دليل المستخدم

الفواتير المتكررة وجداول الفوترة

أنشئ جداول أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو سنوية حتى يعدّ Invoice Flow نفس الفاتورة تلقائيًا في كل دورة، ثم راجعها أو أوقفها مؤقتًا أو أنهها.

آخر تحديث: 2026-09-09

إذا كنت تحاسب نفس العميل بنفس المبلغ على فترات منتظمة، فإن كتابة تلك الفاتورة يدويًا كل شهر مجهود ضائع وطريقة جيدة لنسيان واحدة. يخزّن الجدول المتكرر في Invoice Flow العميل وبنود الفاتورة والإيقاع مرة واحدة؛ ثم ينشئ التطبيق مسودة فاتورة جديدة في كل مرة تحين فيها الدورة، مرقّمة ضمن تسلسلك المعتاد ومؤرَّخة باليوم الذي كان من المفترض أن تُصدر فيه. أنت من يقرر متى ترسلها.

يستخدم العرض التوضيحي أدناه استوديو Ironline Fitness Studio في أوستن، تكساس. يفوتر الاستوديو عائلة هوليس عن ثلاثة اشتراكات كل شهر، ويصدر فاتورة شهرية لنادي Riverbend Runners Club عن حصة تدريب جماعي، ويحمل عقدًا ربع سنوي لبرنامج عافية للشركات مع Cedar Point Logistics ينتهي في مارس 2027، ولديه ترتيب إيجار استوديو كل أسبوعين مع Northgate Physio متوقف مؤقتًا خلال الصيف.

ما تراه على الشاشة

تعيش الجداول المتكررة تحت تبويب الأدوات (Tools): افتح الأدوات، وفي قسم الإنتاجية اضغط بطاقة متكرر (Recurring) الفيروزية. الشاشة التي تفتح بعنوان الفواتير المتكررة (Recurring Invoices).

من الأعلى إلى الأسفل:

• الشريط القادم. طالما يوجد جدول نشط واحد على الأقل، يعرض صف أفقي يضم حتى أربع بطاقات صغيرة أقرب تواريخ التشغيل التالية، كل واحدة باسم العميل والمبلغ الذي ستنتجه تلك الدورة. يخبرك اللون بمدى الإلحاح: أحمر عندما يكون التاريخ قد مضى بالفعل، كهرماني عندما يكون خلال الأيام الثلاثة القادمة، أخضر فيما عدا ذلك. بطاقة Riverbend Runners Club حمراء لأن تاريخ 4 سبتمبر تجاوزها؛ بطاقة عائلة هوليس كهرمانية لأنها مستحقة اليوم.
• رقائق التصفية. الكل، نشط ومتوقف تضيّق القائمة. الشريط أعلاه غير متأثر بالرقاقة التي تختارها.
• صفوف الجدول. يعرض كل صف اسم العميل، التكرار بالكلمات (كل شهر، كل أسبوعين، ربع سنوي، كل 3 أشهر، وهكذا)، تاريخ التشغيل التالي مع عد تنازلي بين قوسين (اليوم، غدًا، خلال 10 أيام أو متأخر بـ5 أيام)، الإجمالي لكل دورة شاملًا الضريبة، وشارة نشط أو متوقف. أيقونة التكرار الدائرية على اليسار خضراء لجدول نشط، حمراء لجدول نشط تاريخه التالي مضى بالفعل، ورمادية لجدول متوقف. أيقونة طائرة ورقية صغيرة بجانب الاسم تعني أن الإرسال التلقائي مفعّل لذلك الجدول.
• زر +. يفتح محرر جدولة جديدة (New Schedule).

سحب صف من اليمين إلى اليسار يعرض حذفه. الضغط المطوّل يفتح ورقة إجراءات بها تعديل، إيقاف مؤقت (أو تفعيل)، تشغيل الآن وحذف.

كيفية إنشاء جدول

المثال هو اشتراك عائلة هوليس: ثلاثة أشخاص، تُفوتر في التاسع من كل شهر.

1. افتح الأدوات، ثم متكرر، واضغط زر +. فتح المحرر يتطلب فترة تجريبية نشطة أو اشتراك Pro؛ في حساب مجاني تُنقل إلى شاشة الترقية بدلًا من ذلك.
2. في العميل * (Client) اختر الزبون. تحتوي القائمة فقط على العملاء الذين حفظتهم مسبقًا، فأضف العميل أولًا إن كان جديدًا.
3. في ملف النشاط * (Business Profile) اختر الملف الذي سيصدر الفواتير. يبدّل اختيار ملف أيضًا العملة (Currency) إلى عملة ذلك الملف الافتراضية؛ يمكنك تغييرها لاحقًا.
4. اضبط التكرار (Frequency). الخيارات هي أسبوعي (Weekly)، كل أسبوعين (Biweekly)، شهري (Monthly) (الافتراضي)، ربع سنوي (Quarterly) وسنوي (Yearly).
5. بالنسبة للجداول الأسبوعية أو الشهرية أو السنوية يظهر حقل إضافي كل N فترة. اتركه على 1 لكل أسبوع أو شهر، أو اكتب 2 لكل أسبوعين، 6 لمرتين في السنة، وهكذا. لا يظهر هذا الحقل مع كل أسبوعين وربع سنوي، إذ يعملان دائمًا كل أسبوعين أو كل ثلاثة أشهر.
6. اضغط رقاقة البدء (Start) لاختيار تاريخ الفوترة الأول. يكون الافتراضي اليوم ويصبح تاريخ إصدار الفاتورة الأولى.
7. اختياريًا اضغط الانتهاء (End) واختر آخر تاريخ يمكن أن يعمل الجدول حتى حلوله. اضغط × الصغيرة على الرقاقة لإزالة تاريخ الانتهاء مجددًا.
8. اترك الإرسال التلقائي (Auto-send) كما هو الآن (راجع القواعد والتفاصيل)، تحقق من العملة واختر القالب (Template) الذي يجب أن تستخدمه الفواتير المُنشأة.
9. اكتب أي شيء يجب أن يظهر في ملاحظات كل فاتورة مُنشأة في الملاحظات (Notes)، مثلًا خطة الاشتراك أو مرجع أمر شراء.

يراقب المحرر التعديلات غير المحفوظة: إذا ضغطت × أو زر الرجوع بعد تغيير أي شيء، يسألك إن كنت حقًا تريد المغادرة.

كيفية تحديد البنود المتكررة

كل شيء أسفل بنود الفاتورة يُنسخ إلى كل فاتورة مُنشأة تمامًا كما تركته هنا. تعرض لقطة الشاشة عقد Cedar Point Logistics مفتوحًا للتعديل: 24 مقعد موظف بسعر 135 دولارًا بالإضافة إلى ورشة عمل ميدانية واحدة كل ربع سنة.

1. مرر إلى بنود الفاتورة. يبدأ جدول جديد ببطاقة بند فارغة واحدة بعنوان #1.
2. إما اكتب في الوصف، الكمية، السعر والضريبة % يدويًا، أو اضغط إضافة منتج (Add Product) على البطاقة لسحب بند من مكتبة منتجاتك. يملأ اختيار منتج اسمه وسعره ونسبة ضريبته ويحتفظ برابط بالمنتج؛ تُحفَظ الكمية التي أدخلتها بالفعل.
3. اضغط إضافة (Add) بجانب عنوان بنود الفاتورة لكل بند إضافي. تُبرَز البطاقة الجديدة للحظة وتُمرَّر الصفحة إليها.
4. أزل بندًا غير مرغوب فيه بأيقونة الطرح الحمراء على بطاقته. لا تظهر الأيقونة إلا طالما يحتوي الجدول على أكثر من بند واحد.
5. تحقق من صندوق الإجمالي لكل دورة الرمادي في الأسفل. هو الكمية × السعر × (1 + الضريبة) مجموعة عبر كل البنود، وهو الرقم الذي ستعرضه القائمة والشريط القادم.
6. اضغط حفظ في الزاوية العلوية اليمنى.

أيقونة صندوق صغيرة بجانب رقم البند، كما في البند #1 أعلاه، تخبرك أن السطر مرتبط بمنتج. يهم هذا الرابط إذا كنت تستخدم أتمتة المخزون: عند إنشاء الفاتورة، يمكن للتطبيق خصم المخزون للبنود المرتبطة وفقًا لإعدادات الأتمتة لديك.

يُرفَض الحفظ في حالتين: عميل أو ملف مفقود (تعرض القائمة المنسدلة اختر عميلاً أو اختر ملفًا)، وجدول يكون فيه كل بند بوصف فارغ وسعر صفر (تظهر رسالة قصيرة أضف بندًا واحدًا على الأقل).

كيفية إيقاف جدول مؤقتًا أو استئنافه أو تخطيه أو حذفه

اضغط ضغطًا مطوّلًا على صف في شاشة الفواتير المتكررة لفتح ورقة إجراءاته.

1. لإيقاف جدول مؤقتًا، اختر إيقاف مؤقت (Pause). تتحول الشارة إلى متوقف، تصبح الأيقونة رمادية، ويختفي الجدول من الشريط القادم. لا يتغير أي شيء آخر فيه، بما في ذلك تاريخه التالي.
2. للاستئناف، اضغط ضغطًا مطوّلًا على الصف المتوقف واختر تفعيل (Activate). إذا كان تاريخه التالي في الماضي الآن، سيلحق التطبيق عند التشغيل التالي: فاتورة واحدة لكل فترة فائتة. عدّل الجدول أولًا إن كنت تفضل عدم فوترة الأشهر المتوقفة.
3. لتخطي الفترة الحالية دون إنتاج فاتورة، اختر تشغيل الآن (Trigger Now). رغم اسمه، هذا لا ينشئ فاتورة؛ يختم الجدول كمُعالَج اليوم وينقل التاريخ التالي إلى الأمام بمقدار فترة واحدة. تؤكد رسالة مثل تم تشغيل الفاتورة، التالي: Oct 9, 2026 التاريخ الجديد.
4. لتغيير الإيقاع أو التواريخ أو البنود أو الملاحظات، اختر تعديل (Edit). التعديل لا ينقل تاريخ التشغيل التالي أبدًا ولا يغيّر حالة النشاط أو التوقف.
5. لإزالة جدول نهائيًا، اختر حذف (Delete) (أو اسحب الصف يسارًا) وأكّد حذف في حوار حذف الجدول؟. تبقى الفواتير التي أنتجها الجدول بالفعل في مستنداتك.

كيف تظهر الفواتير المُنشأة وكيف تجدها

يتحقق التطبيق من الجداول المستحقة كل مرة يُشغَّل فيها من صفر (مغلق تمامًا، ثم يُفتح مجددًا)، وليس أثناء بقائه في الخلفية ولا عند مجرد العودة إليه. يكون الجدول مستحقًا عندما يكون نشطًا وتاريخه التالي اليوم أو أبكر. لكل جدول مستحق، ينشئ التطبيق مسودة فاتورة واحدة لكل فترة فائتة وينقل التاريخ التالي إلى الأمام، لذا فإن هاتفًا بقي في درج لمدة شهرين ينتج كلتا الفاتورتين الشهريتين الناقصتين عند التشغيل التالي.

كل فاتورة مُنشأة:

• تحمل حالة مسودة (Draft)، لذا لا يصدر شيء حتى تفتحها وترسلها؛
• تأخذ الرقم الحر التالي من سلسلة ترقيم الفواتير الافتراضية للملف المُصدِر (أو بادئتها البسيطة وعدادها إن لم توجد سلسلة)، وتقدّم العداد تمامًا مثل فاتورة مصنوعة يدويًا؛
• تُصدَر بالتاريخ الذي جُدولت له الدورة، وليس تاريخ فتحك للتطبيق، لذا تحافظ عملية اللحاق بالتواريخ الصحيحة في الأوراق؛
• تستحق بعد 30 يومًا من ذلك التاريخ؛
• تحمل عملة الجدول وقالبه وملاحظاته وبنوده، مع مجموع فرعي وضريبة وإجمالي محسوبة مسبقًا؛
• تجمّد بيانات تواصل ملفك، الأرقام الضريبية، العناوين وشروط الدفع كما كانت في تلك اللحظة، لذا فإن تعديل الملف لاحقًا لن يعيد كتابة ملف PDF لهذه الفاتورة.

بعد عملية المسح، يتقدم الجدول نفسه. قارن القائمة من بداية هذا الدليل بالقائمة أدناه: يعرض صف Runners Club الآن 4 أكتوبر، بعد 25 يومًا، وأعاد الشريط القادم ترتيب نفسه.

لاستخراج كل ما أنتجه جدول معين:

1. افتح تبويب الفواتير مع تحديد قسم الفواتير.
2. اضغط أيقونة التصفية (ثلاثة خطوط أفقية) في الشريط العلوي لفتح تصفية المستندات.
3. وسّع مرشحات إضافية وفعّل من جدول متكرر (From a recurring schedule).
4. اضغط تطبيق (Apply). تبقى فقط الفواتير التي أنشأها جدول؛ اجمعه مع منتقي العميل في نفس الورقة لرؤية سجل جدول واحد، ومع رقاقة مسودة لرؤية ما لا يزال يحتاج إلى إرسال.

لا تحمل المسودات المُنشأة أي علامة أخرى في القائمة؛ يمكن تعديلها وإرسالها ودفعها وأرشفتها مثل أي مسودة أخرى.

القواعد والتفاصيل

• قيود Pro. فتح المحرر فقط (جديد أو تعديل) يتطلب فترة تجريبية أو اشتراكًا. عرض القائمة، الإيقاف المؤقت، التفعيل، تشغيل الآن والحذف تعمل على كل حساب.
• حساب التواريخ أثناء الإنشاء. يضيف الأسبوعي 7 × N يوم، كل أسبوعين 14 يومًا، الشهري N شهر، ربع سنوي 3 أشهر، السنوي 12 × N شهر. تُقيَّد الخطوات المبنية على الأشهر إلى آخر يوم في الشهر، لذا فإن جدولًا بدأ في 31 يناير يصدر في 28 أو 29 فبراير ثم في 31 مارس.
• يستخدم تشغيل الآن حسابًا أبسط. يضيف إجراء التخطي أشهرًا تقويمية دون ذلك التقييد، لذا فإن جدولًا شهريًا بتاريخ 31 يناير مُتخطى يدويًا ينتهي في 3 مارس بدلًا من 28 فبراير. كما يتجاهل تاريخ الانتهاء. إن كانت تواريخ نهاية الشهر الدقيقة مهمة لك، عدّل تاريخ البدء بدلًا من التخطي.
• تاريخ الانتهاء. بعد إنشاء فاتورة، يقارن التطبيق التاريخ التالي الجديد بتاريخ الانتهاء؛ إذا لم يكن أبكر منه، يُحوَّل الجدول إلى متوقف. تشغيل الآن لا يجري هذا الفحص.
• اللحاق بالفترات الفائتة. تُنشأ الفترات الفائتة واحدة تلو الأخرى في تشغيل واحد، كل واحدة مؤرَّخة بيومها المجدول، حتى يصبح التاريخ التالي في المستقبل. يُتخطى جدول فشل (مثلًا لأنه تعذّر إيجاد رقم فاتورة حر) لذلك التشغيل ولا يعطّل البقية.
• الإرسال التلقائي يُحفظ مع الجدول ويُعرض كأيقونة طائرة ورقية على الصف، لكنه في النسخة الحالية لا يرسل أي شيء من تلقاء نفسه. الفواتير المُنشأة دائمًا مسودات ترسلها أنت من شاشة الفاتورة. تعامل مع المفتاح كتذكير بنيتك.
• الترقيم. يستخدم المولّد نفس السلسلة التي تستخدمها فواتيرك اليدوية ويستمر بالبحث حتى يجد رقمًا غير مستخدم، لذا لا تتعارض الجداول والفواتير اليدوية أبدًا. تُسقِط القوالب التي تحتوي على رمز لغة ذلك الرمز، لأن الجداول لا تخزّن لغة فاتورة.
• التعديل لاحقًا. تنطبق التغييرات على جدول على الفواتير المُنشأة بعد التغيير. الفواتير المُنتجة بالفعل هي فواتير عادية ولا تُمس.
• حذف جدول يترك فواتيره في مكانها. تحتفظ برابطها، لذا لا تزال تطابق مرشح من جدول متكرر.
• التحليلات. تُطبِّع بطاقة الإيرادات المتكررة في شاشة التحليلات كل الجداول النشطة إلى رقم شهري. تُستبعد الجداول المتوقفة.

نصائح

أدلة ذات صلة

• حالات الفواتير والقائمة والسجل لمعرفة ما يحدث للمسودة بمجرد إرسالها.
• المنتجات والمخزون لبناء مكتبة المنتجات التي تعتمد عليها إضافة منتج وأتمتة المخزون.
• الغرامات على التأخير إذا استمر عميل متكرر بالدفع متأخرًا.