Brugervejledning

Din første faktura på fem minutter

Kom fra en frisk installation af Invoice Flow til en betalt faktura: opsæt din virksomhed, tilføj en kunde, byg en faktura med to linjer, og del PDF'en.

Opdateret: 2026-09-09

Du har installeret Invoice Flow, og nogen skylder dig penge. Denne guide tager dig ad den korteste vej fra en tom app til en betalt faktura og rører kun hver skærm så meget, som du har brug for i dag. Hvert trin peger på en længere guide til den dag, du vil have mere, så du kan skimme nu og vende tilbage senere.

Gennemgangen følger Maya Reyes, freelancefotograf i Austin, Texas. Hun har netop afsluttet en halvdags brandfotografering for Bluebonnet Bakery og vil fakturere Dana Ortiz, indehaveren, for sessionen og tredive redigerede billeder, i alt $690. Hele forløbet, fra første start til et grønt Betalt-mærke, er seks skærme.

Sådan ser skærmen ud

Ved første start åbner appen en velkomstside med en knap med Kom i gang og en sprogknap i øverste højre hjørne. Trykker du på Kom i gang, kommer du til en formular med titlen Konfigurer din virksomhed. Når den formular er gemt, lander appen på oversigten, og fra da af ligger fire faner langs bunden af skærmen: Oversigt, Dokumenter, Kunder og Indstillinger. Alt i denne guide foregår på de to midterste faner.

Fanen Kunder rummer dine kundekort og en +-knap. Fanen Dokumenter rummer dine fakturaer og tilbud, en Ny-knap, der spørger, hvilken dokumenttype du vil have, og, når der findes en faktura, en række pr. dokument, som åbner dets detaljeskærm. Detaljeskærmen er knudepunktet for en færdig faktura: den viser statusmærket, kunden, varelinjerne, et Betalinger-kort og en knap i fuld bredde med Vis PDF i bunden, som er der, delingen bor.

Sådan opsætter du din virksomhed ved første start

Maya har kun brug for et navn for at komme i gang; alt andet på denne formular kan vente.

1. Tryk på Kom i gang (Get Started) på velkomstsiden. Er appen på det forkerte sprog, så tryk først på sprogknappen i hjørnet, og vælg dit.
2. Skriv dit navn i Dit navn * (Your Name) på Konfigurer din virksomhed (Set Up Your Business). Det er det eneste påkrævede felt på hele formularen; forretningsnavnet skrives i Firmanavn (Company Name).
3. Rul ned, og tryk på Tilføj e-mail, Tilføj telefon og Tilføj adresse for at indtaste de kontaktlinjer, du vil have trykt på dine fakturaer. En adresse vises kun på PDF'en, hvis du tilføjer mindst én her.
4. Tryk på Tilføj valuta under Tilladte valutaer, og vælg den valuta, du fakturerer i; den første, du tilføjer, bliver standard. Maya vælger USD.
5. Rul til bunden, og tryk på Fortsæt. Vil du hellere udfylde det senere, så tryk på Spring over for nu; appen gemmer en profil ved navn My Business, som du kan redigere under Indstillinger.

To ting sker stilfærdigt, når du trykker på Fortsæt: profilen bliver din standardvirksomhedsprofil, og en syv dages prøveperiode med alle funktioner starter, så du kan gemme, dele og printe uden at købe noget i dag. Formularen giver dig også to nummerserier, INV til fakturaer og EST til tilbud, hvorfor den første faktura får nummeret INV-0001 uden nogen opsætning. Logoer, momsnumre, forindstillinger til betalingsbetingelser og standardrykkergebyrer bor alle på den samme formular; guiden om opsætning af din virksomhedsprofil gennemgår dem felt for felt.

Sådan tilføjer du din første kunde

Du kan oprette en kunde inde fra fakturaeditoren, men gør du det først, bliver fakturatrinnet kortere.

1. Åbn fanen Kunder, og tryk på + eller på knappen Tilføj kunde i den tomme liste.
2. Skriv personens navn i Navn * på Ny kunde (New Client). Ligesom på virksomhedsformularen er det det eneste påkrævede felt.
3. Udfyld Firma, E-mail og Telefon. E-mailen er den, afsendelsesskærmen foreslår senere, og firmaet trykkes under navnet i modtagerblokken.
4. Tryk på feltet Land (Country), skriv de første bogstaver i Søg land..., og vælg landet. Landet tilpasser adressehjælpen og låser for mange lande momsforvalg op i fakturaeditoren.
5. Skriv vejadressen i Adresse, og tryk på Gem i øverste højre hjørne.

Det runde profilbillede øverst kan rumme et foto eller logo, hvis du vil have et, og afsnittet Categories længere nede lader dig mærke kunder, når du har mere end en håndfuld. Begge dele er valgfrie. Se kunder, kategorier og kundegrupper for hele kortet, inklusive rykkergebyrbetingelser pr. kunde.

Sådan opretter du fakturaen med to varelinjer

1. Åbn fanen Dokumenter, tryk på Ny, og vælg Faktura i panelet Vælg dokumenttype (Choose document type). Editoren åbnes som Ny faktura (New Invoice) med din profil, nummeret INV-0001, dagens dato, en forfaldsdato 30 dage frem og din valuta allerede på plads.
2. Tryk på kortet Kunde, og vælg kunden i dialogen Vælg kunde (Select client). Sprang du forrige afsnit over, åbner den sidste række, Tilføj ny kunde (Add New Client), kundeformularen herfra.

3. Tjek datofeltet Forfalder (Due). Mayas betingelser er 14 dage, så hun trykker på det og vælger to uger frem i stedet for standardens 30 dage.
4. Tryk på Brugerdefineret (Custom) i afsnittet Varelinjer. Et kort #1 kommer frem. Skriv, hvad du har lavet, i Vare (Item), og sæt Antal (Qty) og Pris. Til fotograferingen skriver Maya beskrivelsen af sessionen, antal 1, pris 450.
5. Tryk på Brugerdefineret igen for det andet kort, og indtast de redigerede billeder: antal 30, pris 8. Beløbet på hvert kort og totalkortet nedenunder opdateres, mens du skriver.
6. Skal der lægges moms på, skriver du satsen i feltet % på hvert kort, eller trykker på et af momsforvalgene over varerne for at lægge en sats på alle linjer på én gang. Lad det stå tomt for ingen moms.
7. Rul ned til Betalingsbetingelser. Det er forudfyldt fra din profil, hvis du har gemt betingelser der; ellers skriver du dem nu, for eksempel hvordan og hvornår du forventer betaling.

Knappen Produkt / Ydelse åbner dit gemte produktbibliotek i stedet for et tomt kort, og knapperne Tid og Udgifter henter registrerede timer og kvitteringer ind — alt sammen tomt på en frisk installation. Guiden til fakturaeditoren gennemgår hvert kort på denne formular, inklusive rabatter, vedhæftede fotos og hvilke profiloplysninger der skal trykkes.

Sådan vælger du en skabelon og ser PDF’en

Skabelonen bestemmer, hvordan PDF’en ser ud; indholdet er det samme, uanset hvad du vælger.

1. Rul til kortet Vælg skabelon, mens du stadig er i editoren. Underteksten viser det aktuelle valg, Clean — ocean på en ny installation.
2. Tryk på det. Tryk på et af de tolv layouts under Design; Maya vælger Creative, som har et farvet sidefelt. Tryk på en farve under Farvepalet, hvis du vil have noget andet end skabelonens standard. Tryk på Gem i øverste højre hjørne for at vende tilbage.
3. Tryk på Gem-knappen i fuld bredde nederst i editoren (eller Gem kladde i topbjælken). Fakturaen gemmes som en kladde, og dens detaljeskærm åbnes.
4. Tryk på Vis PDF på detaljeskærmen. Siden gengives præcis, som din kunde får den; knib for at zoome ind på detaljerne.

Der findes ikke et forkert valg her, og du kan skifte skabelon på en kladde, så tit du vil. Skabelonen Installment er nedtonet, fordi den er bygget til opdelte betalingsplaner, som denne faktura ikke har. Paletter, egne farver og skrifttyper forklares i PDF-skabeloner, paletter og skrifttyper.

Sådan deler du fakturaen og markerer den som sendt

1. Tryk på menuen ⋮ i øverste højre hjørne på forhåndsvisningsskærmen, og vælg Del og marker som sendt. Dette menupunkt findes kun, mens fakturaen stadig er en kladde.
2. Vælg den app, du vil sende med, i Androids delingspanel: din mailklient, WhatsApp, Drive, alt der accepterer en PDF-fil. Emnet og en kort besked med fakturaen og dit firmanavn er udfyldt for dig.
3. Vend tilbage til Invoice Flow. Statusmærket står nu som Sendt, og en besked bekræfter Fakturaen blev markeret som sendt.

Vil du dele filen uden at ændre status, skal du bruge deleikonet i topbjælken i stedet; fakturaen forbliver en kladde, og du kan markere den som sendt senere fra menuen ⋮ på detaljeskærmen. Detaljeskærmens egen menu tilbyder også E-mailklient, som åbner appens afsendelsesskærm adresseret til den e-mail, du gemte på kundekortet; se send fakturaer med e-mail for skabeloner og vedhæftninger.

Sådan registrerer du betalingen

Ni dage senere betaler Dana med Zelle. At registrere betalingen fører både regnskab og skifter status.

1. Åbn fanen Dokumenter, og tryk på fakturaen for at åbne dens detaljeskærm.
2. Rul ned til kortet Betalinger, og tryk på Registrer.
3. I dialogen Registrer betaling (Record Payment) er Beløb allerede udfyldt med restbeløbet, her hele $690. Ret det kun ved en delbetaling.
4. Vælg Betalingsmetode, justér datoen, hvis pengene kom ind tidligere, og skriv transaktions-id'et i Referencenummer, så du senere kan matche det med dit kontoudtog.
5. Tryk på Gem betaling. Fordi der ikke er mere at betale, bliver fakturaen Betalt af sig selv, og statuslinjen bliver grøn.

Vil du hellere undgå et regnskab, har menuen ⋮ på en sendt faktura et enkelt punkt, Marker som betalt. Det ændrer mærket og stopper påmindelser, men registrerer intet beløb, så Betalinger-kortet vil stadig vise hele saldoen som resterende. Om depositum, rater og rettelser kan du læse i betalinger, delbetalinger og skyldigt beløb.

Regler og detaljer

• Virksomhedsnavnet er det eneste påkrævede felt på opsætningsformularen, og kundenavnet er det eneste påkrævede felt på kundeformularen. Alt andet er valgfrit og kan udfyldes senere fra Indstillinger eller kundekortet.
• Når du gennemfører opsætningsformularen, starter en syv dages prøveperiode. I prøveperioden og på et Pro-abonnement kan du gemme fakturaer, oprette kunder og printe eller dele PDF’er. Uden nogen af delene åbner de handlinger abonnementsskærmen; at se og forhåndsvise er fortsat gratis.
• En ny faktura tager standardprofilen, dens standardfakturaserie, seriens eller profilens valuta, dagens udstedelsesdato og en forfaldsdato 30 dage senere. Ændrer du udstedelsesdatoen til en dag efter den aktuelle forfaldsdato, skubbes forfaldsdatoen igen 30 dage frem.
• Gemning gemmer altid fakturaen som en kladde, uanset om du bruger Gem kladde i topbjælken eller Gem i bunden. Gemning blokeres med en besked, hvis der ikke er valgt en kunde (Vælg en kunde), eller hvis der ikke er nogen varelinjer (Tilføj mindst én linje), og hver linje skal have en beskrivelse.
• Linjebeløb er antal gange pris afrundet til øre; moms lægges på pr. linje ud fra feltet %; en rabat, hvis du indtaster en, trækkes fra før moms. En linje, hvis antal ikke kan tolkes, tæller som 1, og en pris, der ikke kan tolkes, tæller som 0.
• Fakturanumre kommer fra profilens nummerserier og er unikke pr. profil. Skriver du dit eget nummer, og det støder sammen med et eksisterende, hæver appen tælleren og prøver igen.
• Del og marker som sendt deler først og sætter derefter status, så et afbrudt delingspanel efterlader fakturaen som kladde. Når en faktura er sendt, viser detaljeskærmen den skrivebeskyttet; vil du ændre den, skal du sætte den tilbage til kladde fra menuen ⋮ eller duplikere den.
• At registrere en betaling sætter kun fakturaen til Betalt, når restbeløbet falder til en øre eller mindre, og kun for betalinger i fakturaens egen valuta. Sletter du den betaling senere, åbnes saldoen igen, og status går tilbage til Sendt.
• En faktura, der er Sendt og har passeret sin forfaldsdato, vises automatisk som Forfalden; der skal ikke planlægges noget.
• Alt vist her gemmes på telefonen. Tag en sikkerhedskopi af dataene fra Indstillinger, før du skifter enhed.

Tips

Relaterede guider

• Opsæt din virksomhedsprofil - logoer, momsnumre, nummerserier, forindstillinger til betalingsbetingelser og ekstra profiler.
• Fakturaeditoren - hvert kort på formularen, fra momsforvalg til vedhæftede fotos.
• Betalinger, delbetalinger og skyldigt beløb - depositum, rater og hvad kunden ser.