Brugervejledning

Opsæt din virksomhedsprofil

Udfyld den profil, der udskrives på hver faktura, tilføj en profil til en anden virksomhed, og duplikér en, så du slipper for at taste alt igen.

Opdateret: 2026-09-09

Din virksomhedsprofil er “Fra”-siden af hvert dokument, Invoice Flow laver. Det navn, firma, den adresse, de kontaktoplysninger, det momsnummer, logo og den underskrift, du indtaster her, er det, din kunde ser i hovedet og foden af hver faktura, hvert tilbud og hver følgeseddel. Den samme profil bærer også standardindstillingerne for nye dokumenter: hvilken valuta der er forvalgt, hvordan fakturaer nummereres, hvilke betalingsbetingelser der står under totalen, og hvad der sker, når en faktura bliver forfalden.

Du møder denne formular to gange. Første gang er ved allerførste start, lige efter velkomstsiden, hvor appen beder dig om at opsætte din virksomhed, før den åbner oversigten. Derefter bor den samme formular under Indstillinger, og du vender tilbage, hver gang et telefonnummer ændres, du får et nyt logo, eller du bliver momsregistreret. Driver du mere end én virksomhed, eller fakturerer du under to binavne, kan du have flere profiler side om side og vælge en pr. faktura.

Denne vejledning følger Elena Marsh, en fotograf fra Bristol. Hendes hovedprofil er Marsh Light Photography, som fakturerer i pund og udskriver hendes studieadresse, to e-mailadresser og et momsnummer på hver faktura. Hendes anden profil, Marsh Print Studio, sælger indrammede tryk fra et værksted på den anden side af byen og har sin egen nummerering.

Det, du ser på skærmen

Åbn fanen Indstillinger i bundnavigationen. Det første felt viser den aktive profil: dens firkantede logo (eller initialer), profilnavnet og firmanavnet. Trykker du på det, åbnes Rediger virksomhedsprofil for standardprofilen. Under det åbner feltet Virksomhedsprofiler med undertitlen Administrer dine virksomhedsprofiler listen over alle profiler, og det er dér, du tilføjer, duplikerer, sletter og skifter standardprofil.

Editoren er én lang formular, du ruller igennem. Fra top til bund:

• Logorækken: en firkantet plads til venstre og en bred til højre, hver med en lille rullemenu over sig og en knap Tilføj eller Skift under sig. Det firkantede mærke bruges som profilens avatar inde i appen; det brede er det, de fleste PDF-skabeloner udskriver i hovedet.
• Underskrift, et hvidt felt, der åbner en tegneplade, når du trykker på det.
• Dit navn * og Firmanavn. Navnet er det eneste påkrævede felt på hele formularen.
• E-mails, Telefoner, Adresser, Skatte-ID’er og Websted og sociale medier. Hver er en liste: en knap Tilføj … til højre og ét kort pr. post med et trækhåndtag til venstre og en lukkeknap til højre. Kort for adresser og skatte-ID’er har desuden en stjerne for Primær adresse og hintet Primær — forvalgt på nye fakturaer.
• Tilladte valutaer med chips og en knap Tilføj valuta.
• Fakturaserier med sammenklappelige kort til faktura- og tilbudsnummerering.
• Betalingsbetingelser med Fra forindstilling og Tilføj brugerdefineret.
• Politik for rykkergebyr og Early-payment discount (rabat ved tidlig betaling).
• Gem ændringer og Tilbage i bunden. Ved allerførste start hedder knapperne i stedet Fortsæt og Spring over for nu.

Sådan udfylder du den profil, der udskrives på dine fakturaer

1. Åbn Indstillinger og tryk på profilfeltet øverst, eller gå til Virksomhedsprofiler og tryk på den profil, du vil redigere.
2. Indtast Dit navn *. Indtast Firmanavn, hvis du driver virksomhed under et firmanavn; skabelonerne udskriver firmaet, når det er udfyldt, og falder tilbage på dit navn, når det er tomt.
3. Tryk på Tilføj e-mail. Skriv en kort Etiket som Bookings eller Accounts og E-mailadresse. Tilføj en række mere, hvis du vil have en separat bogholderi-indbakke på fakturaen.
4. Tryk på Tilføj telefon og udfyld Etiket og Telefonnummer på samme måde.
5. Tryk på Tilføj adresse. Giv den en Etiket (Studio, Kontor, Lager), vælg Land fra den søgbare liste, og udfyld derefter Gade og felterne til by, region og postnummer. Feltnavnene og eksempelhintene skifter med det land, du valgte, så en britisk adresse viser Town/City, County og Postcode.
6. Tryk på Tilføj under skatte-ID'er, vælg typen fra den søgbare liste (VAT for Storbritannien, EIN, ABN og så videre) og skriv Nummer. Vælg OTHER, hvis din registrering ikke er på listen, og giv den en Brugerdefineret etiket, som udskrives, som den er.
7. Tryk på Tilføj link, vælg en Type (Websted, Instagram, LinkedIn, WhatsApp med flere) og indsæt adressen eller brugernavnet.
8. Rul til bunden og tryk på Gem ændringer. En kort besked "Profilen blev gemt" bekræfter skrivningen, og editoren lukker.

Rækkefølgen af rækkerne betyder noget. Har du flere e-mails, telefoner eller adresser, er den første række i hver liste (eller den med stjernen for adresser) den, appen behandler som primær: den skrives til de klassiske enkeltværdifelter, som ældre skabeloner og eksporter læser, og den er forvalgt, når du opretter en ny faktura. Træk i rækkernes håndtag for at omarrangere dem.

Sådan sætter du standardværdierne for nye dokumenter

Den nederste halvdel af formularen udskriver ikke noget i sig selv; den afgør, hvad en frisk faktura starter med.

1. Under Tilladte valutaer trykker du på Tilføj valuta og vælger hver valuta, du fakturerer i. Tryk på en chip for at flytte stjernen til den; den valuta med stjernen bliver standard for nye fakturaer og gemmes også som profilens basisvaluta.
2. Lad listen stå tom, hvis du vil have hele valutavælgeren til rådighed på hver faktura. Med en eller flere chips tilbyder fakturaeditoren kun dem.
3. Under Fakturaserier åbner du kortet for fakturaer. Angiv Serienavn, Fakturapræfiks og Begynd at tælle fra. Under Nummerskabelon vælger du en forindstilling som {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, eller du skifter til Brugerdefineret og bruger knappen Token-oversigt til at se alle tilgængelige symboler.
4. Sæt Nulstil tæller til Hvert år, hvis du vil have nummereringen til at starte forfra i januar; kortets forhåndsvisning viser det næste nummer, serien vil udstede.
5. Gentag for tilbudsserien. Tryk på Tilføj serie, hvis én virksomhed har brug for to nummerstrenge, for eksempel fotoopgaver og trykordrer.
6. Under Betalingsbetingelser trykker du på Fra forindstilling og vælger en af de ti indbyggede tekster (Due on receipt, Net 7 til Net 90, 50% upfront, End of month), eller du trykker på Tilføj brugerdefineret og skriver din egen Etiket og Tekst. Sæt stjerne ved den, du bruger mest; den lægges på hver ny faktura.
7. Sæt eventuelt en Politik for rykkergebyr (procent, respitdage, tilskrivningsmåde) og en Early-payment discount. Begge forbliver inaktive, så længe procenten er nul.
8. Tryk på Gem ændringer.

Sådan tilføjer du en anden virksomhedsprofil

Flere profiler er nyttige, når du fakturerer fra to binavne, holder en personlig og en firmaprofil eller ønsker separat nummerering til to arbejdsområder.

1. Åbn Indstillinger og tryk på Virksomhedsprofiler.
2. Tryk på +-knappen i nederste højre hjørne. Har du allerede mindst én profil, glider et ark op med to valgmuligheder.
3. Tryk på Opret ny profil for at starte fra en tom formular. Den nye formular kommer med to færdige nummerserier, INV til fakturaer og EST til tilbud, som begge starter på 1.
4. Udfyld formularen som beskrevet ovenfor og tryk på Gem ændringer. Denne editors appbjælke viser Ny profil i stedet for Rediger virksomhedsprofil.
5. Tilbage på listen åbner du menuen med tre prikker på det nye kort for at finde Rediger virksomhedsprofil, Indstil som standard og Slet.

Listen viser hver profils navn, en pille med Standard på den aktive og en undertitel med firmaet, standardvalutaen og fakturapræfikset. Profiler sorteres alfabetisk efter navn, ikke efter hvilken der er standard, så giv hver profil et navn, du kan skelne med ét blik. Elena beholder sit eget navn på fotoprofilen og bruger binavnet til trykstudiet.

Når du opretter en ny faktura, viser editoren et felt Virksomhedsprofil nær toppen. Med én profil er det skrivebeskyttet. Med to eller flere får det en pil og åbner en vælger Vælg profil; dokumentet henter derefter sit logo, sine hovedoplysninger, sin valuta, nummerserie og sine betalingsbetingelser fra den profil, du valgte. Når en faktura først er gemt, kan dens profil ikke længere skiftes fra editoren.

Sådan duplikerer du en profil i stedet for at taste den ind igen

Duplikering er den hurtigste måde at opsætte et andet binavn på, når det deler de fleste oplysninger med det første.

1. På Virksomhedsprofiler trykker du på + og vælger Dupliker eksisterende profil.
2. Tryk på kildeprofilen i dialogen Vælg en profil, der skal duplikeres.
3. Editoren Ny profil åbner allerede udfyldt med kildens navn, firma, logoer, e-mails, telefoner, adresser, skatte-ID'er, links, valutaer, serier og betalingsbetingelser. Underskriften efterlades bevidst tom, fordi en underskrift er knyttet til én profil.
4. Ret det, der er anderledes: som regel navnet, firmaet, fakturapræfikset og måske adressen. Omdøb serien og nulstil Begynd at tælle fra, hvis kopien ikke skal fortsætte originalens nummerering.
5. Tryk på Gem ændringer. Kopien gemmes som en selvstændig række; kildeprofilen røres ikke.

Det, kunden ser

Alt ovenstående ender i dokumentets hoved. På skabelonen Professional sidder det brede logo og firmanavnet i det mørke bånd, blokken FROM viser adressen med etiket og landelinje, e-mails og telefoner med etiketter, linjerne med websted og Instagram samt momsnummeret, og den gemte underskrift står over Authorized Signature nederst. Andre skabeloner arrangerer de samme data anderledes, men kilden er altid profilen plus de rækker, du valgte til netop den faktura.

Regler og detaljer

• Påkrævede felter. Kun Dit navn * valideres; lader du det stå tomt, vises “Navn er påkrævet”. Alt andet må gerne stå tomt. Ved allerførste start gemmer Spring over for nu en profil med navnet “My Business”, så appen kan åbne, og du kan omdøbe den senere.
• Gem-knappen. Når du redigerer, er Gem ændringer nedtonet, indtil du ændrer noget. En dupliceret profil starter med knappen aktiv, fordi kopien endnu ikke er skrevet. Ved allerførste start er Fortsæt altid aktiv.
• At forlade uden at gemme. Trykker du Tilbage med ikke-gemte ændringer, spørger en dialog Ikke-gemte ændringer, om du vil Bliv eller Forlad; forlader du, kasseres ændringerne.
• Standardprofil. Den profil, der oprettes under introduktionen, bliver standard. Senere profiler forfremmes kun til standard, når der endnu ikke findes en standard, så det at tilføje en anden profil degraderer aldrig din arbejdsprofil i stilhed. Brug Indstil som standard på listen for at skifte.
• Sletning. Du kan ikke slette den eneste profil, og du kan ikke slette den aktuelle standard; appen viser “Den eneste profil kan ikke slettes” eller “Standardprofilen kan ikke slettes. Indstil en anden profil som standard først.” Sletning af enhver anden profil beder om bekræftelse og fjerner dens e-mails, telefoner, adresser, links, skatte-ID’er, betalingsbetingelser, serier og kundegrupper sammen med den. Allerede udstedte fakturaer beholder deres egen kopi af hovedoplysningerne.
• Standardvaluta. Når listen Tilladte valutaer har poster, gemmes den med stjernen (den første på listen) som både standard- og basisvaluta. Med en tom liste bevares den tidligere gemte valuta, USD på en helt ny profil.
• Nummerering. Et tomt serienavn gemmes som “Default”, og en tom skabelon falder tilbage på {prefix}-{SEQ:0000}. Den første fakturaserie og den første tilbudsserie spejles også ind i de klassiske præfiks- og tællerfelter, som ældre dele af appen læser.
• Underskrift. At fjerne en underskrift kræver to bekræftelser, og fjernelsen træder først i kraft, når du gemmer. Underskriftsfeltet viser en underskrift, der er knyttet fra skærmen Underskrifter, når profilen ikke har sin egen.
• Betalingsbetingelser. En betingelse med tom etiket gemmes som “Default”. Teksten i den betingelse, der har stjernen, er det, nye fakturaer udskriver under totalen.
• Rykkergebyr og tidlig rabat. Dette er standardværdier for hele profilen; kunder kan hver især tilsidesætte procenten, respitdagene, tilstanden, loftet og indstillingen for automatisk eftergivelse. Minimumsbeløb og Inkluder i PDF findes kun på profilniveau. Dage for tidlig rabat er som standard 7.
• Hvad kræver Pro. At åbne profileditoren fra Indstillinger, at trykke på en profil på listen og +-knappen er låst bag prøveperioden eller abonnementet og åbner ellers betalingsmuren. At se listen, Indstil som standard og Slet er altid tilgængelige.
• Skærme, du ikke kan se her. Logopladserne åbner systemets fotovælger, og underskriftsfeltet åbner en tegneplade; begge er systemskærme og beskrives i vejledningerne om logo og underskrift.

Tips

Relaterede vejledninger

• Firkantede og brede logoer
• Indstillinger, navigation og Pro
• Valutaer, vekselkurser og moms