Kullanım kılavuzu

İşletme profilinizi kurun

Her faturaya basılan profili doldurun, başka bir işletme için ikinci bir profil ekleyin ve logoları ile koşulları bir daha yazmamak için profili çoğaltın.

Güncellendi: 2026-09-09

İşletme profiliniz, Invoice Flow’un ürettiği her belgenin “Gönderen” tarafıdır. Buraya girdiğiniz ad, şirket, adres, iletişim bilgileri, vergi numarası, logo ve imza, müşterinizin her fatura, teklif veya irsaliyenin başlığında ve altbilgisinde gördükleridir. Aynı profil, yeni belgelerin çalışma varsayılanlarını da taşır: hangi para biriminin önceden seçileceğini, faturaların nasıl numaralandırılacağını, toplamın altında hangi ödeme koşullarının görüneceğini ve bir fatura geciktiğinde ne olacağını.

Bu formla iki kez karşılaşırsınız. İlki, ilk açılışta, karşılama sayfasının hemen ardındadır; uygulama panoyu açmadan önce işletmenizi kurmanızı ister. Bundan sonra aynı form Ayarlar altında yaşar ve bir telefon numarası değiştiğinde, yeni bir logonuz olduğunda ya da KDV mükellefi olduğunuzda geri dönersiniz. Birden fazla işletme yürütüyorsanız veya iki ticari unvanla fatura kesiyorsanız, birkaç profili yan yana tutabilir ve fatura başına birini seçebilirsiniz.

Bu kılavuz, Bristol’lü bir fotoğrafçı olan Elena Marsh’ı izliyor. Ana profili, sterlinle fatura kesen ve her faturaya stüdyo adresini, iki e-posta adresini ve bir KDV numarasını basan Marsh Light Photography. İkinci profili Marsh Print Studio ise şehrin öbür ucundaki bir atölyeden çerçeveli baskılar satıyor ve kendi numaralandırmasına sahip.

Ekranda ne görürsünüz

Alt gezinmedeki Ayarlar (Settings) sekmesini açın. İlk kutucuk etkin profili gösterir: kare logosu (ya da baş harfleri), profil adı ve şirket adı. Ona dokunmak, varsayılan profil için İşletme Profilini Düzenle (Edit Business Profile) ekranını açar. Onun altındaki İşletme Profilleri (Business Profiles) kutucuğu, İşletme profillerinizi yönetin (Manage your business profiles) alt başlığıyla tüm profillerin listesini açar; profil ekleme, çoğaltma, silme ve varsayılanı değiştirme işlemleri buradadır.

Düzenleyici tek bir uzun kaydırmalı formdur. Yukarıdan aşağıya:

• Logo satırı: solda kare bir yuva, sağda geniş bir yuva; her birinin üstünde küçük bir açılır liste ve altında bir Ekle ya da Değiştir (Change) düğmesi. Kare işaret uygulama içinde profil avatarı olarak kullanılır; geniş olan ise çoğu PDF şablonunun başlığa bastığı şeydir.
• İmza (Signature), dokunulduğunda bir çizim yüzeyi açan beyaz bir kutu.
• Adınız * (Your Name *) ve Şirket Adı (Company Name). Ad, formun tamamındaki tek zorunlu alandır.
• E-postalar (Emails), Telefonlar (Phones), Adresler (Addresses), Vergi Numaraları (Tax IDs) ve Web sitesi ve sosyal medya (Website & socials). Her biri bir listedir: sağda bir Ekle … düğmesi ve girdi başına, solda bir sürükleme tutamağı ile sağda bir kapatma düğmesi olan bir kart. Adres ve vergi numarası kartları ayrıca bir Ana adres (Primary address) yıldızı ve Birincil — yeni faturalarda önceden seçili ipucu taşır.
• Çipler ve bir Para birimi ekle (Add currency) düğmesi içeren İzin verilen para birimleri (Allowed currencies).
• Fatura ve teklif numaralandırması için açılıp kapanan kartlar içeren Fatura serileri (Invoice Series).
• Hazır ayardan (From preset) ve Özel ekle (Add custom) içeren Ödeme Koşulları (Payment Terms).
• Gecikme cezası politikası (Late-fee policy) ve Erken ödeme indirimi (Early-payment discount).
• Altta Değişiklikleri Kaydet (Save Changes) ve Geri (Back). İlk açılışta bu düğmelerin yerine Devam (Continue) ve Şimdilik atla (Skip for now) yazar.

Faturalarınıza basılan profil nasıl doldurulur

1. Ayarlar bölümünü açın ve en üstteki profil kutucuğuna dokunun ya da İşletme Profilleri ekranına gidip düzenlemek istediğiniz profile dokunun.
2. Adınız * alanını girin. Bir işletme adıyla çalışıyorsanız Şirket Adı alanını da girin; şablonlar şirket ayarlıysa onu basar, boşsa adınıza geri döner.
3. E-posta ekle (Add email) düğmesine dokunun. Bookings ya da Accounts gibi kısa bir Etiket (Label) ile E-posta adresi (Email address) yazın. Faturada ayrı bir muhasebe kutusu istiyorsanız ikinci bir satır ekleyin.
4. Telefon ekle (Add phone) düğmesine dokunup Etiket ve Telefon numarası (Phone number) alanlarını aynı şekilde doldurun.
5. Adres ekle (Add address) düğmesine dokunun. Bir Etiket verin (Studio, Office, Warehouse), aranabilir listeden Ülke (Country) seçin, sonra Cadde (Street), şehir, bölge ve posta kodu alanlarını doldurun. Alan adları ve örnek ipuçları seçtiğiniz ülkeye göre değişir; bu yüzden bir Birleşik Krallık adresi Town/City, County ve Postcode gösterir.
6. Ekle (Add Tax ID) düğmesine dokunun, aranabilir listeden türü seçin (Birleşik Krallık için VAT, EIN, ABN vb.) ve Numara (Number) alanını yazın. Kaydınız listede yoksa OTHER seçin ve olduğu gibi basılacak bir Özel etiket (Custom label) verin.
7. Bağlantı ekle (Add link) düğmesine dokunun, bir Tür (Type) seçin (Website, Instagram, LinkedIn, WhatsApp ve diğerleri) ve adresi ya da kullanıcı adını yapıştırın.
8. En alta kaydırın ve Değişiklikleri Kaydet düğmesine dokunun. Kısa bir "Profil kaydedildi" (Profile saved) mesajı yazmayı onaylar ve düzenleyici kapanır.

Satırların sırası önemlidir. Birden fazla e-posta, telefon veya adresiniz olduğunda, her listedeki ilk satır (adresler için yıldızı olan satır) uygulamanın birincil saydığı satırdır: eski şablonların ve dışa aktarımların okuduğu klasik tek değerli alanlara o yazılır ve yeni bir fatura oluşturduğunuzda o önceden seçilir. Sıralamayı değiştirmek için satırları tutamaklarından sürükleyin.

Yeni belgelerin varsayılanları nasıl ayarlanır

Formun alt yarısı kendi başına hiçbir şey basmaz; yeni bir faturanın neyle başlayacağına karar verir.

1. İzin verilen para birimleri altında Para birimi ekle düğmesine dokunun ve fatura kestiğiniz her para birimini seçin. Yıldızı taşımak için bir çipe dokunun; yıldızlı para birimi yeni faturaların varsayılanı olur ve aynı zamanda profilin temel para birimi olarak saklanır.
2. Her faturada tam para birimi seçicisinin kullanılabilir olmasını istiyorsanız listeyi boş bırakın. Bir veya daha fazla çip varsa fatura düzenleyicisi yalnızca onları sunar.
3. Fatura serileri altında faturalar kartını açın. Seri adı (Series name), Fatura Öneki (Invoice Prefix) ve Saymaya başla (Start counting from) alanlarını ayarlayın. Numara şablonu (Number template) altında {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000} gibi bir hazır ayar seçin ya da Özel seçeneğine geçip mevcut tüm belirteçleri görmek için Token başvurusu (Token reference) düğmesini kullanın.
4. Numaralandırmanın Ocak'ta yeniden başlamasını istiyorsanız Sayacı sıfırla ayarını Her yıl yapın; kart önizlemesi serinin vereceği sıradaki numarayı gösterir.
5. Aynısını teklif serisi için tekrarlayın. Bir işletmenin iki numaralandırma akışına ihtiyacı varsa, örneğin çekimler ve baskı siparişleri için, Seri ekle (Add series) düğmesine dokunun.
6. Ödeme Koşulları altında Hazır ayardan düğmesine dokunup on yerleşik metinden birini seçin (Due on receipt, Net 7'den Net 90'a, 50% upfront, End of month) ya da Özel ekle düğmesine dokunup kendi Etiket ve Metin (Body) alanlarınızı yazın. En çok kullandığınıza yıldız verin; o, her yeni faturaya yerleştirilir.
7. İsteğe bağlı olarak bir Gecikme cezası politikası (yüzde, ödemesiz gün, tahakkuk modu) ve bir Erken ödeme indirimi ayarlayın. Yüzde sıfır olduğu sürece ikisi de uykuda kalır.
8. Değişiklikleri Kaydet düğmesine dokunun.

İkinci bir işletme profili nasıl eklenir

Birden fazla profil; iki ticari unvandan fatura kestiğinizde, bir kişisel ve bir şirket profili tuttuğunuzda ya da iki iş kolu için ayrı numaralandırma istediğinizde işe yarar.

1. Ayarlar bölümünü açın ve İşletme Profilleri kutucuğuna dokunun.
2. Sağ alt köşedeki + düğmesine dokunun. Zaten en az bir profiliniz varsa, iki seçenekli bir sayfa yukarı kayar.
3. Boş bir formdan başlamak için Yeni profil oluştur (Create new profile) seçeneğine dokunun. Yeni form, ikisi de 1'den başlayan hazır iki numaralandırma serisiyle gelir: faturalar için INV, teklifler için EST.
4. Formu yukarıda anlatıldığı gibi doldurun ve Değişiklikleri Kaydet düğmesine dokunun. Bu düzenleyicinin uygulama çubuğunda İşletme Profilini Düzenle yerine Yeni Profil (New Profile) yazar.
5. Listeye döndüğünüzde, İşletme Profilini Düzenle, Varsayılan Yap (Set as Default) ve Sil seçeneklerini bulmak için yeni kartın üç nokta menüsünü açın.

Liste her profilin adını, etkin olanda bir Varsayılan (Default) etiketini ve şirket, varsayılan para birimi ile fatura önekini içeren bir alt başlığı gösterir. Profiller hangisinin varsayılan olduğuna göre değil, ada göre alfabetik sıralanır; bu yüzden her profile bir bakışta ayırt edebileceğiniz bir ad verin. Elena, fotoğrafçılık profilinde kendi adını tutuyor ve baskı stüdyosu için ticari unvanı kullanıyor.

Yeni bir fatura oluşturduğunuzda düzenleyici, üst kısımda bir İşletme Profili kutucuğu gösterir. Tek profille bu kutucuk salt okunurdur. İki veya daha fazlasıyla bir ok işareti alır ve bir Profil seç (Select profile) seçicisi açar; belge daha sonra logosunu, başlık bilgilerini, para birimini, numaralandırma serisini ve ödeme koşullarını seçtiğiniz profilden alır. Bir fatura kaydedildikten sonra profili artık düzenleyiciden değiştirilemez.

Bir profil yeniden yazmak yerine nasıl çoğaltılır

Çoğaltmak, çoğu ayrıntıyı ilkiyle paylaşan ikinci bir ticari unvan kurmanın en hızlı yoludur.

1. İşletme Profilleri ekranında + düğmesine dokunun ve Mevcut profili çoğalt (Duplicate existing profile) seçeneğini seçin.
2. Çoğaltılacak profili seçin (Select a profile to duplicate) iletişim kutusunda kaynak profile dokunun.
3. Yeni Profil düzenleyicisi, kaynağın adı, şirketi, logoları, e-postaları, telefonları, adresleri, vergi numaraları, bağlantıları, para birimleri, serileri ve ödeme koşullarıyla önceden doldurulmuş olarak açılır. İmza bilerek boş bırakılır, çünkü bir imza tek bir profile bağlıdır.
4. Farklı olanı değiştirin: genellikle ad, şirket, fatura öneki ve belki adres. Kopyanın orijinalin numaralandırmasını sürdürmemesi gerekiyorsa seriyi yeniden adlandırın ve Saymaya başla değerini sıfırlayın.
5. Değişiklikleri Kaydet düğmesine dokunun. Kopya ayrı bir satır olarak kaydedilir; kaynak profile dokunulmaz.

Müşterinin gördüğü

Yukarıdaki her şey belge başlığında son bulur. Professional şablonunda geniş logo ve şirket adı koyu şeritte durur, FROM bloğu etiketli adresi ülke satırıyla birlikte, etiketli e-postaları ve telefonları, web sitesi ile Instagram satırlarını ve KDV numarasını listeler, kayıtlı imza ise altta Authorized Signature yazısının üzerinde görünür. Diğer şablonlar aynı verileri farklı düzenler, ancak kaynak her zaman profil artı o fatura için seçtiğiniz satırlardır.

Kurallar ve ayrıntılar

• Zorunlu alanlar. Yalnızca Adınız * doğrulanır; boş bırakmak “Ad gerekli” (Name is required) uyarısını gösterir. Diğer her şey boş kalabilir. İlk açılışta Şimdilik atla, uygulamanın açılabilmesi için “My Business” adlı bir profil kaydeder ve onu sonradan yeniden adlandırabilirsiniz.
• Kaydet düğmesi. Düzenleme sırasında Değişiklikleri Kaydet, bir şey değiştirene kadar soluk görünür. Çoğaltılmış bir profil, kopya henüz yazılmadığı için düğme etkin halde başlar. İlk açılışta Devam her zaman etkindir.
• Kaydetmeden çıkmak. Kaydedilmemiş düzenlemelerle Geri’ye basarsanız, bir Kaydedilmemiş değişiklikler (Unsaved Changes) iletişim kutusu Kal (Stay) ya da Çık (Leave) seçeneğini sorar; çıkmak düzenlemeleri atar.
• Varsayılan profil. İlk kurulum sırasında oluşturulan profil varsayılan olur. Sonraki profiller yalnızca henüz bir varsayılan yoksa varsayılana yükseltilir; dolayısıyla ikinci bir profil eklemek çalıştığınız profili asla sessizce geri düşürmez. Değiştirmek için listedeki Varsayılan Yap seçeneğini kullanın.
• Silme. Tek profili silemezsiniz ve mevcut varsayılanı silemezsiniz; uygulama “Tek profil silinemez” (Cannot delete the only profile) ya da “Varsayılan profil silinemez. Önce başka bir profili varsayılan yapın.” (Cannot delete the default profile. Set another profile as default first.) uyarısını gösterir. Diğer herhangi bir profili silmek onay ister ve onunla birlikte e-postalarını, telefonlarını, adreslerini, bağlantılarını, vergi numaralarını, ödeme koşullarını, serilerini ve müşteri gruplarını da kaldırır. Halihazırda düzenlenmiş faturalar başlık bilgilerinin kendi kopyasını korur.
• Varsayılan para birimi. İzin verilen para birimleri listesinde girdiler varsa, yıldızlı olan (listedeki ilk olan) hem varsayılan hem temel para birimi olarak kaydedilir. Liste boşken önceden kaydedilmiş para birimi kalır, yepyeni bir profilde USD.
• Numaralandırma. Boş bir seri adı “Default” olarak kaydedilir ve boş bir şablon {prefix}-{SEQ:0000} değerine geri döner. İlk fatura serisi ve ilk teklif serisi ayrıca uygulamanın eski bölümlerinin okuduğu klasik önek ve sayaç alanlarına da yansıtılır.
• İmza. Bir imzanın kaldırılması iki kez sorulur ve kaldırma yalnızca kaydettiğinizde uygulanır. Profilin kendine ait bir imzası yoksa imza kutusu, İmzalar ekranından bağlanmış bir imzayı gösterir.
• Ödeme koşulları. Etiketi boş olan bir koşul “Default” olarak saklanır. Yıldızlı koşulun metni, yeni faturaların toplamın altına bastığı şeydir.
• Gecikme cezası ve erken indirim. Bunlar profil genelinde varsayılanlardır; müşteriler gecikme cezası yüzdesini, ödemesiz günleri, modu, üst sınırı ve otomatik affetme ayarını tek tek geçersiz kılabilir. Asgari tutar ve PDF’e dahil et (Include in PDF) yalnızca profile özgüdür. Erken indirim günleri varsayılan olarak 7’dir.
• Pro gerektirenler. Profil düzenleyicisini Ayarlar’dan açmak, listede bir profile dokunmak ve + düğmesi deneme veya abonelikle sınırlıdır ve aksi halde ödeme duvarını açar. Listeyi görüntülemek, Varsayılan Yap ve Sil her zaman kullanılabilir.
• Burada göremeyeceğiniz ekranlar. Logo yuvaları sistem fotoğraf seçicisini, imza kutusu ise bir çizim yüzeyini açar; ikisi de yerel ekranlardır ve logo ile imza kılavuzlarında ele alınır.

İpuçları

İlgili kılavuzlar

• Kare ve geniş logolar
• Ayarlar, gezinme ve Pro
• Para birimleri, döviz kurları ve vergiler