Guide d’utilisation

Configurer votre profil d'entreprise

Remplissez le profil imprimé sur chaque facture, ajoutez un second profil pour une autre activité et dupliquez-le pour ne rien resaisir.

Mis à jour: 2026-09-09

Votre profil d’entreprise constitue le côté « De » de chaque document produit par Invoice Flow. Le nom, la société, l’adresse, les coordonnées, le numéro fiscal, le logo et la signature que vous saisissez ici sont ce que votre client voit dans l’en-tête et le pied de page de chaque facture, devis ou bon de livraison. Le même profil porte aussi les valeurs par défaut des nouveaux documents : quelle devise est présélectionnée, comment les factures sont numérotées, quelles conditions de paiement apparaissent sous le total, et ce qui se passe lorsqu’une facture devient en retard.

Vous rencontrez ce formulaire deux fois. La première, au tout premier lancement, juste après la page de bienvenue, où l’application vous demande de configurer votre entreprise avant d’ouvrir le tableau de bord. Ensuite, le même formulaire vit dans les Paramètres, et vous y revenez chaque fois qu’un numéro de téléphone change, que vous obtenez un nouveau logo ou que vous vous immatriculez à la TVA. Si vous gérez plusieurs entreprises, ou que vous facturez sous deux noms commerciaux, vous pouvez conserver plusieurs profils côte à côte et en choisir un par facture.

Ce guide suit Elena Marsh, photographe à Bristol. Son profil principal, Marsh Light Photography, facture en livres sterling et imprime l’adresse de son studio, deux adresses e-mail et un numéro de TVA sur chaque facture. Son second profil, Marsh Print Studio, vend des tirages encadrés depuis un atelier à l’autre bout de la ville et possède sa propre numérotation.

Ce que vous voyez à l’écran

Ouvrez l’onglet Paramètres (Settings) de la navigation du bas. La première tuile montre le profil actif : son logo carré (ou ses initiales), le nom du profil et le nom de l’entreprise. Un appui ouvre Modifier le profil d’entreprise (Edit Business Profile) pour le profil par défaut. En dessous, la tuile Profils d’entreprise (Business Profiles), sous-titrée Gérez vos profils d’entreprise, ouvre la liste de tous les profils : c’est là que vous ajoutez, dupliquez, supprimez et changez le profil par défaut.

L’éditeur est un long formulaire déroulant. De haut en bas :

• La rangée des logos : un emplacement carré à gauche et un emplacement large à droite, chacun avec une petite liste déroulante au-dessus et un bouton Ajouter (Add) ou Modifier (Change) en dessous. La marque carrée sert d’avatar du profil dans l’application ; la large est ce que la plupart des modèles PDF impriment dans l’en-tête.
• Signature, un cadre blanc qui ouvre une zone de dessin au toucher.
• Votre nom * (Your Name *) et Nom de l’entreprise (Company Name). Le nom est le seul champ obligatoire de tout le formulaire.
• E-mails (Emails), Téléphones (Phones), Adresses (Addresses), Identifiants fiscaux (Tax IDs) et Site web et réseaux sociaux (Website & socials). Chacune est une liste : un bouton Ajouter … à droite, et une carte par entrée avec une poignée de déplacement à gauche et un bouton de fermeture à droite. Les cartes d’adresse et d’identifiant fiscal portent en outre une étoile Adresse principale (Primary address) et l’indication Principal — pré-sélectionné sur les nouvelles factures.
• Devises autorisées (Allowed currencies) avec des pastilles et un bouton Ajouter une devise (Add currency).
• Séries de factures (Invoice Series) avec des cartes dépliables pour la numérotation des factures et des devis.
• Conditions de paiement (Payment Terms) avec Depuis modèle (From preset) et Ajouter personnalisé (Add custom).
• Politique de pénalité (Late-fee policy) et Early-payment discount.
• Enregistrer les modifications (Save Changes) et Retour (Back) en bas. Au premier lancement, les boutons indiquent Continuer (Continue) et Passer pour le moment (Skip for now).

Comment remplir le profil qui s’imprime sur vos factures

1. Ouvrez Paramètres et appuyez sur la tuile de profil en haut, ou allez dans Profils d'entreprise et appuyez sur le profil à modifier.
2. Saisissez Votre nom *. Saisissez Nom de l'entreprise si vous exercez sous une raison sociale ; les modèles impriment l'entreprise lorsqu'elle est renseignée et se rabattent sur votre nom lorsqu'elle est vide.
3. Appuyez sur Ajouter un e-mail (Add email). Tapez un Libellé (Label) court tel que Bookings ou Accounts, puis l'Adresse e-mail (Email address). Ajoutez une seconde ligne si vous voulez une boîte comptable distincte sur la facture.
4. Appuyez sur Ajouter un téléphone (Add phone) et remplissez Libellé et Numéro de téléphone (Phone number) de la même façon.
5. Appuyez sur Ajouter une adresse (Add address). Donnez-lui un Libellé (Studio, Bureau, Entrepôt), choisissez le Pays (Country) dans la liste avec recherche, puis remplissez Rue (Street) et les champs de ville, de région et de code postal. Les noms des champs et les exemples changent selon le pays choisi : une adresse britannique affiche ainsi Town/City, County et Postcode.
6. Appuyez sur Ajouter (Add Tax ID), choisissez le type dans la liste avec recherche (VAT pour le Royaume-Uni, EIN, ABN, etc.) et saisissez le Numéro (Number). Choisissez OTHER si votre immatriculation ne figure pas dans la liste et donnez-lui un Libellé personnalisé (Custom label), qui sera imprimé tel quel.
7. Appuyez sur Ajouter un lien (Add link), choisissez un Type (Site web, Instagram, LinkedIn, WhatsApp et autres) et collez l'adresse ou l'identifiant.
8. Faites défiler jusqu'en bas et appuyez sur Enregistrer les modifications. Un bref message « Profil enregistré » confirme l'écriture et l'éditeur se ferme.

L’ordre des lignes compte. Lorsque vous avez plusieurs e-mails, téléphones ou adresses, la première ligne de chaque liste (ou celle marquée d’une étoile pour les adresses) est ce que l’application considère comme principal : c’est elle qui est écrite dans les champs classiques à valeur unique que lisent les anciens modèles et exports, et c’est elle qui est présélectionnée à la création d’une facture. Déplacez les lignes par leur poignée pour les réordonner.

Comment définir les valeurs par défaut des nouveaux documents

La moitié inférieure du formulaire n’imprime rien par elle-même ; elle décide de ce avec quoi une facture toute neuve démarre.

1. Sous Devises autorisées, appuyez sur Ajouter une devise et choisissez chaque devise dans laquelle vous facturez. Appuyez sur une pastille pour y déplacer l'étoile ; la devise étoilée devient la devise par défaut des nouvelles factures et est aussi enregistrée comme devise de référence du profil.
2. Laissez la liste vide si vous voulez disposer du sélecteur de devises complet sur chaque facture. Avec une ou plusieurs pastilles, l'éditeur de facture ne propose que celles-ci.
3. Sous Séries de factures, ouvrez la carte des factures. Renseignez Nom de la série (Series name), Préfixe de facture (Invoice Prefix) et Commencer à compter depuis (Start counting from). Sous Modèle de numéro (Number template), choisissez un préréglage tel que {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, ou passez sur Personnalisé (Custom) et utilisez le bouton Référence des jetons (Token reference) pour voir tous les jetons disponibles.
4. Réglez Réinitialiser le compteur (Reset counter) sur Chaque année (Every year) si vous voulez que la numérotation reparte en janvier ; l'aperçu de la carte montre le prochain numéro que la série émettra.
5. Faites de même pour la série de devis. Appuyez sur Ajouter une série (Add series) si une même entreprise a besoin de deux flux de numérotation, par exemple les prises de vue et les commandes de tirages.
6. Sous Conditions de paiement, appuyez sur Depuis modèle et choisissez l'un des dix textes intégrés (Due on receipt, Net 7 à Net 90, 50% upfront, End of month), ou appuyez sur Ajouter personnalisé et rédigez vos propres Libellé et Texte (Body). Étoilez celui que vous utilisez le plus ; il est placé sur chaque nouvelle facture.
7. Définissez éventuellement une Politique de pénalité (pourcentage, jours de grâce, mode d'accumulation) et un Early-payment discount. Les deux restent dormants tant que le pourcentage est à zéro.
8. Appuyez sur Enregistrer les modifications.

Comment ajouter un second profil d’entreprise

Plusieurs profils sont utiles lorsque vous facturez sous deux noms commerciaux, que vous gardez un profil personnel et un profil de société, ou que vous voulez une numérotation distincte pour deux branches d’activité.

1. Ouvrez Paramètres et appuyez sur Profils d'entreprise.
2. Appuyez sur le bouton + en bas à droite. Si vous avez déjà au moins un profil, une feuille apparaît avec deux choix.
3. Appuyez sur Créer un nouveau profil (Create new profile) pour partir d'un formulaire vierge. Le nouveau formulaire arrive avec deux séries de numérotation toutes prêtes, INV pour les factures et EST pour les devis, commençant toutes deux à 1.
4. Remplissez le formulaire comme décrit plus haut et appuyez sur Enregistrer les modifications. La barre d'application de cet éditeur affiche Nouveau profil (New Profile) au lieu de Modifier le profil d'entreprise.
5. De retour dans la liste, ouvrez le menu à trois points de la nouvelle carte pour trouver Modifier le profil d'entreprise, Définir par défaut (Set as Default) et Supprimer.

La liste affiche le nom de chaque profil, une pastille Par défaut (Default) sur le profil actif, et un sous-titre avec l’entreprise, la devise par défaut et le préfixe de facture. Les profils sont triés par ordre alphabétique de nom, et non selon lequel est le profil par défaut : donnez donc à chaque profil un nom que vous distinguez d’un coup d’œil. Elena conserve son propre nom sur le profil de photographie et utilise le nom commercial pour l’atelier de tirages.

Lorsque vous créez une facture, l’éditeur affiche une tuile Profil d’entreprise (Business Profile) près du haut. Avec un seul profil, elle est en lecture seule. Avec deux profils ou plus, elle reçoit un chevron et ouvre un sélecteur Sélectionner un profil (Select profile) ; le document prend alors son logo, ses informations d’en-tête, sa devise, sa série de numérotation et ses conditions de paiement du profil choisi. Une fois la facture enregistrée, son profil ne peut plus être changé depuis l’éditeur.

Comment dupliquer un profil plutôt que de le resaisir

La duplication est le moyen le plus rapide de créer un second nom commercial qui partage la plupart des informations du premier.

1. Dans Profils d'entreprise, appuyez sur + et choisissez Dupliquer un profil existant (Duplicate existing profile).
2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un profil à dupliquer (Select a profile to duplicate), appuyez sur le profil source.
3. L'éditeur Nouveau profil s'ouvre déjà rempli avec le nom, l'entreprise, les logos, e-mails, téléphones, adresses, identifiants fiscaux, liens, devises, séries et conditions de paiement de la source. La signature est délibérément laissée vide, car une signature est liée à un seul profil.
4. Changez ce qui diffère : en général le nom, l'entreprise, le préfixe de facture et peut-être l'adresse. Renommez la série et remettez à zéro Commencer à compter depuis si la copie ne doit pas poursuivre la numérotation de l'original.
5. Appuyez sur Enregistrer les modifications. La copie est enregistrée comme une ligne distincte ; le profil source n'est pas touché.

Ce que voit le client

Tout ce qui précède se retrouve dans l’en-tête du document. Sur le modèle Professional, le logo large et le nom de l’entreprise occupent le bandeau sombre, le bloc FROM liste l’adresse étiquetée avec sa ligne de pays, les e-mails et téléphones étiquetés, les lignes de site web et Instagram, ainsi que le numéro de TVA, et la signature enregistrée apparaît au-dessus de Authorized Signature en bas de page. D’autres modèles agencent les mêmes données différemment, mais la source reste toujours le profil, plus les lignes que vous avez sélectionnées pour cette facture précise.

Règles et détails

• Champs obligatoires. Seul Votre nom * est validé ; le laisser vide affiche « Le nom est requis ». Tout le reste peut rester vide. Au premier lancement, Passer pour le moment enregistre un profil nommé « My Business » pour que l’application puisse s’ouvrir, et vous pourrez le renommer plus tard.
• Bouton Enregistrer. En modification, Enregistrer les modifications est grisé tant que vous n’avez rien changé. Un profil dupliqué démarre avec le bouton actif, car la copie n’a pas encore été écrite. Au premier lancement, Continuer est toujours actif.
• Quitter sans enregistrer. Si vous appuyez sur Retour avec des modifications non enregistrées, une boîte de dialogue Modifications non enregistrées (Unsaved Changes) vous propose Rester (Stay) ou Partir (Leave) ; partir abandonne les modifications.
• Profil par défaut. Le profil créé lors de la prise en main devient le profil par défaut. Les profils ultérieurs ne sont promus par défaut que lorsqu’aucun profil par défaut n’existe encore : ajouter un second profil ne rétrograde donc jamais silencieusement celui que vous utilisez. Utilisez Définir par défaut dans la liste pour changer.
• Suppression. Vous ne pouvez pas supprimer le seul profil, ni le profil par défaut en cours ; l’application affiche « Impossible de supprimer le seul profil » ou « Impossible de supprimer le profil par défaut. Définissez d’abord un autre profil par défaut. » La suppression de tout autre profil demande une confirmation et supprime avec lui ses e-mails, téléphones, adresses, liens, identifiants fiscaux, conditions de paiement, séries et groupes de clients. Les factures déjà émises conservent leur propre copie des informations d’en-tête.
• Devise par défaut. Lorsque la liste Devises autorisées contient des entrées, celle qui porte l’étoile (la première de la liste) est enregistrée à la fois comme devise par défaut et comme devise de référence. Avec une liste vide, la devise enregistrée précédemment reste en place, soit USD sur un profil tout neuf.
• Numérotation. Un nom de série vide est enregistré sous « Default » et un modèle vide se rabat sur {prefix}-{SEQ:0000}. La première série de factures et la première série de devis sont aussi recopiées dans les champs classiques de préfixe et de compteur que lisent les parties plus anciennes de l’application.
• Signature. Retirer une signature demande deux confirmations, et le retrait n’est appliqué qu’à l’enregistrement. Le cadre de signature affiche une signature reliée depuis l’écran Signatures lorsque le profil n’en possède aucune.
• Conditions de paiement. Une condition au libellé vide est enregistrée sous « Default ». Le texte de la condition étoilée est ce que les nouvelles factures impriment sous le total.
• Pénalité de retard et escompte anticipé. Ce sont des valeurs par défaut valables pour tout le profil ; les clients peuvent redéfinir individuellement le pourcentage de pénalité, les jours de grâce, le mode, le plafond et l’exonération automatique. Le montant minimum et Inclure dans le PDF (Include in PDF) sont réservés au profil. Les jours d’escompte anticipé valent 7 par défaut.
• Ce qui exige Pro. Ouvrir l’éditeur de profil depuis les Paramètres, appuyer sur un profil dans la liste et le bouton + sont conditionnés par l’essai ou l’abonnement et ouvrent sinon l’écran d’abonnement. Consulter la liste, Définir par défaut et Supprimer restent toujours accessibles.
• Écrans que vous ne voyez pas ici. Les emplacements de logo ouvrent le sélecteur de photos du système et le cadre de signature ouvre une zone de dessin ; il s’agit d’écrans natifs, traités dans les guides du logo et de la signature.

Astuces

Guides associés

• Logos carré et large
• Paramètres, navigation et Pro
• Devises, taux de change et taxes