Panduan pengguna

Faktur berulang dan jadwal penagihan

Atur jadwal mingguan, bulanan, triwulanan atau tahunan agar Invoice Flow membuat draf faktur yang sama pada setiap siklus, lalu tinjau, jeda atau akhiri.

Diperbarui: 2026-09-09

Jika Anda menagih klien yang sama dengan jumlah yang sama pada interval tetap, mengetik faktur itu secara manual setiap bulan hanya membuang waktu dan mudah membuat Anda lupa satu siklus. Jadwal berulang di Invoice Flow menyimpan klien, item baris, dan ritmenya satu kali saja; aplikasi kemudian membuat draf faktur baru setiap kali sebuah siklus tiba, dengan nomor dalam urutan normal Anda dan tanggal pada hari seharusnya faktur itu terbit. Anda tetap yang menentukan kapan mengirimnya.

Panduan di bawah menggunakan contoh Ironline Fitness Studio di Austin, Texas. Studio ini menagih keluarga Hollis untuk tiga keanggotaan setiap bulan, menagih Riverbend Runners Club setiap bulan untuk satu blok latihan kelompok, memegang kontrak wellness korporat triwulanan dengan Cedar Point Logistics yang berakhir pada Maret 2027, dan memiliki kesepakatan sewa studio dua mingguan dengan Northgate Physio yang dijeda selama musim panas.

Apa yang Anda lihat di layar

Jadwal berulang berada di tab Alat (Tools): buka Alat, lalu pada bagian Produktivitas ketuk kartu Berulang (Recurring) berwarna toska. Layar yang terbuka berjudul Faktur Berulang (Recurring Invoices).

Dari atas ke bawah:

• Deretan tanggal mendatang. Selama ada minimal satu jadwal aktif, sebuah baris horizontal berisi hingga empat kartu kecil menampilkan tanggal jalan berikutnya yang paling dekat, masing-masing dengan nama klien dan jumlah yang akan dihasilkan siklus itu. Warnanya menunjukkan tingkat urgensi: merah bila tanggalnya sudah lewat, kuning bila jatuh dalam tiga hari ke depan, hijau untuk selebihnya. Riverbend Runners Club berwarna merah karena tanggal 4 September sudah terlewat; kartu keluarga Hollis berwarna kuning karena jatuh tempo hari ini.
• Chip filter. Semua (All), Aktif (Active) dan Dijeda (Paused) mempersempit daftar. Deretan di atasnya tidak terpengaruh oleh chip yang Anda pilih.
• Baris jadwal. Setiap baris menampilkan nama klien, frekuensi dalam kata (Setiap bulan, Setiap 2 minggu, Triwulanan, Setiap 3 bulan, dan seterusnya), tanggal jalan berikutnya dengan hitung mundur dalam tanda kurung (hari ini, besok, dalam 10 hari atau terlambat 5 hari), total per siklus termasuk pajak, serta lencana Aktif atau Dijeda. Ikon pengulangan bulat di sebelah kiri berwarna hijau untuk jadwal aktif, merah untuk jadwal aktif yang tanggal berikutnya sudah lewat, dan abu-abu untuk jadwal yang dijeda. Ikon pesawat kertas kecil di samping nama berarti Kirim otomatis (Auto-send) aktif untuk jadwal tersebut.
• Tombol +. Membuka editor Jadwal Baru (New Schedule).

Menggeser sebuah baris dari kanan ke kiri menawarkan penghapusan. Tekan lama untuk membuka lembar tindakan dengan Edit, Jeda (Pause) (atau Aktifkan), Buat Sekarang (Trigger Now) dan Hapus (Delete).

Cara membuat jadwal

Contohnya adalah keanggotaan keluarga Hollis: tiga orang, ditagih pada tanggal sembilan setiap bulan.

1. Buka Alat, lalu Berulang, dan ketuk tombol +. Membuka editor memerlukan masa uji coba aktif atau langganan Pro; pada akun gratis Anda akan diarahkan ke layar peningkatan.
2. Pada Klien * pilih pelanggannya. Daftar hanya berisi klien yang sudah Anda simpan, jadi tambahkan klien terlebih dahulu bila ia baru.
3. Pada Profil Bisnis * pilih profil yang akan menerbitkan faktur. Memilih profil juga mengubah Mata uang (Currency) menjadi mata uang default profil tersebut; Anda dapat menggantinya setelahnya.
4. Tetapkan Frekuensi (Frequency). Pilihannya adalah Mingguan (Weekly), Dua mingguan (Biweekly), Bulanan (Monthly, default), Triwulanan (Quarterly) dan Tahunan (Yearly).
5. Untuk jadwal mingguan, bulanan atau tahunan muncul kolom tambahan Setiap N periode (Every N periods). Biarkan bernilai 1 untuk setiap minggu atau bulan, atau ketik 2 untuk setiap dua minggu, 6 untuk dua kali setahun, dan seterusnya. Dua mingguan dan triwulanan tidak menampilkan kolom ini dan selalu berjalan setiap dua minggu atau setiap tiga bulan.
6. Ketuk chip Mulai (Start) untuk memilih tanggal penagihan pertama. Nilai defaultnya hari ini dan menjadi tanggal terbit faktur pertama.
7. Bila perlu, ketuk Berakhir (End) dan pilih tanggal terakhir jadwal boleh berjalan. Ketuk tanda × kecil pada chip untuk menghapus tanggal berakhir lagi.
8. Biarkan Kirim otomatis apa adanya untuk saat ini (lihat Aturan dan detail), periksa Mata uang dan pilih Templat (Template) PDF yang harus dipakai faktur yang dihasilkan.
9. Ketik apa pun yang harus muncul pada catatan setiap faktur yang dihasilkan ke dalam Catatan (Notes), misalnya paket keanggotaan atau referensi pesanan pembelian.

Editor mengawasi perubahan yang belum disimpan: jika Anda mengetuk × atau tombol kembali setelah mengubah sesuatu, editor akan menanyakan apakah Anda benar-benar ingin keluar.

Cara menentukan item baris yang berulang

Semua yang ada di bawah Item Baris disalin ke setiap faktur yang dihasilkan persis seperti yang Anda tinggalkan di sini. Tangkapan layar memperlihatkan kontrak Cedar Point Logistics yang dibuka untuk diedit: 24 kursi karyawan seharga 135 USD ditambah satu lokakarya di lokasi per triwulan.

1. Gulir ke bawah ke Item Baris (Line Items). Jadwal baru dimulai dengan satu kartu item kosong berlabel #1.
2. Ketik sendiri pada Deskripsi (Description), Jumlah (Qty), Harga (Price) dan Pajak % (Tax %), atau ketuk Tambah produk (Add Product) pada kartu untuk mengambil item dari pustaka produk Anda. Memilih produk akan mengisi nama, harga dan tarif pajaknya serta mempertahankan tautan ke produk itu; kuantitas yang sudah Anda masukkan tetap dipertahankan.
3. Ketuk Tambah (Add) di samping judul Item Baris untuk setiap item berikutnya. Kartu baru disorot sesaat dan halaman menggulir ke sana.
4. Hapus item yang tidak diinginkan dengan ikon minus merah pada kartunya. Ikon itu hanya muncul selama jadwal memiliki lebih dari satu item.
5. Periksa kotak abu-abu Total per siklus (Total per cycle) di bagian bawah. Nilainya adalah jumlah × harga × (1 + pajak) yang dijumlahkan atas semua item, dan itulah angka yang akan ditampilkan pada daftar dan deretan tanggal mendatang.
6. Ketuk Simpan (Save) di pojok kanan atas.

Ikon kotak kecil di samping nomor item, seperti pada item #1 di atas, menandakan bahwa baris tersebut tertaut ke sebuah produk. Tautan itu penting jika Anda memakai otomatisasi inventaris: ketika faktur dihasilkan, aplikasi dapat mengurangi stok produk yang tertaut sesuai pengaturan otomatisasi Anda.

Penyimpanan ditolak dalam dua kasus: klien atau profil yang belum diisi (dropdown menampilkan Pilih klien (Select a client) atau Pilih profil (Select a profile)), dan jadwal yang seluruh itemnya memiliki deskripsi kosong dan harga nol (muncul pesan singkat Tambahkan minimal satu item (Add at least one item)).

Cara menjeda, melanjutkan, melewati atau menghapus jadwal

Tekan lama sebuah baris pada layar Faktur Berulang untuk membuka lembar tindakannya.

1. Untuk menghentikan jadwal sementara, pilih Jeda. Lencananya berubah menjadi Dijeda, ikonnya menjadi abu-abu, dan jadwal itu hilang dari deretan tanggal mendatang. Tidak ada hal lain yang berubah, termasuk tanggal berikutnya.
2. Untuk melanjutkan, tekan lama baris yang dijeda dan pilih Aktifkan (Activate). Jika tanggal berikutnya kini sudah lewat, aplikasi akan menyusul pada peluncuran berikutnya: satu faktur per periode yang terlewat. Edit dulu jadwalnya bila Anda tidak ingin menagih bulan-bulan yang dijeda.
3. Untuk melewati periode saat ini tanpa menghasilkan faktur, pilih Buat Sekarang. Meski namanya demikian, tindakan ini tidak membuat faktur; ia menandai jadwal sebagai sudah ditangani hari ini dan memajukan tanggal berikutnya satu periode. Pesan seperti Faktur dibuat, berikutnya: Oct 9, 2026 mengonfirmasi tanggal barunya.
4. Untuk mengubah ritme, tanggal, item atau catatan, pilih Edit. Mengedit tidak pernah memindahkan tanggal jalan berikutnya dan tidak pernah mengubah status aktif atau dijeda.
5. Untuk menghapus jadwal selamanya, pilih Hapus (atau geser baris ke kiri) dan konfirmasi Hapus pada dialog Hapus jadwal? (Delete schedule?). Faktur yang sudah dihasilkan jadwal itu tetap ada di dokumen Anda.

Bagaimana faktur yang dihasilkan muncul dan cara menemukannya

Aplikasi memeriksa jadwal yang jatuh tempo setiap kali dijalankan dari kondisi mati total (ditutup sepenuhnya, lalu dibuka lagi), bukan saat berada di latar belakang dan bukan saat Anda sekadar berpindah kembali ke sana. Sebuah jadwal jatuh tempo bila ia aktif dan tanggal berikutnya adalah hari ini atau lebih awal. Untuk setiap jadwal yang jatuh tempo, aplikasi membuat satu draf faktur per periode yang terlewat dan memajukan tanggal berikutnya, sehingga ponsel yang tersimpan di laci selama dua bulan akan menghasilkan kedua faktur bulanan yang terlewat pada peluncuran berikutnya.

Setiap faktur yang dihasilkan:

• berstatus Konsep (Draft), sehingga tidak ada yang terkirim sampai Anda membukanya dan mengirimnya;
• mengambil nomor bebas berikutnya dari seri penomoran faktur default profil penerbit (atau prefiks dan penghitung sederhananya bila tidak ada seri), memajukan penghitung persis seperti faktur yang dibuat manual;
• diterbitkan pada tanggal siklus itu dijadwalkan, bukan tanggal Anda kebetulan membuka aplikasi, sehingga proses menyusul tetap menjaga tanggal yang benar pada dokumen;
• jatuh tempo 30 hari setelah tanggal terbit tersebut;
• membawa mata uang, templat, catatan dan item baris dari jadwal, dengan subtotal, pajak dan total yang sudah dihitung;
• membekukan detail kontak, NPWP/ID pajak, alamat dan syarat pembayaran profil Anda sebagaimana adanya saat itu, sehingga mengedit profil di kemudian hari tidak akan menulis ulang PDF faktur ini.

Setelah penyapuan itu, jadwalnya sendiri sudah bergerak maju. Bandingkan daftar dari awal panduan ini dengan yang di bawah: baris Runners Club kini bertuliskan 4 Oktober, 25 hari lagi, dan deretan tanggal mendatang telah menyusun ulang urutannya.

Untuk menarik semua yang telah dihasilkan sebuah jadwal:

1. Buka tab Faktur (Documents) dengan segmen Faktur (Invoices) terpilih.
2. Ketuk ikon filter (tiga garis horizontal) pada bilah atas untuk membuka Filter documents.
3. Bentangkan Additional filters dan aktifkan From a recurring schedule.
4. Ketuk Terapkan (Apply). Hanya faktur yang dibuat oleh jadwal yang tersisa; kombinasikan dengan pemilih Client pada lembar yang sama untuk melihat riwayat satu jadwal, dan dengan chip Konsep untuk melihat apa yang masih perlu dikirim.

Draf yang dihasilkan tidak membawa penanda lain di daftar; draf itu dapat diedit, dikirim, dibayar dan diarsipkan seperti draf lainnya.

Aturan dan detail

• Pembatasan Pro. Hanya membuka editor (baru atau edit) yang memerlukan masa uji coba atau langganan. Melihat daftar, menjeda, mengaktifkan, Buat Sekarang dan menghapus berfungsi pada semua akun.
• Perhitungan tanggal saat pembuatan. Mingguan menambah 7 × N hari, dua mingguan 14 hari, bulanan N bulan, triwulanan 3 bulan, tahunan 12 × N bulan. Langkah berbasis bulan dibatasi ke hari terakhir bulan tersebut, sehingga jadwal yang dimulai pada 31 Januari terbit pada 28 atau 29 Februari lalu pada 31 Maret.
• Buat Sekarang memakai perhitungan yang lebih sederhana. Tindakan melewati ini menambahkan bulan kalender tanpa pembatasan tersebut, sehingga jadwal bulanan bertanggal 31 Januari yang dilewati secara manual mendarat pada 3 Maret, bukan 28 Februari. Tindakan ini juga mengabaikan tanggal Berakhir. Jika tanggal akhir bulan yang persis penting bagi Anda, edit tanggal Mulai daripada melewatinya.
• Tanggal berakhir. Setelah menghasilkan faktur, aplikasi membandingkan tanggal berikutnya yang baru dengan tanggal Berakhir; jika tidak lebih awal, jadwal diubah menjadi Dijeda. Buat Sekarang tidak melakukan pemeriksaan ini.
• Menyusul. Periode yang terlewat dihasilkan satu demi satu dalam satu peluncuran, masing-masing bertanggal pada hari terjadwalnya sendiri, sampai tanggal berikutnya berada di masa depan. Jadwal yang gagal (misalnya karena tidak ada nomor faktur bebas yang bisa ditemukan) dilewati pada peluncuran itu dan tidak menghambat yang lain.
• Kirim otomatis disimpan bersama jadwal dan ditampilkan sebagai ikon pesawat kertas pada baris, tetapi pada versi saat ini fitur ini tidak mengirim apa pun dengan sendirinya. Faktur yang dihasilkan selalu berupa draf yang Anda kirim dari layar faktur. Anggap sakelar ini sebagai pengingat niat Anda.
• Penomoran. Generator memakai seri yang sama dengan faktur manual Anda dan terus mencari sampai menemukan nomor yang belum terpakai, sehingga jadwal dan faktur buatan tangan tidak pernah bertabrakan. Templat yang mengandung token bahasa akan menghilangkan token itu, karena jadwal tidak menyimpan bahasa faktur.
• Mengedit di kemudian hari. Perubahan pada jadwal berlaku untuk faktur yang dihasilkan setelah perubahan itu. Faktur yang sudah dihasilkan adalah faktur biasa dan tidak tersentuh.
• Menghapus jadwal membiarkan fakturnya tetap ada. Faktur itu mempertahankan tautannya, jadi tetap cocok dengan filter From a recurring schedule.
• Analitik. Kartu Pendapatan berulang (Recurring revenue) pada layar Analitik menormalkan semua jadwal aktif ke angka bulanan. Jadwal yang dijeda tidak disertakan.

Tips

Panduan terkait

• Status faktur, daftar dan riwayat untuk apa yang terjadi pada draf setelah Anda mengirimnya.
• Produk dan inventaris untuk membangun pustaka produk yang menjadi sumber Tambah produk dan untuk otomatisasi stok.
• Denda keterlambatan jika klien berulang terus terlambat membayar.