Invoice Flow app icon Invoice Flow management Вземи приложението
BG

Ръководство

Валути, валутни курсове и данъци

Издавайте фактури в различни валути, поддържайте актуални валутни курсове или ги коригирайте ръчно, прилагайте правилната данъчна ставка на всеки ред и печатайте PDF на езика на клиента.

Обновено: 2026-09-09

Ако всеки клиент плаща в една и съща валута с една и съща данъчна ставка, можете да оставите тази област на мира. В момента, в който един клиент поиска долари, друг живее в държава с различен режим на ДДС, или някой поиска фактурата на своя собствен език, ще ви трябват три неща, работещи заедно: валута за документ, курс, който да върне чуждите суми в основната ви валута за отчитане, и данъчна ставка на всеки ред, съответстваща на държавата на клиента. Invoice Flow прави и трите на телефона, офлайн, с еднократно опресняване на курсовете онлайн на ден, когато поискате.

Това ръководство следва Йонас Вебер, софтуерен консултант в Берлин, чийто профил работи в евро. Той издава фактури на берлинска агенция в EUR с 19% MwSt., на лондонска фирма в GBP по правилото за обратно начисляване и на стартъп в Остин в USD без немско ДДС. Освен това му трябва стойността в евро на всяка чужда фактура, защото таблото и анализите сумират само в една валута.

Какво виждате на екрана

Бизнес профил. Отворете Настройки (Settings), докоснете профила си и превъртете до блока Allowed currencies. Всяка валута е чип; звездичката-чип е валутата по подразбиране за нови документи. Ако оставите блока празен, избирачът на валута на всяка фактура предлага целия ISO списък вместо това.

Редакторът на бизнес профил на Invoice Flow, показващ секция Allowed currencies с три чипа, EUR отбелязан със звезда като по подразбиране, USD и GBP, и подсказката, че докосването на валута я прави по подразбиране
Ограничаването на профила до EUR, USD и GBP пази избирача на валута за фактура кратък, а грешките редки.

Екран Exchange Rates. От Настройки (Settings), под Invoice Settings, докоснете Exchange Rates (подзаглавие “Rate management & converter”). Горната карта е Converter с поле Amount и две падащи менюта за валута. Два сиви надписа дават основната валута и правилото за обновяване, после следват запазените курсове, по една карта за всяка двойка, с курса до четири десетични знака, времето на извличане, и думите Manual rate (плюс зелен аватар) на редовете, които сте въвели сами. Иконата за опресняване в горната лента е Update all rates; малкият бутон + долу вдясно е Add manual rate.

Редактор на фактури. Плочката Invoice Currency се намира между датите и редовете с артикули. Когато избраната валута се различава от основната валута на профила, карта Exchange Rate се появява точно под блока с общите суми, с текущия курс, преобразуваната обща сума, бутон Update rate и поле за въвеждане на курс на ръка. Над редовете с артикули, когато държавата на клиента е в вградения набор от данни, се появява ред от чипове с надпис Tax presets (DE): заедно с иконка на чукче за правни бележки. Всеки ред има собствено поле %. По-надолу плочката Invoice Language определя езика на надписите в PDF-а.

Данъчни настройки по държава. От Настройки (Settings), под Automation, докоснете Tax presets by country: списък от държави с търсене и вградени ставки; отворете една, за да въведете собствени и да изберете кой набор е активен.

Как да издадете фактура на клиент в чужда валута

Йонас издава фактура на Northwind Analytics в Остин. Фактурата трябва да е в щатски долари, но отчетите му се нуждаят от сумата в евро.

  1. Отворете редактора на фактури и изберете клиента. Новите документи започват в основната валута на профила (тук EUR).
  2. Докоснете Invoice Currency. Тъй като профилът ограничава валутите, избирачът показва само EUR, USD и GBP; докоснете USD ($).
  3. Добавете редовете с артикули както обикновено; цените вече са в долари.
  4. Превъртете до картата Exchange Rate под общите суми. Ако вече е запазен курс от USD към EUR, осветеното поле гласи "1 USD = 0.9215 EUR" с преобразуваната обща сума в евро вдясно и времето на извличане на курса отдолу.
  5. За да опресните курса, докоснете Update rate и потвърдете Update rate в диалога. Диалогът предупреждава, че курсът се споделя от всички бизнес профили и че ви е нужна интернет връзка.
  6. Ако бутонът е сив и неактивен, прочетете надписа отдолу: вече сте опреснили днес, или е преди 9:00 във вашата часова зона. Използвайте вместо това ръчното поле (следваща секция) или запазете съхранения курс.
  7. Запазете фактурата. Курсът и сумата в евро се съхраняват с документа и се използват от таблото и анализите.
Редакторът на фактури на Invoice Flow за нова фактура в USD, показващ ред с артикул за 5400 долара, блока с общи суми, и картата Exchange Rate с 1 USD = 0.9215 EUR, преобразувана обща сума от 4976.10 евро, неактивен бутон Update rate с надпис за еднократно дневно опресняване, и поле за ръчен курс
Картата се появява само когато валутата на фактурата не е основната валута на профила; сумата в евро вдясно е тази, която анализите ще преброят.

Ако все още няма курс, картата показва поле в червен оттенък с текст “No rate set. Update online or enter manually.” Все още можете да запазите, но тогава фактурата няма обща сума в основната валута и остава извън сумите на таблото, докато не добавите курс и не запазите отново.

Как да зададете курс ръчно

Някои договори фиксират курса на преобразуване, а в някои дни нямате сигнал. И в двата случая се използва ръчен курс, който принадлежи само на текущия профил и надделява над онлайн курса за тази двойка.

От редактора на фактури:

  1. В картата Exchange Rate намерете реда "1 USD = [поле] EUR" под надписа Enter rate manually (for current profile):.
  2. Въведете курса, например 0.9180, и докоснете кръглия бутон с отметка.
  3. Съобщението потвърждава "Manual rate saved for current profile. Will be replaced on next online update." Преобразуваната обща сума се преизчислява веднага.

От екрана Exchange Rates:

  1. Отворете Настройки (Settings), после Exchange Rates.
  2. Докоснете бутона + (подсказка "Add manual rate").
  3. В диалога изберете чуждата валута от падащото меню (изброява всяка валута с изключение на основната ви) и въведете курса в полето Rate, което е показано като "1 USD = ... EUR".
  4. Докоснете плътния бутон, за да запазите. Надписът му в момента гласи Save Payment; това е остатъчен надпис, но действието запазва курса.
  5. За да промените курс по-късно, докоснете иконата на молив на реда му. Редактирането на онлайн ред създава ръчно копие за вашия профил; онлайн редът остава непроменен за другите профили.
Екран Exchange Rates на Invoice Flow с карта Converter, показваща 2500 USD преобразувани в 2303.75 евро, надписи за основна валута EUR и правилото за еднократно дневно онлайн опресняване, четири онлайн карти с курсове за EUR към USD, GBP, CHF и USD към EUR, и зелена карта с ръчен курс за GBP към EUR при 1.1900
Онлайн курсовете (жълти) идват от дневното опресняване; зеленият ред GBP е договорният курс, който Йонас е въвел сам.

Картата Converter е удобна за бърза оферта на телефона: въведете сума, изберете двете валути, и резултатът се обновява, докато пишете, използвайки същия приоритет на курса, който би използвала фактура.

Как да приложите правилната данъчна ставка

Данъкът в Invoice Flow живее на всеки отделен ред, никога на документа като цяло. Полето % на реда носи ставката; редакторът сумира данъка на всеки ред в общата данъчна сума на фактурата. Цените винаги са нетни и данъкът се добавя отгоре. Няма превключвател, който да маркира цена като с включен данък, така че ако клиент иска брутни цени, въведете нетната цифра и оставете ставката да свърши работата.

За берлинската агенция Brandt Digital на Йонас трябват 19% и на двата реда:

  1. Уверете се, че клиентът има зададена държава в редактора на клиенти. Данъчните чипове зависят от кода на държавата на клиента.
  2. В редактора на фактури погледнете над редовете с артикули за реда Tax presets (DE):, следван от чипове като MwSt. 19%, MwSt. 7% и MwSt. 0%.
  3. Докоснете MwSt. 19%. Полето % на всеки ред се задава на 19 и кратко съобщение потвърждава приложената ставка.
  4. Ако на един ред трябва различна ставка (например артикул с намалена ставка), редактирайте полето % на този ред след това. Смесени ставки са допустими; PDF-ът автоматично превключва към разбивка по ставка, когато открие повече от една ненулева ставка.
  5. За правна формулировка като освобождаването за малък бизнес или изречението за обратно начисляване, докоснете иконата на чукче до чиповете (подсказка Insert legal note) и изберете ред; той се добавя към бележките на фактурата.
Редакторът на фактури на Invoice Flow, показващ плочка Invoice Currency зададена на EUR, заглавие Line Items, ред Tax presets (DE) с чипове MwSt. 19%, MwSt. 7% и MwSt. 0% плюс иконка на чукче, и два реда с артикули за немски клиент, всеки с 19.0 в полето процент
Едно докосване на чип задава ставката на всеки ред; чукчето вмъква правните бележки на държавата в текста на фактурата.

Ред, добавен от вашия списък с продукти, наследява данъчната ставка на продукта. Иконата за помощ вътре в полето % отваря лист Tax Rate Reference с таблица от държави с търсене; той носи предупреждение, така че го третирайте по-скоро като напомняне, отколкото като съвет.

Как да коригирате данъчните ставки по подразбиране на дадена държава

Вградените ставки остаряват, а надписът може да е също толкова важен, колкото и числото. Йонас иска чип, който да гласи “Reverse charge” за лондонския му клиент.

  1. Отворете Настройки (Settings), превъртете до Automation и докоснете Tax presets by country.
  2. Въведете част от името или двубуквения код в Search country...; съвпадението е спрямо английското име.
  3. Докоснете реда на държавата. Листът показва ставките Built-in: като текст само за четене и списък Custom:, предварително попълнен със същите стойности.
  4. Редактирайте Label и % на ред, премахнете редове с иксчето, или докоснете Add rate за нов. Иксчето е неактивно, когато остане само един ред.
  5. Изберете Custom active, за да задвижите чиповете в редактора с вашия набор, или Built-in active, за да запазите редакциите си, без да ги използвате все още.
  6. Докоснете Save. Списъкът вече показва двата реда под държавата, активният – с получер шрифт, с чип, гласящ Custom active или Built-in active вдясно.
  7. За да изхвърлите набора си и да се върнете към вградените ставки, отворете държавата отново и докоснете Delete custom.
Екран Tax presets by country на Invoice Flow, филтриран по думата United, изброяващ United Arab Emirates, United Kingdom с вградени VAT 20%, 5%, 0% и получерен персонализиран ред VAT 20% и Reverse charge 0% с чип Custom active, и United States
И двата набора остават видими в списъка; получерен шрифт отбелязва този, който редакторът ще използва.
Лист за държава United Kingdom на Invoice Flow, показващ вградените ставки само за четене, два персонализирани реда с Label VAT при 20.0 и Reverse charge при 0.0, бутон Add rate, радио опции Built-in active и Custom active с избран Custom, и бутони Delete custom, Cancel и Save
Листът за една държава: редактирайте надписи и проценти, после изберете кой набор е активен.

Как да отпечатате PDF-а на езика на клиента

Езикът на приложението и езикът на документа са отделни избори; Йонас използва приложението на английски, но изпраща фактури на немски на немските си клиенти.

  1. В редактора на фактури превъртете до плочката Invoice Language под общите суми (и под картата Exchange Rate, ако има такава). Подзаглавието ѝ показва текущия избор, App Language по подразбиране.
  2. Докоснете плочката. Лист отдолу изброява App Language първо, после шестнадесет фиксирани езика: English, Russian, German, French, Spanish, Italian, Portuguese, Dutch, Polish, Japanese, Korean, Chinese, Arabic, Hindi, Turkish и Ukrainian, всеки означен на собствената си писменост с кода отдолу.
  3. Докоснете Deutsch. Плочката вече гласи "Deutsch", и изборът се запазва с фактурата.
  4. Запазете и отворете предпрегледа на PDF-а. Заглавията, заглавията на колоните, общите суми и брояча на страниците във футъра излизат на немски; вашият собствен текст (описания на артикули, бележки, условия за плащане) се отпечатва точно както е въведен.
Редакторът на фактури на Invoice Flow с отворен лист Invoice Language, показващ App Language най-отгоре и списък от езици English, Russian, Deutsch с отметка, French, Spanish и Italian с двубуквените им кодове
Езикът е настройка на отделен документ, така че един клиент може да получи немски, докато останалите остават на английски.
PDF на фактура WSC-2026-0031 от Invoice Flow в шаблон Professional с немски надписи: Rechnung, Von, Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Beschreibung, Menge, Preis, MwSt, Betrag, Zwischensumme 5730.00 евро, MwSt 19.0% 1088.70 евро и Gesamt 6818.70 евро, плюс секции Anmerkungen и Zahlungsbedingungen
Същият шаблон с немски надписи; бележките и условията за плащане са собственият текст на Йонас.

Правила и подробности

Основна валута и отчитане. Всеки бизнес профил има основна валута, зададена при създаването на профила: първата разрешена валута, ако сте ограничили списъка, иначе валутата по подразбиране. Всяка карта на таблото и всяка диаграма в анализите сумират стойности само в тази валута. Фактура в друга валута се включва, когато носи обща сума в основната валута (общата сума, умножена по курса, запазен с нея); без курс тя се пропуска мълчаливо, така че фактура за 12 000 долара никога не се показва като 12 000 евро.

Кой курс печели. За преобразуване приложението проверява, по ред: ръчен курс за текущия профил, глобалния онлайн курс за двойката, обратния на онлайн курса за обратната двойка и накрая 1.0. Курс, точно равен на 1.0 между различни валути, се третира като “без курс” в редактора.

Онлайн опресняване. Курсовете се извличат от публично API за валутни курсове с второ API като резервен вариант и таймаут от десет секунди. Бутонът Update rate за отделна фактура е разрешен веднъж на календарен ден и никога преди 09:00 местно време; след успешно извличане бутонът остава неактивен до следващите 09:00. Update all rates на екрана Exchange Rates игнорира този лимит и изтегля всички курсове за основната ви валута наведнъж; ако заявката се провали, виждате “Failed to update rates. Check your internet connection.” и нищо не се променя.

Ръчни курсове. Ръчен курс трябва да е по-голям от нула; всичко друго се игнорира без съобщение. Съхранява се по една ръчна стойност за двойка на профил, така че повторното запазване я презаписва. Онлайн опресняване преизчислява само онлайн реда, така че въпреки надписа “Manual rate will be replaced on next online update”, ръчен курс продължава да печели, докато не го изтриете или промените. Добавянето или редактирането на ръчни курсове е само за Pro; преглеждането, преобразуването и Update all rates не са.

Ограничение на валута. Списъкът Allowed currencies ограничава само избирача; съществуващите фактури запазват валутата си, дори ако я премахнете по-късно.

Данъци. Ставките се съхраняват на ред като процент; данъчната сума на фактурата е сумата от редовете. Няма режим с включен данък и няма втора данъчна колона. Прилагането на чип с настройка презаписва ставката на всеки ред, включително редовете, които сте задали поотделно, затова използвайте чиповете първо и коригирайте отделните редове след това. Данъчните настройки по държава изискват код на държава при клиента; без код – без чипове. PDF-ът отпечатва “Multi-Tax Breakdown” (по един ред за ставка) автоматично, когато фактура има две или повече различни ненулеви ставки, или когато изберете този вариант на оформление в избора на шаблон.

Замествания на настройки. Надписите се подрязват, а празен надпис става “Tax”; ред, чийто процент не е число, се премахва при запазване. Заместванията са по държава, споделени от всеки профил на устройството. Отварянето на лист за държава изисква Pro.

Език на фактурата. Стойността се запазва в документа (празно означава “използвай езика на приложението”). Тя влияе на отпечатаните надписи и на езика, използван за изобразяване на имената на държавите в адресите; не превежда описанията на артикулите, бележките или условията ви. Датите и статусната дума в заглавието на вградените шаблони понастоящем се отпечатват на английски независимо от избрания език.

Редактирането на вече запазена фактура в чужда валута не показва картата Exchange Rate, а запазването от този редактор изчиства съхранения курс и общата сума в основната валута на документа. Докато това не бъде поправено, задавайте валутата и курса при създаването на фактурата; ако все пак трябва да редактирате такава по-късно, проверете анализите след това и, ако фактурата е отпаднала, пресъздайте я като нов документ.

Съвети

Пазете списъка с разрешени валути само до тези, в които действително издавате фактури. Избирач с три елемента е по-бърз от превъртане през 150 кода, а прави невъзможно запазването на документ във валута, която клиентът никога не е поискал.
На първия работен ден от месеца отворете Exchange Rates и докоснете Update all rates веднъж. Всяка фактура, която създадете през месеца, тогава започва със запазен курс, а бутонът за отделна фактура се превръща в рядко изключение, а не в рутинна стъпка.
Дайте на настройката с нулева ставка смислен надпис. Чип, гласящ "Reverse charge 0%", ви показва на пръв поглед защо фактура за Обединеното кралство няма данък, а същият надпис се появява и в персонализирания ред под държавата в Settings.
Съхранявайте данъчната ставка при продуктите си. Ред, добавен от списъка с продукти, пристига с правилния процент, което е най-важно, когато смесвате стандартни и намалени ставки на една фактура.

Свързани ръководства