Guide d’utilisation

Devises, taux de change et taxes

Facturez vos clients dans plusieurs devises, actualisez les taux de change ou fixez-les à la main, appliquez le bon taux de taxe par ligne et imprimez le PDF dans la langue du client.

Mis à jour: 2026-09-09

Si tous vos clients paient dans la même devise au même taux de taxe, vous pouvez laisser ce domaine de côté. Dès qu’un client veut des dollars, qu’un autre se trouve dans un pays au régime de TVA différent, ou que quelqu’un demande la facture dans sa propre langue, vous avez besoin de trois choses qui fonctionnent ensemble : une devise par document, un taux pour ramener les totaux étrangers dans votre devise de référence pour les rapports, et un taux de taxe sur chaque ligne adapté au pays du client. Invoice Flow fait les trois sur le téléphone, hors ligne, avec une actualisation en ligne des taux par jour lorsque vous la demandez.

Ce guide suit Jonas Weber, consultant logiciel à Berlin dont le profil fonctionne en euros. Il facture une agence berlinoise en EUR avec 19 % de MwSt., un cabinet londonien en GBP sous le régime de l’autoliquidation, et une start-up d’Austin en USD sans TVA allemande. Il a aussi besoin de la valeur en euros de chaque facture étrangère, car le tableau de bord et les analyses n’additionnent qu’une seule devise.

Ce que vous voyez à l’écran

Profil d’entreprise. Ouvrez Paramètres (Settings), touchez votre profil et faites défiler jusqu’au bloc Devises autorisées (Allowed currencies). Chaque devise est une puce ; la puce étoilée est la devise par défaut des nouveaux documents. Si vous laissez le bloc vide, le sélecteur de devise de chaque facture propose à la place la liste ISO complète.

Écran Taux de change. Depuis Paramètres, sous Paramètres de facturation (Invoice Settings), touchez Taux de change (Exchange Rates) (sous-titre « Gestion des taux et convertisseur »). La carte du haut est un Convertisseur (Converter) avec un champ Montant (Amount) et deux listes déroulantes de devises. Deux légendes grises indiquent la devise de base et la règle de mise à jour, puis viennent les taux enregistrés, une carte par paire, avec le taux à quatre décimales, l’heure de récupération et la mention Taux manuel (Manual rate) (avec un avatar vert) sur les lignes que vous avez saisies vous-même. L’icône d’actualisation de la barre d’application est Mettre à jour tous les taux (Update all rates) ; le petit bouton + en bas à droite est Ajouter un taux manuel (Add manual rate).

Éditeur de facture. La tuile Devise de la facture (Invoice Currency) se trouve entre les dates et les lignes d’articles. Lorsque la devise choisie diffère de la devise de base du profil, une carte Taux de change (Exchange Rate) apparaît juste sous le bloc des totaux avec le taux actuel, le total converti, un bouton Mettre à jour le taux (Update rate) et un champ pour saisir un taux à la main. Au-dessus des lignes d’articles, lorsque le pays du client figure dans le jeu de données intégré, une rangée de puces libellée Tax presets (DE): apparaît avec une icône de marteau pour les mentions légales. Chaque ligne a son propre champ %. Plus bas, la tuile Langue de la facture (Invoice Language) choisit la langue des libellés du PDF.

Tax presets by country. Depuis Paramètres, sous Automatisation (Automation), touchez Tax presets by country (préréglages de taxe par pays) : une liste de pays avec recherche et taux intégrés ; ouvrez-en un pour saisir les vôtres et choisir quel jeu est actif.

Comment facturer un client en devise étrangère

Jonas facture Northwind Analytics à Austin. La facture doit être en dollars US, mais ses rapports ont besoin du montant en euros.

1. Ouvrez l'éditeur de facture et choisissez le client. Les nouveaux documents démarrent dans la devise par défaut du profil (EUR ici).
2. Touchez Devise de la facture. Comme le profil restreint les devises, le sélecteur n'affiche que EUR, USD et GBP ; touchez USD ($).
3. Ajoutez vos lignes d'articles comme d'habitude ; les prix sont maintenant en dollars.
4. Faites défiler jusqu'à la carte Taux de change sous les totaux. Si un taux USD vers EUR est déjà stocké, l'encadré en surbrillance indique « 1 USD = 0.9215 EUR » avec le total converti en euros à droite et l'heure de récupération du taux en dessous.
5. Pour actualiser le taux, touchez Mettre à jour le taux et confirmez Mettre à jour le taux dans la boîte de dialogue. Elle prévient que le taux est partagé par tous les profils d'entreprise et qu'une connexion internet est nécessaire.
6. Si le bouton est grisé, lisez la légende en dessous : vous avez déjà mis à jour aujourd'hui, ou il est avant 9h00 dans votre fuseau horaire. Utilisez plutôt le champ manuel (section suivante) ou gardez le taux stocké.
7. Enregistrez la facture. Le taux et le total en euros sont stockés avec le document et utilisés par le tableau de bord et les analyses.

Si aucun taux n’existe encore, la carte affiche un encadré teinté de rouge indiquant « Aucun taux défini. Mettez à jour en ligne ou saisissez manuellement. » Vous pouvez quand même enregistrer, mais la facture n’a alors pas de total en devise de base et reste hors des sommes du tableau de bord jusqu’à ce que vous ajoutiez un taux et enregistriez à nouveau.

Comment définir un taux à la main

Certains contrats fixent le taux de conversion, et certains jours vous n’avez pas de réseau. Les deux cas utilisent un taux manuel, qui n’appartient qu’au profil actuel et l’emporte sur le taux en ligne pour cette paire.

Depuis l’éditeur de facture :

1. Dans la carte Taux de change, repérez la ligne « 1 USD = [champ] EUR » sous la légende Saisir le taux manuellement (pour le profil actuel) :.
2. Saisissez le taux, par exemple 0.9180, et touchez le bouton rond de validation.
3. La notification confirme « Taux manuel enregistré pour le profil actuel. Il sera remplacé lors de la prochaine mise à jour en ligne. » Le total converti se recalcule immédiatement.

Depuis l’écran Taux de change :

1. Ouvrez Paramètres, puis Taux de change.
2. Touchez le bouton + (info-bulle « Ajouter un taux manuel »).
3. Dans la boîte de dialogue, choisissez la devise étrangère dans la liste déroulante (elle liste toutes les devises sauf votre devise de base) et saisissez le taux dans le champ Taux (Rate), présenté sous la forme « 1 USD = ... EUR ».
4. Touchez le bouton plein pour enregistrer. Son libellé indique actuellement Enregistrer le paiement (Save Payment) ; c'est un libellé résiduel, et il enregistre bien le taux.
5. Pour modifier un taux plus tard, touchez l'icône de crayon sur sa ligne. Modifier une ligne en ligne crée une copie manuelle pour votre profil ; la ligne en ligne reste intacte pour les autres profils.

La carte Convertisseur est pratique pour chiffrer sur le téléphone : saisissez un montant, choisissez les deux devises, et le résultat se met à jour au fil de la saisie, avec la même priorité de taux qu’une facture.

Comment appliquer le bon taux de taxe

Dans Invoice Flow, la taxe se trouve sur chaque ligne d’article, jamais sur le document dans son ensemble. Le champ % d’une ligne contient le taux ; l’éditeur additionne la taxe de chaque ligne dans le total de taxe de la facture. Les prix sont toujours hors taxes, et la taxe s’ajoute par-dessus. Il n’y a pas d’interrupteur pour marquer un prix comme TTC : si un client veut des prix bruts, saisissez le montant net et laissez le taux faire le travail.

Pour l’agence berlinoise, Brandt Digital, Jonas a besoin de 19 % sur les deux lignes :

1. Assurez-vous que le client a un pays défini dans l'éditeur de client. Les puces de taxe dépendent du code pays du client.
2. Dans l'éditeur de facture, repérez au-dessus des lignes d'articles la ligne Tax presets (DE): suivie de puces telles que MwSt. 19%, MwSt. 7% et MwSt. 0%.
3. Touchez MwSt. 19%. Le champ % de chaque ligne d'article passe à 19 et une courte notification confirme le taux appliqué.
4. Si une ligne a besoin d'un taux différent (un article à taux réduit, par exemple), modifiez ensuite le champ % de cette ligne. Les taux mixtes sont acceptés ; le PDF passe automatiquement à une ventilation par taux lorsqu'il trouve plus d'un taux non nul.
5. Pour une mention légale telle que la franchise en base ou la phrase d'autoliquidation, touchez l'icône de marteau à côté des puces (info-bulle Insert legal note) et choisissez une ligne ; elle est ajoutée aux notes de la facture.

Une ligne ajoutée depuis votre liste de produits hérite du taux de taxe du produit. L’icône d’aide dans le champ % ouvre une feuille Référence des taux de taxe (Tax Rate Reference) avec un tableau de pays consultable ; elle comporte un avertissement, considérez-la donc comme un rappel plutôt qu’un conseil.

Comment corriger les taux préréglés d’un pays

Les taux intégrés vieillissent, et le libellé peut compter autant que le nombre. Jonas veut une puce indiquant « Reverse charge » pour son client londonien.

1. Ouvrez Paramètres, faites défiler jusqu'à Automatisation et touchez Tax presets by country.
2. Saisissez une partie du nom ou le code à deux lettres dans Rechercher un pays... (Search country...) ; la correspondance se fait sur le nom anglais.
3. Touchez la ligne du pays. La feuille affiche les taux Built-in: (intégrés) en lecture seule et une liste Custom: (personnalisés) préremplie avec les mêmes valeurs.
4. Modifiez le Label et le % d'une ligne, supprimez des lignes avec le x, ou touchez Add rate pour en ajouter une. Le x est désactivé lorsqu'il ne reste qu'une ligne.
5. Choisissez Custom active pour que votre jeu pilote les puces dans l'éditeur, ou Built-in active pour conserver vos modifications sans les utiliser encore.
6. Touchez Enregistrer (Save). La liste affiche maintenant les deux lignes sous le pays, la ligne active en gras, avec une puce Custom active ou Built-in active à droite.
7. Pour abandonner votre jeu et revenir aux taux intégrés, rouvrez le pays et touchez Delete custom.

Comment imprimer le PDF dans la langue du client

La langue de l’application et la langue du document sont deux choix distincts ; Jonas utilise l’application en anglais mais envoie des factures en allemand à ses clients allemands.

1. Dans l'éditeur de facture, faites défiler jusqu'à la tuile Langue de la facture sous les totaux (et sous la carte Taux de change, s'il y en a une). Son sous-titre affiche le choix actuel, Langue de l'application (App Language) par défaut.
2. Touchez la tuile. Une feuille inférieure liste Langue de l'application en premier, puis seize langues fixes : anglais, russe, allemand, français, espagnol, italien, portugais, néerlandais, polonais, japonais, coréen, chinois, arabe, hindi, turc et ukrainien, chacune libellée dans sa propre écriture avec le code en dessous.
3. Touchez Deutsch. La tuile indique maintenant « Deutsch », et le choix est enregistré avec la facture.
4. Enregistrez et ouvrez l'aperçu PDF. Les intitulés, titres de colonnes, totaux et le compteur de pages du pied de page sortent en allemand ; votre propre texte (descriptions d'articles, notes, conditions de paiement) s'imprime exactement comme saisi.

Règles et détails

Devise de base et rapports. Chaque profil d’entreprise a une devise de base, définie à la création du profil : la première devise autorisée si vous avez restreint la liste, sinon la devise par défaut. Chaque carte du tableau de bord et chaque graphique d’analyse n’additionne que des montants dans cette devise. Une facture dans une autre devise est incluse lorsqu’elle porte un total en devise de base (le total multiplié par le taux enregistré avec elle) ; sans taux, elle est silencieusement ignorée pour qu’une facture de 12 000 dollars n’apparaisse jamais comme 12 000 euros.

Quel taux l’emporte. Pour une conversion, l’application vérifie, dans l’ordre : un taux manuel pour le profil actuel, le taux en ligne global de la paire, l’inverse du taux en ligne de la paire inverse, et enfin 1.0. Un taux exactement égal à 1.0 entre deux devises différentes est traité comme « pas de taux » dans l’éditeur.

Mises à jour en ligne. Les taux sont récupérés depuis une API publique de taux de change avec une seconde API en secours et un délai d’attente de dix secondes. Le bouton Mettre à jour le taux par facture est autorisé une fois par jour calendaire et jamais avant 09h00 heure locale ; après une récupération réussie, le bouton reste désactivé jusqu’au prochain 09h00. Mettre à jour tous les taux sur l’écran Taux de change ignore cette limite et récupère tous les taux pour votre devise de base en une fois ; si la requête échoue, vous voyez « Échec de la mise à jour des taux. Vérifiez votre connexion internet. » et rien n’est modifié.

Taux manuels. Un taux manuel doit être supérieur à zéro ; toute autre valeur est ignorée sans message. Une seule valeur manuelle est conservée par paire et par profil, enregistrer à nouveau l’écrase donc. Une actualisation en ligne ne réécrit que la ligne en ligne, si bien que malgré la légende « Il sera remplacé lors de la prochaine mise à jour en ligne », un taux manuel continue de l’emporter jusqu’à ce que vous le supprimiez ou le modifiiez. Ajouter ou modifier des taux manuels est réservé à Pro ; consulter, convertir et Mettre à jour tous les taux ne le sont pas.

Restriction de devises. La liste Devises autorisées ne limite que le sélecteur ; les factures existantes conservent leur devise si vous la retirez plus tard.

Taxes. Les taux sont stockés par ligne en pourcentage ; le total de taxe de la facture est la somme sur les lignes. Il n’y a pas de mode TTC ni de seconde colonne de taxe. Appliquer une puce de préréglage écrase le taux sur chaque ligne, y compris celles que vous avez réglées individuellement : utilisez donc d’abord les puces et ajustez ensuite les lignes une à une. Les préréglages par pays exigent un code pays sur le client ; pas de code, pas de puces. Le PDF imprime automatiquement une « ventilation multi-taxes » (une ligne par taux) lorsqu’une facture comporte deux taux non nuls distincts ou plus, ou lorsque vous choisissez cette variante de mise en page dans le sélecteur de modèle.

Remplacements de préréglages. Les libellés sont nettoyés et un libellé vide devient « Tax » ; une ligne dont le pourcentage n’est pas un nombre est abandonnée à l’enregistrement. Les remplacements sont par pays, partagés par tous les profils de l’appareil. Ouvrir une feuille de pays nécessite Pro.

Langue de la facture. La valeur est enregistrée sur le document (vide signifie « utiliser la langue de l’application »). Elle affecte les libellés imprimés et la langue utilisée pour rendre les noms de pays dans les adresses ; elle ne traduit pas vos descriptions d’articles, notes ou conditions. Les dates et le mot de statut dans l’en-tête des modèles intégrés sont actuellement imprimés en anglais quelle que soit la langue choisie.

Conseils

Guides associés

• Premiers pas : profil d’entreprise - où se définissent la devise de base et la liste des devises autorisées.
• Éditeur de facture - lignes d’articles, remises et le bloc des totaux sous lequel se trouve la carte de taux de change.
• Analyses, tableau de bord et rapports - comment les totaux en devise de base deviennent des graphiques.