Ghidul utilizatorului

Configurați-vă profilul de afaceri

Completați profilul care se tipărește pe fiecare factură, adăugați un al doilea profil pentru altă afacere și duplicați-l ca să nu retastați logouri și termeni.

Actualizat: 2026-09-09

Profilul dumneavoastră de afaceri este partea „De la” a fiecărui document produs de Invoice Flow. Numele, compania, adresa, datele de contact, codul fiscal, logoul și semnătura pe care le introduceți aici sunt ceea ce vede clientul dumneavoastră în antetul și subsolul fiecărei facturi, deviz sau aviz de livrare. Același profil poartă și valorile implicite de lucru pentru documentele noi: ce monedă este preselectată, cum sunt numerotate facturile, ce termeni de plată apar sub total și ce se întâmplă când o factură devine restantă.

Întâlniți acest formular de două ori. Prima dată este chiar la prima pornire, imediat după pagina de bun venit, unde aplicația vă cere să vă configurați afacerea înainte de a deschide tabloul de bord. După aceea, același formular se află în Setări și reveniți la el ori de câte ori se schimbă un număr de telefon, primiți un logo nou sau vă înregistrați în scopuri de TVA. Dacă aveți mai multe afaceri sau facturați sub două nume comerciale, puteți păstra mai multe profiluri în paralel și alege câte unul pentru fiecare factură.

Acest ghid o urmărește pe Elena Marsh, fotografă din Bristol. Profilul ei principal este Marsh Light Photography, care facturează în lire și tipărește pe fiecare factură adresa studioului, două adrese de e-mail și un cod de TVA. Al doilea profil al ei, Marsh Print Studio, vinde tipărituri înrămate dintr-un atelier din celălalt capăt al orașului și are propria numerotare.

Ce vedeți pe ecran

Deschideți fila Setări din bara de navigare de jos. Prima dală arată profilul activ: logoul său pătrat (sau inițialele), numele profilului și numele companiei. Atingerea ei deschide Editează profilul de afaceri pentru profilul implicit. Sub ea, dala Profiluri de afaceri cu subtitlul Gestionează profilurile tale de afaceri deschide lista tuturor profilurilor, de unde adăugați, duplicați, ștergeți și schimbați profilul implicit.

Editorul este un singur formular lung, cu derulare. De sus în jos:

• Rândul de logouri: un slot pătrat în stânga și un slot lat în dreapta, fiecare cu o listă derulantă mică deasupra și un buton Adaugă sau Schimbă dedesubt. Însemnul pătrat este folosit ca avatar al profilului în aplicație; cel lat este ceea ce tipăresc majoritatea șabloanelor PDF în antet.
• Semnătură, o casetă albă care deschide un bloc de desen la atingere.
• Numele tău * și Numele companiei. Numele este singurul câmp obligatoriu din tot formularul.
• E-mailuri, Telefoane, Adrese, ID-uri fiscale și Site și rețele sociale. Fiecare este o listă: un buton Adaugă … în dreapta și câte un card per intrare, cu un mâner de tragere în stânga și un buton de închidere în dreapta. Cardurile de adresă și de ID fiscal poartă și o stea Adresă principală și o indicație de tip „principal — preselectat pe facturile noi”.
• Monede permise cu chipsuri și un buton Adaugă monedă.
• Serii de facturi cu carduri pliabile pentru numerotarea facturilor și a devizelor.
• Termeni de plată cu Din presetare și Adaugă personalizat.
• Politica de penalități de întârziere și Early-payment discount.
• Salvează modificările și Înapoi în partea de jos. La prima pornire, butoanele afișează în schimb Continuă și Sari peste deocamdată.

Cum completați profilul care se tipărește pe facturile dumneavoastră

1. Deschideți Setări și atingeți dala profilului din partea de sus sau mergeți la Profiluri de afaceri și atingeți profilul pe care vreți să îl editați.
2. Introduceți Numele tău * (Your Name *). Introduceți Numele companiei dacă activați sub o denumire comercială; șabloanele tipăresc compania atunci când este completată și revin la numele dumneavoastră când este goală.
3. Atingeți Adaugă e-mail. Tastați o Etichetă scurtă, precum Bookings sau Accounts, și Adresă de e-mail. Adăugați un al doilea rând dacă vreți o adresă separată de contabilitate pe factură.
4. Atingeți Adaugă telefon și completați Etichetă și numărul de telefon în același mod.
5. Atingeți Adaugă adresă. Dați-i o Etichetă (Studio, Birou, Depozit), alegeți Țară din lista cu căutare, apoi completați Stradă și câmpurile pentru oraș, regiune și cod poștal. Numele câmpurilor și exemplele se schimbă în funcție de țara aleasă, așa că o adresă din Regatul Unit afișează Town/City, County și Postcode.
6. Atingeți Adaugă la ID-uri fiscale, alegeți tipul din lista cu căutare (VAT pentru Regatul Unit, EIN, ABN și așa mai departe) și tastați numărul. Alegeți OTHER dacă înregistrarea dumneavoastră nu este în listă și dați-i o Etichetă personalizată, care va fi tipărită ca atare.
7. Atingeți Adaugă link, alegeți un tip (Website, Instagram, LinkedIn, WhatsApp și altele) și lipiți adresa sau numele de utilizator.
8. Derulați până jos și atingeți Salvează modificările. Un scurt mesaj „Profil salvat” confirmă scrierea, iar editorul se închide.

Ordinea rândurilor contează. Când aveți mai multe e-mailuri, telefoane sau adrese, primul rând din fiecare listă (sau cel cu stea, în cazul adreselor) este cel pe care aplicația îl tratează drept principal: el este scris în câmpurile clasice cu o singură valoare pe care le citesc șabloanele mai vechi și exporturile și este preselectat când creați o factură nouă. Trageți rândurile de mâner pentru a le reordona.

Cum setați valorile implicite pentru documentele noi

Jumătatea de jos a formularului nu tipărește nimic în sine; ea decide cu ce pornește o factură nouă.

1. La Monede permise, atingeți Adaugă monedă și alegeți fiecare monedă în care facturați. Atingeți un chips pentru a muta steaua pe el; moneda cu stea devine implicită pentru facturile noi și este salvată și ca monedă de bază a profilului.
2. Lăsați lista goală dacă vreți ca selectorul complet de monede să fie disponibil pe fiecare factură. Cu unul sau mai multe chipsuri, editorul de facturi oferă doar acele monede.
3. La Serii de facturi, deschideți cardul pentru facturi. Setați Numele seriei, Prefix factură și Începe numărarea de la. La Șablon de număr alegeți o presetare precum {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000} sau comutați pe Personalizat și folosiți butonul Referință tokenuri ca să vedeți toate tokenurile disponibile.
4. Setați Resetează contorul pe În fiecare an dacă vreți ca numerotarea să repornească în ianuarie; previzualizarea de pe card arată următorul număr pe care îl va emite seria.
5. Repetați pentru seria de devize. Atingeți Adaugă serie dacă o afacere are nevoie de două fluxuri de numerotare, de exemplu ședințe foto și comenzi de tipărire.
6. La Termeni de plată, atingeți Din presetare și alegeți unul dintre cele zece texte încorporate (Due on receipt, Net 7 până la Net 90, 50% în avans, End of month) sau atingeți Adaugă personalizat și scrieți propria Etichetă și propriul conținut. Marcați cu stea pe cel folosit cel mai des; el este pus pe fiecare factură nouă.
7. Opțional, setați o Politica de penalități de întârziere (procent, zile de grație, mod de acumulare) și un Early-payment discount. Ambele rămân inactive cât timp procentul este zero.
8. Atingeți Salvează modificările.

Cum adăugați un al doilea profil de afaceri

Mai multe profiluri sunt utile când facturați sub două nume comerciale, când păstrați un profil personal și unul de firmă sau când vreți numerotare separată pentru două linii de activitate.

1. Deschideți Setări și atingeți Profiluri de afaceri.
2. Atingeți butonul + din colțul din dreapta jos. Dacă aveți deja cel puțin un profil, se ridică o foaie cu două opțiuni.
3. Atingeți Creează profil nou pentru a porni de la un formular gol. Formularul nou vine cu două serii de numerotare gata făcute, INV pentru facturi și EST pentru devize, ambele pornind de la 1.
4. Completați formularul așa cum s-a descris mai sus și atingeți Salvează modificările. Bara aplicației a acestui editor afișează Profil nou în loc de Editează profilul de afaceri.
5. Înapoi în listă, deschideți meniul cu trei puncte de pe noul card pentru a găsi Editează profilul de afaceri, Setează ca implicit și Șterge.

Lista arată numele fiecărui profil, o pastilă Implicit pe cel activ și un subtitlu cu compania, moneda implicită și prefixul de factură. Profilurile sunt sortate alfabetic după nume, nu după care este implicit, așa că dați fiecărui profil un nume pe care îl deosebiți dintr-o privire. Elena păstrează propriul nume pe profilul de fotografie și folosește denumirea comercială pentru studioul de tipărituri.

Când creați o factură nouă, editorul afișează o dală Profil de afaceri aproape de partea de sus. Cu un singur profil, ea este doar pentru citire. Cu două sau mai multe, ea primește un chevron și deschide un selector Selectează profilul; documentul își ia apoi logoul, detaliile de antet, moneda, seria de numerotare și termenii de plată din profilul ales. Odată ce o factură a fost salvată, profilul ei nu mai poate fi schimbat din editor.

Cum duplicați un profil în loc să îl retastați

Duplicarea este cea mai rapidă modalitate de a configura o a doua denumire comercială care împarte majoritatea detaliilor cu prima.

1. În Profiluri de afaceri, atingeți + și alegeți Duplică profil existent.
2. În dialogul Selectează un profil de duplicat, atingeți profilul sursă.
3. Editorul Profil nou se deschide deja completat cu numele, compania, logourile, e-mailurile, telefoanele, adresele, ID-urile fiscale, linkurile, monedele, seriile și termenii de plată ai sursei. Semnătura este lăsată intenționat goală, pentru că o semnătură este legată de un singur profil.
4. Schimbați ce diferă: de obicei numele, compania, prefixul de factură și poate adresa. Redenumiți seria și resetați Începe numărarea de la dacă nu vreți ca acea copie să continue numerotarea originalului.
5. Atingeți Salvează modificările. Copia este salvată ca rând separat; profilul sursă rămâne neatins.

Ce vede clientul

Tot ce am descris mai sus ajunge în antetul documentului. Pe șablonul Professional, logoul lat și numele companiei stau în banda închisă la culoare, blocul FROM listează adresa etichetată cu linia de țară, e-mailurile și telefoanele etichetate, liniile de site și Instagram și codul de TVA, iar semnătura salvată apare deasupra mențiunii Authorized Signature din partea de jos. Alte șabloane aranjează aceleași date diferit, dar sursa este întotdeauna profilul plus rândurile pe care le-ați selectat pentru acea factură anume.

Reguli și detalii

• Câmpuri obligatorii. Numai Numele tău * este validat; dacă îl lăsați gol, apare „Numele este obligatoriu”. Tot restul poate rămâne gol. La prima pornire, Sari peste deocamdată salvează un profil numit „My Business”, ca aplicația să se poată deschide, iar mai târziu îl puteți redenumi.
• Butonul de salvare. La editare, Salvează modificările este estompat până când schimbați ceva. Un profil duplicat pornește cu butonul activ, pentru că acea copie nu a fost încă scrisă. La prima pornire, Continuă este întotdeauna activ.
• Ieșirea fără salvare. Dacă apăsați Înapoi cu modificări nesalvate, un dialog Modificări nesalvate vă cere să alegeți Rămâi sau Pleacă; plecarea renunță la modificări.
• Profilul implicit. Profilul creat în timpul configurării inițiale devine cel implicit. Profilurile ulterioare sunt promovate ca implicite doar dacă nu există încă unul implicit, astfel încât adăugarea unui al doilea profil nu îl retrogradează niciodată în tăcere pe cel de lucru. Folosiți Setează ca implicit din listă pentru a comuta.
• Ștergerea. Nu puteți șterge singurul profil și nu puteți șterge profilul implicit curent; aplicația afișează „Nu se poate șterge singurul profil” sau „Nu se poate șterge profilul implicit. Setează mai întâi alt profil ca implicit.” Ștergerea oricărui alt profil cere confirmare și îi elimină odată cu el e-mailurile, telefoanele, adresele, linkurile, ID-urile fiscale, termenii de plată, seriile și grupurile de clienți. Facturile deja emise își păstrează propria copie a detaliilor de antet.
• Moneda implicită. Când lista Monede permise are intrări, cea marcată cu stea (prima din listă) este salvată atât ca monedă implicită, cât și ca monedă de bază. Cu lista goală rămâne moneda salvată anterior, adică USD pe un profil nou-nouț.
• Numerotarea. Un nume de serie gol este salvat ca „Default”, iar un șablon gol revine la {prefix}-{SEQ:0000}. Prima serie de facturi și prima serie de devize sunt de asemenea oglindite în câmpurile clasice de prefix și contor pe care le citesc părțile mai vechi ale aplicației.
• Semnătura. Eliminarea unei semnături cere confirmare de două ori, iar eliminarea este aplicată abia la salvare. Caseta de semnătură afișează o semnătură preluată din ecranul Semnături atunci când profilul nu are una proprie.
• Termenii de plată. Un termen cu etichetă goală este stocat ca „Default”. Conținutul termenului marcat cu stea este ceea ce tipăresc facturile noi sub total.
• Penalitatea de întârziere și discountul pentru plata anticipată. Acestea sunt valori implicite la nivel de profil; clienții pot suprascrie individual procentul de penalitate, zilele de grație, modul, plafonul și setarea de iertare automată. Suma minimă și Include în PDF sunt exclusiv la nivel de profil. Zilele pentru discountul anticipat sunt implicit 7.
• Ce necesită Pro. Deschiderea editorului de profil din Setări, atingerea unui profil din listă și butonul + sunt condiționate de perioada de probă sau de abonament și deschid altfel ecranul de plată. Vizualizarea listei, Setează ca implicit și Șterge sunt întotdeauna disponibile.
• Ecrane pe care nu le vedeți aici. Sloturile de logo deschid selectorul de fotografii al sistemului, iar caseta de semnătură deschide un bloc de desen; ambele sunt ecrane native și sunt tratate în ghidurile despre logo și semnătură.

Sfaturi

Ghiduri asociate

• Logouri pătrate și late
• Setări, navigare și Pro
• Monede, cursuri de schimb și taxe