Guia do utilizador

Faturas recorrentes e agendamentos de faturação

Configure agendamentos semanais, mensais, trimestrais ou anuais para que o Invoice Flow prepare a mesma fatura em cada ciclo; reveja, pause ou termine-os.

Atualizado: 2026-09-09

Se fatura o mesmo valor ao mesmo cliente a intervalos regulares, escrever essa fatura à mão todos os meses é esforço desperdiçado e uma boa forma de se esquecer de alguma. Um agendamento recorrente no Invoice Flow guarda o cliente, os itens e o ritmo uma única vez; a aplicação passa então a criar um novo rascunho de fatura sempre que um ciclo chega, numerado na sua sequência habitual e datado no dia em que devia ter sido emitido. Quem decide quando enviar continua a ser você.

O percurso abaixo usa o Ironline Fitness Studio, em Austin, Texas. O estúdio fatura à família Hollis três inscrições todos os meses, fatura mensalmente ao Riverbend Runners Club um bloco de treino em grupo, mantém um contrato trimestral de bem-estar corporativo com a Cedar Point Logistics que termina em março de 2027 e tem um acordo quinzenal de aluguer de estúdio com a Northgate Physio que está pausado durante o verão.

O que vê no ecrã

Os agendamentos recorrentes vivem no separador Ferramentas: abra Ferramentas e, na secção Produtividade, toque no cartão azul-esverdeado Recorrentes. O ecrã que se abre chama-se Faturas recorrentes.

De cima para baixo:

• Faixa das próximas emissões. Desde que haja pelo menos um agendamento ativo, uma fila horizontal de até quatro cartões pequenos mostra as próximas datas mais próximas, cada uma com o nome do cliente e o valor que esse ciclo vai gerar. A cor indica a urgência: vermelho quando a data já passou, âmbar quando está dentro dos próximos três dias e verde nos restantes casos. O Riverbend Runners Club aparece a vermelho porque a data de 4 de setembro ficou para trás; o cartão da família Hollis está a âmbar porque vence hoje.
• Filtros. Todas, Ativas e Pausadas restringem a lista. A faixa acima não é afetada pelo filtro que escolher.
• Linhas de agendamento. Cada linha mostra o nome do cliente, a frequência por extenso (Todo mês, A cada 2 semanas, Trimestral, A cada 3 meses, e assim por diante), a próxima data de emissão com uma contagem entre parênteses (hoje, amanhã, em 10 dias ou atrasada há 5 dias), o total por ciclo com imposto incluído e um selo Ativas ou Pausadas. O ícone redondo de repetição à esquerda é verde para um agendamento ativo, vermelho para um agendamento ativo cuja próxima data já passou e cinzento para um agendamento pausado. Um pequeno ícone de avião de papel junto ao nome significa que o Envio automático está ligado nesse agendamento.
• Botão +. Abre o editor Novo agendamento.

Deslizar uma linha da direita para a esquerda propõe eliminá-la. Uma pressão longa abre um menu de ações com Editar, Pausar (ou Ativar), Gerar agora e Excluir.

Como criar um agendamento

O exemplo é a inscrição da família Hollis: três pessoas, faturadas no dia nove de cada mês.

1. Abra Ferramentas, depois Recorrentes, e toque no botão +. Abrir o editor exige um período de avaliação ativo ou uma subscrição Pro; numa conta gratuita é encaminhado para o ecrã de upgrade.
2. Em Cliente * escolha o cliente. A lista contém apenas clientes que já tenha guardado, por isso crie primeiro o cliente se for novo.
3. Em Perfil da empresa * escolha o perfil que vai emitir as faturas. Escolher um perfil também muda a Moeda para a moeda predefinida desse perfil; pode alterá-la depois.
4. Defina a Frequência. As opções são Semanal, Quinzenal, Mensal (a predefinição), Trimestral e Anual.
5. Para agendamentos semanais, mensais ou anuais surge um campo adicional A cada N períodos. Deixe-o em 1 para cada semana ou cada mês, ou escreva 2 para cada duas semanas, 6 para duas vezes por ano, e assim por diante. As opções quinzenal e trimestral não mostram este campo e correm sempre de duas em duas semanas ou de três em três meses.
6. Toque no seletor Início para escolher a primeira data de faturação. Está predefinido para hoje e passa a ser a data de emissão da primeira fatura.
7. Opcionalmente, toque em Término e escolha a última data até à qual o agendamento pode correr. Toque no pequeno × do seletor para voltar a remover a data de fim.
8. Deixe o Envio automático como está por agora (ver Regras e detalhes), confirme a Moeda e escolha o Modelo de PDF que as faturas geradas devem usar.
9. Escreva em Observações tudo o que deva aparecer nas notas de todas as faturas geradas, por exemplo o plano de inscrição ou uma referência de nota de encomenda.

O editor está atento a alterações por guardar: se tocar no × ou no botão de retroceder depois de mudar alguma coisa, pergunta se quer mesmo sair.

Como definir os itens que se repetem

Tudo o que está abaixo de Itens é copiado para cada fatura gerada exatamente como o deixar aqui. A captura mostra o contrato da Cedar Point Logistics aberto para edição: 24 lugares de colaborador a 135 USD mais um workshop presencial por trimestre.

1. Desça até Itens. Um agendamento novo começa com um cartão de item vazio identificado como #1.
2. Ou preenche à mão Descrição, Qtd, Preço e Imposto %, ou toca em Adicionar Produto no cartão para trazer um artigo da sua biblioteca de produtos. Escolher um produto preenche o nome, o preço e a taxa de imposto e mantém a ligação ao produto; a quantidade que já tiver introduzido é preservada.
3. Toque em Adicionar ao lado do título Itens para cada item adicional. O novo cartão é realçado por instantes e a página desce até ele.
4. Remova um item indesejado com o ícone vermelho de menos no respetivo cartão. O ícone só aparece enquanto o agendamento tiver mais do que um item.
5. Confirme a caixa cinzenta Total por ciclo no fundo. É a soma de quantidade × preço × (1 + imposto) em todos os itens, que é o valor que a lista e a faixa das próximas emissões vão mostrar.
6. Toque em Salvar no canto superior direito.

Um pequeno ícone de caixa ao lado do número do item, como no item #1 acima, indica que a linha está ligada a um produto. Essa ligação é importante se usar a automação de inventário: quando a fatura é gerada, a aplicação pode dar baixa de stock dos produtos ligados de acordo com as suas definições de automação.

Guardar é recusado em dois casos: falta de cliente ou de perfil (a lista mostra Selecione um cliente ou Selecione um perfil) e um agendamento em que todos os itens têm descrição vazia e preço zero (aparece uma mensagem curta Adicione pelo menos um item).

Como pausar, retomar, saltar ou eliminar um agendamento

Faça uma pressão longa numa linha do ecrã Faturas recorrentes para abrir o respetivo menu de ações.

1. Para parar um agendamento temporariamente, escolha Pausar. O selo passa a Pausadas, o ícone fica cinzento e o agendamento desaparece da faixa das próximas emissões. Nada mais se altera, incluindo a data seguinte.
2. Para retomar, faça uma pressão longa na linha pausada e escolha Ativar. Se a data seguinte já estiver no passado, a aplicação recupera o atraso no arranque seguinte: uma fatura por cada período em falta. Edite primeiro o agendamento se preferir não faturar os meses em que esteve pausado.
3. Para saltar o período atual sem produzir uma fatura, escolha Gerar agora. Apesar do nome, isto não cria nenhuma fatura; marca o agendamento como tratado hoje e avança a data seguinte um período. Uma mensagem como Fatura gerada, próxima: 9 de out. de 2026 confirma a nova data.
4. Para mudar o ritmo, as datas, os itens ou as observações, escolha Editar. Editar nunca desloca a próxima data de emissão nem altera o estado ativo ou pausado.
5. Para remover um agendamento definitivamente, escolha Excluir (ou deslize a linha para a esquerda) e confirme com Excluir na caixa Excluir agendamento?. As faturas que o agendamento já produziu permanecem nos seus documentos.

Como aparecem as faturas geradas e como encontrá-las

A aplicação verifica os agendamentos vencidos sempre que é iniciada de raiz (totalmente fechada e depois aberta de novo), não enquanto está em segundo plano nem quando simplesmente regressa a ela. Um agendamento está vencido quando está ativo e a sua data seguinte é hoje ou anterior. Para cada agendamento vencido, a aplicação cria um rascunho de fatura por cada período em falta e avança a data seguinte, pelo que um telemóvel que ficou numa gaveta durante dois meses produz as duas faturas mensais em falta no arranque seguinte.

Cada fatura gerada:

• tem o estado Rascunho, pelo que nada sai até que a abra e a envie;
• recebe o número livre seguinte da série de numeração de faturas predefinida do perfil emissor (ou o seu prefixo e contador simples, caso não exista série), avançando o contador tal como numa fatura feita à mão;
• é emitida na data para a qual o ciclo estava previsto, e não na data em que calhou abrir a aplicação, de modo que uma recuperação de atrasos mantém as datas corretas na papelada;
• vence 30 dias após essa data de emissão;
• transporta a moeda, o modelo, as observações e os itens do agendamento, com subtotal, imposto e total já calculados;
• congela os contactos, os números fiscais, as moradas e as condições de pagamento do seu perfil tal como estavam nesse momento, pelo que editar o perfil mais tarde não vai reescrever o PDF desta fatura.

Depois da varredura, o próprio agendamento avançou. Compare a lista do início deste guia com a de baixo: a linha do Runners Club diz agora 4 de outubro, a 25 dias de distância, e a faixa das próximas emissões reorganizou-se.

Para reunir tudo o que um agendamento produziu:

1. Abra o separador Documentos com o segmento Faturas selecionado.
2. Toque no ícone de filtro (três linhas horizontais) na barra superior para abrir Filter documents (Filter documents).
3. Expanda Additional filters e ligue From a recurring schedule.
4. Toque em Apply. Ficam apenas as faturas criadas por um agendamento; combine com o seletor Client do mesmo painel para ver o histórico de um único agendamento, e com o filtro Rascunho para ver o que ainda falta enviar.

Os rascunhos gerados não têm qualquer outra marca na lista; podem ser editados, enviados, pagos e arquivados como qualquer outro rascunho.

Regras e detalhes

• Restrições Pro. Só a abertura do editor (novo ou existente) exige um período de avaliação ou uma subscrição. Ver a lista, pausar, ativar, Gerar agora e eliminar funcionam em qualquer conta.
• Cálculo de datas durante a geração. Semanal soma 7 × N dias, quinzenal 14 dias, mensal N meses, trimestral 3 meses, anual 12 × N meses. Os saltos por mês ajustam-se ao último dia do mês, pelo que um agendamento iniciado a 31 de janeiro é emitido a 28 ou 29 de fevereiro e depois a 31 de março.
• Gerar agora usa um cálculo mais simples. A ação de saltar soma meses de calendário sem esse ajuste, pelo que um agendamento mensal datado de 31 de janeiro e saltado à mão vai parar a 3 de março em vez de 28 de fevereiro. Também ignora a data de Término. Se as datas exatas de fim de mês forem importantes para si, edite antes a data de Início em vez de saltar.
• Data de término. Depois de gerar uma fatura, a aplicação compara a nova data seguinte com a data de Término; se não for anterior, o agendamento passa a Pausadas. Gerar agora não faz esta verificação.
• Recuperação de atrasos. Os períodos em falta são gerados uns a seguir aos outros num único arranque, cada um datado no seu próprio dia previsto, até que a data seguinte fique no futuro. Um agendamento que falhe (por exemplo, porque não é possível encontrar um número de fatura livre) é ignorado nesse arranque e não bloqueia os restantes.
• Envio automático é guardado com o agendamento e apresentado como um ícone de avião de papel na linha, mas na versão atual não envia nada por si só. As faturas geradas são sempre rascunhos que você envia a partir do ecrã da fatura. Encare o interruptor como um lembrete da sua intenção.
• Numeração. O gerador usa a mesma série das suas faturas manuais e continua a procurar até encontrar um número não utilizado, pelo que agendamentos e faturas feitas à mão nunca colidem. Os modelos que contenham um token de idioma perdem esse token, porque os agendamentos não guardam um idioma de fatura.
• Editar mais tarde. As alterações a um agendamento aplicam-se às faturas geradas depois da alteração. As faturas já produzidas são faturas normais e não são tocadas.
• Eliminar um agendamento deixa as suas faturas intactas. Mantêm a ligação, pelo que continuam a corresponder ao filtro From a recurring schedule.
• Análises. O cartão Receita recorrente do ecrã de análises normaliza todos os agendamentos ativos para um valor mensal. Os agendamentos pausados ficam de fora.

Dicas

Guias relacionados

• Estados da fatura, lista e histórico para o que acontece a um rascunho depois de o enviar.
• Produtos e inventário para construir a biblioteca de produtos de que o Adicionar Produto se serve e para a automação de stock.
• Multas por atraso se um cliente recorrente pagar sistematicamente com atraso.