Ръководство

Периодични фактури и графици за фактуриране

Настройте седмични, месечни, тримесечни или годишни графици, за да може Invoice Flow сам да изготвя чернова на една и съща фактура при всеки цикъл, а вие после да я прегледате, спрете или прекратите.

Обновено: 2026-09-09

Ако таксувате един и същ клиент с една и съща сума на редовни интервали, ръчното въвеждане на тази фактура всеки месец е загуба на време и лесен начин да я пропуснете. Периодичен график в Invoice Flow съхранява клиента, редовете и ритъма веднъж; след това приложението създава нова чернова на фактура всеки път, когато настъпи цикъл, номерирана по обичайната ви поредица и датирана в деня, в който е трябвало да се задейства. Вие решавате кога да я изпратите.

Ръководството по-долу използва Ironline Fitness Studio в Остин, Тексас. Студиото таксува семейство Холис за три абонамента всеки месец, фактурира месечно Riverbend Runners Club за групов тренировъчен пакет, има тримесечен корпоративен уелнес договор с Cedar Point Logistics, който приключва през март 2027 г., и има двуседмична договорка за наем на студио с Northgate Physio, която е поставена на пауза за лятото.

Какво виждате на екрана

Периодичните графици се намират в раздел Инструменти (Tools): отворете Инструменти, а в секцията Продуктивност докоснете тюркоазената карта Периодични (Recurring). Отварящият се екран е озаглавен Recurring Invoices.

От горе надолу:

• Лента с предстоящи графици. Докато поне един график е активен, хоризонтален ред с до четири малки карти показва най-близките следващи дати, всяка с името на клиента и сумата, която този цикъл ще генерира. Оцветяването показва спешността: червено, когато датата вече е минала, кехлибарено, когато е в рамките на следващите три дни, и зелено в останалите случаи. Riverbend Runners Club е червен, защото датата му 4 септември е отминала; картата на семейство Холис е кехлибарена, защото падежът е днес.
• Чипове за филтриране. Всички, Активни и На пауза стесняват списъка. Лентата отгоре не се влияе от избрания чип.
• Редове с графици. Всеки ред показва името на клиента, честотата с думи (Всеки месец, На всеки 2 седмици, Тримесечно, На всеки 3 месеца и т.н.), следващата дата на изпълнение с обратно броене в скоби (днес, утре, след 10 дни или просрочено с 5 дни), общата сума на цикъл с включен данък и значка Активен или На пауза. Кръглата иконка за повторение вляво е зелена за активен график, червена за активен график, чиято следваща дата вече е в миналото, и сива за график на пауза. Малка иконка на хартиено самолетче до името означава, че Автоматично изпращане е включено за този график.
• Бутон +. Отваря редактора Нов график (New Schedule).

Прекарване на ред отдясно наляво предлага изтриването му. Продължително натискане отваря лист с действия: Редактирай, Пауза (или Активиране), Изпълни сега и Изтрий.

Как да създадете график

Примерът е абонаментът на семейство Холис: трима души, таксувани на деветия ден от всеки месец.

1. Отворете Инструменти (Tools), после Периодични (Recurring), и докоснете бутона +. За отваряне на редактора е необходим активен пробен период или абонамент Pro; при безплатен акаунт вместо това ще бъдете отведени към екрана за надграждане.
2. В Клиент * (Client) изберете клиента. Списъкът съдържа само вече запазени клиенти, така че добавете клиента първо, ако е нов.
3. В Бизнес профил * (Business Profile) изберете профила, който ще издава фактурите. Изборът на профил превключва и Валута (Currency) към валутата по подразбиране на този профил; можете да я промените впоследствие.
4. Задайте Честота (Frequency). Опциите са Седмично (Weekly), На две седмици (Biweekly), Месечно (Monthly, по подразбиране), Тримесечно (Quarterly) и Годишно (Yearly).
5. За седмични, месечни или годишни графици се появява допълнително поле На всеки N периода (Every N periods). Оставете го 1 за всяка седмица или месец, или въведете 2 за всяка втора седмица, 6 за два пъти годишно и т.н. При На две седмици и Тримесечно това поле не се показва и те винаги вървят на всеки две седмици или на всеки три месеца.
6. Докоснете чипа Начало (Start), за да изберете първата дата на фактуриране. По подразбиране е днешната дата и става дата на издаване на първата фактура.
7. По желание докоснете Край (End) и изберете последната дата, до която графикът може да върви. Докоснете малкото × върху чипа, за да премахнете крайната дата отново.
8. Засега оставете Автоматично изпращане (Auto-send) без промяна (вижте „Правила и подробности“), проверете Валута (Currency) и изберете PDF Шаблон (Template), който генерираните фактури да използват.
9. Въведете в Бележки (Notes) всичко, което трябва да се появи в бележките на всяка генерирана фактура, например абонаментния план или референция за поръчка.

Редакторът следи за незапазени промени: ако докоснете × или бутона за връщане назад след като сте променили нещо, той пита дали наистина искате да излезете.

Как да зададете редовете, които се повтарят

Всичко под Редове (Line Items) се копира точно както го оставите тук във всяка генерирана фактура. Скрийншотът показва отворения за редактиране договор с Cedar Point Logistics: 24 места за служители по 135 USD плюс една обучителна сесия на място на всяко тримесечие.

1. Превъртете надолу до Редове (Line Items). Нов график започва с една празна карта с етикет #1.
2. Или въведете ръчно в Описание (Description), К-во (Qty), Цена (Price) и Данък % (Tax %), или докоснете Добави продукт (Add Product) върху картата, за да вземете артикул от библиотеката с продукти. Избирането на продукт попълва името, цената и данъчната ставка и запазва връзка към продукта; вече въведеното количество се запазва.
3. Докоснете Добави (Add) до заглавието Редове (Line Items) за всеки следващ артикул. Новата карта се маркира за кратко и страницата превърта до нея.
4. Премахнете нежелан артикул с червената иконка минус на неговата карта. Иконката се показва само докато графикът има повече от един артикул.
5. Проверете сивото поле Общо на цикъл (Total per cycle) в долната част. То представлява количество × цена × (1 + данък), сумирано за всички артикули — това е стойността, която ще се показва в списъка и в лентата с предстоящи графици.
6. Докоснете Запази (Save) в горния десен ъгъл.

Малка иконка кутия до номера на артикула, както при артикул #1 по-горе, показва, че редът е свързан с продукт. Тази връзка има значение, ако използвате автоматизацията на инвентара: при генериране на фактурата приложението може да намали наличността за свързаните продукти според настройките ви за автоматизация.

Запазването се отказва в два случая: липсващ клиент или профил (падащото меню показва Изберете клиент или Изберете профил), и график, при който всеки артикул има празно описание и цена нула (появява се кратко съобщение Добавете поне един ред).

Как да поставите на пауза, възобновите, пропуснете или изтриете график

Продължително натиснете ред на екрана Recurring Invoices, за да отворите неговия лист с действия.

1. За да спрете график временно, изберете Пауза (Pause). Значката става На пауза, иконката посивява, а графикът изчезва от лентата с предстоящи графици. Нищо друго по него не се променя, включително следващата му дата.
2. За да възобновите, натиснете продължително реда на пауза и изберете Активиране (Activate). Ако следващата му дата вече е в миналото, приложението ще навакса при следващото стартиране: по една фактура за всеки пропуснат период. Редактирайте графика първо, ако не желаете да таксувате пропуснатите месеци.
3. За да пропуснете текущия период без да генерирате фактура, изберете Изпълни сега (Trigger Now). Въпреки името, това не създава фактура; то маркира графика като обработен днес и премества следващата дата напред с един период. Съобщение като Invoice triggered, next: Oct 9, 2026 потвърждава новата дата.
4. За да промените ритъма, датите, артикулите или бележките, изберете Редактирай (Edit). Редактирането никога не премества следващата дата на изпълнение и никога не променя състоянието активен/на пауза.
5. За да премахнете график завинаги, изберете Изтрий (Delete) (или прекарайте реда наляво) и потвърдете с Изтрий в диалога Изтриване на графика? (Delete schedule?). Вече изготвените от графика фактури остават в документите ви.

Как изглеждат генерираните фактури и как да ги намерите

Приложението проверява за дължими графици всеки път, когато се стартира студено (напълно затворено, после отворено отново), а не докато стои във фонов режим и не при обикновено превключване обратно към него. Даден график е дължим, когато е активен и следващата му дата е днес или по-рано. За всеки дължим график приложението създава по една чернова на фактура за всеки пропуснат период и премества следващата дата напред, така че телефон, стоял в чекмедже два месеца, ще генерира и двете липсващи месечни фактури при следващото стартиране.

Всяка генерирана фактура:

• има статус Чернова (Draft), така че нищо не се изпраща, докато не я отворите и изпратите сами;
• взема следващия свободен номер от поредицата за номериране по подразбиране на издаващия профил (или неговия прост префикс и брояч, ако няма зададена поредица), увеличавайки брояча точно както при ръчно създадена фактура;
• се издава на датата, за която е насрочен цикълът, а не на датата, на която сте отворили приложението, така че при наваксване датите в документите остават правилни;
• е с падеж 30 дни след тази дата на издаване;
• носи валутата, шаблона, бележките и редовете от графика, с вече изчислени междинна сума, данък и общо;
• замразява данните за контакт на профила ви, данъчните номера, адресите и условията за плащане такива, каквито са били в този момент, така че по-късна промяна на профила няма да пренапише PDF файла на тази фактура.

След обхождането самият график е напреднал. Сравнете списъка от началото на това ръководство с този по-долу: редът на Runners Club вече показва 4 октомври, след 25 дни, а лентата с предстоящи графици се е пренаредила.

За да извлечете всичко, генерирано от даден график:

1. Отворете раздел Документи (Documents) с избран сегмент Фактури (Invoices).
2. Докоснете иконката за филтър (три хоризонтални линии) в горната лента, за да отворите Filter documents.
3. Разгънете Additional filters и включете From a recurring schedule.
4. Докоснете Приложи (Apply). Остават само фактурите, създадени от график; комбинирайте с падащото меню Клиент (Client) в същия лист, за да видите историята на един график, и с чипа Чернова (Draft), за да видите какво още предстои да изпратите.

Генерираните чернови не носят друг маркер в списъка; те могат да бъдат редактирани, изпращани, плащани и архивирани както всяка друга чернова.

Правила и подробности

• Ограничение за Pro. Само отварянето на редактора (нов или за редактиране) изисква пробен период или абонамент. Преглеждането на списъка, пауза, активиране, Изпълни сега и изтриване работят при всеки акаунт.
• Изчисляване на датите при генериране. Седмично добавя 7 × N дни, На две седмици — 14 дни, Месечно — N месеца, Тримесечно — 3 месеца, Годишно — 12 × N месеца. Стъпките, базирани на месеци, се ограничават до последния ден на месеца, така че график, започнал на 31 януари, се задейства на 28 или 29 февруари, а после на 31 март.
• Изпълни сега използва по-опростена аритметика. Действието за пропускане добавя календарни месеци без това ограничаване, така че месечен график, датиран на 31 януари и пропуснат ръчно, попада на 3 март, а не на 28 февруари. То също така игнорира датата Край. Ако точните дати в края на месеца имат значение за вас, редактирайте датата Начало вместо да пропускате.
• Дата Край. След генериране на фактура приложението сравнява новата следваща дата с датата Край; ако не е по-ранна, графикът се превключва на На пауза. Изпълни сега не извършва тази проверка.
• Наваксване. Пропуснатите периоди се генерират един след друг при едно стартиране, всеки датиран на собствения си насрочен ден, докато следващата дата стане бъдеща. График, който се провали (например защото не може да се намери свободен номер за фактура), се пропуска при това стартиране и не блокира останалите.
• Автоматично изпращане се запазва заедно с графика и се показва като иконка хартиено самолетче на реда, но в настоящата версия то не изпраща нищо само по себе си. Генерираните фактури винаги са чернови, които изпращате от екрана на фактурата. Приемайте превключвателя като напомняне за намерението ви.
• Номериране. Генераторът използва същата поредица като ръчните ви фактури и продължава да търси, докато намери неизползван номер, така че графиците и ръчно създадените фактури никога не се сблъскват. Шаблони, съдържащи маркер за език, отпадат от него, тъй като графиците не съхраняват език на фактурата.
• По-късно редактиране. Промените в даден график се прилагат за фактури, генерирани след промяната. Вече изготвените фактури са обикновени фактури и не се засягат.
• Изтриване на график оставя фактурите му на място. Те запазват връзката си, така че все още отговарят на филтъра From a recurring schedule.
• Анализи. Картата Периодичен приход (Recurring revenue) на екрана Анализи привежда всички активни графици към месечна стойност. Графиците на пауза се изключват.

Съвети

Свързани ръководства

• Статуси, списък и история на фактурите за това какво се случва с чернова, след като я изпратите.
• Продукти и инвентар за изграждане на библиотеката с продукти, от която черпи Add Product, и за автоматизацията на склада.
• Такси за забавено плащане ако периодичен клиент постоянно плаща със закъснение.