Brukerveiledning

Din første faktura på fem minutter

Gå fra nyinstallert Invoice Flow til en betalt faktura: sett opp virksomheten, legg til en kunde, lag en faktura med to linjer og del PDF-en.

Oppdatert: 2026-09-09

Du har installert Invoice Flow, og noen skylder deg penger. Denne veiledningen tar deg korteste vei fra en tom app til en betalt faktura, og berører hver skjerm bare så langt du trenger i dag. Hvert steg peker videre til en lengre veiledning for den dagen du vil ha mer, så du kan skumlese nå og komme tilbake senere.

Gjennomgangen følger Maya Reyes, frilansfotograf i Austin, Texas. Hun har akkurat avsluttet en halvdags merkevarefotografering for Bluebonnet Bakery og vil fakturere Dana Ortiz, eieren, for økten og tretti redigerte bilder, til sammen $690. Hele flyten, fra første oppstart til et grønt Betalt-merke, er seks skjermer.

Dette ser du på skjermen

Ved første oppstart åpner appen en velkomstside med en Kom i gang-knapp (Get Started) og en språkknapp øverst til høyre. Trykker du Kom i gang, kommer du til et skjema med tittelen Sett opp virksomheten (Set Up Your Business). Når det skjemaet er lagret, lander appen på oversikten, og fra da av ligger fire faner langs bunnen av skjermen: Oversikt (Dashboard), Dokumenter (Documents), Kunder (Clients) og Innstillinger (Settings). Alt i denne veiledningen skjer i de to midterste fanene.

Fanen Kunder inneholder kundekortene dine og en +-knapp. Fanen Dokumenter inneholder fakturaene og tilbudene dine, en Ny-knapp (New) som spør hvilken dokumenttype du vil ha, og — så snart en faktura finnes — én rad per dokument som åpner detaljskjermen. Detaljskjermen er navet for en ferdig faktura: den viser statusmerket, kunden, fakturalinjene, et Betalinger-kort (Payments) og en Forhåndsvis PDF-knapp (Preview PDF) i full bredde nederst, som er der delingen bor.

Selve velkomstsiden er ikke vist nedenfor: skjermbildet av den kan ikke gjengis utenfor telefonen, så det første bildet starter ved virksomhetsskjemaet som følger etter.

Slik setter du opp virksomheten ved første oppstart

Maya trenger bare et navn for å komme i gang; alt annet på dette skjemaet kan vente.

Trykk Kom i gang på velkomstsiden. Er appen på feil språk, trykker du språkknappen i hjørnet først og velger ditt.
På Sett opp virksomheten skriver du navnet ditt i Navnet ditt * (Your Name *). Dette er det eneste påkrevde feltet på hele skjemaet; foretaksnavnet går i Firmanavn (Company Name).
Bla ned og trykk Legg til e-post (Add email), Legg til telefon (Add phone) og Legg til adresse (Add address) for å fylle inn kontaktlinjene du vil ha trykket på fakturaene dine. En adresse vises bare på PDF-en hvis du legger til minst én her.
Under Tillatte valutaer (Allowed currencies) trykker du Legg til valuta (Add currency) og velger valutaen du fakturerer i; den første du legger til blir standard. Maya velger USD.
Bla helt ned og trykk Fortsett (Continue). Vil du heller fylle inn dette senere, trykker du Hopp over for nå (Skip for now); appen lagrer da en profil som heter My Business, og den kan du redigere under Innstillinger.

Skjemaet ved første oppstart: bare navnet er påkrevd; logo, underskrift og kontaktlinjer kan legges til nå eller senere.

To ting skjer i stillhet når du trykker Fortsett: profilen blir standard forretningsprofil, og en syv dagers prøveperiode med hele funksjonssettet starter, slik at du kan lagre, dele og skrive ut uten å kjøpe noe i dag. Skjemaet gir deg også to nummerserier, INV for fakturaer og EST for tilbud, og det er derfor den første fakturaen får nummeret INV-0001 uten noe oppsett. Logoer, organisasjonsnumre, forhåndsinnstilte betalingsbetingelser og standard purregebyr bor alle på det samme skjemaet; veiledningen om å sette opp forretningsprofilen går gjennom dem felt for felt.

Slik legger du til den første kunden

Du kan opprette en kunde inne i fakturaeditoren, men å gjøre det først holder fakturasteget kort.

Åpne fanen Kunder og trykk +, eller knappen Legg til kunde (Add Client) i den tomme listen.
På Ny kunde (New Client) skriver du navnet på personen i Navn * (Name *). Som på virksomhetsskjemaet er dette det eneste påkrevde feltet.
Fyll ut Firma (Company), E-post (Email) og Telefon (Phone). E-postadressen er den sendeskjermen foreslår senere, og firmaet trykkes under navnet i Bill To-blokken.
Trykk feltet Land (Country), skriv de første bokstavene i Søk land... (Search country...) og velg landet. Landet justerer adressehintet og låser, for mange land, opp forhåndsinnstilte avgiftsknapper i fakturaeditoren.
Skriv gateadressen i Adresse (Address) og trykk Lagre (Save) øverst til høyre.

Skjemaet New Client i Invoice Flow fylt ut med Dana Ortiz, firma Bluebonnet Bakery, e-post dana@bluebonnetbakery.com, telefon +1 (512) 555-0193, land United States og adresse 1401 South Congress Ave, Austin, TX 78704, med en Save-knapp i topplinjen — Danas kundekort: navnet er påkrevd, resten er det som blir trykket på fakturaen.

Den runde avataren øverst tar imot et bilde eller en logo hvis du vil ha det, og seksjonen Kategorier lenger ned lar deg merke kunder når du har mer enn en håndfull. Begge deler er valgfritt. Se kunder, kategorier og kundegrupper for hele kortet, inkludert purrebetingelser per kunde.

Slik lager du fakturaen med to linjer

Åpne fanen Dokumenter, trykk Ny og velg Faktura (Invoice) i arket Velg dokumenttype (Choose document type). Editoren åpner som Ny faktura (New Invoice) med profilen din, nummeret INV-0001, dagens dato, en forfallsdato 30 dager frem og valutaen din allerede på plass.
Trykk kortet Kunde (Client) og velg kunden i dialogen Velg kunde (Select client). Hoppet du over forrige avsnitt, åpner den siste raden, Legg til ny kunde (Add New Client), kundeskjemaet herfra.

Editoren kjenner allerede profilen og neste nummer; kunden er det første du velger.

Sjekk datofeltet Forfaller (Due). Mayas betingelser er 14 dager, så hun trykker på det og velger to uker frem i tid i stedet for standard 30 dager.
I seksjonen Fakturalinjer (Line Items) trykker du Egendefinert (Custom). Et kort #1 dukker opp. Skriv hva du har gjort i Vare (Item), og sett Ant. (Qty) og Pris (Price). For fotograferingen skriver Maya beskrivelsen av økten, antall 1, pris 450.
Trykk Egendefinert igjen for det andre kortet og legg inn de redigerte bildene: antall 30, pris 8. Beløpet på hvert kort og totalkortet under oppdateres mens du skriver.
Hvis det skal beregnes merverdiavgift, skriver du satsen i %-feltet på hvert kort, eller trykker en av de forhåndsinnstilte avgiftsknappene over linjene for å bruke én sats på alle linjer samtidig. La feltet stå tomt for ingen avgift.
Bla ned til Betalingsbetingelser (Payment Terms). Feltet er forhåndsutfylt fra profilen din hvis du lagret betingelser der; ellers skriver du dem nå, for eksempel hvordan og innen når du forventer betaling.

To egendefinerte linjer holder for en første faktura; totalkortet henger med på hvert tastetrykk.

Knappen Produkt / Tjeneste (Product / Service) åpner det lagrede produktbiblioteket ditt i stedet for et blankt kort, og knappene Tid (Time) og Utgifter (Expenses) henter inn registrerte timer og kvitteringer — alt sammen tomt på en fersk installasjon. Veiledningen til fakturaeditoren går gjennom hvert kort på dette skjemaet, inkludert rabatter, bildevedlegg og hvilke profildetaljer som skal trykkes.

Slik velger du mal og forhåndsviser PDF-en

Malen bestemmer hvordan PDF-en ser ut; innholdet er det samme uansett hva du velger.

Fortsatt i editoren blar du til kortet Velg mal (Select Template). Undertittelen viser gjeldende valg, Clean — ocean på en ny installasjon.
Trykk på det. Under Design trykker du en av de tolv layoutene; Maya velger Creative, som har en aksentfarget sidekolonne. Under Fargepalett (Color Palette) trykker du en farge hvis du vil ha noe annet enn malens standard. Trykk Lagre øverst til høyre for å gå tilbake.
Trykk Lagre-knappen i full bredde nederst i editoren (eller Lagre kladd (Save Draft) i topplinjen). Fakturaen lagres som kladd, og detaljskjermen dens åpnes.
På detaljskjermen trykker du Forhåndsvis PDF. Siden gjengis nøyaktig slik kunden din vil motta den; knip for å zoome inn på detaljene.

Skjermen Select Template i Invoice Flow med et Design-rutenett med tolv maler kalt Clean, Professional, Bold, Elegant, Compact, Modern, Classic, Creative, Minimal, Contractor, Striped og Installment, der Creative er markert med en hake, og en Color Palette-rad der Sunset er avkrysset — Tolv innebygde design og ti paletter; valget lagres på fakturaen, så hvert dokument kan være forskjellig.

Det finnes ikke noe feil valg her, og du kan bytte mal på en kladd så ofte du vil. Malen Installment er nedtonet fordi den er laget for delbetalingsplaner, som denne fakturaen ikke har. Paletter, egne farger og skrifter er forklart i PDF-maler, paletter og skrifter.

Slik deler du fakturaen og merker den som sendt

På forhåndsvisningsskjermen trykker du ⋮-menyen øverst til høyre og velger Del og merk som sendt (Share & Mark as Sent). Dette menyvalget finnes bare så lenge fakturaen fortsatt er en kladd.
Velg appen du vil sende med fra Androids delingsark: e-postklienten din, WhatsApp, Drive, hva som helst som tar imot en PDF-fil. Emnefeltet og en kort melding som navngir fakturaen og firmaet ditt er fylt ut for deg.
Gå tilbake til Invoice Flow. Statusmerket viser nå Sendt (Sent), og en snackbar bekrefter Fakturaen ble merket som sendt.

PDF-forhåndsvisning i Invoice Flow med tittelen Invoice INV-0001, som viser malen Creative med oransje sidekolonne, topptekst Maya Reyes Photography, Bill To Dana Ortiz i Bluebonnet Bakery, to fakturalinjer, en total på 690.00 og blokkene Notes og Payment Terms, med menyvalget Share and Mark as Sent åpent i topplinjen — Ett trykk deler PDF-en og flytter kladden til Sendt; utskriftsikonet ved siden av sender den samme siden til en skriver.

Vil du dele filen uten å endre statusen, bruker du delingsikonet i topplinjen i stedet; fakturaen forblir en kladd, og du kan merke den som sendt senere fra ⋮-menyen på detaljskjermen. Detaljskjermens egen meny tilbyr også E-postklient (Email client), som åpner sendeskjermen i appen adressert til e-postadressen du lagret på kundekortet; se å sende fakturaer på e-post for maler og vedlegg.

Slik registrerer du betalingen

Ni dager senere betaler Dana med Zelle. Å registrere betalingen både fører et regnskap og snur statusen.

Åpne fanen Dokumenter og trykk fakturaen for å åpne detaljskjermen.
Bla ned til kortet Betalinger og trykk Registrer (Record).
I dialogen Registrer betaling (Record Payment) er Beløp (Amount) allerede fylt ut med restbeløpet, her hele $690. Endre det bare ved en delbetaling.
Velg Betalingsmetode (Payment Method), juster datoen hvis pengene kom tidligere, og skriv transaksjons-ID-en i Referansenummer (Reference Number) så du kan matche den mot kontoutskriften senere.
Trykk Lagre betaling (Save Payment). Siden det ikke er noe igjen å betale, blir fakturaen Betalt (Paid) av seg selv, og fremdriftslinjen blir grønn.

Dialogen Record Payment i Invoice Flow på faktura INV-0001 med Amount forhåndsutfylt som USD 690.00, en hjelpelinje Remaining 690.00, Payment Method Bank Transfer, en datorad, Reference Number ZELLE-20260918-ORTIZ, et tomt Notes-felt og knappene Cancel og Save Payment — Dialogen foreslår restbeløpet; et referansenummer gjør bankavstemmingen smertefri.

Detaljskjermen for faktura INV-0001 i Invoice Flow med et grønt Paid-merke, totalen 690.00, utstedelsesdato Sep 9, 2026 og forfallsdato Sep 23, 2026, kundekortet Dana Ortiz Bluebonnet Bakery, to fakturalinjer, et totalkort, et Notes-kort og en Preview PDF-knapp — Ferdig: merket viser Betalt, og oversiktens rute Betalt denne måneden fanger opp beløpet.

Vil du heller slippe å føre et regnskap, har ⋮-menyen på en sendt faktura et enkelt valg Merk som betalt (Mark as paid). Det endrer merket og stopper påminnelser, men registrerer ingen sum, så Betalinger-kortet vil fortsatt vise hele beløpet som gjenstående. For depositum, avdrag og korrigeringer, les betalinger, delbetalinger og utestående beløp.

Regler og detaljer

Virksomhetsnavnet er det eneste påkrevde feltet på oppsettskjemaet, og kundenavnet er det eneste påkrevde feltet på kundeskjemaet. Alt annet er valgfritt og kan fylles inn senere fra Innstillinger eller kundekortet.
Å fullføre oppsettskjemaet starter en syv dagers prøveperiode. I prøveperioden og på et Pro-abonnement kan du lagre fakturaer, opprette kunder og skrive ut eller dele PDF-er. Uten noen av delene åpner disse handlingene abonnementsskjermen; å se og forhåndsvise er fortsatt gratis.
En ny faktura tar standardprofilen, dens standard fakturaserie, valutaen fra serien eller profilen, dagens utstedelsesdato og en forfallsdato 30 dager senere. Endrer du utstedelsesdatoen til en dag etter gjeldende forfallsdato, skyves forfallsdatoen 30 dager frem igjen.
Lagring lagrer alltid fakturaen som kladd, enten du bruker Lagre kladd i topplinjen eller Lagre nederst. Lagring blokkeres med en snackbar hvis ingen kunde er valgt (Velg en kunde) eller det ikke finnes fakturalinjer (Legg til minst én linje), og hver linje trenger en beskrivelse.
Linjebeløp er antall ganger pris avrundet til øre; avgift beregnes per linje fra %-feltet; en rabatt, hvis du legger inn en, trekkes før avgift. En linje der antallet ikke kan tolkes teller som 1, og en pris som ikke kan tolkes teller som 0.
Fakturanumre kommer fra profilens nummerserie og er unike per profil. Skriver du inn ditt eget nummer og det kolliderer med et eksisterende, øker appen telleren og prøver på nytt.
Del og merk som sendt deler først og setter deretter statusen, så et avbrutt delingsark etterlater fakturaen som kladd. Når en faktura er sendt, viser detaljskjermen en skrivebeskyttet visning når du åpner den; for å endre den setter du den tilbake til kladd fra ⋮-menyen eller dupliserer den.
Å registrere en betaling setter fakturaen til Betalt bare når restbeløpet faller til én øre eller mindre, og bare for betalinger i fakturaens egen valuta. Sletter du den betalingen senere, åpnes beløpet igjen og statusen settes tilbake til Sendt.
En faktura som er Sendt og har passert forfallsdatoen, vises automatisk som Forfalt (Overdue); ingenting må planlegges.
Alt som er vist her lagres på telefonen. Ta sikkerhetskopi av dataene fra Innstillinger før du bytter enhet.

Tips

Lagre standard betalingsbetingelser på forretningsprofilen under Betalingsbetingelser ved hjelp av Fra forhåndsinnstilling. Hver nye faktura kommer da med teksten ferdig utfylt, og avkrysningslisten nederst i editoren lar deg bytte betingelser per dokument.

Legg den brede logoen og en underskrift til profilen så snart du har et ledig minutt. De fleste malene trykker den brede logoen i toppteksten, og en signert PDF ser mindre ut som en kladd for en førstegangskunde.

Fakturerer du de samme to eller tre tingene hver gang, oppretter du dem én gang under Innstillinger som produkter. Knappen Produkt / Tjeneste fyller da ut beskrivelse, enhet og pris med ett trykk, og fakturaen er ferdig på under et minutt.

Bruk referansefeltet i Registrer betaling til bankens eller appens transaksjons-ID. Når en kunde spør i mars om de betalte i september, svarer Betalinger-kortet på det uten at du må åpne en kontoutskrift.

Relaterte veiledninger

Sett opp forretningsprofilen din - logoer, organisasjonsnumre, nummerserier, forhåndsinnstilte betalingsbetingelser og flere profiler.
Fakturaeditoren - hvert kort på skjemaet, fra avgiftsforhåndsinnstillinger til bildevedlegg.
Betalinger, delbetalinger og utestående beløp - depositum, avdrag og hva kunden ser.