Посібник

Валюти, курси обміну та податки

Виставляйте рахунки в кількох валютах, тримайте курси актуальними або задавайте їх вручну, застосовуйте потрібну ставку податку й друкуйте PDF мовою клієнта.

Оновлено: 2026-09-09

Якщо всі клієнти платять в одній валюті за однією ставкою податку, цю область можна не чіпати. Але щойно один клієнт хоче долари, інший сидить у країні з іншим режимом ПДВ, а хтось просить рахунок своєю мовою — вам потрібні три речі, що працюють разом: валюта для кожного документа, курс, який повертає іноземні підсумки у вашу домашню валюту для звітності, і ставка податку в кожній позиції, що відповідає країні клієнта. Invoice Flow робить усі три речі на телефоні, офлайн, з одним онлайн-оновленням курсів на день, коли ви його попросите.

Цей посібник простежує історію Jonas Weber, консультанта з розробки ПЗ у Берліні, чий профіль працює в євро. Він виставляє рахунок берлінській агенції в EUR із 19% MwSt., лондонській фірмі — у GBP за правилом зворотного нарахування, а стартапу з Остіна — у USD без німецького ПДВ. Йому також потрібне значення кожного іноземного рахунка в євро, бо головний екран і аналітика підсумовують лише одну валюту.

Що ви бачите на екрані

Профіль компанії. Відкрийте Налаштування (Settings), торкніться свого профілю й прокрутіть до блоку Дозволені валюти (Allowed currencies). Кожна валюта — це чип; чип із зірочкою є стандартним для нових документів. Якщо залишити блок порожнім, вибір валюти в кожному рахунку натомість пропонуватиме повний список ISO.

Екран «Курси валют». У розділі Налаштування, під Налаштування рахунків (Invoice Settings), торкніться Курси валют (Exchange Rates) із підписом «Керування курсами та конвертер». Верхня картка — це Конвертер (Converter) із полем Сума (Amount) і двома випадними списками валют. Два сірі підписи наводять базову валюту й правило оновлення, далі йдуть збережені курси — по одній картці на пару, з курсом до чотирьох знаків, часом отримання і словами Ручний курс (Manual rate) плюс зеленим аватаром на рядках, які ви ввели самі. Значок оновлення у верхній панелі — це Оновити всі курси (Update all rates); маленька кнопка + у нижньому правому куті — Додати ручний курс (Add manual rate).

Редактор рахунків. Плитка Валюта рахунку (Invoice Currency) розташована між датами й позиціями. Коли обрана валюта відрізняється від базової валюти профілю, одразу під блоком підсумків зʼявляється картка Курс валют (Exchange Rate) із поточним курсом, конвертованим підсумком, кнопкою Оновити курс (Update rate) і полем для введення курсу вручну. Над позиціями, коли країна клієнта є у вбудованому наборі даних, зʼявляється ряд чипів із підписом Tax presets (DE): і значком молотка для юридичних приміток. Кожна позиція має власне поле %. Нижче плитка Мова рахунку (Invoice Language) визначає мову підписів у PDF.

Tax presets by country. У розділі Налаштування, під Автоматизація (Automation), торкніться Tax presets by country: це список країн із пошуком і вбудованими ставками; відкрийте країну, щоб ввести власні ставки й вибрати, який набір активний.

Як виставити клієнту рахунок в іноземній валюті

Jonas виставляє рахунок Northwind Analytics в Остіні. Рахунок має бути в доларах США, але його звітам потрібна цифра в євро.

1. Відкрийте редактор рахунків і виберіть клієнта. Нові документи починаються в стандартній валюті профілю (тут EUR).
2. Торкніться Валюта рахунку. Оскільки профіль обмежує валюти, вибір показує лише EUR, USD і GBP; торкніться USD ($).
3. Додайте позиції як зазвичай; ціни тепер у доларах.
4. Прокрутіть до картки Курс валют під підсумками. Якщо курс USD до EUR уже збережено, у підсвіченому полі буде «1 USD = 0.9215 EUR» із конвертованим підсумком у євро праворуч і часом отримання курсу під ним.
5. Щоб оновити курс, торкніться Оновити курс і підтвердьте Оновити курс у діалозі. Діалог попереджає, що курс є спільним для всіх профілів компанії і що потрібне підключення до інтернету.
6. Якщо кнопка сіра, прочитайте підпис під нею: ви вже оновлювали сьогодні або зараз раніше 9:00 у вашому часовому поясі. Скористайтеся полем ручного введення (наступний розділ) або залиште збережений курс.
7. Збережіть рахунок. Курс і підсумок у євро зберігаються разом із документом і використовуються головним екраном та аналітикою.

Якщо курсу ще немає, картка показує поле з червоним відтінком і текстом «Курс не встановлено. Оновіть онлайн або введіть вручну.» Зберегти рахунок усе одно можна, але тоді він не має підсумку в базовій валюті й не потрапляє в суми на головному екрані, доки ви не додасте курс і не збережете знову.

Як задати курс вручну

Деякі договори фіксують курс конвертації, а в деякі дні у вас немає звʼязку. Обидва випадки використовують ручний курс, який належить лише поточному профілю й переважає онлайн-курс для цієї пари.

З редактора рахунків:

1. У картці Курс валют знайдіть рядок «1 USD = [поле] EUR» під підписом Введіть курс вручну (для поточного профілю):.
2. Введіть курс, наприклад 0.9180, і торкніться круглої кнопки з галочкою.
3. Спливне повідомлення підтвердить: «Ручний курс збережено для поточного профілю. Замінено при наступному онлайн-оновленні.» Конвертований підсумок перераховується миттєво.

З екрана «Курси валют»:

1. Відкрийте Налаштування, потім Курси валют.
2. Торкніться кнопки + (підказка «Додати ручний курс»).
3. У діалозі виберіть іноземну валюту у випадному списку (там перелічено всі валюти, окрім вашої базової) і введіть курс у полі Курс (Rate), яке показано як «1 USD = ... EUR».
4. Торкніться зафарбованої кнопки, щоб зберегти. Наразі вона підписана Зберегти платіж (Save Payment); це залишкова назва, і кнопка зберігає саме курс.
5. Щоб змінити будь-який курс пізніше, торкніться значка олівця в його рядку. Редагування онлайн-рядка створює ручну копію для вашого профілю; онлайн-рядок залишається недоторканим для інших профілів.

Картка Конвертер зручна для розрахунків телефоном: введіть суму, виберіть дві валюти — і результат оновлюється під час введення, з тим самим пріоритетом курсів, що й у рахунку.

Як застосувати правильну ставку податку

Податок в Invoice Flow живе в кожній позиції, а не в документі загалом. Поле % у позиції містить ставку; редактор підсумовує податок кожної позиції в загальний податок рахунка. Ціни завжди без податку, а податок додається зверху. Перемикача, щоб позначити ціну як таку, що вже містить податок, немає, тож якщо клієнт хоче ціни з податком, введіть чисту суму й дайте ставці зробити роботу.

Для берлінської агенції Brandt Digital Jonas потребує 19% на обох позиціях:

1. Переконайтеся, що для клієнта задано країну в редакторі клієнта. Податкові чипи спираються на код країни клієнта.
2. У редакторі рахунків подивіться над позиціями на рядок Tax presets (DE): і чипи на кшталт MwSt. 19%, MwSt. 7% та MwSt. 0%.
3. Торкніться MwSt. 19%. Поле % кожної позиції отримає значення 19, а коротке спливне повідомлення підтвердить застосовану ставку.
4. Якщо одній позиції потрібна інша ставка (наприклад, товар зі зниженою ставкою), відредагуйте поле % цієї позиції після цього. Змішані ставки — це нормально; PDF автоматично переходить на розбивку за ставками, коли знаходить більше однієї ненульової ставки.
5. Для юридичного формулювання, як-от звільнення для малого бізнесу чи речення про зворотне нарахування, торкніться значка молотка поруч із чипами (підказка Insert legal note) і виберіть рядок; його буде додано до нотаток рахунка.

Позиція, додана з вашого списку товарів, успадковує ставку податку товару. Значок довідки всередині поля % відкриває панель Довідник податкових ставок (Tax Rate Reference) із таблицею країн і пошуком; вона містить застереження, тож сприймайте її як нагадування, а не як консультацію.

Як виправити ставки-пресети країни

Вбудовані ставки застарівають, а підпис може важити не менше за число. Jonas хоче чип із написом «Reverse charge» для свого лондонського клієнта.

1. Відкрийте Налаштування, прокрутіть до Автоматизація і торкніться Tax presets by country.
2. Введіть частину назви або дволітерний код у Пошук країни... (Search country...); пошук іде за англійською назвою.
3. Торкніться рядка країни. Панель показує ставки Built-in: як текст лише для читання і список Custom:, заздалегідь заповнений тими самими значеннями.
4. Відредагуйте Label і % рядка, приберіть рядки хрестиком або торкніться Add rate, щоб додати ще один. Хрестик неактивний, коли залишився лише один рядок.
5. Виберіть Custom active, щоб ваш набір керував чипами в редакторі, або Built-in active, щоб зберегти правки, поки що не використовуючи їх.
6. Торкніться Зберегти (Save). Тепер список показує обидва рядки під країною, активний — жирним, а праворуч чип із написом Custom active або Built-in active.
7. Щоб відкинути свій набір і повернутися до вбудованих ставок, знову відкрийте країну й торкніться Delete custom.

Як надрукувати PDF мовою клієнта

Мова застосунку та мова документа — це окремі вибори; Jonas користується застосунком англійською, але надсилає німецьким клієнтам німецькі рахунки.

1. У редакторі рахунків прокрутіть до плитки Мова рахунку під підсумками (і під карткою «Курс валют», якщо вона є). Її підпис показує поточний вибір, за замовчуванням Мова застосунку (App Language).
2. Торкніться плитки. Нижня панель перелічує спершу Мова застосунку, потім шістнадцять фіксованих мов: англійську, російську, німецьку, французьку, іспанську, італійську, португальську, нідерландську, польську, японську, корейську, китайську, арабську, гінді, турецьку та українську — кожну підписано власним письмом із кодом під нею.
3. Торкніться Deutsch. Тепер плитка показує «Deutsch», і вибір зберігається разом із рахунком.
4. Збережіть і відкрийте перегляд PDF. Заголовки, назви стовпців, підсумки та лічильник сторінок у підвалі виходять німецькою; ваш власний текст (описи позицій, нотатки, умови оплати) друкується точно так, як введено.

Правила й деталі

Базова валюта і звітність. Кожен профіль компанії має базову валюту, задану під час створення профілю: перша дозволена валюта, якщо ви обмежили список, інакше стандартна валюта. Кожна картка головного екрана й кожен графік аналітики підсумовують цифри лише в цій валюті. Рахунок в іншій валюті враховується, коли він має підсумок у базовій валюті (підсумок, помножений на збережений із ним курс); без курсу його тихо пропускають, щоб рахунок на 12,000 доларів ніколи не показувався як 12,000 євро.

Який курс перемагає. Для конвертації застосунок перевіряє по черзі: ручний курс для поточного профілю, глобальний онлайн-курс для пари, обернене значення онлайн-курсу для зворотної пари й нарешті 1.0. Курс, що дорівнює рівно 1.0, між різними валютами трактується в редакторі як «курсу немає».

Онлайн-оновлення. Курси отримуються з публічного API курсів валют із другим API як резервним і десятисекундним таймаутом. Кнопка Оновити курс у рахунку дозволена раз на календарний день і ніколи раніше 09:00 за місцевим часом; після успішного отримання кнопка залишається неактивною до наступної 09:00. Оновити всі курси на екрані «Курси валют» ігнорує це обмеження і витягує всі курси для вашої базової валюти за один раз; якщо запит не вдається, ви побачите «Не вдалося оновити курси. Перевірте підключення до інтернету.» і нічого не зміниться.

Ручні курси. Ручний курс має бути більшим за нуль; будь-що інше ігнорується без повідомлення. На кожну пару в кожному профілі зберігається одне ручне значення, тож повторне збереження перезаписує його. Онлайн-оновлення переписує лише онлайн-рядок, тож попри підпис «Ручний курс буде замінено при наступному онлайн-оновленні», ручний курс продовжує перемагати, доки ви не видалите або не зміните його. Додавання та редагування ручних курсів доступні лише в Pro; перегляд, конвертація і Оновити всі курси — ні.

Обмеження валют. Список Дозволені валюти обмежує лише вибір; наявні рахунки зберігають свою валюту, якщо ви приберете її пізніше.

Податки. Ставки зберігаються для кожної позиції у відсотках; податок рахунка — це сума по позиціях. Режиму «податок включено» немає, як і другого стовпця податку. Застосування чипа-пресета перезаписує ставку в кожній позиції, зокрема в тих, які ви задали окремо, тож спершу користуйтеся чипами, а вже потім коригуйте окремі позиції. Пресети країн потребують коду країни у клієнта; немає коду — немає чипів. PDF автоматично друкує «Деталізація кількох ПДВ» (по рядку на ставку), коли рахунок має дві чи більше різних ненульових ставок або коли ви обираєте цей варіант компонування у виборі шаблона.

Перевизначення пресетів. Підписи обрізаються від пробілів, а порожній підпис стає «Tax»; рядок, чий відсоток не є числом, відкидається під час збереження. Перевизначення діють на рівні країни й спільні для всіх профілів на пристрої. Відкриття панелі країни потребує Pro.

Мова рахунка. Значення зберігається в документі (порожнє означає «використати мову застосунку»). Воно впливає на друковані підписи та мову, якою відображаються назви країн в адресах; воно не перекладає ваші описи позицій, нотатки чи умови. Дати й слово статусу в шапці вбудованих шаблонів наразі друкуються англійською незалежно від обраної мови.

Поради

Схожі посібники

• Початок роботи: профіль компанії — де задаються базова валюта й список дозволених валют.
• Редактор рахунків — позиції, знижки та блок підсумків, під яким розташована картка курсу.
• Аналітика, головний екран і звіти — як підсумки в базовій валюті перетворюються на графіки.