdy wiersz pokazuje nazwę klienta, częstotliwość słownie (Co miesiąc, Co 2 tyg., Co kwartał, Co 3 mies. i tak dalej), następną datę uruchomienia z odliczaniem w nawiasach (dzisiaj, jutro, za 10 dni albo zaległe od 5 dni), sumę na cykl łącznie z podatkiem oraz plakietkę Aktywny lub Wstrzymany. Okrągła ikona powtórzenia po lewej jest zielona przy harmonogramie aktywnym, czerwona przy aktywnym, którego następna data już minęła, i szara przy wstrzymanym. Mała ikona samolocika obok nazwy oznacza, że dla tego harmonogramu włączono Automatyczną wysyłkę (Auto-send).
• Przycisk +. Otwiera edytor Nowy harmonogram (New Schedule).

Przesunięcie wiersza z prawej do lewej proponuje jego usunięcie. Długie przytrzymanie otwiera panel działań z opcjami Edytuj, Wstrzymaj (albo Aktywuj), Wygeneruj teraz i Usuń.

Jak utworzyć harmonogram

Przykładem jest karnet rodziny Hollis: trzy osoby, rozliczane dziewiątego każdego miesiąca.

1. Otwórz Narzędzia, potem Cykliczne i dotknij przycisku +. Otwarcie edytora wymaga aktywnego okresu próbnego albo subskrypcji Pro; na koncie darmowym trafisz zamiast tego na ekran ulepszenia.
2. W polu Klient * wybierz odbiorcę. Lista zawiera wyłącznie klientów, których już zapisałeś, więc jeśli klient jest nowy, dodaj go najpierw.
3. W polu Profil firmy * (Business Profile) wybierz profil, który będzie wystawiał faktury. Wybór profilu przełącza też Waluta (Currency) na walutę domyślną tego profilu; możesz ją potem zmienić.
4. Ustaw Częstotliwość (Frequency). Opcje to Co tydzień (Weekly), Co dwa tygodnie (Biweekly), Co miesiąc (Monthly, domyślnie), Co kwartał (Quarterly) i Co rok (Yearly).
5. Dla harmonogramów tygodniowych, miesięcznych i rocznych pojawia się dodatkowe pole Co N okresów (Every N periods). Zostaw 1 dla każdego tygodnia lub miesiąca albo wpisz 2 dla co drugiego tygodnia, 6 dla dwóch razy w roku i tak dalej. Opcje co dwa tygodnie i co kwartał nie pokazują tego pola i zawsze uruchamiają się co dwa tygodnie albo co trzy miesiące.
6. Dotknij chipa Początek (Start), aby wybrać pierwszą datę rozliczenia. Domyślnie jest to dzisiaj i staje się datą wystawienia pierwszej faktury.
7. Opcjonalnie dotknij Koniec (End) i wybierz ostatnią datę, do której harmonogram może działać. Dotknij małego × na chipie, aby datę końcową ponownie usunąć.
8. Na razie zostaw Automatyczna wysyłka w spokoju (zobacz Zasady i szczegóły), sprawdź Waluta i wybierz Szablon (Template) PDF, którego mają używać generowane faktury.
9. W polu Notatki wpisz wszystko, co ma się pojawić w notatkach każdej wygenerowanej faktury, na przykład nazwę planu karnetowego albo numer zamówienia.

Edytor pilnuje niezapisanych zmian: jeśli po czymkolwiek dotkniesz × albo przycisku Wstecz, zapyta, czy naprawdę chcesz wyjść.

Jak zdefiniować powtarzające się pozycje

Wszystko poniżej Pozycje (Line Items) jest kopiowane na każdą wygenerowaną fakturę dokładnie tak, jak to tu zostawisz. Zrzut pokazuje otwartą do edycji umowę Cedar Point Logistics: 24 miejsca pracownicze po 135 USD plus jedne warsztaty na miejscu na kwartał.

1. Przewiń do Pozycje. Nowy harmonogram zaczyna od jednej pustej karty pozycji oznaczonej #1.
2. Albo wpisz ręcznie Opis, Ilość, Cena i Podatek % (Tax %), albo dotknij Dodaj produkt (Add Product) na karcie, aby wyciągnąć pozycję z biblioteki produktów. Wybór produktu wypełnia jego nazwę, cenę i stawkę podatku oraz zachowuje powiązanie z produktem; wpisana wcześniej ilość zostaje zachowana.
3. Dotknij Dodaj obok nagłówka Pozycje przy każdej kolejnej pozycji. Nowa karta zostaje na chwilę podświetlona, a strona się do niej przewija.
4. Usuń niechcianą pozycję czerwoną ikoną minusa na jej karcie. Ikona pojawia się tylko wtedy, gdy harmonogram ma więcej niż jedną pozycję.
5. Sprawdź szare pole Suma na cykl (Total per cycle) na dole. To ilość × cena × (1 + podatek) zsumowane po wszystkich pozycjach — właśnie tę liczbę pokażą lista i pasek nadchodzących.
6. Dotknij Zapisz w prawym górnym rogu.

Mała ikona pudełka obok numeru pozycji, jak przy pozycji #1 powyżej, mówi, że pozycja jest powiązana z produktem. To powiązanie ma znaczenie, jeśli używasz automatyzacji magazynu: przy generowaniu faktury aplikacja może odjąć stan powiązanych produktów zgodnie z Twoimi ustawieniami automatyzacji.

Zapis jest odrzucany w dwóch przypadkach: przy braku klienta albo profilu (lista pokazuje Wybierz klienta lub Wybierz profil) oraz przy harmonogramie, w którym każda pozycja ma pusty opis i cenę zero (pojawia się krótki komunikat Dodaj co najmniej jedną pozycję).

Jak wstrzymać, wznowić, pominąć albo usunąć harmonogram

Przytrzymaj długo wiersz na ekranie Faktury cykliczne, aby otworzyć jego panel działań.

1. Aby tymczasowo zatrzymać harmonogram, wybierz Wstrzymaj (Pause). Plakietka zmienia się na Wstrzymany, ikona szarzeje, a harmonogram znika z paska nadchodzących. Nic innego się nie zmienia, w tym jego następna data.
2. Aby wznowić, przytrzymaj wstrzymany wiersz i wybierz Aktywuj (Activate). Jeśli jego następna data jest już w przeszłości, aplikacja nadrobi zaległości przy kolejnym uruchomieniu: jedna faktura na każdy pominięty okres. Najpierw wyedytuj harmonogram, jeśli wolisz nie fakturować wstrzymanych miesięcy.
3. Aby pominąć bieżący okres bez wystawiania faktury, wybierz Wygeneruj teraz (Trigger Now). Wbrew nazwie nie tworzy to faktury; oznacza harmonogram jako obsłużony dzisiaj i przesuwa następną datę o jeden okres do przodu. Komunikat w rodzaju Faktura wygenerowana, następna: 9 paź 2026 potwierdza nową datę.
4. Aby zmienić rytm, daty, pozycje albo notatki, wybierz Edytuj. Edycja nigdy nie przesuwa daty następnego uruchomienia i nigdy nie zmienia stanu aktywny/wstrzymany.
5. Aby usunąć harmonogram na dobre, wybierz Usuń (albo przesuń wiersz w lewo) i potwierdź Usuń w oknie Usunąć harmonogram? (Delete schedule?). Faktury już wytworzone przez harmonogram zostają w Twoich dokumentach.

Jak pojawiają się wygenerowane faktury i jak je znaleźć

Aplikacja sprawdza harmonogramy do wykonania za każdym razem, gdy uruchamiana jest na zimno (całkowicie zamknięta, a potem otwarta ponownie), a nie wtedy, gdy siedzi w tle, ani przy zwykłym powrocie do niej. Harmonogram jest do wykonania, gdy jest aktywny, a jego następna data przypada dziś lub wcześniej. Dla każdego takiego harmonogramu aplikacja tworzy po jednej wersji roboczej faktury na każdy pominięty okres i przesuwa następną datę do przodu, więc telefon, który przeleżał dwa miesiące w szufladzie, wytworzy przy kolejnym uruchomieniu obie brakujące faktury miesięczne.

Każda wygenerowana faktura:

• ma status Wersja robocza (Draft), więc nic nie wychodzi, dopóki jej nie otworzysz i nie wyślesz;
• pobiera kolejny wolny numer z domyślnej serii numeracji faktur wystawiającego profilu (albo z jego prostego prefiksu i licznika, gdy serii nie ma), podnosząc licznik dokładnie tak jak faktura tworzona ręcznie;
• jest wystawiona z datą, na którą zaplanowano cykl, a nie z datą, w której akurat otworzyłeś aplikację, więc nadrabianie zaległości zachowuje właściwe daty na dokumentach;
• ma termin płatności 30 dni po tej dacie wystawienia;
• niesie walutę, szablon, notatki i pozycje harmonogramu, z policzoną już wartością netto, podatkiem i sumą;
• zamraża dane kontaktowe, numery podatkowe, adresy i warunki płatności Twojego profilu w postaci z tamtej chwili, więc późniejsza edycja profilu nie przepisze PDF-a tej faktury.

Po przemiataniu sam harmonogram idzie dalej. Porównaj listę z początku tego poradnika z tą poniżej: wiersz Runners Club mówi teraz 4 października, za 25 dni, a pasek nadchodzących ustawił się na nowo.

Aby wyciągnąć wszystko, co wytworzył dany harmonogram:

1. Otwórz kartę Dokumenty z wybranym segmentem Faktury.
2. Dotknij ikony filtra (trzy poziome kreski) na górnym pasku, aby otworzyć Filter documents (Filtruj dokumenty).
3. Rozwiń Additional filters (Filtry dodatkowe) i włącz From a recurring schedule (Z harmonogramu cyklicznego).
4. Dotknij Zastosuj (Apply). Zostaną tylko faktury utworzone przez harmonogram; połącz to z wybierakiem Klient w tym samym panelu, aby zobaczyć historię jednego harmonogramu, oraz z chipem Wersja robocza, aby zobaczyć, co wciąż czeka na wysyłkę.

Wygenerowane wersje robocze nie noszą na liście żadnego innego oznaczenia; można je edytować, wysyłać, opłacać i archiwizować jak każdą inną wersję roboczą.

Zasady i szczegóły

• Ograniczenia Pro. Tylko otwarcie edytora (nowego albo do edycji) wymaga okresu próbnego lub subskrypcji. Przeglądanie listy, wstrzymywanie, aktywowanie, Wygeneruj teraz i usuwanie działają na każdym koncie.
• Arytmetyka dat przy generowaniu. Opcja tygodniowa dodaje 7 × N dni, dwutygodniowa 14 dni, miesięczna N miesięcy, kwartalna 3 miesiące, roczna 12 × N miesięcy. Kroki miesięczne przycinają się do ostatniego dnia miesiąca, więc harmonogram rozpoczęty 31 stycznia odpali 28 albo 29 lutego, a potem 31 marca.
• Wygeneruj teraz używa prostszej arytmetyki. Działanie pomijające dodaje miesiące kalendarzowe bez tego przycinania, więc harmonogram miesięczny z datą 31 stycznia pominięty ręcznie ląduje na 3 marca, a nie 28 lutego. Ignoruje też datę Koniec. Jeśli zależy Ci na dokładnych datach końca miesiąca, zmień datę Początek zamiast pomijać.
• Data końcowa. Po wygenerowaniu faktury aplikacja porównuje nową następną datę z datą Koniec; jeśli nie jest wcześniejsza, harmonogram przechodzi w stan Wstrzymany. Wygeneruj teraz tej kontroli nie wykonuje.
• Nadrabianie zaległości. Pominięte okresy generowane są jeden po drugim w ramach jednego uruchomienia, każdy z własną zaplanowaną datą, aż następna data znajdzie się w przyszłości. Harmonogram, który zawiedzie (na przykład dlatego, że nie da się znaleźć wolnego numeru faktury), jest przy tym uruchomieniu pomijany i nie blokuje pozostałych.
• Automatyczna wysyłka zapisuje się z harmonogramem i widnieje jako ikona samolocika w wierszu, ale w obecnej wersji sama z siebie niczego nie wysyła. Wygenerowane faktury zawsze są wersjami roboczymi, które wysyłasz z ekranu faktury. Traktuj ten przełącznik jako przypomnienie o Twoim zamiarze.
• Numeracja. Generator używa tej samej serii co Twoje faktury ręczne i szuka, dopóki nie znajdzie nieużywanego numeru, więc harmonogramy i faktury ręczne nigdy się nie zderzają. Szablony zawierające token języka pomijają ten token, ponieważ harmonogramy nie przechowują języka faktury.
• Późniejsza edycja. Zmiany w harmonogramie dotyczą faktur generowanych po zmianie. Faktury już wytworzone są zwykłymi fakturami i nie są ruszane.
• Usunięcie harmonogramu zostawia jego faktury na miejscu. Zachowują one powiązanie, więc nadal pasują do filtra From a recurring schedule.
• Analityka. Karta Przychody cykliczne (Recurring revenue) na ekranie Analityka sprowadza wszystkie aktywne harmonogramy do wartości miesięcznej. Harmonogramy wstrzymane są pomijane.

Wskazówki

Powiązane poradniki

• Statusy faktur, lista i historia — co dzieje się z wersją roboczą, gdy ją wyślesz.
• Produkty i magazyn — jak zbudować bibliotekę produktów, z której czerpie Dodaj produkt, i jak działa automatyzacja magazynu.
• Odsetki za zwłokę — jeśli klient cykliczny wciąż płaci po terminie.